Reiskostenvergoeding. Regels Regels voor het geven van reiskostenvergoeding vinden we in de wet en in de cao.

Transcriptie

1 Reiskostenvergoeding Middel tot vergroening? Reisafstanden van dertig of veertig kilometer zijn geen uitzondering meer. De kosten voor het woonwerkverkeer kunnen dan hoog oplopen. Daarnaast wordt de eigen auto geregeld gebruikt voor ander zakelijk verkeer. Reiskostenvergoeding is dan ook een gewaardeerde secundaire arbeidsvoorwaarde. In deze toolkit informatie en tips voor een geslaagd initiatief! 1

2 Reiskostenvergoeding Reiskostenvergoeding is de (gehele of gedeeltelijke) vergoeding van de gemaakte reiskosten door de werkgever. Het kan daarbij zowel gaan om het woon-werkverkeer als om ander zakelijk verkeer. Waarom reiskostenvergoeding? Reiskostenvergoedingen werden gemeengoed tegen het einde van de vorige eeuw. De traditionele beroepen waarin mensen hun brood verdienden, verdwenen. Nieuw werk lag niet altijd om de hoek. Werkgevers hadden tekort aan werknemers, en lokten nieuw personeel met eerst collectief bedrijfsvervoer en later reiskostenvergoedingen. Later kwam er nog iets bij: de moderne tweeverdiener met zijn kinderen op de middelbare school verhuist niet meer zo eenvoudig als de vroegere alleenverdiener. Nog steeds is reiskostenvergoeding een middel van werkgevers om mensen over te halen om werk dat ver van huis ligt, te aanvaarden. Schaduwkanten Heeft het verstrekken van reiskostenvergoeding ook schaduwzijden? Ja, vanuit het oogpunt van groen of maatschappelijk verantwoord ondernemen zeker. Het geven van reiskostenvergoeding verzwakt de impuls om dichter bij het werk te gaan wonen. En omdat zakelijk verkeer een groot deel uitmaakt van het totale verkeer, houden reiskostenvergoedingen een belangrijk milieuprobleem mede in stand. Vandaar dat het de moeite waard is te bekijken of de reiskostenvergoeding zo kan worden gegeven dat er een groene impuls van uitgaat. Regels Regels voor het geven van reiskostenvergoeding vinden we in de wet en in de cao. Reistijd Een enkele keer geeft een werkgever zijn werknemers compensatie voor de tijd die zij kwijt zijn met reizen. Bijvoorbeeld na een bedrijfsverhuizing. Een dergelijke compensatie geldt meestal voor een beperkte periode. Dergelijke compensatie voor de reistijd verstaan we hier niet onder reiskostenvergoeding. De wettelijke regels 1 Eigen vervoer. Als de werknemer gebruik maakt van eigen vervoer, mag de werkgever hem 0,19 belastingvrij per kilometer geven. Dit geldt voor de enkele reis, ongeacht het vervoermiddel (auto, fiets, lopend), ongeacht ook of het om woon-werkverkeer of ander zakelijk verkeer ( dienstreizen ) gaat. Openbaar vervoer. Als de werknemer gebruik maakt van het openbaar vervoer, mag de werkgever dit onbelast vergoeden. Onder bepaalde voorwaarden kan de werkgever ook een ruimere kaart (trajectkaart, OV-jaarkaart) onbelast vergoeden. De werkgever mag overigens in plaats daarvan ook 0,19 per kilometer geven. 1 Disclaimer: de details van de fiscale regels zijn complex en omvangrijk. Vollediger dan wij hier kunnen zijn is de brochure fiscale regelingen mobiliteit van de Taskforce Mobiliteitsmanagement, te downloaden vanaf 2 3

3 Lease-auto s. De werknemer die in een auto van de zaak rijdt, zal die in de meeste gevallen ook privé gebruiken. Daarom moet hij over 25% van de cataloguswaarde van de auto, loonheffing betalen (de zogenaamde bijtelling ). Voor schonere auto s vindt een lagere bijtelling plaats van 20% of slechts 14%. Werkgever regelt vervoer. Als de werknemer in een auto of op een fiets die de werkgever hem ter beschikking heeft gesteld naar het werk gaat, kan hij niet ook 0,19 per kilometer onbelast vergoed krijgen. Dat geldt alleen bij eigen vervoer. De cao (en/of bedrijfsregeling) In veel cao s en bedrijfsregelingen is afgesproken dat de werknemer recht heeft op reiskostenvergoeding. Een afspraak die veel voorkomt is dat de werknemer voor het woon-werkverkeer recht heeft op 0,19 per kilometer. Soms zijn daarbij beperkingen aangebracht. Bijvoorbeeld dat de eerste vijf kilometer niet vergoed worden. Of dat slechts tot aan dertig kilometer vergoed wordt. In veel gevallen staat er expliciet bij dat de 0,19 geldt voor het gebruik van de eigen auto. Dan kunnen fietsers en voetgangers er geen gebruik van maken. Iets anders dat geregeld voorkomt, is dat in de cao een eigen methode staat om de vergoeding van het woon-werkverkeer vast te stellen. Meestal vallen de bedragen dan lager uit dan een vergoeding van 0,19 per kilometer. In veel cao s komt een aparte afspraak voor over dienstreizen. Meestal ligt de vergoeding daarvoor hoger dan 0,19. Over het meerdere moet de werknemer dan belasting betalen. Voor het gebruik van het openbaar vervoer is een veel voorkomende afspraak dat de werkelijke kosten worden vergoed. Soms met uitzondering van de eerste vijf kilometer of tot aan een bepaalde grens. De reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer wordt meestal als vast bedrag per maand gegeven. De vergoeding voor dienstreizen meestal op declaratiebasis ( bonnetjes ). Wisselwerking tussen wet en de cao Er bestaat geen wettelijk recht op reiskostenvergoeding. Dus de regeling in de cao geldt. Normen en labels Bij de vraag of een auto groen (of milieuvriendelijk) is, wordt met name gelet op brandstofverbruik en de uitstoot van CO2. Sinds kort worden alle nieuwe auto s van een energielabel voorzien. Het energielabel loopt van A t/m G, waarbij het A-label staat voor het meest zuinig en het G-label voor minst zuinig. Gebruikelijk is om de auto s met label A en B als milieuvriendelijk of groen te bestempelen. Groenere vergoedingen? Is het mogelijk om de reiskostenvergoeding zo te geven dat er een groene impuls van uit gaat? Ja, dat kan. Een aantal suggesties: Het aanschaffen van een groene auto kan worden gestimuleerd door berijders daarvan een volledige reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer te geven. Ook als voor andere automobilisten lagere vergoeding geldt. Het aanschaffen van een groene auto kan ook worden gestimuleerd door een goedkope lening daartoe mogelijk te maken. Het aanschaffen van een groene auto kan tenslotte worden gestimuleerd door de berijders daarvan een hogere vergoeding te geven dan andere automobilisten. Het gebruik van het openbaar vervoer kan worden gestimuleerd door het reizen per OV volledig te vergoeden. Het fietsen en lopen naar het werk kan worden gestimuleerd door ook fietsers en voetgangers 0,19 per kilometer te geven. Bij de lease-regeling kan worden afgesproken dat uitsluitend groene auto s worden geleased. Bij de lease-regeling kan worden afgesproken dat lease-rijders ook gebruik mogen maken van het openbaar vervoer. De werkgever kan een aantal NS Business-Cards bestellen. Daarop kunnen werknemers, naast reizen met de trein, korting krijgen op parkeren, (trein)taxi, de hotspots en de OV-fiets. In een aantal gevallen een prima alternatief voor de lease-auto. Het privé-gebruik van de lease-auto kan worden beperkt. Bijvoorbeeld door de regel in te trekken dat bij privé-reizen in het buitenland de brandstof volledig wordt vergoed. Combinaties Met enige creativiteit zijn soms onvermoede combinaties van vervoerssoorten te maken. Denk aan het reizen met de auto naar het dichtstbijzijnde station, vandaar uit met de trein, en het laatste stukje met de OV-fiets. Op ieder onderdeel van de reis zijn dan de fiscale regels toepasbaar! 4 5

4 Groen, groener, groenst De groene maatregelen kunnen in een volgorde van effect worden gezet: De meest groene manier van reizen is niet reizen: dat pleit voor het toestaan van (geheel of gedeeltelijk) thuiswerken. De een na groenste manier van reizen is reizen per fiets of te voet. De groenste manier van gemotoriseerd reizen, is het reizen per openbaar vervoer. Dat pleit voor het serieus bekijken van alternatieven voor de auto voor zowel het woon-werk verkeer als het overige zakelijke verkeer. Waar reizen niet (volledig) met het openbaar vervoer kan, zijn combinaties van OV met taxi, fiets of eigen auto een optie. Wanneer reizen per auto onafwendbaar is, is een keuze voor een groene - auto de beste mogelijkheid. Spanning tussen belangen? Maatschappelijk verantwoord ondernemen, waaronder het stimuleren van groen reizen, is in het belang van iedereen. Ook van werknemers. Maar het bevoordelen van groen reizen boven andere vormen van reizen, kan werknemers in de portemonnee raken. Dat kan spanning opleveren. Het is daarom verstandig om zoveel mogelijk te zoeken naar maatregelen die deze spanning verlichten. Een mogelijke maatregel is hierboven benoemd: als de groene auto bevoordeeld wordt boven de andere auto, help dan de werknemer om een groene auto aan te schaffen. Bijvoorbeeld door de mogelijkheid van een goedkope lening. Diverse rollen Het idee om groener vervoer in de eigen onderneming te realiseren kan van meerdere kanten komen. De vakbonds(kader)groep kan met een plan komen, maar ook de ondernemingsraad, een individuele medewerker of een groepje medewerkers kunnen het initiatief nemen. Ieder heeft eigen mogelijkheden en sterke punten. De vakbonds(kader)groep heeft toegang tot de vakbondsbestuurder en de binnen de vakbond aanwezige informatie en deskundigheid. Ook kan met collega-kadergroepen contact worden opgenomen. Daardoor is het bijvoorbeeld eenvoudig om voorbeelden van buiten de eigen onderneming op te vragen. Of om na te gaan wat binnen de eigen cao mogelijk is. De ondernemingsraad heeft een wettelijk recht op scholing, initiatief en op het inhuren van deskundigheid. Tevens het recht om de werknemers (achterban) te raadplegen. Ook heeft de OR geregeld overleg met de werkgever. Dat maakt het mogelijk om (bijvoorbeeld tijdens een cursus) een initiatief te ontwikkelen en aan de werkgever aan te bieden. De individuele medewerker kan de wens de reiskostenvergoeding te vergroenen aan de orde stellen in, bijvoorbeeld, het personeelsblad. Groen reizen in de praktijk In een ondernemingscao van een retailbedrijf zijn de volgende bepalingen opgenomen: Reizen per openbaar vervoer wordt volledig vergoed. Medewerkers die met auto of fiets reizen naar het dichtstbijzijnde station krijgen parkeergelden, tevens 0,19 per kilometer vergoed. Medewerkers kunnen voor de afstand tussen het station dat het dichtst bij de werkplek ligt en de werkplek op kosten van de zaak gebruik maken van een OV-fiets. Reizen per eigen auto wordt ontmoedigd door niet de gereden kilometers te vergoeden, maar een tabel te hanteren. Medewerkers die reizen met een groene auto (A of B label), krijgen wel de volledige afstand vergoed. Uitsluitend auto s met A-label worden geleased. Medewerkers die recht hebben op een lease-auto mogen, waar dat uitkomt, ook gebruik maken van het openbaar vervoer. Medewerkers die een nieuwe groene auto kopen, kunnen via de werkgever daarvoor een goedkope lening afsluiten. De ervaring leerde dat de medewerkers enige tijd nodig hadden om hun gewoontes aan de veranderde regels aan te passen. De werkgever heeft groen reizen verder gestimuleerd door, op aandringen van OR en vakbonden, de groene regels geregeld onder de aandacht te brengen. Onder meer door een folder in alle postvakjes te stoppen en er aandacht aan te besteden in het bedrijfsblad. Een belangrijke stap was ook het besluit om met de lokale busvervoerder te gaan praten over de mogelijkheid een halte dichtbij de winkel te plaatsen. De werkgever was daar eerst niet voor te porren, maar het argument dat hij dan ook beter bereikbaar was voor klanten trok hem over de streep. 6 7

5 Initiatief tot een nieuwe reiskostenregeling: een stappenplan Stap 1 Op de agenda! Stap 5 Discussie met de werkgever Stap 2 De OR of vakbonds(kader)groep leest zich in, bekijkt voorbeelden elders, bedenkt of de reiskosten een goed thema om een initiatief te nemen is. Deskundigheid en informatie Voor het initiatief op tafel te leggen is het doorgaans verstandig om het idee met de werkgever te bespreken. Tips: Zorg dat je goed op de hoogte bent van de (fiscale) mogelijkheden, Zorg dat je een paar geslaagde praktijkvoorbeelden bij de hand hebt, Overweeg of je de extern deskundige mee-uitnodigt. Stap 3 De OR of vakbondsgroep verdiept zich in de reiskosten-problematiek. Manieren daartoe zijn: Informatie-uitwisseling met andere ORen, Informatie van de vakbond, onder meer over de speelruimte die de cao biedt, Het thema op de OR-cursus behandelen, (Evt) een extern deskundige inhuren. Opstellen criteria Stap 6 Initiatief De OR of vakbondsgroep biedt een doortimmerd initiatief aan de werkgever aan. Een initiatief omvat: Een omschrijving van het gewenste besluit van de werkgever ( Wij willen dat de reiskosten voor het openbaar vervoer volledig worden vergoed.), Een motivatie van het gewenste besluit, Een financiële verantwoording. De OR of vakbonds(kader)groep stelt criteria op waaraan een regeling moet voldoen. Voorbeelden van criteria zijn: Groen reizen mag wel/niet bevoordeeld worden boven andere vormen van reizen, De nieuwe regeling mag in sommige aspecten wel of niet minder goed uitpakken voor werknemers dan de huidige. Stap 4 Communicatie met de werknemers Zeker als het een initiatief betreft om groene reiskosten te gaan bevoordelen, moet goed met de werknemers gecommuniceerd worden. Mogelijkheden: Laat een paar voorbeelden van groen reizen zien, Ga in discussie over het nut van groen reizen. 8 9

6 Een werkgeversvoorstel? Het initiatief tot een (andere) reiskostenregeling komt niet altijd van de werknemerskant: de OR of de vakbondsgroep. Soms ook neemt de werkgever het initiatief. Hij wil dan komen tot een (nieuwe) bedrijfsregeling op het gebied van de reiskosten. Wat zijn dan aandachtspunten? Aandachtspunten Kijk altijd goed in de cao of het werkgeversvoorstel past in de caoregeling. Een regeling die in tegenspraak is met de cao-bepaling, mag nooit. Wel mag soms een andere regeling dan de reguliere bepaling. Als een andere bepaling dan de reguliere cao-bepaling mag, geeft de cao de OR meestal een stem als daarvoor wordt gekozen. Let erop dat de werkgever de OR die stem inderdaad geeft. Als in het werkgeversvoorstel gekozen wordt voor een magerder variant dan op grond van de cao mogelijk is, kijk dan goed of daar valide redenen voor zijn! Soms zegt de werkgever als argument voor een wijziging van een regeling dat een bepaalde vergoeding niet meer mag van de minister. Daarmee bedoelt hij dan, dat een deel ervan belast wordt. Natuurlijk mag het dan wel, alleen houdt de werknemer er netto minder aan over. Ga na of het werkgeversvoorstel de bepaling bevat dat een deel van de reiskosten niet vergoed worden. Voor dat soort beperkingen bestaat geen wettelijke grond. Voorbeelden: de eerste tien kilometer worden niet vergoed, of na veertig kilometer worden de reiskosten niet meer vergoed. Onder de nieuwe Werkkostenregeling wordt het mogelijk om meer dan 0,19 per kilometer te geven. Deze onkostenvergoeding strijdt dan natuurlijk wel met andere vergoedingen en verstrekkingen. De beste manier om de reisafstanden te meten is met behulp van een bekende routeplanner, bijvoorbeeld die van de ANWB. Soms komt de werkgever met het voorstel om de reisafstanden te meten op een andere manier. (bijvoorbeeld de hemelsbrede afstand of met behulp van een zelfgemaakte tabel). Let er dan op dat werknemers er niet bij inschieten. Ga goed na of de mogelijkheden om de reiskosten te gebruiken om het reizen te vergroenen goed benut zijn. Zie de aanbevelingen in deze brochure onder het kopje groenere vergoedingen? Ga na of de regeling expliciet het reizen per fiets of te voet uitsluit van reiskostenvergoedingen. Daar bestaat geen wettelijke grond voor. Ga na welke collectieve regelingen er in andere bedrijven bestaan. Bronnen om die op te sporen kunnen zijn: vakbonden, het OR-platform, fora op Internet. Als sprake is van een nieuwe regeling: ga na of er werknemers zijn die er dankzij de nieuwe regeling op achteruit gaan. Als dat zo is, spreek dan een overgangsregeling of compensatie af. De Werkkostenregeling Per 1 januari 2011 verandert de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen. Tot nu toe heeft iedere belastingvrije verstrekking of vergoeding zijn eigen regels en condities. Die regels gaan verdwijnen ten gunste van een algemene regeling. Die luidt kortweg dat de werkgever fiscaal vriendelijk vergoedingen en verstrekkingen kan geven tot maximaal 1,4% van de loonsom. Deze 1,4% wordt wel het forfait genoemd. Het verstrekken van een vergoeding voor de kosten van het openbaar vervoer blijft zoals die is. De vergoeding voor kosten van eigen vervoer valt tot 0,19 onder het forfait. Binnen de Werkkostenregeling is het mogelijk dat de werknemer meer dan 0,19 per kilometer belastingvrij vergoed krijgt. Dat kan echter wel ten koste gaan van andere personeelsregelingen. Voor het ter beschikking stellen van leaseauto s blijft de huidige gerichte regeling bestaan. Tussen 1 januari 2011 en 1 januari 2014 geldt een overgangsregime. Per bedrijf kan gekozen worden om hetzij de bestaande regelingen toe te passen, hetzij de Werkkostenregeling. 10

7 Contactpersonen Kenniscentrum Werk & Vervoer Karlien Haak: Anja Dijkman: Wim Engels: Meer informatie? Het Kenniscentrum Werk en Vervoer steunt initiatieven en projecten die tot doel hebben om de arbeidsmobiliteit slimmer en duurzamer te organiseren. Daarbij kan het gaan om minder kilometers, groener reizen, efficiënter reizen en/of slimmere reistijden. Het Kenniscentrum biedt ondersteuning in de vorm van kennis en door middel van (mede-) financiering van projecten. Het Kenniscentrum is een initiatief van FNV, CNV en MHP en heeft dan ook met name het werknemersbelang voor ogen. Het Kenniscentrum wordt mede mogelijk gemaakt door de Taskforce Mobiliteitsmanagement en het Ministerie van verkeer en waterstaat Tekst & redactie: Dialoog Amsterdam, Hans van den Hurk Ontwerp en vormgeving: A8 Grafische vormgeving/webdesign, Velp 12