! ZOMERACTIE! Implementatie van basisinrichting DC-Inkoop & DC-Aanvragen

Transcriptie

1 ! ZOMERACTIE! Implementatie van basisinrichting DC-Inkoop & DC-Aanvragen DELTACARE BV. Rijnstraat 495b 5215 EJ s Hertogenbosch T F info@deltacare.nl

2 Inhoudsopgave Inleiding...3 De Basisinrichting...4 Systeeminrichting...4 Algemene Bedrijfsgegevens...4 Standaard Coderingen...4 Standaard stuurgegevens...4 Documenten...4 Klant specifieke gegevens...5 DC-Inkoop...5 Koppeling met de Financiële Administratie...5 Ondersteuning implementatie...6 Deltacare

3 Inleiding Dit document geeft inzicht in de producten en diensten welke u krijgt wanneer u gebruik maakt van Deltacare s Zomeractie. De zomeractie bestaat uit de implementatie van de basisapplicatie DC-Inkoop met DC- Aanvragen. Middels deze applicatie zijn u en uw gebruikers in staat om alle artikelen in het artikelbestand te kunnen aanvragen, fiatteren en uiteindelijk in te kopen en te ontvangen. Afhankelijk van enkele sturingsvariabelen zal de aanvraag na eventuele tussenkomst van een fiatteur of inkoopafdeling bij de leverancier worden geplaatst. Onderstaand het proces schematische weergegeven. Hierin zijn ook de additionele modules Voorraad en Factuurcontrole meegenomen. Om u zo snel mogelijk gebruik te kunnen laten maken van onze producten krijgt u bij deze zomeractie een vooraf ingerichte basisinrichting welke u in staat stelt om met minimale inspanning operationeel te kunnen zijn. Daarnaast is het mogelijk om later additionele modules in gebruik te nemen, zoals DC-Factuurcontrole en DC-Voorraad. Tezamen met een klantbegeleider van Deltacare zal het implementatieproces doorlopen worden. Verderop in dit document wordt deze standaard implementatie verder beschreven. Deltacare

4 De Basisinrichting De Deltacare applicatie en modules draaien op basis van een flexibel in te richten database. Dat wil zeggen dat de verschillende processen kunnen worden gestuurd door middel van inrichting van verschillende entiteiten en stuurgegevens. Om met de applicatie te kunnen werken dienen deze tabellen gevuld te zijn om het basisproces te kunnen gebruiken. Deltacare levert hiertoe een standaard inrichting mee, welke tijdens de implementatie doorgenomen zal worden. Desgewenst kunnen gegevens aangevuld cq aangepast worden. Systeeminrichting Deltacare zal de technische inrichting van de applicatie verzorgen, hieronder vallen de verwijzingen naar de juiste databases en de eventuele koppeling met uw financiële database. Algemene Bedrijfsgegevens Uw omgeving bevat standaard één bedrijfsadministratie, hierin staan naast de adresgegevens van uw organisatie ook enkele variabelen welke de werking van de applicatie sturen. Deze stuurgegevens zijn standaard gevuld, u dient hier enkel uw NAW-gegevens in te vullen en eventueel stuurgegevens te wijzigen indien dit nodig blijkt te zijn uit de workshop (zie hoofdstuk Ondersteuning Implementatie). Standaard Coderingen DC-Inkoop bevat verschillende soorten coderingen, deze kunnen o.a. dienen voor autorisatie, processturing, journalisering, statistiek en taalafhankelijke variabelen tbv. gegenereerde documenten. Standaard zijn deze coderingen gevuld met één, of enkele standaard waarden. Onderstaand enkele voorbeelden: - Bestelcategoriën (mogelijk te gebruiken als autorisatie & statistiek) - Prijscategoriën (mogelijk te gebruiken statistiek) - Leverancierscategoriën (mogelijk te gebruiken statistiek) - Kortingsgroep (mogelijk te gebruiken statistiek) - Valutacodes (tbv sturing) - Eenheden en omrekenfactoren (tbv sturing) - Leverings- Betalingscondities (tbv sturing documenten) - Inkoopgroepen (tbv. autorisatie) - Contractsoort (tbv. sturing) - Fiatteurs (Coderingen tbv sturing) Standaard waarden voor klantafhankelijke entiteiten, voor een versnelde invoer van data. - Standaard waarden Artikelen - Standaard waarden Afnemers - Standaard waarden Leveranciers Standaard stuurgegevens Binnen DC-Inkoop kunnen diverse processen gestuurd worden. Decentrale aanvragen worden gestuurd vanuit de inrichting aanvraagsoorten. Inkooporders worden afgehandeld volgens de inrichting van de inkoopordersoort. Ook hiervoor zijn standaard inrichtingen aanwezig welke desgewenst aangepast kunnen worden. Documenten Binnen de applicatie zijn een aantal documenten aanwezig, waarvoor Deltacare een standaard inrichting meelevert. Deze kunnen naar wens worden aangepast. - Inkooporders Deltacare

5 - Ontvangstbon Klant specifieke gegevens Naast de standaard basisinrichting dienen een aantal klant afhankelijke gegevens ingericht te worden. Deze staan onderstaand globaal weergegeven. Tijdens de implementatie zullen deze entiteiten worden doorgenomen. DC-Inkoop - Bedrijfsgegevens (Te vullen met NAW gegevens) - Kalender (Genereren, afhankelijk van aantal perioden) - Afdelingen (icm Kostenplaatsen) - Artikelen - Afnemers - Leveranciers - Gebruikers - Financiële Rubrieken Koppeling met de Financiële Administratie Binnen DC-Inkoop worden diverse journaalposten aangemaakt. Om deze journalisering te kunnen gebruiken binnen de financiële administratie, dienen gegevens (grootboekrekening, kostenplaats etc) overeen te komen met de financiële administratie. Hiertoe dienen een aantal tabellen ingericht te worden: - Koppelen dagboeken - Afdelingen (Tbv. koppeling met kostenplaatsen) - Bestemmingscodes (Tbv. koppeling met grootboekrekeningen) - Artikelgroep(en) (Tbv. koppelen met grootboekrekeningen - Bepalen werkwijze omtrent BTW (Tbv. het boeken van de BTW) Deltacare

6 Ondersteuning implementatie Wanneer u kiest voor de standaard implementatie van DC-Inkoop met DC-Aanvragen, wordt het onderstaande implementatietraject ingepland. Op de eerste dag zullen in de vorm van een workshop, de inkoopprocessen zoals deze standaard zijn ingericht doorlopen worden. Aandachtspunten en afwijkende wensen zullen hierbij genoteerd worden. Vervolgens dient bepaalt te worden welke entiteiten ingericht cq aangepast moeten worden. Deltacare werkt tijdens de implementatie van haar modules met checklists. Per module wordt hierin aangegeven, welke entiteiten ingericht dienen te worden. A.d.h.v. de checklist DC- Inkoop en DC-Aanvragen zal de basis- en klant specifieke inrichting worden doorgenomen. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met de aandachtspunten en wensen uit de workshop. Indien er wensen zijn welke niet binnen DC-Inkoop en/of DC-Aanvragen ingevuld kunnen worden, zullen deze genoteerd worden op een wensenlijst. Indien er zaken zijn waarover nog een beslissing genomen dient te worden, wordt inrichting hiervan tijdelijk geparkeerd. Vervolgens krijgen de medewerkers instructie over de te vullen stamgegevens en de processen. De stuurgegevens zullen door de applicatiebeheerder worden ingericht onder begeleiding van de klantbegeleider. Zodra alle gegevens zijn ingericht zal er een productiepilot worden georganiseerd. Hierin worden de inkoopprocessen doorlopen o.b.v. werkelijke gegevens. Deze productiepilot kan leiden tot eventuele bijstelling van de inrichting. Indien de productiepilot goed verloopt, kan applicatie in productie genomen worden. Dag Dagdeel Activiteit(en) Aanwezigen 1 Ochtend -Workshop Applicatiebeheerder Key users (afd.inkoop) Middag -Doornemen checklist Instructie inrichting 2 Ochtend -Begeleiding en ondersteuning Applicatiebeheerder inrichting* Key users (afd.inkoop) -Aanvulling inrichting o.b.v. genomen beslissingen Middag 3 Ochtend Middag Instructie inkoopproces -Productie pilot -Bijstelling inrichting Applicatiebeheerder Key users (afd.inkoop) *Voor deze dag dienen de medewerkers zelfstandig de stambestanden te vullen. De ochtend van dag 2 is bedoeld om gezamenlijk de inrichting te controleren, vragen te beantwoorden, geparkeerde zaken te bespreken en de applicatiebeheerder te begeleiden bij de inrichting van de stuurgegevens. De uitrol van DC-Aanvragen zal intern uitgevoerd worden. Hiertoe dient de web-link waarmee aanvragers de applicatie kunnen benaderen verstrekt te worden. Verder is DC-Aanvragen een gebruikersvriendelijke module, waardoor het gebruik geen of weinig toelichting vereist. In de Zomeractie zijn bovenstaande implementatiedagen inbegrepen, wanneer extra ondersteuning gewenst is kan dit in overleg met Deltacare geoffereerd en ingepland worden. Deltacare