Gemeente jn Bergen op Zoom

Transcriptie

1 Gemeente jn Bergen op Zoom Ryp6a-oi,4i.-,'" ' 2tSEP, Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Contactpersoon Contactpersoon Contactpersoon Telefoon Programmanummer en naam Bouw archiefbewaarplaats / museumdepot Sector/ : HetMarkiezenhof 21 augustus 2008 Afdeling Hans van Houdt J. J. VanHoudt(5)berqenopzoom.nl Cultuur Voorstel: 1 De door het college van burgemeester en wethouders opgelegde geheimhouding ten aanzien van het rekenmodel en het taxatierapport, op grand van het belang genoemd in artikel 10 lid 2, onder b en g, van de Wet openbaarheid van bestuur, te bekrachtigen. 2 Voor de bouw van een ondergrondse archiefbewaarplaats/museumdepot een aanvullend krediet van ,- beschikbaar te stellen en de lasten van dit krediet te dekken conform het in dit voorstel opgenomen dekkingsplan. Type voorstel: IEI Kaderstellend Controlerend Rest Zijn in het voorstel een of meer van de volgende aspecten van toepassing? Ja Nee Zijn doelen en/of effecten beschreven KX i i Financiele consequenties ry\ i i Inspraakverordening van toepassing r i ivi Communicatieparagraaf: Samenvatting: Voor de bouw van een ondergrondse archiefbewaarplaats/museumdepot is een aanvullend krediet van ,- nodig. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de prijzen van staal en andere bouwmaterialen de laatste tijd explosief zijn gestegen. Een andere oorzaak is de overspannen marktsituatie, waarbij het moeilijk is om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden voor het grote aanbod aan werken. In het voorstel is de benodigde dekking aangegeven. Bergen OB.Zoom

2 Bijlagen: Bijlage nr. 1 2 Omschrijving Rekenmodel Waarde economisch verkeer Blokstallen 2 Bergen op Zoom, peildatum Taxatierapport DTZ Zadelhoff Bijgevoegd/Ter inzage Geheim, ter inzage Geheim, ter inzage Bergen oom ^

3 Datum raadsvergadering Nummer Onderwerp 2 5 SEP : : Bouw archiefbewaarplaats / museumdepot Aan de gemeenteraad, Voorstel 1 De door het college van burgemeester en wethouders opgelegde geheimhouding ten aanzien van het rekenmodel en het taxatierapport, op grand van het belang genoemd in artikel 10 lid 2, onder b en g, van de Wet openbaarheid van bestuur, te bekrachtigen. 2 Voor de bouw van een ondergrondse archiefbewaarplaats/museumdepot een aanvullend krediet van ,- beschikbaar te stellen en de lasten van dit krediet te dekken conform het in dit voorstel opgenomen dekkingsplan. Inleiding Op 26 januari 2006 (RVB ) stelde u het geamendeerde raadsvoorstel vast over de uitwerking en realisatie van een ondergrondse archiefbewaarplaats/museumdepot op het Wilhelminaveld. Tussen februari en juli 2008 heeft na de voorbereidende werkzaamheden en procedures de aanbesteding van het gebouw en de technische installaties plaatsgevonden. Tijdens de planvoorbereiding werd al duidelijk dat de bouwkosten door verschillende factoren zouden stijgen. Aan de andere kant waren er ook factoren die de dekking verruimden. De archiefruimte van het semi-statisch archief en de kluis van de afdeling Burgerzaken werden afgekeurd door de Provinciaal Archiefinspecteur. De realisatie van de nieuwe, meervoudig te gebruiken archiefbewaarplaats voorkomt dat een ingreep op twee verschillende ruimten in het stadskantoor plaats moet vinden waarvan de kosten worden geraamd tussen ,- en ,-. Met de raadsmededelingen RMD en RMD hebben wij u op 24 September 2007 en op 31 januari 2008 op de hoogte gebracht van deze ontwikkelingen. Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling De doelstelling is het bouwen van een ondergrondse archiefbewaarplaats/ museumdepot dat voldoet aan de "Regeling bouw en inheriting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen" van het Archiefbesluit 1995 en de voorwaarden voor inschrijving in het landelijk museumregister en dat voldoet aan de behoefte van de BergenjDi^Zoom

4 gebruikers, te weten Het Markiezenhof historisch centrum, de afdeling Burgerzaken en het semi-statische archief van de gemeente. Uitwerking voorstel Op 9 juli 2008 heeft de aanbesteding plaatsgevonden van het gebouw en de technische installaties voor de ondergrondse archiefbewaarplaats / museumdepot op het Wilhelminaveld. De vijf ingekomen inschrijvingen varieerden tussen ,- en ,-. Het gunningcriterium bij de aanbesteding was "de laagste prijs". De laagste inschrijver is BAM Civiel Zuidwest met een inschrijfbedrag van ,-, exclusief BTW. Dit bedrag overschrijdt de raming. Een dergelijke overschrijding is voor ons een nieuw fenomeen waar we de afgelopen 5 jaar nog niet eerder mee geconfronteerd werden. Door het externe adviesbureau dat ons bij de ontwikkeling van het project heeft ondersteund, was al kenbaar gemaakt dat de prijsvorming in de utiliteitsbouw momenteel erg onberekenbaar is. Dit wordt mede veroorzaakt doordatde prijzen van staal en andere bouwmaterialen de laatste tijd explosief zijn gestegen. Een andere oorzaak is de overspannen marktsituatie, waarbij het moeilijk is om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden voor het grate aanbod aan werken. Op 26 januari 2006 heeft uw raad een krediet van ,- beschikbaar gesteld ten behoeve van de stichtingskosten van een ondergrondse archiefbewaarplaats / museumdepot op het Wilhelminaveld. In September 2007 werd op basis van genoemde factoren geraamd dat de bouwkosten ,- zouden bedragen. Wij hebben daarop het projectbureau opdracht gegeven om te onderzoeken waar bezuinigingen mogelijk waren. Uiteindelijk zijn door verschillende maatregelen de kosten toen teruggebracht tot ca ,-. Er werd dekking gevonden voor een bedrag van ,- en dat was voor ons een acceptabel uitgangspunt om tot aanbesteding over te gaan. U bent hierover met een raadsmededeling ge'informeerd. Wij hebben u toen tevens gemeld dat wij u daarover nader zouden berichten en dat wij u voor een extra krediet om een besluit zouden vragen. Echter, de uitkomst van de aanbesteding leert, dat de werkelijkheid ons nog meer heeft achterhaald. De stichtingskosten omvatten naast de kosten voor de bouwkundige en installatietechnische werken ook nog de kosten van voorbereiding en toezicht, archeologisch- en milieukundig onderzoek, leges, inventaris en dergelijke. Al deze posten samen vormen de totale stichtingskosten van afgerond ,-, exclusief BTW. Een verzoek aan de provincie om extra middelen beschikbaar te stellen heeft vooralsnog niet het gewenste resultaat gehad. Consequenties van het voorstel De consequentie van dit voorstel is een zeer stevige budgetoverschrijding waar aanvullende financiele dekking voor is gezocht. De keuzes die wij hebben zijn doorzetten of het project stopzetten. Stopzetten is echter geen optie omdat: a. wij niet over een wettelijk goedgekeurde archiefbewaarplaats beschikken en de archiefinspecteur geen verder uitstel duldt; Bergen op Zoom

5 c. e. de inschrijving in het museumregister in 2008 is vernieuwd op basis van de nieuwbouwplannen voor het depot. Wanneer dit wordt stopgezet, veriiest Het Markiezenhof de status van museum. Dit heeft onder meer als gevolg dat deelname aan de museumkaart en het aanvragen van subsidies bij de provincie uitgesloten zijn; de kosten uiteindelijk substantieel zullen stijgen: wat er nu al gedaan is, moet later opnieuw worden uitgevoerd en bovendien is naar verwachting de stijging van de bouwkosten nog niet ten einde; er middelen gevonden moeten worden om de afgekeurde kluis en de ruimte voor het semi-statisch archief in het stadskantoor in orde te maken; we de verplichtingen aan de partners met een dienstverleningsovereenkomst, die marktconforme tarieven betalen, niet na kunnen komen (gemeenten Woensdrecht en Steenbergen en waterschap Brabantse Delta). Wij hebben de eerder behandelde en door u in 2005 vastgestelde nota "Vanuit een boeiend verleden naar een wervelende toekomsf nog eens tegen het licht gehouden. Dit met het doel om nog eens te bezien of door voortschrijdend inzicht wellicht toch een andere optie van locatie en samenstelling dan de nu voorliggende optie gekozen zou kunnen worden. De selectie- en wegingcriteria die in genoemde nota zijn gehanteerd, te weten Beleid, Kosten en Dienstverlening van de 10 verschillende opties zijn echter nog onverkort van toepassing in de huidige situatie. De ondergrondse bouw van een gecombineerd archief-/museumdepot voldoet op alle wegingsfactoren het beste. Dit ondanks het feit dat het criterium "kosten" nu uit de pas loopt ten opzichte van het beschikbaar gestelde krediet. Daar de bouwkosten van iedere andere optie echter navenant zouden stijgen, in gelijke percentages ten opzichte van 2005, blijken de door u genomen besluiten in September 2005 en januari 2006 de juiste te zijn geweest. Dekking Dekkingsplan: In het navolgend overzicht wordt het oorspronkelijk dekkingsplan uit 2005/2006 afgezet tegen het definitieve dekkingsplan na aanbesteding. Kosten 1. Herinrichting Markiezenhof 1,1 miljoen; kapitaallast 2. Bouw archief 2,1 miljoen; kapitaallast 3. Aanbesteding 4,364 miljoen. Verschil met verstrekt krediet 2,264 miljoen; kapitaallast 4. Digitalisering 0,5 miljoen; kapitaallast 5. Diverse beheerskosten en transportkosten Totaal Dekking Bergen.OD^oom

6 6. Vrijval voorgenomen investeringen 7. Vrijval beheerskosten bij verkoop Blokstallen 8. Inbreng meeropbrengst boven boekwaarde bij verkoop 9. Taakstelling Het Markiezenhof Totaal Toelichting op het dekkingsplan: Ad. 2/3 In het oorspronkelijk model was er sprake van een kapitaallast met een rekenrente van 6%. Momenteel wordt in de begroting gerekend met een rentepercentage van 5%. Ad. 7 De beheerskosten in de begroting 2008 zijn hoger, mede als gevolg van inflatie ten opzichte van de beheerskosten genoemd in het oorspronkelijke dekkingsplan. Ad. 8 In het oorspronkelijk dekkingsplan werd uitgegaan van een nieuwe culturele invulling van de Blokstallen. De ingeschatte meerwaarde t.o.v. de boekwaarde betrof op dat moment ,--. In het huidige dekkingsplan wordt uitgegaan van een marktwaarde in het economisch verkeervrij van huuren gebruik. Hieraan liggen een rekenmodel, opgesteld door een extern adviesbureau, en een taxatie ten grondslag. Veiligheidshalve hebben wij gekozen voorde laagste van de onderliggende waardebepalingen. Deze liggen ter inzage bij de griffie. Wij hebben besloten ten aanzien van deze stukken op grand van artikel 25 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen. In dit raadsvoorstel verzoeken wij uw raad dit besluit te bekrachtigen. Ad. 9 De taakstelling zal worden gerealiseerd op een of meerdere van de onderstaande mogelijkheden: a. b. c. bezuiniging op de directie-uitgaven en derisicoparagraafvan de aanbesteding; een taakstelling voor Het Markiezenhof om inkomsten te genereren door commerciele verhuur van archiefruimte aan instellingen en particulieren tegen marktconforme prijs. Bij realisatie van de archiefbewaarplaats is dit een zeer reele mogelijkheid; onderzoeken of er een extra functie op of in de nabijheid van het gebouw gerealiseerd kan worden; mochten de mogelijkheden vernoemd onder a,b en c niet toereikend zijn, zullen wij afzonderlijk bij uw raad terugkomen met een voorstel om een beroep te doen op de algemene reserve van maximaal Verdere stijging van de aanneemsom ligt niet in de lijn der verwachting omdat de belangrijkste prijsverhogende factoren zijn geborgd: de staalprijs ligt vast in de offerte en het bestek is dermate gedetailleerd dat daarop geen speling mogelijk is. Echter, uitstel van de opdracht zal waarschijnlijk wel leiden tot weer verdere prijsstijging van bouwmaterialen omdat de termijn van gestanddoening van 90 dagen dan overschreden wordt. Wij zullen dan ook overgaan tot gunning aan de laagste inschrijver i.e. BAM Civiel Zuidwest indien wij de garantie hebben dat de stichtingskosten niet verder zullen stijgen. Bergen ^Zoom

7 lllllll Indien mogelijk op de resterende korte tijd tot behandeling van de begroting 2009 zullen wij de nu ontstane meerkosten hier nog in verwerken. Zo niet dan zullen wij u een begrotingswijziging in 2009 aanbieden, waarin de meerkosten zullen worden verantwoord. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, ^--De-seaetajis, ^~^ De burgemeester, Drs. J.M.M. Polman AJ. Hagenaars Bergen op Zoom

8 Gemeente jn Bergen op Zoom De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 21 augustus 2008, nr. ; gelet op de bepalingen van de gemeentewet; BESLUIT: 1 De door het college van burgemeester en wethouders opgelegde geheimhouding ten aanzien van het rekenmodel en het taxatierapport, op grand van het belang genoemd in artikel 10 lid 2, onder b en g, van de Wet openbaarheid van bestuur, te bekrachtigen. 2 Voor de bouw van een ondergrondse archiefbewaarplaats/museumdepot een aanvullend krediet van ,- beschikbaar te stellen en de lasten van dit krediet te dekken conform het in dit voorstel opgenomen dekkingsplan. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ^ De griffier, De voorzitter, F.P. de Vos Bergen, op Zoom =P

9 Gemeente jjf Bergen op Zoom DVIES Commissie : Mens en Maatschappij Datum : 16 September 2008 V, 4 estebinn e ' 1 *r ' Agendapunt : 5d Nummer raadsvoorstel : Naam: : Bouw archiefbewaarplaats museumdepot f 'P^ft(.1i(t V^So) ' triois^ Vit^nilsSTtuits '^.^"[av.s MSJ' - Lijst Linssen PvdA GBWP CDA WD X X X Fractie wenst behandeling als B-stuk Fractie wenst behandeling als B-stuk SP D66 Groen Links Groepering Leefbaarheid BSD Lijst van Kemenade X Fractie wenst behandeling als B-stuk Fractie wenst behandeling als B-stuk Advies aan de gemeenteraad (A/B-stuk) Het voorstel wordt als B-stuk doorgeleid. Opmerkingen De schriftelijke vragen van de PvdA worden voor de raadsvergadering beantwoord. De wethouder zegt voor de raadsvergadering een overzicht toe van de voor- en nadelen van de diverse varianten inclusief de stand van zaken op dit moment. Het bestek wordt ter inzage gelegd. De secretaris, De voorzitter,