Jaarrekening Gymvereniging ODI t Harde

Transcriptie

1 Jaarrekening 2010 Gymvereniging ODI t Harde

2 Inhoudsopgave Algemeen 3 Financieel overzicht 4 Resultatenrekening 2010 en balans 5 Toelichting resultatenrekening Uitgangspunten begroting Kostenvergoedingen

3 Algemeen De gymnastiekvereniging ODI t Harde is een vereniging waarbij leden vanaf de leeftijd van 2 jaar de gym- en conditiesport kunnen beoefenen. De ledenadministratie vindt plaats in het nieuwe registratieprogramma Digimembers.nl, welke de KNGU heeft ontwikkeld voor en in samenwerking met een aantal KNGU verenigingen. Dit registratieprogramma hebben wij sinds april van dit jaar in gebruik. Daarvoor werd gebruik gemaakt van het oude ledenpakket van de KNGU (VLA). Alle betalingen en ontvangsten vinden plaats via Rabobank Internetbankieren. Urendeclaraties worden bijgehouden in een excelbestand, zodat kan worden nagegaan of iedereen heeft gedeclareerd (en niet dubbel) en ook kan de facturatie van de zaalhuur op deze wijze worden gecontroleerd. De bankmutaties van de 2 rekeningen (betaalrekening, spaarrekening) worden vanuit Rabobank Internetbankieren periodiek geëxporteerd en ingelezen in een excelbestand. Hieraan worden nog een periode en een kostensoort toegevoegd. Hierna kan middels een draaitabel een winst- en verliesrekening worden opgevraagd. Rekening wordt gehouden met inkomsten en uitgaven in het huidig jaar m.b.t. het vorig jaar. Hetzelfde geldt voor inkomsten en uitgaven die in het volgend jaar worden ontvangen en betaald. Het begin en eindsaldo van de rekeningen staat in de balans vermeld en komt overeen met de bankopgave. De contributie werd in x per jaar - begin februari, begin juni en begin december- via een automatische incasso geïnd. Eerst wordt in Digimembers de facturatie aangemaakt. Het overzicht wordt gecontroleerd op onwaarschijnlijkheden en onjuistheden. Aan de hand daarvan worden eventueel aangepassingen gedaan. Na de goedkeuring wordt het bestand door Digimembers omgezet in een clieop-bestand. Dit bestand wordt via Rabobank Internetbankieren verstuurd naar de bank om te incasseren. Afgelopen jaar waren er 2 leden die zelf betaalden i.p.v. via automatische incasso. Als een incasso niet gelukt is, wordt contact opgenomen met de betreffende persoon om de contributie alsnog zelf over te maken. Reageert men daar niet op, dan wordt een incassobrief gestuurd met het verzoek de contributie alsnog te voldoen, waarbij de contributie wordt verhoogd met administratiekosten. Andere inkomsten betreffen de jaarlijkse subsidie van de gemeente Elburg en de rente van de spaarrekening. Een grote uitgavenpost is de urenvergoedingen van de leiding. De urenvergoedingen worden op basis van eenvoudige freelance-overeenkomsten uitbetaald na maandelijkse declaratie door de leiding. In januari wordt over het voorgaande jaar opgaaf van de uitbetaalde bedragen aan derden naar de belastingdienst gedaan. Dit gebeurt met het IB47 programma van de belastingdienst. De leidinggevenden krijgen ook een opgave van ontvangen loon. Ze dienen zelf voor afdracht van loonbelasting en sociale lasten te zorgen. De zaalhuur is ook een grote kostenpost. Deze wordt maandelijks in rekening gebracht door de VGH (Vereniging Gemeenschapscentra t Harde). Met ingang van 2008 wordt gewerkt met afschrijvingen om de kosten van materialen gelijkmatig over de jaren te verdelen. Afgelopen jaar is er door ODI geen nieuw materiaal aangeschaft. Voor de aanschaf van materiaal is een bestemmingsreserve gevormd. De KNGU heft bondscontributie op basis van het aantal leden en leeftijd. Ook dit is een bijzonder grote kostenpost. Op de volgende bladzijden wordt een financieel overzicht gegeven van de vereniging met daarna de resultatenrekening en de balans per 31 december

4 Financieel overzicht gymvereniging ODI t Harde 2010 (in euro s) realisatie begroting realisatie real.vs begr begroting inkomsten contributie subsidie rente-inkomsten kruisposten Grote club totaal kosten salarissen zaalhuur KNGU bondscontributie kosten materiaal afschrijving materiaal administratiekosten opleidingen aktiviteiten algemene kosten clubblad/website totaal over/tekort

5 Resultatenrekening (2010 en 2009) debet (kosten) credit (opbrengsten) salarissen contributie zaalhuur subsidie bondscontributie rente materialen grote club actie afschrijving materialen administratiekosten opleidingen aktiviteiten algemene kosten Clubblad/website saldo Balans per 31/12/10 (en 31/12/09) debet (bezittingen) (EV en schulden) credit Rabobank Algemene reserve Rabobank Kas 31 Bestemmingsreserve: materialen Materialen opleidingen Cum.afschr.materiaal jarig jubileum Vooruit betaald Vooruit ontvangen 0 0 5

6 Nog te ontvangen Nog te betalen

7 Toelichting jaarrekening 2010 Het afgelopen jaar hebben wij minder uitgaven gehad dan begroot. In totaal is er een positief verschil ontstaan van Begroot was een overschot van 95. Het verschil komt grotendeels door het niet doorgaan van geplande opleidingen en bijscholingen. Tevens is op de kostenpost 140 activiteiten en wedstrijden een groot positief verschil. Dit komt doordat bij de uitvoering en herfstinstuif entreegeld is gevraagd, wat een positief effect heeft gehad op deze kostenpost. Hieronder volgt per onderdeel een toelichting. Contributie Er is in 2010 in totaal contributie geïnd, 592 minder dan begroot en ruim minder dan in Dit komt door een daling van het ledenaantal. De grootste afname van leden vond plaats bij de categorie meisjes 7 t/m 11 jaar (12 in totaal in 2010). Eén meisjesgymles op de maandagmiddag is gestopt. Een aantal van deze meisjes zijn ondergebracht op andere tijdstippen. De springgroep op de dinsdagavond is na de zomervakantie gestart, maar bij deze leden is pas de 3 e periode contributie geïncasseerd. Begin 2010 hebben we de twee jongensgroepen samengevoegd, omdat er te weinig jongens waren om twee groepen rendabel te houden. Op 31 december 2010 waren er nog maar 213 betalende leden. De contributie bedroeg in 2010: Leeftijd contributie 2 t/m 15 jaar 94,50 16 jaar en ouder 124,50 Selectieleden 141,75 Wedstrijdvergoeding selectie 25,00 eenmalig per jaar De contributie is in 2010 drie keer geïncasseerd, in de maanden februari, juni en december. In het afgelopen jaar is er geen contributieverhoging toegepast. Er wordt 10,00 inschrijfgeld berekend bij een nieuw lid. Daarnaast wordt in het geval van nietautomatische incasso 1,50 administratiekosten in rekening gebracht. Subsidie gemeente De over 2010 door de gemeente verleende subsidie bedraagt voorlopig 4.391,38. Dit bedrag kan nog worden bijgesteld op basis van de jaarrekening 2010 en het jaarverslag over De subsidie voor 2010 is gebaseerd op 172 leden < 25 jaar en 43 leden > 60 jaar. Per voornoemd lid werd 21,50 ( 21,10 in 2009) subsidie verstrekt. T.o.v. vorig jaar is dit een stijging van 1,9%. De subsidie over 2009 is inmiddels definitief vastgesteld ( 4.346,60). Urenvergoeding leiding De uurvergoeding is niet gewijzigd t.o.v. vorig jaar. De leiding kreeg 16 per uur en de assistenten 4 per uur. Bij de aspirant-dames hebben afgelopen jaar twee leidinggevenden les gegeven. Hierbij zijn aangepaste vergoedingen gehanteerd, namelijk 14 en 10. In 2010 is in totaal 712,25 uur aan urenvergoeding uitbetaald ( ). Dit is onder te verdelen in 56,5 uur aan assistenten en 655,75 uur aan leiding. Daarnaast is 300 extra uitbetaald aan urenvergoeding; een extra maandvergoeding aan een ontslagen leiding en 4 uur extra voor leiding bij de sinterklaasviering. Totaal In de begroting was 709 uur begroot voor leidinggevenden en 74 uur aan assistenten. In totaal een bedrag van iets meer dan Het werkelijke aantal uitbetaalde uren is minder dan begroot. Dit komt met name door het stopzetten van een jongensles en het stoppen van een meisjesles. Daarnaast is ook niet elke week een assistent bij de selectie gedeclareerd. 7

8 Zaalhuur De verwachting was dat de zaalhuur verhoogd zou gaan worden, wat ook inderdaad per 1 juli 2010 is gebeurd. De zaalhuur ging van 12,00 naar 12,50 per uur. Het totaal aantal gefactureerde uren is 646,5 uur. In totaal Begroot was een aantal van 649 uur en In totaal is de zaalhuur met 50 cent per uur verhoogd, terwijl in de begroting is uitgegaan van een verhoging van 75 cent. Dit verklaart het verschil. Bondscontributie De bondscontributie bedraagt voor 2010 en is gebaseerd op het aantal leden, afhankelijk van leeftijd ( 16,45 voor 16 jaar en ouder en 12,57 voor leden jonger dan 16 jaar). Vorig jaar was dit 15,56 voor 16 jaar e.o. en 11,78 voor leden jonger dan 16 jaar. Het aantal in rekening gebrachte leden bedroeg 259. Vorig jaar waren dat er 280 ( 4.136). Door de verhoging van de bondscontributie bedraagt deze bijna evenveel als vorig jaar, terwijl we toen meer leden hadden. Materialen Met ingang van 2008 wordt gewerkt met een systeem van afschrijvingskosten van materialen, waardoor de kosten gelijkmatig over meerdere jaren worden uitgesmeerd. In 2010 zijn geen nieuwe materialen aangeschaft. Wel hebben we de oude steps verkocht voor 279. Om te dragen tijdens de uitvoering zijn voor de leiding bedrukte poloshirts aangeschaft ( 128,23). Dit bedrag is in totaal direct in de kosten opgenomen. De afschrijvingskosten bedragen over Er zijn verder geen kosten, bijvoorbeeld onderhoud of reparatie, geweest aan de bestaande materialen. Wel wordt jaarlijks een brandverzekering ( 87,50) betaald voor onze eigen materialen. Dit jaar is geen toevoeging gedaan aan de bestemmingsreserve m.b.t. materiaal, zodat de bestaande reserve hetzelfde blijft. Administratiekosten Deze kosten ( 291) betreffen de bankkosten, aanschaf van cartridges, kopieën maken, postzegels, etiketten en enveloppen. Opleidingen Voor 2010 is er voor twee personen een opleiding gymleider 3 begroot met daarnaast voor 4 personen een bijscholing en voor 3 personen een jurycursus. In 2010 is enkel voor één persoon de opleiding gymleider 3 doorgegaan. De kosten voor deze opleiding bedroegen 800 euro, waarbij we bij de gemeente een eenmalige subsidie hebben gekregen van 150 euro. In totaal is 650 betaald aan opleidingen. Activiteiten/wedstrijden Deze post is voornamelijk op te splitsen in de gemaakte kosten voor selectie wedstrijden, de kosten voor de uitvoering van ODI en de kosten voor de georganiseerde gyminstuif in de herfstvakantie. In 2010 hebben wij ook een officiële wedstrijd voor de KNGU georganiseerd. De gemaakte kosten hiervoor zijn volledig gedeclareerd bij het KNGU en deze hebben wij ook volledig vergoed gekregen. In totaal 1.167,70. De wedstrijd onkostenvergoedingen en de KNGU- kosten voor deelname aan wedstrijden bedroegen De leden van de selectie betalen ODI jaarlijks een bijdrage van 25 euro voor het meedoen aan de wedstrijden. Dit jaar hebben wij in totaal een wedstrijdgeld-bijdrage ontvangen van 450. Bij de gymuitvoering op 6 februari hebben we entree geld geheven, waardoor we een groot deel van de kosten hebben kunnen drukken. Door dit jaar de entree voor de herfstinstuif te verhogen t.o.v. vorig jaar heeft deze middag ODI ook niet veel gekost. In de begroting is voor elk lid een bedrag van 2,50 opgenomen welke de leiding mag besteden aan activiteiten in dit jaar. Dit jaar is een bedrag besteed van 233 euro. 8

9 Algemene kosten De algemene kosten bestaan voor een groot deel uit vergadervergoedingen ( 75), km-vergoedingen (ruim 500), muziekvergoedingen ( 162,50), lief en leed en een bestuursaansprakelijkheidsverzekering bij de KNGU ( 61,55). De stijging van de km-vergoedingen t.o.v. vorig jaar wordt verklaard door het feit dat na de zomervakantie een nieuwe leidinggevende is aangenomen die in Harderwijk woont. De seizoensafsluiting voor het bestuur en de leiding heeft 550 gekost. De Aanloop De laatste opgave van het clubblad de Aanloop is voor de zomervakantie verschenen. Begin 2010 heeft het bestuur het besluit genomen om te stoppen met het papieren boekje. De redactie had al eerder aangegeven dat ze gingen stoppen. Nu staat alle informatie op de website De kosten die nog gemaakt zijn voor het clubblad bedragen 270. Voor de ict-werkzaamheden m.b.t. de website is een bedrag van 200 in rekening gebracht. Dit jaar zijn geen advertentiegelden opgehaald, waardoor we geen tegemoetkoming hebben gehad in de kosten voor het clubblad en de website. Dit zal volgend jaar wel gebeuren. 9

10 Resultaat 2010 In 2010 is een overschot gerealiseerd van Deze is hoger dan was begroot. Dit komt met name doordat verwachte opleidingen en bijscholingen niet zijn doorgegaan. Daarnaast is bij activiteiten entreegeld geheven, waardoor een grote tegemoetkoming in de kosten is gerealiseerd. Jammer is dat het aantal leden eigenlijk niet stijgt, maar daalt. Hierdoor ontvangt de vereniging minder contributie, welke het grootste deel van de inkomsten betreft. Stijgt het aantal leden in het komende jaar niet, dan zal een contributieverhoging nodig zijn om alle kosten te kunnen blijven betalen. Van de gerealiseerde winst is een bedrag van gereserveerd voor het 50-jarig jubileum in Deze reserve is nieuw aangemaakt. Het resterende bedrag is toegevoegd aan de algemene reserve. Op de balans zijn de vooruitbetaalde kosten, de nog te ontvangen en nog te betalen kosten opgenomen. De vooruitbetaalde kosten hebben wij in 2010 betaald, maar hebben betrekking op Dit betreffen de verzekeringskosten voor de eigen materialen. De nog te ontvangen kosten hebben betrekking op 2010, maar zijn pas begin 2011 ontvangen. Dit zijn de te ontvangen rente van de spaarrekening en een nog te ontvangen contributiebedrag. De nog te betalen kosten zijn kosten die betrekking hebben op 2010, maar waarvan wij de factuur pas begin 2011 hebben ontvangen. Dit zijn de factuur voor de zaalhuur in december, facturen van de KNGU betreffende 2 e helft van 2010 en de bankkosten over het 4 e kwartaal van

11 Uitgangspunten begroting 2011 Contributie De begrote opbrengst uit de contributie is Hierbij is geen rekening gehouden met eventuele contributieverhoging. Uitgegaan is van een ledenaantal van 221 (stand januari 2011). Subsidie Op basis van de ledenaantallen van 2010 heeft de gemeente Elburg de subsidie voor 2011 voorlopig toegekend ( 3.656). Uitgegaan is van 135 leden jonger dan 25 jaar en 44 leden ouder dan 60 jaar. Urenvergoeding De urenvergoeding voor leidinggevenden bedraagt over het algemeen 16, maar er zijn incidentele afwijkingen waar twee leidinggevenden aan één groep lesgeven. De assistentenvergoeding is 4. Leiding: 624 uur x ca. 16 = Assistentie: 76 uur selectiegym x 4 = 304 Het totaal begrootte bedrag is afgerond naar Zaalvergoeding Uitgegaan is van 624 uur zaalhuur. Voor de zomervakantie is het tarief van de zaalhuur 12,50. In de begroting is een verhoging met 0,50 meegenomen voor na de zomervakantie. Totaal begroot Materiaal De verwachting is niet dat er dit jaar een grote uitgave wordt gedaan aan nieuw materiaal. In de begroting is de aanschaf van een landingsmat, spelmateriaal en een nieuwe springplank meegenomen. Activiteiten De activiteiten zullen in 2011 bestaan uit de normale selectiewedstrijden en daarnaast worden onderlinge wedstrijden georganiseerd. Ook dit jaar mag de leiding 2,50 per lid van de les besteden aan activiteiten. Misschien wordt weer een herfstinstuif georganiseerd, maar daarbij zal dan worden gestreefd naar minimale kosten voor ODI. Algemene kosten De algemene kosten zullen overeenkomen met Website De verwachte advertentie inkomsten bedragen 350. De verwachte kosten voor de website kunnen we nu nog niet goed inschatten. We verwachten wel dat we de kosten voor de website kunnen betalen uit de advertentie inkomsten. Op de begroting is daarom een bedrag van 0 opgenomen voor de website. Resultaat 2011 Het verwachte resultaat over 2011 zal nihil zijn. Dit komt met name doordat de opbrengsten stagneren (we verwachten geen stijging van het aantal leden) met daarnaast wel de hogere verwachte kosten voor zaalhuur en urenvergoedingen. 11

12 Kostenvergoedingen aan bestuursleden en leidinggevenden O.D.I Lessen a) Urenvergoeding maximaal 16,= /uur voor leidinggevenden (afhankelijk van opleiding) Alleen vergoeding als werkelijk les is gegeven. Dus niet i.g.v. vakantie, ziekte van de leiding, niet beschikbaar zijn van de zaal of andere (onverwachte) omstandigheden of als door bestuur wordt besloten dat de lessen niet doorgaan, bijvoorbeeld in geval van de wandelvierdaagse. b) Urenvergoeding 4,00 /uur voor assistenten en stagiairs, na toestemming door bestuur. c) Hulpmaterialen, na goedkeuring door Bestuur ODI via penningmeester. d) Muziek : 25,= per les/jaar indien noodzakelijk voor de les. e) Woon-werkverkeer reiskostenvergoeding: 0,18 per km in geval leidinggevende buiten de de gemeente Elburg woont op startdatum overeenkomst. Maximaal 25 km enkele reis. 2. Cursussen/verlenging licenties/bijscholingen Cursusgeld en/of materiaal tot maximaal 100% afhankelijk van 1) aantal lesuren bij ODI, 2) aantal verenigingen waar les gegeven wordt, 3) verenigingsbelang. Cursusgelden worden alleen vergoed nadat vooraf schriftelijk een aanvraag hiertoe is ingediend bij en toestemming is gegeven door het Bestuur ODI. Reiskosten vergoeding 0,10 /km, maximaal 25 per dag. 3. Wedstrijden a) inschrijfgeld leden: niet vergoed. b) reiskostenvergoeding 0,18/km, echter alleen wanneer vervoer door de leiding is geregeld. c) onkostenvergoeding voor leiding van 30,= per hele dag of 20,= per halve dag. d) 5,= per wedstrijd voor papier, inkt, postzegels ed. e) juryvergoeding aan leidinggevende zie punt c 4. Literatuur a) Abonnementen, in overleg met en na goedkeuring door Bestuur ODI 5. Algemeen bestuur Bestuursvergaderingen thuis: 15,00 per vergadering voor gastvrouw/-heer. 6. Jubilea, afscheid, ziekte, huwelijk, geboorte e.d. In bovenstaande gevallen een bloemetje van ca. 7,50. Bij afscheid daarnaast nog een bijv. iris-bon ter waarde van 5,=/ per actief jaar tot max. 25,=. Afhankelijk van de zwaarte van de functie (aantal lesuren, bestuursfunctie) en het aantal actieve jaren kan hier in bijzondere gevallen nog een bedrag aan worden toegevoegd. 7. Seizoensafsluiting bestuur en leiding: Maximaal 25,= per aanwezig persoon 8. Activiteiten leden (Sinterklaas, Pasen, enz.): 2,50 per lid per jaar tenzij door bestuur op verzoek anders wordt besloten (in uitzonderlijke gevallen) 9. Onderlinge wedstrijden, uitvoeringen, promotie-activiteiten Hulpjongens en -meisjes: zak snoep max. 5,- Organiserende en uitvoerende leiding en bestuur: bloemetje max. 7,50 Er kan geen urenvergoeding worden gedeclareerd. Voor alle vergoedingen, met uitzondering van 6, 7 en 9, geldt dat ze alleen worden betaald als ze worden gedeclareerd. Dus niet gedeclareerde vergoedingen worden niet automatisch uitbetaald. 12