Financieel jaarverslag 2015 Gierzwaluwenbescherming Nederland

Transcriptie

1 Financieel jaarverslag 2015 Gierzwaluwenbescherming Nederland Inleiding De vereniging Gierzwaluwbescherming Nederland heeft als doel: a) het beschermen van gierzwaluwen en hun nestgelegenheid in Nederland; b) personen te verenigen die belangstelling hebben voor gierzwaluwen en gierzwaluwbescherming; c) kennis over gierzwaluwen te vergroten, te verzamelen, te bundelen en uit te dragen; d) contacten te onderhouden met personen en organisaties die een vergelijkbaar doel nastreven, dit in de ruimste zin van het woord. Met behulp van een professioneel boekhoudpakket (Snelstart) wordt de financiële administratie van de vereniging Gierzwaluwbescherming Nederland geadministreerd en op basis daarvan is de jaarrekening 2015 opgesteld. Het boekhoudpakket is eigendom van de Vogelwerkgroep Het Gooi en omstreken, waarvan ik ook penningmeester ben. In 2015 is een start gemaakt met de invoering van de automatische incasso van de contributie en giften. De machtigingen zijn verstuurd met een begeleidende brief waarin werd aangegeven of men ook een gift heeft gedaan. Deze informatie was gebaseerd op hetgeen men in 2015 heeft betaald, maar door een misverstand was niet in de brief vermeld dat 2015 de leidraad was. Het eindresultaat van de oproep was goed, want meer dan 35% van de leden heeft ermee ingestemd. De kascommissie beoordeelt de financiële administratie en de verantwoording daarvan op basis van een volledige inzage in de administratie. Op grond van haar bevindingen doet de kascommissie verslag aan de Algemene Ledenvergadering en geeft een advies in het kader van het verlenen van decharge voor het gevoerde financiële beleid. Deze controle heeft plaatsgevonden en de kascommissie heeft geen bijzonderheden/afwijkingen geconstateerd. Een nadere toelichting op met name de inkomsten en uitgaven wordt gegeven in de toelichting op de balans en de verlies- en winstrekening. Voorts treft u de begroting voor 2016 aan. Egbert Leijdekker Penningmeester Gierzwaluwbescherming Nederland 6 januari

2 Resultatenrekening 2015 en toelichting Resultatenrekening Inkomsten Uitgaven Contributies Giften Opbrengsten CD-verkoop Bankrente Winst verkoop huifjes / hesjes Aanschaf (klein) apparatuur 574 Algemene kosten Algemene Ledenvergadering Bankkosten Bulletin Evenementen Portokosten Promotiemateriaal 726 Reiskosten Uitgaven projectfonds 0 Website (ontwikkeling) Verlies / winst Totaal resultatenrekening INKOMSTEN algemene kosten ledenadministratie 531 diversen Contributies en giften. Dit betreft de jaarlijks ontvangen contributie, maar er zijn ook veel trouwe leden die meer betalen en die worden opgenomen als gift. De contributie is fors toegenomen als gevolg van de contributieverhoging. De giften daarentegen nemen af, hetgeen wel herkenbaar is in deze tijden waarin veel mensen hun donaties verlagen. Ledenadministratie: Soort lid aantal leden begin verv. nieuw ultimo status vervallen lidmaatschap erelid overleden 4 gewoon lid opgezegd 20 huislid geroyeerd totaal 42 Het is positief dat het ledenaantal toe blijft nemen, maar afgezet op het aantal vervallen lidmaatschappen is de toename zeer beperkt. Helaas waren er in 2015 toch weer een aantal leden die, ook na een herinneringsbrief, de contributie niet hebben betaald en daarom was het bestuur genoodzaakt deze leden te royeren. In het kader van ledenwerving zal er in 2016 een actie worden gestart. Aan alle leden, waarvan wij beschikken over een adres, zal een oproep worden gedaan om een vriend, kennis, familielid te vragen lid te worden van de vereniging. Dat betreffende nieuwe lid krijgt dan een gratis lidmaatschap voor één jaar aangeboden. Opbrengsten CD-verkoop. De vereniging beschikt over een zogenaamde master CD en daarvan worden jaarlijks kopieën gemaakt en verkocht. De inkoop van de blanco CD s worden, gezien het relatief geringe bedrag, verantwoord onder de algemene kosten. Bankrente: dit betreft de rentevergoeding op de spaarrekening. De totale vergoeding neemt af vanwege de momenteel erg lage rentevergoeding door de banken. Thans bedraagt deze circa 0,7% op jaarbasis. 2

3 Winst verkoop huifjes/hesjes: over het geheel genomen is de winst die er wordt gemaakt op de verkoop van huifjes gering en in 2015 zijn er relatief gezien weinig huifjes verkocht. Gelijk aan vorig jaar bleken er nog 12 extra huifjes op voorraad te zijn. Vorig jaar zijn er ook veiligheidshesjes (met het logo van de vereniging) aangeschaft en die worden iets onder de kostprijs verkocht en zijn er 7 exemplaren gedoneerd aan relaties en de Sovon. UITGAVEN Aanschaf (klein) apparatuur: in 2015 zijn er enkele geluidssets aangeschaft. Algemene kosten: onder deze kosten zijn een aantal kleine uitgaven en de kosten van de ledenadministratie opgenomen. Deze laatste kosten zijn in 2015 hoger uitgevallen door de mailing inzake oproep tot de automatische incasso. Algemene Ledenvergadering: gemaakte kosten in het kader van de algemene ledenvergadering. Bij deze kosten is het versturen van de jaarrekening etc. inbegrepen. Bankkosten: kosten in verband met het aanhouden van de rekening-courant bij de ING en Rabobank. Bulletin: Twee keer per jaar wordt er een bulletin verstuurd en deze kosten hebben betrekking op zowel de druk- als de verzendkosten. Er is onderzocht of het drukwerk goedkoper kan worden uitgevoerd, maar de prijs die thans wordt betaald is al erg scherp. Evenementen: de uitgaven en ontvangsten die betrekking hebben op de Sovondag. Portokosten: uitgaven in het kader van verzendkosten en postzegels. Reiskosten: gedeclareerde reiskosten die betrekking hebben op verschillende bijeenkomsten, zoals bestuursvergaderingen (een aantal bestuursleden wonen op grote reisafstand), deelname aan Sovondagen en andere soortgelijke bijeenkomsten. Uitgaven projectfonds: er is nog één, vanuit het verleden gefiatteerd, project ad EUR 500,- dat in 2015 zou worden gerealiseerd, maar dat is uitgesteld naar Website: jaarlijks de hosting- en domeinnaamkosten. Winst: voornamelijk als gevolg van de contributieverhoging is, ten opzichte van vorig jaar, het positieve resultaat verbeterd. Hierdoor wordt de financiële positie van de vereniging aanzienlijk beter en is zij in staat om extra uitgaven te doen en zo nodig financiële tegenvallers op te vangen. 3

4 Balans 2015 Balans Activa Passiva Bank rekening courant Bank spaarrekening Voorraad materialen Nog te ontvangen Nog te betalen Vooruit ontvangen contributie/giften Projectfonds PBCF Reservering nog te benoemen projecten VBN - posters 241 Speciale giften 787 Eigen vermogen Totaal balans voorraad huifjes voorraad veiligheidshesjes ACTIVA Bank: de vereniging houdt een rekening-courant en een spaarrekening aan bij zowel de ING-bank als de Rabobank aan. Om praktische redenen wordt er een rekening aangehouden bij de Rabobank vanwege de invoering van de automatische incasso. Het streven is om de relatie met de ING-bank te gaan beëindigen en daartoe zal in 2016 een bankrekening worden geopend bij de Triodosbank. In het kader van groene banken heeft de vereniging ook een spaarrekening geopend bij de ASN-bank en een deel van het spaartegoed daar ondergebracht. Voorraad: de voorraad huifjes en veiligheidshesjes. Nog te ontvangen: de bankrente die per 1 januari 2016 wordt geboekt. Nog te betalen: de bankkosten over het vierde kwartaal 2015 die in Q1 van 2016 worden betaald en een nagestuurde declaratie. Vooruit ontvangen contributie en giften: in de loop van het jaar worden de contributies voor het jaar daarop al betaald en worden deze geactiveerd als vooruit ontvangen bedragen. Projectfonds: het projectfonds is beëindigd, maar er was nog een aanvraag ( 500,-) in behandeling. Naar verwachting wordt dat project medio 2016 gerealiseerd. Inmiddels is dit overigens afgewikkeld. Reservering nog te benoemen projecten: tijdens de vorige Algemene Ledenvergadering is besloten om de ontvangst van het Prins Bernard Cultuur Fonds, van enkele jaren geleden, anders te benoemen en besteden. Een en ander is afgestemd met het Prins Bernard Cultuur Fonds. Deze reservering zal worden besteed aan het drukken van een boekje dat zal worden verstuurd aan scholen (zie de begroting voor 2016 voor een nadere toelichting). VBN-posters: vorig jaar is er van Vogelbescherming een subsidie ontvangen in het kader van het vervaardigen van posters. Er resteert nog een bedrag dat zal worden aangemerkt om te zijner tijd extra exemplaren te laten drukken. Speciale giften: in 2015 zijn er bijzondere giften ontvangen van nabestaanden van leden die (helaas) zijn overleden en van leden die een verjaardag hebben gevierd en een extra gift hebben gedaan. Deze speciale giften zullen ook worden besteed aan het drukken van het boekje (zie reservering nog te benoemen projecten). Eigen vermogen. De hoogte van het eigen vermogen is de resultante van het positieve resultaat over het jaar Conclusie 4

5 Zoals eerder aangegeven is het niet de bedoeling van het bestuur om alleen maar een winstgevende organisatie te zijn. Kostenneutraal of een geringe winst is het uitgangspunt. Het was echter dringend nodig om enige tijd pas de op plaats te maken om weer een financiële buffer op te bouwen en de laatste jaren is het (huidige) bestuur daarin geslaagd. De vermogenspositie is gelukkig weer van een niveau dat eventuele financiële tegenvallers of extra uitgaven opgevangen kunnen worden. 5

6 Vergelijking resultatenrekening ten opzichte van de begroting. Begroting 2015 inkomsten uitgaven begroot werkelijk verschil begroot werkelijk verschil Contributies Giften Opbrengsten verkoop CD's Bankrente winst verkoop huifjes - hesjes Aanschaf (klein) apparatuur: geluidinstallaties Algemene kosten Algemene Ledenvergadering Bankkosten Bulletin Evenementen Ledenadministratie (contributie) Portokosten Promotiemateriaal Reiskosten Uitgaven projectfonds website Winst Totaal resultatenrekening Wat zijn de opvallende mutaties? Ontvangsten Contributies/giften: deze zijn boven begroting door de contributieverhoging en speciale giften. Uitgaven Ledenadministratie: hiervoor was een bedrag begroot in het kader van automatisch incasso, maar mede door de vele herinneringsbrieven zijn de uitgaven fors hoger gebleken. Evenementen: de kosten van de bijeenkomst Sovon zijn meegevallen en de Birdfairdag is niet doorgegaan. Promotiemateriaal: in het kader van promotie zijn er geen speciale uitgaven gedaan. Reiskosten: deze kosten waren gewoon te hoog begroot. Uitgave projectfonds: nogmaals uitgesteld, nu naar Conclusie In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de begroting realistisch is gebleken en dat er geen extreme afwijkingen zijn. Het bestuur heeft derhalve de begroting niet overschreden. 6

7 Begroting Begroting 2016 inkomsten uitgaven Bankrente 65 Contributies Giften Opbrengsten verkoop CD's 100 Uitgave boekje (bijzondere giften) 787 Uitgave boekje (reservering nog te benoemen projecten) 763 Winst verkoop huifjes 100 Algemene kosten 450 Algemene Ledenvergadering 900 Bankkosten 175 Bulletin Evenementen 100 Ledenadministratie (contributie) 150 Portokosten 150 Reiskosten 250 Uitgave boekje (2.500 stuks) Uitgaven projectfonds Website 100 Winst Totaal resultatenrekening Toelichting: Er zijn twee posten die een nadere toelichting nodig hebben: 1. Uitgave boekje. De totale kosten bedragen 1.550,- en dat wordt gefinancierd uit de bijzondere giften ( 787,-) die de vereniging heeft ontvangen en het restant ( 763,-) uit de reservering nog te benoemen projecten (voorheen Prins Bernard Cultuurfonds). 2. Uitgaven projectfonds. De rentabiliteit van de vereniging is weer op een acceptabel niveau en daarom wordt er voorgesteld weer een projectfonds in te stellen. Het maximale bestedingsbedrag van een project is 500,- en dat betekent dat er maximaal vijf projecten gefinancierd kunnen worden. Het bestuur zal de projecten beoordelen en daarover in de jaarrekening verantwoording over afleggen. Op de algemene ledenvergadering zal dit, indien nodig, nader worden toegelicht. 7