Voorbereidende workshop voor maatschappelijke organisaties

Transcriptie

1 Voorbereidende workshop voor maatschappelijke organisaties Voorbereiding Doel: De deelnemende maatschappelijke organisaties helpen bij hun voorbereiding op de Beursvloer; zoals bij het formuleren van een goede vraag voor de Beursvloer en een bijbehorende tegenprestatie, oefenen in contact maken en in het verkopen van hun vraag. Uitvoering: Maximaal 50 deelnemers, per deelnemers is minimaal 1 begeleider nodig. Tijdsduur: De workshop duurt tussen de 3 en 3,5 uur, afhankelijk van het aantal deelnemers. Tijdstip: De workshop kan het beste 1 á 2 maanden voor de Beursvloer plaatsvinden. Benodigde materialen/opstelling: Opstelling van de plenaire ruimte is niet van belang, maar er moet een mogelijkheid zijn om in subgroepen van 5 personen te gaan werken. Wanneer er meer dan 25 deelnemers zijn moet er een mogelijkheid zijn om in twee grote subgroepen te werken. Gekleurde stiften en etiketstickers om deelnemers hun naambordje te laten maken. Flipover en stiften, plakband om flipover-papier op te hangen. Beamer en laptop (eventueel boxen en DVD-software voor filmpje). Eventueel een filmpje of foto s van een andere Beursvloer. Alle deelnemers hebben pen en papier nodig. Hand-outs: Handleiding Zakendoen met bedrijven: een goede business! (Te downloaden vanaf Dit is een stappenplan voor maatschappelijke organisaties die willen samenwerken met bedrijven; de Beursvloer kan daar een onderdeel van zijn) Eventueel hand-out Powerpoint-presentatie Let op! Zorg ervoor dat de maatschappelijke organisaties een vraag hebben geformuleerd voordat ze deelnemen aan de workshop. Gebruik daarvoor een standaardformulier (zie toolkit voor een voorbeeld). Informeer de begeleiders vooraf over de sfeer en aanpak op de Beursvloer en de werkwijze van deze workshop. Voorzie de begeleiders van inspirerende voorbeelden van matches die gesloten zijn op voorgaande Beursvloeren. 1

2 Programma Voorbereiding op locatie: Voorbespreking met begeleiders, klaarzetten zaalopstelling, testen Powerpointpresentatie, eventueel testen filmpje/dvd en/of ophangen foto s. Inloop: Elke deelnemer maakt zijn eigen naamsticker met behulp van materialen die daarvoor klaarliggen (gekleurde stiften en etiketstickers). Welkom (maximaal 10 minuten) Korte toelichting op het programma (sheet 1 en 2) Plenaire presentatie (20 minuten) Doel: deelnemers krijgen een indruk van hoe het eraan toegaat op de Beursvloer. Ze kunnen opmerkingen maken en vragen stellen. (sheet 3) De deelnemers krijgen voorbeelden van matches te horen, zien een DVD of foto s van een Beursvloer of horen verhalen van ervaringsdeskundigen (deze laatste werkvorm past goed wanneer in de gemeente al eerder een Beursvloer is geweest). Win-win op de Beursvloer (30 minuten) Doel: deelnemers worden zich bewust van de wederkerigheid op de Beursvloer. Bedrijven hebben maatschappelijke organisaties iets te bieden en maatschappelijke organisaties zijn aantrekkelijke partners omdat zij bedrijven ook iets te bieden hebben. Bedrijven (15 minuten) (eventueel kunnen hierbij sheets 4 en 5 gebruikt worden): - Deelnemers moeten zich ervan bewust worden dat bedrijven geen leveranciers van geld zijn, maar wel allerlei andere zaken willen bieden. Denk daarbij aan wat de mensen in een bedrijf kunnen (managementervaring, professionele kennis en/of ambachtelijke kwaliteit, handjes om werk te verzetten, netwerken aanboren) en welke middelen een bedrijf kan inzetten (ruimtes, apparatuur, goederen). - In gesprek met de zaal nagaan welke zaken bedrijven kunnen leveren (denk aan mensen en middelen). De suggesties worden op de flip-over geschreven. 2

3 - Probeer deelnemers die geld-vragen aan het denken te zetten over hoe ze dat geld in mensen en goederen om kunnen zetten, door te vragen waar ze het geld voor nodig hebben. Maatschappelijke organisaties (15 minuten) (eventueel kan hierbij sheet 6 gebruikt worden): - In tweetallen (van verschillende organisaties) bespreken wat jouw organisatie uniek en bijzonder maakt. Wat is de ideële boodschap van de organisatie? Welk bijzonder doel heeft jouw organisatie? En hoe krijgt dat bijzondere dan vorm in activiteiten, projecten? Heb je een bijzondere locatie? Besta je al heel lang? Heb je bijzondere medewerkers/vrijwilligers? - Daarna in gesprek met de zaal vaststellen welke bijzondere zaken de maatschappelijke organisaties te bieden hebben aan bedrijven. Deze opschrijven op de flip-over. - De begeleiders moeten voorbeelden uit voorgaande Beursvloeren bij de hand hebben wanneer er onvoldoende genoemd wordt door de deelnemers. Uiteen in subgroepen van vijf personen (60 minuten) Doel: deelnemers helpen en stimuleren elkaar bij het formuleren van een goede vraag. (sheet 7) Deelnemers gaan in subgroepjes van vijf personen uiteen. Per 5 subgroepen is er minimaal 1 begeleider. De begeleider loopt rond, luistert en praat mee bij alle subgroepen (zie verder aandachtspunten voor begeleiders van de subgroepen). De deelnemers leggen om de beurt hun vooraf geformuleerde vragen aan elkaar voor. De groepsleden stellen kritische vragen aan degene met de vraag: - Is de vraag helder, haalbaar en aantrekkelijk? Welke mensen en middelen heb je nodig? - Wat heeft de organisatie het bedrijf te bieden? Welke tegenprestatie kan zij leveren? - Hoe kun je je vraag onderscheidend maken? Welke bijzonderheid kun je accentueren? Welke kleding, foto s of attributen kun je meenemen op de Beursvloer? Vervolgens kiest elk subgroepje twee vragen. Met het groepje bereiden ze voor elke vraag een korte presentatie voor op de Beursvloer voor van maximaal drie minuten (een paar bondige zinnen: Wie ben ik?, Waar ben ik naar op zoek? Wat heb ik te bieden?). De persoon van wie de vraag is, houdt de presentatie. Eventueel pauze (10 minuten) Deze kan vervallen wanneer er tijdsgebrek is of wanneer er koffie en thee op de tafels staan. 3

4 Presentatie (max. 60 minuten: afhankelijk van aantal deelnemers) Doel: deelnemers ervaren hoe zij overkomen, wat goed werkt en wat verbeterd kan worden. Bij vijf of minder subgroepen worden de presentaties plenair gehouden. Wanneer er meer dan vijf subgroepen zijn, dan vindt de presentatie plaats in twee grote groepen met elk minimaal één begeleider en drie of meer subgroepen. Op deze manier kunnen zoveel mogelijk deelnemers oefenen met presenteren. Vanuit elke subgroep geven twee deelnemers hun korte presentatie van maximaal 3 minuten. Dit gebeurt in de vorm van een klein rollenspel waarbij steeds een deelnemer uit een andere subgroep als aanbieder (bijvoorbeeld directeur van een bedrijf) optreedt. De begeleider zorgt voor een nabespreking met de andere deelnemers. Dit kan aan de hand van vragen. Vraag eerst aan de aanbieder: Zou jij willen samenwerken met deze organisatie? Straalt de persoon betrokkenheid en passie uit? Is duidelijk waarom het zo belangrijk is dat jouw bedrijf iets doet voor deze organisatie? En vraag bijvoorbeeld aan de zaal : Wordt er écht contact gemaakt? Wordt er een 'verhaal' verteld? Komt het krachtig en/of sexy over? Is het doel van de organisatie duidelijk? Is het verhaal van de organisatie meer dan een opsomming van activiteiten? Nazorg van de match (20 minuten) Doel: deelnemers krijgen de laatste tips mee, met name over hoe ze zich kunnen opstellen na afloop van de Beursvloer, zodat de match ook tot uitvoer komt. Uit onderzoek van CIVIQ in 2006 zijn mogelijke knelpunten in de nazorg naar voren gekomen. Deze worden door de begeleiders benoemd en besproken met de zaal. * Initiatief na de Beursvloer Perceptieverschil over wie actie onderneemt om tot uitvoer van de match te komen (bedrijven denken dat zij het voortouw nemen en maatschappelijke organisaties denken dat zij als eerste in actie komen). Conclusie: een actieve houding wordt altijd gewaardeerd. Hoe pak je dat aan? * Tijdsinvestering Kunt u voldoende tijd vrijmaken? Het opbouwen en onderhouden van de werkrelatie met een bedrijf kost tijd. Het werven, inzetten en begeleiden van nieuwe werknemersvrijwilligers ook. In ieder geval extra tijd buiten het managen van u reguliere vrijwilligers. Ook de aanschaf en het beheer van nieuwe materialen kost tijd. Aan de deelnemers wordt, plenair, gevraagd welke tips men voor elkaar heeft om deze mogelijke knelpunten te voorkomen. 4

5 In de handleiding Zakendoen met bedrijven: een goede business (downloaden via worden ook nog de volgende aandachtspunten genoemd in de samenwerking met bedrijven. * Professionaliteit Hoe professioneel werkt jouw organisatie? Medewerkers van bedrijven verwachten dat de basis van een organisatie goed geregeld is. Is de zorg voor de vrijwilligers goed? Komen jullie je afspraken na? Is je organisatie verzekerd? Is je bestuur op orde? * Stabiele financiële situatie Hoe staat jouw organisatie er financieel voor? Een bedrijf wil weten of hun toekomstige samenwerkingspartner over een jaar nog bestaat. Heeft jouw organisatie financiële problemen, begin er dan niet aan. Werknemersvrijwilligers werven of een gezamenlijk project starten in de hoop op sponsoring is zelden de oplossing voor een financiële crisis. * Bereikbaarheid Is jouw organisatie goed bereikbaar? Een goede samenwerking valt of staat bij goede communicatie. Is jouw organisatie makkelijk te bereiken? Is er een vaste contactpersoon aangesteld? Worden telefoontjes en s snel beantwoord? * Ervaring met PR Lokale media besteden graag aandacht aan maatschappelijk betrokken ondernemen. Voor een bedrijf en haar werknemers is positieve publiciteit mooi meegenomen (let op: sommige bedrijven vermijden juist de publiciteit op dit punt). Hieraan kan je als maatschappelijke organisatie ook een steentje bijdragen. Plenaire afsluiting (10 minuten) Doel: gelegenheid voor laatste vragen en opmerkingen, feedback verzamelen op de workshop en de laatste praktische informatie voor de aanstaande Beursvloer doornemen. (sheet 8) 5

6 Aandachtspunten voor begeleiders van de subgroepen Let bij de vragen op: * Is de vraag helder en concreet? Bevat de vraag: wie, wat, waarom, waar en wanneer? Let ook op jargon. * Correspondeert de vraag met de echte wens van de organisatie? * Als het een vraag om geld is, probeer die dan om te vormen naar een vraag waar het geld voor nodig is (materialen, mensen, middelen, kennis, activiteiten, advies, locatie, catering etc.). * Is het een realistische, haalbare vraag om aan een bedrijf te stellen? * Is het een aantrekkelijke vraag voor een bedrijf? Wordt een bedrijf aangesproken op zijn expertise, ondernemerszin, commercieel inzicht, marktkennis, de producten en diensten die ze ontwikkelen of de kwaliteiten van hun medewerkers bijvoorbeeld? * Is de vraag als project gepresenteerd met een begin en een eind? Let bij de tegenprestatie met name op het volgende: Er wordt vaak als eerste aan publiciteit gedacht. Dat is niet fout, maar niet uniek. Probeer ze na te laten denken over een originele creatieve tegenprestatie. Daarbij kun je helpen door vragen te stellen als: Wat maakt jullie organisatie uniek? Wat motiveert de vrijwilligers? Wat heeft de organisatie aan werknemersvrijwilligers? Welke specifieke kennis/expertise heeft jullie organisatie in huis (bijvoorbeeld over de doelgroep)? Over welke netwerken beschikt je organisatie? Wat is de kracht van jouw organisatie? 6