PRAKTISCH LEAN MANAGEMENT WERKWIJZER VISION WORKSHOP

Transcriptie

1 PRAKTISCH LEAN MANAGEMENT WERKWIJZER VISION WORKSHOP

2 WERKWIJZE VISION WORKSHOP DOEL: In een veilige omgeving en in teamverband ophalen van positieve en verbeterpunten binnen de afdeling met de medewerkers of het management om de betrokkenheid te vergroten. Vaak om een streep te trekken onder negatieve ervaringen. Naar het management dient de workshop als een eyeopener m.b.t. de mening van medewerkers en stimuleert hen te luisteren naar de medewerkers. Deze sessie dient met management om een visie m.b.t. een afdeling of proces te ontwikkelen. WERKWIJZE: 1. Plan een workshop van 2 uren (2.5 uren voor visie ontwikkeling) Max. 10 deelnemers, anders splitsen; de hiërarchie in de groep moet gelijk zijn; geen managers of alleen managers Boek een passende ruimte (loopruimte / tafel) 2. Begin de workshop met uitleg De huidige en gewenste situatie in de eigen afdeling / proces Veiligheid is belangrijk; daarom review voor publicatie 3. Deel 1 - laat deelnemers 2 foto s zoeken m.b.t. de huidige situatie 1 voor 1 leggen de deelnemers de foto uit en plakken op flip De begeleider noteert in steekwoorden de uitleg op de flip bij de foto. Vraagt door m.b.t. de foto evt. toets bij anderen of zij er ook zo over denken. Bedanken / aanmoedigen De 2e begeleider maakt notities voor de uitwerking 4. Deel 2-2 foto s uitzoeken m.b.t. gewenste situatie 5. M.b.t. visie ontwikkeling samenvatten in thema s en uitwerken tot een vision statement; evt. als huiswerk voor de deelnemers 6. Uitwerking: foto s maken van de huidige en gewenste situatie, aggregatie van de onderwerpen in een sheet 7. Goedkeuring; deelnemers krijgen uitwerking t.b.v. commentaar 8. Rapportage en bespreking; rapportage aan management MATERIAAL: Set met foto s en tape om deze op te plakken 3 flip overs, 4 whiteboard markers, fototoestel RESULTAAT: Uitwerking gedeeld met afdeling incl. verbazingen management VALKUILEN & AANDACHTSPUNTEN: Alleen punten binnen de afdeling; de rest ligt te ver weg De 2e begeleider maakt foto s (bijv. bij uitzoeken foto s) Geef een datum waarvoor de review door de deelnemers klaar moet zijn; daarna worden de resultaten vrij gegeven Bij kleine groepen (tot 6 personen), 2 foto s per ronde) De resultaten kunnen op de afdeling gehangen worden Vraag wie de resultaten wil uitleggen aan het management Management kan verbazingen aangeven maar nooit bagatelliseren MEER INFO: Versie /09/2018 Eigenaar Arno Willemse Praktisch Lean Management 2

3 STANDAARD MAILS Standaard mail voor de uitnodiging: Beste <teamnaam> medewerkers, hierbij nodig ik jullie uit voor de Visie workshop voor het <teamnaam> team. Voor deze sessie is er geen huiswerk en je hoeft niets mee te nemen. We willen dat je deze sessie in je eigen team doet; er is geen mogelijkheid te ruilen met een ander team. Nb. deze sessie is bewust zonder leidinggevende. Met vriendelijke groet, namens het Lean team, <jouw naam> Standaard mail voor review van de uitwerking: Beste <teamnaam> medewerkers, hierbij stuur ik de uitwerking van de Visie workshop van afgelopen <datum Visie workshop>. Zoals beloofd worden jullie eerst in de gelegenheid gesteld om de uitwerking van de Visie workshop te beoordelen voordat deze wordt gecommuniceerd binnen de rest van de afdeling en het management. Zou je jouw opmerkingen en/of aanvullingen kunnen sturen voor <redelijke termijn>? Na deze datum gaan we er van uit dat jullie akkoord zijn. Met vriendelijke groet, namens het Lean team, <jouw naam> Legenda < uitleg over kleuren / vormen etc / voetnoten. > Versie < versie datum > Team < naam team > Praktisch Lean Management 3

4 < SO WHAT CONCLUSIE MBT UITWERKING > INHOUD: < foto van < de optioneel huidige situatie beschrijving > van de inhoud > < foto van de gewenste situatie > CONCLUSIE: < bullet-gewijs de belangrijkste conclusies van de resultaten > Conclusie 1 Conclusie 2 Legenda < uitleg over kleuren / vormen etc / voetnoten. > Versie < versie datum > Team < naam team > Praktisch Lean Management 4

5 Medewerkers voelen veel frustratie en willen meewerken aan verandering INHOUD: < foto van < de optioneel huidige situatie beschrijving > van de inhoud > < foto van de gewenste situatie > Huidige situatie: We weten niet wat ons te wachten staat. We hebben geen tijd voor bezinning. We zijn de achtervang van de organisatie. Tooling is niet aangepast aan de laatste ontwikkelingen. Is het vak nog wel zuiver? Gewenste situatie: We willen een duidelijke richting wat betreft strategie. Bundelen van krachten. Voorkomen van branden. Wij willen een high performance team zijn. Problemen aan het licht brengen voordat ze groot worden. Legenda < uitleg over kleuren / vormen etc / voetnoten. > Versie < versie datum > Team < naam team > Praktisch Lean Management 5

6 COPYRIGHT Met dank aan: Deze template / werkwijzer is vrij te gebruiken en aan te passen aan uw eigen huisstijl en/of uw eigen behoefte zolang deze niet wordt doorverkocht of op andere wijze er een vergoeding voor wordt gevraagd. We zouden het op prijs stellen als u in uw eigen versie van de template / werkwijzer en in het gebruik van uw template een afbeelding met een verwijzing opneemt naar de website van Conclusion Implemention; zoals op deze pagina rechtsboven of rechtsonder wordt getoond. In het kader van continu verbeteren zijn suggesties m.b.t. de template en de uitleg over het gebruik zeer welkom! Met dank aan: Praktisch Lean Management 6

7 Praktisch Lean Management 7