Personeel Uitrukken Vakbekwaamheidsmanagement * Persoonsregistratie * Loopbaan * Functies * Specialismen * Keuringen/vaccinaties * Opleidingen

Transcriptie

1 Bijlage 4A. Scopeomschrijving In dit document vindt u de scopeomschrijving voor de levering van een Vakbekwaamheid Management Systeem (VMS) ten behoeve van de Veiligheidsregio IJsselland (VRIJ). 1. INLEIDING 1.1 Inleiding, huidige situatie en gewenste situatie De VRIJ is één van de 25 veiligheidsregio s die Nederland kent en is op 1 januari 2014 ingesteld met als doel het behartigen van de belangen van de elf deelnemende gemeenten op het terrein van Brandweerzorg, Crisisbeheersing, Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en Rampenbestrijding. In 2011 is het huidige VMS-systeem Veiligheidspaspoort verworven door de 11 aan de Regio IJssel- Vecht deelnemende gemeenten in de regio IJsselland, dit systeem heeft circa gebruikers. Momenteel maken zij gebruik van de volgende modules en daarbij behorende functionaliteiten: Personeel Uitrukken Vakbekwaamheidsmanagement * Persoonsregistratie * Loopbaan * Functies * Specialismen * Keuringen/vaccinaties * Opleidingen * Registratie van incidenten * Verslagen * Ingezet materieel * Ingezet personeel * Duikregistratie * Management registratie * Facturatie * Opleidingsregistratie * Competentie management * Vakbekwaamheidsprofielen * Urenbelasting Daarnaast maakt de VRIJ gebruik van op eigen verzoek aangepaste registraties in het pakket die inmiddels zijn opgenomen in het generieke pakket Veiligheidspaspoort. Zoals onder andere: basis, formulieren, leeragentschap, mijn logboek, management, e-learning, competentiemanagement, uitrukken, personeel, duiken. Het nieuw aan te schaffen VMS dient minimaal over dezelfde functionaliteiten te beschikken als het huidige systeem waar de VRIJ gebruik van maakt. 1.2 Ontwikkelingen en toekomstverwachtingen In de toekomst zijn mogelijke ontwikkelingen voorzien, hierbij kan gedacht worden aan: - De mogelijkheid om naast de huidige kwantitatieve registratie van vakbekwaamheid ook meerdere kwalitatieve componenten te kunnen toevoegen. De kwalitatieve componenten wil de VRIJ naar eigen inzicht invullen in overleg met de opdrachtnemer. Per competentie moet er dus de mogelijkheid zijn om kwalitatief te kunnen registreren, ook waar dit afwijkend is van de blijvende branchestandaarden vastgelegde competenties en criteria. - Grotere verantwoordelijkheid bij medewerkers beleggen voor bijvoorbeeld het bijhouden van eigen persoonsgegevens in het VMS systeem. - Mogelijke koppeling tussen het VMS en het BAG (basisregistratie adressen en gebouwen). Het NIC B.V. Scopeomschrijving EG /MB d.d. 15 februari van 5

2 2. DOELSTELLINGEN 2.1 Resultaat project Het doel van de aanbesteding is het verwerven, onderhouden en beheren van een VMS pakket waarmee (op hoofdlijnen) de uitruk- en vakbekwaamheid registratie (opleiden en oefenen) zowel kwantitatief als kwalitatief kan worden geregistreerd en van waaruit de vergoedingen voor de vrijwilligers kunnen worden berekend en geëxporteerd naar het HRM-systeem. Tevens kan de verzamelde data uit het pakket gebruikt worden voor data analyse in een breder perspectief om projecten binnen de organisatie te ondersteunen en sturingsinformatie te genereren. Per is door de opdrachtnemer het project uitgevoerd met de volgende doelstellingen: 1. Het VMS geleverd door de opdrachtnemer is ontworpen, ontwikkeld en volledig geïmplementeerd voor de VRIJ en is 100% operationeel voor een onbeperkt aantal gebruikers; 2. Het systeem registreert alle gegevens met betrekking tot uitrukken en de vakbekwaamheid (opleiden en oefenen) van de VRIJ, conform de in dit document genoemde functionaliteiten. 3. Het VMS is gebruiksklaar gemaakt door deze in te richten. Ook zijn alle andere activiteiten uitgevoerd die noodzakelijk zijn om te komen tot een gebruiksklaar en operationeel systeem. Hieronder valt het verzorgen van trainingen voor alle beheerders (circa 6) en medewerkers, zodat zij in staat zijn om zelfstandig alle mogelijke (voor hen relevante) handelingen in het systeem uit te voeren, en de eventuele conversie en migratie van data en content van het huidige systeem naar het nieuwe VMS; 4. Het systeem is gebruikersvriendelijk, laagdrempelig, intuïtief, eigentijds (state-of-the-art) en met weinig handelingen te bedienen. 5. De gehele structuur in het VMS systeem wordt nieuw ingericht op basis van volledige dynamische functionaliteiten. De structuur zal worden bepaald met de verantwoordelijke functionaris VRIJ. 6. De werkzaamheden om te komen tot een implementatie hebben een minimaal beslag gelegd op de organisatie en medewerkers van de VRIJ; 7. Het VMS is gekoppeld met alle nodige systemen c.q. programma s zoals in dit document beschreven is; 8. Het content beheer is op eenvoudige wijze zelf (eventueel na een training) door medewerkers uit te voeren; 9. Het VMS moet voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving en branchestandaarden. Deze doelstellingen zijn hieronder nader uitgewerkt. 2.2 Aard van de werkzaamheden Gebruiksvriendelijkheid en draagvlak Het VMS is zeer gebruiksvriendelijk en kent daardoor voldoende draagvlak bij de gebruikers. De gebruikers zijn alle medewerkers van de VRIJ, hieronder vallen de GHOR, het veiligheidsbureau en de medewerkers van de brandweer (beroeps en vrijwillig). Onder gebruiksvriendelijk wordt verstaan om in zo min mogelijk zetten/handelingen en/of inspanning werkzaamheden te kunnen uitvoeren, ook in het geval er gegevens gewijzigd dienen te worden in het systeem. Deze gebruikers zijn volledig in staat de voor hen relevante processen uit te voeren. Het systeem werkt intuïtief en Het NIC B.V. Scopeomschrijving EG /MB d.d. 15 februari van 5

3 kent een beperkt aantal schermen voor standaardfuncties. Verder wordt de gebruiker gestuurd in de afhandeling van zijn werkzaamheden Resultaten onderhoud, beheer en dagelijkse operatie Na afronding van de projectfase zijn de resultaten van het onderhoud en beheer: 1. Zorgen voor een goede en optimale stabiliteit, beschikbaarheid en performance; 2. Het beheer moet op drie niveaus kunnen plaatsvinden: a. content beheer door gebruikers, b. functioneel beheer door interne specialist c. technisch beheer door de opdrachtnemer; 3. Het systeem is modern en toekomstgericht, de gebruikte software wordt ondersteund door de opdrachtnemer. Dit komt onder andere tot uiting doordat updates van deze software en nieuwe versies vooraf besproken en ingepland worden met de beheerder van de VRIJ en vervolgens uitgevoerd worden door de opdrachtnemer; 4. Goede ondersteuning; dit uit zich onder andere in de beschikbaarheid van een helpdesk, die in staat is adequaat, binnen 24 uur, antwoord te geven op vragen van de aangewezen functionarissen (beheerders) van de VRIJ en tot een adequate oplossing te komen. 5. Opdrachtnemer biedt jaarlijks een bijscholingstraining aan voor de beheerders en gebruikers van de VRIJ. 6. Opdrachtnemer stelt 160 consultancy uren beschikbaar per jaar voor ondersteuning van de functioneel beheerder Registratie en Rapportages 1. Aan de hand van de Branchestandaarden Blijvende Vakbekwaamheid en de Kwalificatiedossiers dienen er op een eenvoudige wijze op kwalitatief en kwantitatief niveau gegevens te kunnen worden geregistreerd. Het VMS dient o.a. de uitrukgegevens en het verslag van bevelvoerders, incidenten en eenheden personeel (opgekomen, niet opgekomen, uitgerukt en ingezet) met de gebiedsgerichte opkomsttijden (verwerkingstijd/ uitruktijd/ aanrijtijd), personeel m.b.t. IBGS (Incidentbestrijding gevaarlijke stoffen) incidenten, (bijna) ongevallen, duikgegevens van het beroepspersoneel en planningen per medewerker kunnen registreren via een eenvoudige template waarbij onderscheid kan worden gemaakt in verplichte en optionele invulvelden. 2. In het VMS kan in de sjablonen worden gefilterd op alle variabelen (bijvoorbeeld aanwezigheid of afwezigheid van personeel). 3. Het VMS heeft de mogelijkheid om de activiteiten omtrent multidisciplinair/monodisciplinair opleiden, trainen en oefenen te registreren en om een portfolio bij te houden per medewerker met daarin diploma's, kwalitatieve evaluaties en gerealiseerde en geplande activiteiten. 4. Het systeem moet op eenvoudige wijze rapportages kunnen genereren en standaard rapportage formats kunnen instellen over alle variabelen, inclusief vrije invoervelden, waar gegevens van zijn geregistreerd. De data dient tevens uit het systeem geëxporteerd te kunnen worden. 5. In het VMS dient er de mogelijkheid te zijn om een planningsmodule oefening/opleiding te kunnen genereren, zodat medewerkers zichzelf in het VMS op eenvoudige wijze kunnen inschrijven op geplande trainingen. Het NIC B.V. Scopeomschrijving EG /MB d.d. 15 februari van 5

4 6. Een trigger uit het HRM systeem (datum uit dienst), moet leiden tot de-activatie van de medewerkers in het VMS. Ook moet het mogelijk zijn door één handeling de medewerkers uit het systeem te verwijderen, zodat deze medewerkers niet meer voorkomen in planningen, trainingen, oefenmomenten etc Koppelingen De applicatie ondersteunt import en export van data door middel van verschillende bestandsformaten (minimaal JSON, XML, XLS, CSV, WFS), bij voorkeur op basis van webservices. Hierbij moet het mogelijk zijn, om zelf op basis van het datamodel, de gewenste datavelden flexibel te bepalen. De gewenste situatie is dat uitwisseling van data plaatsvindt tussen de applicatie en een regionale database (datastore) welke door de VRIJ zelf ingericht wordt. 1. Het gaat onder andere om gegevensverzamelingen van en naar: a. Het HRM systeem hier loopt momenteel een andere aanbesteding voor - (persoonsgegevens en NAW gegevens die binnen dit systeem gewijzigd worden dienen direct verwerkt te worden in het VMS); b. Het GMS (Geïntegreerd Meldkamer Systeem); c. Care (voor het registreren van de normtijden t.b.v. het dekkingsplan); Voor alle koppelingen geldt dat de gegevensverzamelingen bij voorkeur realtime, maar in ieder geval minimaal dagelijks, geupdate dienen te worden. 2. De vergoedingen voor de vrijwilligers dienen automatisch d.m.v. een vastgestelde datum en tijdstip te worden verzonden (zonder tussenkomst van handmatige mail) naar de salarisadministratie om vandaar uit mee te kunnen in een betalingsbatch. 3. De gegevens in het VMS dienen hergebruikt te kunnen worden in andere regionale applicaties. Het VMS dient een koppeling te krijgen met de landelijke koppeling ELO, waarbij de planningsgegevens getransporteerd kunnen worden van het VMS naar de ELO en de resultaten inzichtelijk zijn in het VMS Autorisatie 1. Door middel van een uitgeschreven autorisatiematrix dienen rollen, rechten en machtigingen toegekend te kunnen worden aan medewerkers, waaronder ook externe betrokkenen, zowel op individueel-, groeps- en op organisatieniveau. 2. De hiërarchisch leidinggevende dient altijd inzicht te hebben in de dossiers Vrije invoervelden 1. Het VMS moet ruimte bieden om eenvoudig vrije invoervelden (minimaal 10 velden) aan te kunnen maken naar behoefte. 2. In het VMS moet er een mogelijkheid zijn om oefendoelen te kunnen formuleren, waar achteraf op kan worden gerapporteerd en geëvalueerd. 3. Het dient mogelijk te zijn om de vastgestelde criteria van elke branchestandaard Blijvende vakbekwaamheid te verwijderen en om zelf criteria toe te voegen d.m.v. vrije invoervelden. Het NIC B.V. Scopeomschrijving EG /MB d.d. 15 februari van 5

5 2.2.7 Overig 1. De documentatie van datamodellen, software, datacommunicatieprotocollen en onderdelen van het proces van de verwerking van de applicatie(s) is volledig schriftelijk vastgelegd en wordt beschikbaar gesteld voor de VRIJ. 2. VRIJ is en blijft de eigenaar van alle gebruikersdata die in het VMS zal komen. Aan het eind van de overeenkomst, voortvloeiend uit deze aanbesteding, dient deze data als gangbaar formaat aan de VRIJ beschikbaar te worden gesteld. 3. Declaraties dienen op eenvoudige wijze ingevoerd te kunnen worden. Ingediende declaraties die niet geaccordeerd of afgewezen worden, dienen op eenvoudige wijze de volgende maand opnieuw te kunnen worden ingediend. De reden van afwijzing dient te kunnen worden beschreven aan de medewerker in een automatisch gegenereerd bericht. 4. Het systeem dient de mogelijkheid te hebben om met terugwerkende kracht herberekeningen van activiteiten en de daarbij behorende declaraties uit te voeren. 5. Alle data in het huidige VMS dient overgezet te worden naar het nieuwe VMS. Deze gegevens dienen op een logische plek te worden geplaatst. 6. Het VMS systeem moet eenmalig inloggen (single sign on) ondersteunen om bij de diverse functionaliteiten s te kunnen. 7. Als overheidsorganisatie(s) conformeert de VRIJ zich aan de wettelijke en landelijke normen voor informatiebeveiliging (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten, ISO en 27002, NEN 7510, ISAE3402 en ISAE3000). De leverancier en de producten mogen geen beperkingen opleveren in het voldoen daaraan. Bijvoorbeeld Als de informatie dat vereist, moet 2-factor authenticatie mogelijk zijn. 8. Er dient een Applicatie voor mobiele telefoons beschikbaar te zijn van het VMS voor alle besturingssystemen, welke ook bij nieuwe updates compatible blijft, waardoor gebruikers op een laagdrempelige en eenvoudige wijze ook via de app declaraties kunnen indienen, inzage hebben in hun geoefendheid en de agenda kunnen inzien en bijhouden. 9. Binnen het VMS dient het mogelijk te zijn om de actuele en de gewenste bezetting per functie/specialisme op een bepaalde post te kunnen inzien. Ook moeten hier de te verwachten mutaties o.b.v. leeftijd in worden meegenomen. 3. KADERS EN RANDVOORWAARDEN De standaard toepassing heeft zich bewezen in de markt en dient gebaseerd te zijn op bewezen technologie. Bij het opstellen van de overeenkomst in de concretiseringfase verklaart inschrijver de inkoopvoorwaarden van de Veiligheidsregio IJsselland van toepassing. Het beschikbare budget voor het VMS, voor een contract van 8 jaar, is ,- (excl. BTW). Het NIC B.V. Scopeomschrijving EG /MB d.d. 15 februari van 5