Sessieplan Ideeteams Dag 2 Innovatie driedaagse Gemeente Rotterdam

Transcriptie

1 Sessieplan Ideeteams Dag 2 Innovatie driedaagse Gemeente Rotterdam Wat: Dag 2 van de ideeteams die tijdens de Innovatie driedaagse aan de slag gaan bij de gemeente Rotterdam Doelen dag 1: Het bepalen van het doel van het team, het bepalen van kernvragen die het team wil beantwoorden in de twee dagen dat ze samen aan de slag zijn, formuleren van de juiste Hoe Kunnen We vraag voor de opdracht, genereren van ideeën, kiezen en uitwerken van het meest kansrijke idee, zodat deze op dag twee in actie kan worden omgezet. Wanneer: 27 oktober 2016 Tijd: uur Wie: Ideeteams met maximaal 12 deelnemers, begeleiding door twee personen waarvan minimaal 1 Ynnovator Vooraf: Vergeet niet deelnemers te vragen om een laptop of tablet mee te nemen naar de twee dagen! Tijd Onderdeel Nodig Wie uur Opbouw ruimte Beamer Laptop - Hang de Mindmap(s) van de sessie van 13 oktober duidelijk zichtbaar aan de muur Boxjes Snoep uur Inloop deelnemers uur Welkom (15 minuten) PPT 1. Welkom, wie zijn wij? 2. Uitleg over de Innovatie driedaagse (kort) 3. Wat gaan we vandaag doen? 4. Belofte, regels en resultaat uur Kennismaking (30 minuten) PPT A4 papier Kennismaking: Doe een leuke kennismakingsoefening met de groep Huiswerkopdracht: welke inspiratie heb je meegenomen voor vandaag? Zorg ervoor dat de inspiraties op A4 papier worden opgeschreven, zodat ze later eventueel ook bij het desk research 1

2 makkelijk gebruikt/opgezocht kunnen worden uur Korte uitleg methodieken (15 minuten) Uitleg over Ynnovate: Ynnovate is een organisatie die zich inzet voor vernieuwing en innovatie bij de overheid. Dit doen zij onder andere door zogenaamde Ynnovators op te leiden. Dit zijn getrainde innovatieprocesbegeleiders die teams kunnen helpen om van probleem naar oplossing te komen. Overheidsbreed zijn er meer dan 750 Ynnovators actief, ook de gemeente Rdam heeft een netwerk dat kan worden ingezet! Uitleg over methodieken: Ynnovate maakt gebruik van diverse methodieken om vraagstukken op te lossen. In de komende twee dagen gaan we vooral aan de slag met Creative Problem Solving, Scrum en Sprint (een methodiek vanuit Google Ventures om start-up te helpen problemen op te lossen en ideeën te testen in slechts 5 dagen) Uitleg rollen: in de Sprint methodiek is er een Decider. Dit is (in principe) de opdrachtgever van het team. Op sommige momenten in het proces heeft de Decider extra stemkracht. Bij lange discussie hakt de Decider de knoop door. Als iemand de Decider wil inroepen, kan op de buzzer worden gedrukt. PPT Buzzers uur Lange termijn doel (30 minuten) Terugblik 13 oktober: samen met de opdrachtgever blik je terug op de eerste stappen die tijdens de sessie op 13 oktober al zijn gezet. Introductie vraagstuk: De opdrachtgever introduceert opnieuw (kort) het vraagstuk van het ideeteam en de groep krijgt de kans om de opdrachtgever vragen te stellen Discussie over het doel van het team: waarom doen we dit? Waar willen we staan over 5 jaar? Als het doel duidelijk genoeg is om er een zin van te maken, schrijven we deze op een flipover op de scheidingswand, zodat het continu zichtbaar is voor de groep PPT Stift Flipover uur Kernvragen (20 minuten) Uitleg: om - gezien het geformuleerde doel - duidelijk te krijgen op welke vragen we nog antwoord moeten krijgen voordat we met ideeën aan de slag gaan, moeten we de kernvragen helder krijgen. A4 papier Flipover 2

3 Een goede kernvraag is open geformuleerd (dus niet: inwoners moeten tijd hebben om mee te doen, maar wel: hebben inwoners tijd om mee te doen? ) Discussie in duo s bepalen: de groep wordt opgedeeld in duo s. Ieder duo bedenkt zoveel mogelijk kernvragen. Wat is nodig om het doel te bereiken? Ieder duo kiest de twee belangrijkste kernvragen die we moeten beantwoorden en schijft deze ieder apart - groot op een A4-tje op Check tussendoor bij de duo s of de vragen goed als kernvraag geformuleerd worden Plenair: De vragen die bedacht zijn, worden op een flipover of aan de wand verzameld uur Op zoek naar kennis (45 minuten) Uitleg: we delen de groep op in twee teams: 1. Het ene team gaat straatinterviews doen, op zoek naar mensen die hun perspectief willen geven op ons vraagstuk/doel. Dit team bedenkt eerst welke vragen ze aan mensen op straat willen stellen en bepaal ook je (kern)doelgroep(en), zodat je de juiste mensen te pakken krijgt. Het team verwijst in de gesprekken naar het einddoel en de sprint vragen. Ze vragen om aanvullingen: welke kansen zijn er, waar zit het ideeteam verkeerd, wat is relevant en wat niet? 2. Het andere team blijft op de locatie en doet een deskresearch via de laptop. Zij gaan op zoek naar informatie, rapporten, websites, voorbeeldorganisaties etc. Inzet van social media met #dtv is zeer aan te raden om kennis snel binnen te halen. Wat is er al te vinden over dit onderwerp? Wat lukt wel en wat lukt (nog) niet? A4-papier Laptops Meegebrachte inspiratie (huiswerk vanuit 13 okt) is input voor het desk research Beide teams maken continu aantekeningen op papier, zodat ze niet vergeten wat ze allemaal zijn tegengekomen. Deze aantekening zullen van essentieel belang zijn voor het vervolg uur Plenaire terugkoppeling (20 minuten) Voorbereiden presentatie: Als het straatteam terug is, krijgen beide teams 5 minuten de tijd om een presentatie voor te bereiden aan de hele groep waarin ze hun bevindingen delen Presentaties: De teams presenteren hun resultaten aan elkaar. HKW-vragen: deelnemers noteren tijdens de terugkoppelingen alle HKW-vragen die ze kunnen bedenken aan de hand van de terugkoppeling. Instructie: o Schrijf op iedere post-it HKW (klein) in de linkerbovenhoek (gebruik hiervoor de brede post-its, niet de standaard post-its) Brede post-its 3

4 o Als je iets interessants hoort, schrijf je dit in de vorm van een vraag op je post-it o Enz enz Na de presentaties worden alle geschreven post-its verzameld op een flipover uur Clusteren en kiezen (20 minuten) Stemstickers Clusteren: de groep krijgt de opdracht om de post-its eerste te clusteren en categorienamen te bedenken voor de clusters Kiezen: Herhaal het einddoel en de sprint vragen zodat iedereen weer helder heeft waar we mee aan de slag willen als team. Vervolgens krijgt iedereen 4 stickers (1 kleur) om te stemmen welke HKW-vragen hij/zij het belangrijkste vindt. De Decider stemt mee en krijgt het dubbele aantal stickers (evt. in een andere kleur als je het verschil heel zichtbaar wilt maken) De post-its met de meeste stickers worden apart opgehangen. Korte discussie met de groep over de uitkomst. En keuze voor de HKW-vraag waar het team zich op wil focussen in de middag. Als het team hier vastloopt heeft de Decider de doorslaggevende stem uur Lunch (60 minuten) Bekijk tijdens de lunch wat een goede formulering van de door de groep gekozen Hoe Kunnen We vraag is. Schrijf deze vraag duidelijk zichtbaar op een flipovervel uur Creatieve theorie (15 minuten) PPT Oefeningen met denkpatronen: zie sheets en wees creatief: als je graag een andere oefening gebruikt, kan dat natuurlijk Filmpje Fire: over hoe ideakillers de toekomst kunnen verpesten Spelregels bij creatief denken: GEEN ideakillers! Uitleg wat ideakillers zijn en vraag groep om er bij elkaar (en zichzelf) alert op te zijn uur Brainstorm (45 minuten) Post-its Ideedump 4

5 Bloemassociatie/kettingassociatie Kies hier ook vooral de technieken die passen bij de HKW-vraag en vul aan met technieken (zoals persoonlijke analogie, of trends) als je dat wilt! Maak hier dus lekker je eigen keus in uur Koffiepauze (10 minuten) uur Kiezen (30 minuten) Stemstickers Stemformulieren Stemmen: iedereen stemt voor zich op de ideeën die hij/zij het beste vindt. Gebruik eventueel de stemformulieren als daar tijd voor is (10 minuten) COCD poster Bespreken van de resultaten in de COCD-box en keuze voor de uit te werken ideeën: aantal ideeën dat wordt uitgewerkt is afhankelijk van groepsgrootte, minimaal 3 personen per uit te werken idee. Focus op de rode ideeën (15 minuten) Konijn met pruimen: geef de groepjes de kans om nog maximaal twee post-its bij hun idee te pakken die ze willen gebruiken om het idee te verrijken. Dit wordt door de groepjes gezamenlijk bepaald (5 minuten) uur Ideeën uitwerken (45 minuten) Ideeformulier Uitwerking van de gekozen ideeën aan de hand van de ideeformulier. Laat de groepen ook de achterkant van het formulier invullen (plussen, minnen, ombuigingen) Post-its uur Pitch voorbereiden (20 minuten) Pitch voorbereiden uur Pitchen (30 minuten) Timer Tijd voor de pitches: de groepen pitchen de ideeën aan elkaar 5

6 Uitleg: we kunnen niet met alle ideeën direct aan de slag. Er moet dus een keuze worden gemaakt welk idee morgen verder wordt opgepakt en uitgewerkt richting actie Gezamenlijke bespreking: met welk idee gaan we morgen verder? Laat mensen stemmen voor de pitch die ze het beste vonden. Eventueel kan er door de groep ook een nieuw/aangepast idee worden gemaakt door sterke elementen uit meerdere ideeën met elkaar te combineren. Tijd over? Zie sessieplan dag 3 TIP: Als er tijd over is: doe dan hier de stap Versimpelen uit het sessieplan van dag 3. Je hebt hier wel minimaal 30 minuten voor nodig. Dus doe het alleen als je om uur al klaar bent met de pitches uur Afsluiting (15 minuten) Flip-over papier Vooruitblik naar morgen: morgen gaan we een eerste stap zetten om het idee te kunnen testen. Afsluitoefening: hoe ga je naar huis? Balletje rondgooien of BrainBoosters gebruiken Balletje BrainBoosters Tips en tops: we zijn ook erg benieuwd, wat vonden jullie er van? Einde 6