6 IWM09. Gerrit van Hofwegen G. Van nl Bestuur

Transcriptie

1 -m RVB9-24 Gemeente jfl Bergen op Zoom 6 IWM9 Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Contactpersoon Contactpersoon Contactpersoon Telefoon Programmanummer en naam : Beschikbaar stellen van een krediet ten behoeve van het digitaliseren van de akten van de burgeiiijke stand. RVB9-24 Sector/ : SMD, Publieksdiensten, 16februari29 Afdeling Gerrit van Hofwegen G. Van Hofwegen@bergenopzoom. nl Bestuur Voorstel: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van 26.,= voor het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand, en 2. de begroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging. Type voorstel: 3 Kaderstellend Controlerend Rest Zijn in het voorstel een of meer van de volgende aspecten van toepassing? Ja Nee Zijn doelen en/of effecten beschreven K7i r~i Financiele consequenties K7i I I Inspraakverordening van toepassing i i K7i Communicatieparagraaf: n.v.t. Samenvatting: Op 23 november 26 is de kluis op de afdeling publieksdiensten gecontroleerd door medewerkers van de Provinciale Archiefinspectie. In de kluis bevinden zich de akten van de burgerlijke stand betreffende geboorten, huwelijken en overlijden. De conclusie van de Archiefinspectie was overduidelijk, de kluis voldoet niet aan de eisen om akten van de burgerlijke stand te bewaren. Inmiddels is ook gebleken dat de inkt van diverse registers is verbleekt. Dit is echter een landelijk voorkomend probleem. GRIFFIE Bergen QUZ.oom

2 Gemeente fi Bergen op Zoom RVB9-24 Om deze 2 problemen op te lossen is besloten om de akten van de burgeriijke stand te digitaliseren. BiilaQSn'. ^^aan of een bi J la 9 e is bijgevoegd of ter inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen) Bijlage nr. 1 Omschrijving Begrotingswijziging Bijgevoegd/Ter inzage Bijgevoegd G:\Si"FIE Bern*??) QD Zoom

3 Bergen op Zoom RVB9-24 Datum raadsvergadering Nummer Onderwerp 2 6 WN\ 29 RVB9-24 Beschikbaar stellen van een krediet ten behoeve van het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand. Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Een krediet beschikbaar te stellen van 26.,= voor het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand, en 2. de begroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging. Inleiding Op 23 november 26 is de kluis op de afdeling publieksdiensten gecontroleerd door medewerkers van de Provinciale Archiefinspectie. In de kluis bevinden zich de akten van de burgerlijke stand betreffende geboorten, huwelijken en overlijden. De conclusie van de Archiefinspectie was overduidelijk, de kluis voldoet niet aan de eisen om akten van de burgerlijke stand te bewaren. Inmiddels is ook gebleken dat de inkt van diverse registers is verbleekt. Dit is echter een landelijk voorkomend probleem. Om deze 2 problemen op te lossen is besloten om de akten van de burgerlijke stand te digitaliseren. Uitwerking voorstel Na beoordeling van 4 offertes is besloten om de opdracht tot het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand te gaan verstrekken aan Pictura. Het betreft hier alle akten van de burgerlijke stand van voor De kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen. 26.,-. De kapitaallasten hiervan worden geraamd op. 3367,-. De jaaiiijks geproduceerde akten (185 scans) m.i.v worden vooralsnog ook door Pictura gedigitaliseerd. De kosten hiervan bedragen jaarlijks:. 1125,-. Omdat de kluis afgekeurd is voor opslag, zullen alle akten worden overgebracht naar de archiefdienst. Kosten vooropslag bedragen:. 8,- perjaar. Eenmalige kosten zijn derhalve. 26.,-- en de jaarlijkse terugkerende kosten bedragen. 5292,-. De kosten kunnen worden gedekt uit de verhoging van de raming van de inkomsten uit reisdocumenten (verstrekking aan minderjarigen) en rijbewijzen (vervanging door pasjes), waarmee in de begroting geen rekening was gehouden. r: GRIFFIE Ecnp"! pp Zpom W

4 \ M Gemeente jn Bergen op Zoom RVB9-24 Raadsvoorstel Consequenties van het voorstel Alternatieven Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, De secretaris, De burgemeester, Drs. A. Haasnoot. Drs. JMM. Poltefn UNsrHE. Per;'--;onZoorn

5 Gemeente f Bergen op Zoom Mill RVB9-24 De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 16 februari 29, nr. RVB9-24; gelet op het feit dat de kluis op de afdeling publieksdiensten is afgekeurd voor het bewaren van de niet openbare registers van de burgerlijk stand; BESLUIT: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van 26.,= voor het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand, en 2. de begroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 ti IIAAR! m De griffier, De voorzittpr, F.P. de Vos CRiFFIE

6 Besluit tot wijzigirig van de programmabegroting Gemeente Provincie Dienstjaar Nummer Bergen op Zoom Noord-Brabant 29 Digitalisering akten van de burgerlijke stand Initierende SECTOR :SMD AFDELING : Publieksdiensten Wijziging programmabegroting: Betreft programma('s) pr. 4 Te behandelen in de volgende Commissies: Mens en Maatschappij Stad en Ruimte Burger en Bestuur De raad van de gemeente Bergen op Zoom besluit de programmabegroting voor bovengenoemd dienstjaar, met goedkeuring van de bovengenoemde commissies, onder bovengenoemde nummering en omschrijving te wijzigen als hierna aangegeven. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van e " t% a l "^ Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Ter kennisname gebracht van Cornmjssie Burger en Bestuur van de griffier, // de voorzitter. Dhr. F.P. de Vos " Dhr. Drs. J.M.M. Polman Ingevolge artikel 192 van de gemeentewet ter kennisneming gezonden aan Gedeputeerde Staten. Datum van toezending Sector Afdeling Aantal exemplaren : Middelen : Administrate : -1- p< GRIFRE

7 Wijziging (meerjaren-)programmabegroting Cat. Prod/kpl GRBR KSTP PRJC OBJS OBJC Lasten Begr. Begr. Begr. Begr Baten Begr. Begr. Begr. Begr Externe oroducten: 641 Leaes burqerzaken C Burqerzaken Alqemeen C Interne producten: afschrijvingslasten rentelasten C45 doorberekende afschrijvingslasten doorberekende rentelasten Investeringen / reserves en voorzieninqen: Diqitaliserinq akten van de burqerliike stand A A Toelichting: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van 26.,-t.b.v. de digitalisering van de akten van de burgerlijke stand. 2. De jaarlasten ad,- kunnen worden gedekt uit de verhoging van de raming van de inkomsten uit reisdocume riten (verstrekking aan minderjarigen) en rijbewijzen (vervanging door pasjes), waarmee in de begroting geen rekening was gehouden. Dit bedrag is sameng esteld uit: Kapitaallasten ad,-- De kosten van het digitaliseren van de akten ad 1.125,- en de kosten van opslag bedrat ]en 8,-- I GR;FRE pf "If; "71 s j

8 Gemeente tl Bergen op Zoom Commissie Datum Agendapunt Nummer raadsvoorstel Naam: Lijst Linssen MSB* Burger en Bestuur ^ Aestebin ne< * 19 maart29 V 6b RVBO-24 Beschikbaar stellen van een krediet ten behoeve van het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand mm LVbor tae.tiolj cfj wmmmmwmm PvdA GBWP CDA WD SP D66 Groen Links BSD Lijst van Kemenade Advies aan de gemeenteraad (A/B-stuk) Het voorstel wordt als A-stuk doorgeleid. De secretaris, De voorzitter, ^