BOUWPLAN Cocreatie sessie oktober 2012

Transcriptie

1 BOUWPLAN Cocreatie sessie oktober 2012

2 Bouwplan Co- creatiesessie 1.0 Team 1 Margo Bazuin Maarten Förster Leah van Adelberg Koen Klever De sessie De sessie gaat plaatsvinden op woensdagavond 3 oktober om tot 21.00, beetje uitloop is mogelijk. Locatie Wijnhaven 107. De doelen van de sessie - inzicht krijgen in wat men nu ervaart in ziekenhuizen - achterhalen wat men graag anders zou zien in ziekenhuizen - waardevolle informatie verkrijgen die onze deelvragen (grotendeels) beantwoorden, wat vervolgens bijdraagt aan ons onderzoek Opstelling 1. Iedereen gaat zitten in een u- vorm, op een manier dat de facilitator en de flipovers voor iedereen zichtbaar zijn. 2. Aan de muren hangen 5 grote vellen waarop 5 groepjes van 2 gaan brainstormen. Dit is een actieve manier van bezig zijn. Benodigdheden 2 flipovers met voldoende papier 5 rode stiften, 5 groene stiften aantal zwarte stiften grote vellen om op te hangen plakband Presentatie met opdrachtomschrijving en deelvragen Post- it blokjes Koffie, thee Frisdrank Eten Creatievragen 1. Wat ervaart de patiënt nu in een ziekenhuis? 2. Welk gevoel wil de patiënt ervaren tijdens zijn ziekenhuisverblijf? Rolverdeling Facilitator: tijdens de sessie wordt gebruik gemaakt van twee facilitators. Eén facilitator stuurt de groep aan door vragen te stellen (iedereen dient daarbij aan het woord te komen) terwijl de andere facilitator de antwoorden noteert op de flipovers.

3 Obversant: tijdens de sessie wordt gebruik gemaakt van twee observanten. Deze houden in de gaten of de sessie goed verloopt. Zij vullen aan als dat eventueel nodig is. Zij notuleren wat er gezegd wordt en geven feedback waar nodig. De deelnemers Bij het kiezen van de deelnemers voor de co- creatiesessie hebben wij rekening gehouden met de vijf spelers die in de theorie werden behandeld. Op basis van deze theorie hebben wij met zijn allen gekeken naar wie wij allemaal kennen die binnen de vijf spelers vallen. Met deze tien mensen hebben wij inmiddels contact opgenomen, met de vraag of zij woensdagavond 3 oktober bij de sessie aanwezig kunnen zijn. Momenteel hebben we 10 toezeggingen. Customer (patiënt) - Marjolein (vorig jaar 8 weken in ziekenhuis gelegen) - Priscilla (heeft 2 weken in ziekenhuis gelegen + baby) Professional - Hannah (management consultant) - Sophie (studeert geneeskunde in Leiden) - Fabienne (werkzaam bij PaMeijer) Professor - Robin (afgestudeerd in Organization Studies) - Gerben (ICT specialist) Connector - (wordt waarschijnlijk nog ingevuld) - Naomi (werkt met tienermoeders) Wildcard - Charlotte (VTM student) Tegemoetkoming Er zijn 10 mensen aanwezig. We zorgen voor 10 verschillende bedankjes, bijvoorbeeld een fles wijn en een doosje chocola. Daarbij zorgen we voor bedankkaartjes op de cadeautjes, om nog eens extra onze waardering te tonen.

4 WERKVORMEN Kennismaken De drie woorden We laten de deelnemers plaatsnemen in de u- vorm. Facilitator legt uit wat de bedoeling is van de kennismakingsronde: als eerste vertelt de deelnemer wie hij is vervolgens wat hij doet en dan beschrijft hij zichzelf in 3 woorden En dan over naar de volgende persoon. Divergerende fase Oefening 1: negatief en positief Bij deze oefening vragen we de deelnemers om hun ervaringen met ziekenhuizen te delen. Dit is een actieve oefening. De vraag hierbij is: Wat ervaar jij in het ziekenhuis? Aan de wand hangen 5 vellen die van te voren door ons verdeeld zijn in een negatief vak en een positief vak. De deelnemers krijgen van ons een rode en een groene stift waarmee ze hun negatieve en positieve ervaringen gaan noteren op het vel. Ze werken hier in tweetallen. Van te voren zijn deze groepjes al ingedeeld door ons. Zo kunnen ze meteen aan de slag. Resultaat: wij krijgen zo antwoord op de vraag wat de huidige ervaring is in ziekenhuizen. Kern Oefening 2: Eerste ronde In de tweede oefening laten we de deelnemers alle ideeën opnoemen die ze maar kunnen bedenken wanneer het gaat over een compleet nieuwe invulling van een ziekenhuis. Niks is te gek. Dit alles gebeurt in opstelling 1. De vraag die bij deze oefening gesteld wordt luidt: Als jij in het ziekenhuis zou liggen, wat zou het ziekenhuis volgens jou qua faciliteiten moeten hebben? Leg hierbij uit dat het gaat om langer dan 1 nacht, en dat alles mogelijk is. Benadruk dat de meest extreme ideeën welkom zijn. Facilitator 1 leidt deze oefening en 1 van de observator noteert op de flipover. Belangrijk is bij deze oefening dat de facilitator doorvraagt. Zo komen we achter de wensen.

5 Resultaat: dit levert een hoop wensen op, of ze nou haalbaar zijn of niet. We hebben zo een goede kijk van wat de (potentiële) patiënt zou willen. Wij kunnen deze informatie meenemen in het ontwikkelen van concepten. Convergerende fase Oefening 3: De COCD box Door middel van deze box willen we convergeren. Wat is haalbaar, wat is te gek en wat kan nog helemaal niet? We laten dit de deelnemers doen. We plaatsen onderstaand voorbeeld in de presentatie op het scherm zodat de deelnemers een geheugensteuntje hebben. We zorgen dat de vakken in kleuren zijn ingedeeld op een flipover. zodat we de ideeën kunnen opschrijven zoals in het voorbeeld. De facilitator leidt deze ronde, en de observator noteert.

6 Planning sessie Tijd Onderwerp Wat moet dit punt opleveren? 19: Inloop & ontvangst 19:30 Opening & voorstelronde Iedereen op tijd aanwezig zodat we geen uitloop creëren Duidelijkheid bij de deelnemers. Doel duidelijkmaken aan de mensen. Groepsrollen duidelijk maken. Deelnemers op hun gemak brengen door kennis te laten maken met elkaar. Verwacht gedrag deelnemers Consumptie nuttigen en eventueel met elkaar babbelen Actief naar elkaar luisteren in een kring. Aanpak (werkvormen) Werkvorm: 3 words 1. Facilitator geeft de deelnemers de benodigde informatie over de sessie. Laat inspirerend filmpje zien over de zorg. Dit creëert feeling bij de deelnemers. 2. Wij stellen ons eerst voor op de manier die we ook van hen verwachten. Wie ben ik, wat doe ik, beschrijving in 3 woorden. Wie Margo leidt. Iedereen stelt zich voor. Opmerkingen Deelnemers worden door ons bij de ingang opgewacht. Vervolgens lopen we gezamenlijk naar het gereserveerde lokaal. Ter ondersteuning wordt er een ppt. & filmpje gebruikt, zodat de deelnemers de informatie ook zelf kunnen zien. De deelnemers zitten in de u- vorm. 19:55 Oefening 1 negatief & positief Negatieve en positieve gevoelens die de deelnemers nu ervaren het ziekenhuis. Ervaringen delen. Dit actief bespreken met zijn of haar partner. Zij stellen zichzelf om de beurt voor op onze uitgelegde manier. Werkvorm: bewustwording Deelnemers krijgen ieder een cijfer toegewezen, degene die hetzelfde cijfer heeft is de partner van de betreffende persoon. Margo faciliteert. Observatoren lopen rond om bij te staan. Bewaken de tijd. Wanneer zij zien dat er eerder gestopt kan worden, geven zij dit aan. Ervaringen schrijven zij op post its (negatief=rood, positief=groen). Deze post its worden uiteindelijk op grote vellen geplakt, zodat de hele groep het kan zien. 20:10 Oefening 2 De meest Creativiteit naar De deelnemers Margo Margo zal bij de ideeën

7 eerste ronde Oefening 3 COCD box Evaluatie sessie gekke en extreme ideeën over wat zij graag in een ziekenhuis zouden willen naar boven krijgen van de deelnemers. Het indelen van de ideeën in de COCD box. Hoe vonden de deelnemers onze sessie? Bedankwoord Blijk van waardering tegenover de deelnemers boven laten komen. Actief meedenken met de groep. De vraag hier is: bekijk de negatieve aspecten uit oefening 1 en bedenk hoe je dit kan verbeteren. Alles is mogelijk, niks is te gek. Zij convergeren de ideeën naar gelang van haalbaarheid. Reactie geven op wat beter kon, wat goed was en totale conclusie. Luisteren zitten nog steeds in de u- vorm. Tijdens deze oefening vraagt de facilitator door op wat zij ermee bedoelen en wat zij ermee willen bereiken. Werkvorm: COCD box Uitleggen wat we gaan doen: ideeën indelen op haalbaarheid/inn ovatie. Werkvorm: top tip top De deelnemers zijn weer terug in de u- vorm. Ze vertellen ons: top (wat ging er goed), tip (wat kon er beter), top (totale conslusie). Deelnemers zitten nog steeds in de kring. faciliteert, observatoren noteren. Margo legt uit en faciliteert, observatoren notuleren. doorvragen om tot de kern van de oplossing te komen. Observatoren noteren de resultaten van de eerste ronde. Veel doorvragen zorgt voor veel antwoorden. Minder dan 15 ideeën? Vraag alle deelnemers naar hun absolute favoriet en kom samen tot een top 3. Maarten notuleert deze feedback. Margo doet het bedankwoord en de rest van de groep deelt de presentjes uit. Vervolgens kunnen de deelnemers de sessie verlaten.