Het nieuwe aanbesteden in Foodvalley

Transcriptie

1 Het nieuwe aanbesteden in Foodvalley Opdrachtgevers en de markt leren elkaar steeds beter begrijpen Op 10 oktober 2013 vond er wederom een bijeenkomst plaats waarin gemeenten uit Foodvalley en marktpartijen verder met elkaar in gesprek gingen over aanbesteden. Tijdens een eerste bijeenkomst op 25 februari jl., waarin deze opdrachtgevers en -nemers bij elkaar kwamen, werd al snel duidelijk dat er behoefte was aan een vervolg om elkaar nog beter te leren kennen en begrijpen. Want: opdrachtnemers weten niet altijd wat de opdrachtgevers verwachten en ook andersom kan het opdrachtgevers helpen om meer zicht te krijgen op de punten waar de opdrachtnemers tegenaan lopen bij aanbestedingen. Voor een vervolg was het juist nu het goede moment aangezien sinds de eerste de nieuwe aanbestedingswet van kracht is geworden. In deze herfstbijeenkomst ging het dan ook met name over de eerste ervaringen met deze wet, met EMVI en SROI in het bijzonder. De bijeenkomst werd ook dit keer georganiseerd door Bouwend Nederland, Kamer van Koophandel, MKB Nederland en VNO-NCW Valleiregio en vond dit keer plaats bij Bruil Infra in Ede. De zaal was gevuld met zowel opdrachtgevers in de vorm van vertegenwoordigers van gemeenten, Veenendaal, Wageningen, Nijkerk, Ede en Barneveld en opdrachtnemers vertegenwoordigd door installateurs, wegenbouw- en bouwbedrijven.

2 Ervaringen met EMVI: wel meerwaarde, maar nog een weg te gaan Vrijwel alle aanwezigen zagen in de nieuwe aanbestedingswet, met name EMVI, wel voordelen. Het proportionaliteitsbeginsel werd bijvoorbeeld expliciet genoemd als positief punt. Sinds de nieuwe wet lijkt er ook al meer onderhands aanbesteed te worden met EMVI. Maar, gaf men ook aan: opdrachtgevers en nemers zijn nog maar net een half jaar aan de slag met de nieuwe wet en richtlijnen. Er zijn veel wijzigingen, het is erg wennen, het komt langzaam op gang en er is nog een weg te gaan, maar men wil wel. EMVI moet, maar hoe precies, vraagt men zich af. Motivatie-worsteling Er zijn bij de gemeenten vragen als het gaat om motiveren, zoals: Hoe kan ik bijvoorbeeld motiveren dat ik de laagste prijs wil of dat ik per se een lokale aannemer wil?. Gemeenten geven aan dat zij nu alles moeten motiveren, veel meer en veel explicieter dan voorheen (toen er ook vaak wel gemotiveerd werd, maar dit niet zo duidelijk naar de buitenwereld kenbaar werd gemaakt). Er werd tijdens de bijeenkomst zelfs gesproken over een worsteling bij gemeenten als het gaat om motiveren. Het belang van goed motiveren werd deze middag wel onderkend. Alleen door goed motiveren wordt subjectiviteit van de beoordeling teruggedrongen. Alhoewel er altijd een mate van subjectiviteit blijft bestaan als het gaat om zachtere criteria, werd aangegeven. Een enkele vertegenwoordiger van een gemeente gaf zelfs aan dat het vaak alleen maar lijkt te gaan om motiveren om het motiveren en dat het een stap terug lijkt te zijn van de situatie hiervoor. Daarmee was zeker niet iedere deelnemer aan de bijeenkomst het eens; de situatie is dan weliswaar nog niet ideaal, maar juist door het bespreken van de zwakke punten (zoals tijdens deze bijeenkomst) is er een kans om het te verbeteren. Hoe te omschrijven en hoe worden criteria beoordeeld? Een punt van zorg bij de opdrachtnemers is bijvoorbeeld: hoe worden de EMVI criteria beoordeeld door opdrachtgevers? Hoe objectief is het? Criteria zoals tijd en kwaliteit zijn niet zo concreet als prijs. Hoe moet een opdrachtnemer dit precies invullen bij het indienen? Er wordt daarbij ook een gebrek aan uniformiteit gevoeld bij enkele aannemers; meedoen aan een aanbesteding lijkt soms een deelname aan een loterij. Veel verschillende gemeenten lijken allemaal verschillende eisen te hebben, wat het voor opdrachtnemers ook niet overzichtelijker maakt. Een goede, heldere vraagstelling is volgens de deelnemers aan de bijeenkomst van belang voor de uiteindelijke beoordeling, maar ook voor de inschrijvende partij. Opdrachtnemers willen weten: Wat bedoelt de opdrachtgever precies met kwaliteit en hoe moeten we dat omschrijven? Het MKB moet het wel snappen! De opdrachtgevers reageerden hier tijdens de bijeenkomst op door aan te geven dat dat ook door henzelf als uitdaging wordt gezien. Maar de uitdaging mag ook door de markt worden aangegaan. Door goed in te gaan op de vraag naar kwaliteit, kunnen opdrachtnemers zich onderscheiden en zo is er voor de markt juist een extra kans. Bijeenkomsten, zoals deze worden gezien als belangrijk in het leren begrijpen van elkaar. Men sprak dan ook de verwachting uit dat wanneer we een jaar verder zijn, dat er dan steeds meer gewenning zal optreden en weet men beter wat er van elkaar verwacht wordt. En op dat moment kan EMVI

3 volgens enkele deelnemers aan de bijeenkomst ook daadwerkelijk positief uitpakken voor lokale partijen. Naast onbegrip over wat er precies verwacht wordt vanuit de opdrachtgevers naar de opdrachtnemers toe, wordt ook door de opdrachtnemers zelf toegegeven dat zij simpelweg niet zo goed zijn in het verwoorden van hun kwaliteiten. Wervende teksten schrijven is iets anders dat de dagelijkse praktijk van veel opdrachtnemers. Daar zal nu meer aandacht voor moeten komen. Vaak lijkt het ondanks EMVI criteria tot onvrede van de opdrachtnemers toch echt alleen maar om de prijs te gaan, gaven enkele aannemers aan. Opdrachtnemers gaven aan dat zij regelmatig te horen krijgen dat zij geen kans maken, omdat ze ver over budget gaan. Een voorstel kan heel goed zijn (en daarmee punten verdienen) maar als het vervolgens niet uitvoerbaar blijkt omdat het te duur is, is de vraag in hoeverre de toegekende punten reëel zijn EMVI criteria moeten wel reëel zijn EMVI criteria toevoegen, omdat de aanbesteding moet voldoen aan EMVI, terwijl er geen inhoudelijke grond voor is, is een belangrijke valkuil volgens de aanwezigen. Soms lijken er EMVI criteria te worden toegevoegd door opdrachtgevers, om maar volgens EMVI te kunnen aanbesteden: RAW-bestekken zijn vaak helemaal uitgewerkt en dan wordt EMVI erbij verzonnen. Er wordt dan bijvoorbeeld een tijdsbepaling opgenomen, die voor dat bepaalde werk helemaal niet relevant is, maar dan is er in ieder geval een EMVI-aspect. Alle aanwezige opdrachtgevers en nemers vinden dat dat niet de bedoeling kan zijn en dat EMVI criteria wel echt reëel moeten zijn, iets moeten toevoegen en dat er anders van moet worden afgezien. Ook werd geopperd dat RAW-bestekken moeten worden losgelaten om EMVI te kunnen laten slagen: Bedrijven kunnen dan hun kwaliteit laten zien. Aanbesteden blijft volgens de aanwezigen altijd maatwerk. Wees niet Roomser dan de Paus : soms gaat het in (meestal kleinere) projecten alleen om de prijs en moet er geen sprake zijn van EMVI. In grotere en complexere projecten zijn vaak creatieve oplossingen gewenst en is EMVI wel lucratief.

4 Er moet vertrouwen ontstaan Aangegeven werd verder dat er (nog meer) vertrouwen moet ontstaan tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers, juist omdat de motivering en beoordeling minder objectief lijkt met EMVI dan voorheen het geval was. Een opdrachtgever geeft door middel van EMVI vertrouwen in handen van de opdrachtnemer, werd aangegeven. Dat is soms eng, want: gaat de opdrachtnemer het wel waarmaken? Ook opdrachtnemers moeten de opdrachtgevers meer vertrouwen als het gaat om het beoordelen en motiveren. Loslaten en vertrouwen wordt als een van de sleutels voor het welslagen van EMVI gezien. Calculatie voor EMVI kost veel tijd, beoordeling ook Een goede calculatie voor EMVI kost veel tijd en budget voor opdrachtnemers. Nee zeggen doen de opdrachtnemers liever niet, maar ze voelen zich soms wel genoodzaakt omdat er geen tijd en geld is voor een gedegen calculatie. In dit licht kwam tijdens de sessie ook de vraag naar voren of indieners niet (beter) financieel kunnen worden gecompenseerd voor het werk dat zij voor deelname aan een aanbesteding moeten verrichten. Ook gemeenten gaven overigens aan dat de beoordeling van een EMVI-aanbesteding veel meer tijd kost dan een aanbesteding voorheen kostte, omdat het nu allemaal maatwerk is en er is vrijwel geen standaardisatie mogelijk. Voor beide kanten lijkt het aanbesteden op dit moment dus meer tijd te kosten dan voorheen. Dialogen voeren en vragen stellen is belangrijk Veel begeleidende bureaus werken volgens de aanwezige marktpartijen alleen voor de opdrachtgevers en stellen onhaalbare eisen, zoals bankgaranties van 15%. Veel beter dan dit soort eenzijdig afgekondigde eisen, is volgens alle aanwezigen: de opdrachtgever en opdrachtnemer die de dialoog aangaan. De markt voelt zich nu vaak nog te weinig betrokken in het voortraject. Opdrachtgevers kunnen door middel van dialoogsessies al voor het indienen de gelegenheid geven aan opdrachtnemers om vragen te stellen. Een nota van inlichtingen of een pre-bidmeeting werden ook gezien als belangrijke mogelijkheid, waar te weinig gebruik van wordt gemaakt. Ook de markt moet zich volgens de aanwezige opdrachtgevers proactief opstellen en vragen (durven) stellen. Het Aanbestedingsinstituut werd in dit kader ook genoemd als positief. Er volgt altijd binnen 24 uur een antwoord en dit instituut kan een signaal geven aan de opdrachtgever: we krijgen nu al een x aantal vragen binnen over uw aanbesteding, doe er iets aan. Softe sector verder met EMVI Enkele keren wordt aangegeven dat de softe sectoren, zoals diensten en levering, minder moeite hebben met EMVI dan de harde sectoren, zoals infra en bouw. Ook is civiel alweer een eind verder als het gaat om EMVI dan de bouw. Dat is, omdat softe sectoren al gewend zijn om met andere beoordelingscriteria te werken dan alleen prijs. SROI: niet klakkeloos een percentage hanteren, maar het grote geheel bekijken Als het gaat om Social Return on Investment (SROI) gaven gemeenten aan dat sommige opdrachtnemers er heel goed mee om gaan, maar dat anderen de boel traineren. Gemeenten worstelen met de vraag hoe daarmee om te gaan? Is het een kwestie van straffen, boetes opleggen? Of juist de partijen die er goed mee omgaan belonen? Voor dat laatste lijkt de markt meer te porren.

5 In principe geldt een 5% regel, maar gemeenten gaven deze middag aan dat daar alleen op wordt afgerekend als de opdrachtnemer in kwestie niet eens een poging heeft gedaan. In principe vinden gemeenten het belangrijker dat opdrachtnemer en gever met elkaar om tafel gaan om de mogelijkheden te bespreken dan dat er in elk werk een bepaald percentage gehaald wordt. Er moet breder gekeken worden dan een bepaald project. Enkele marktpartijen gaven aan dat wanneer er aan alle regels en verplichtingen rondom SROI voldaan moet worden, dat zij dan mensen moeten ontslaan. Ook heeft iedere gemeente weer eigen eisen. Een opdrachtnemer die voor verschillende gemeenten werkt, moet steeds weer aan andere eisen voldoen. Kan dit niet anders?, werd gevraagd. Bijvoorbeeld door aan te geven dat de partij al voor 5 andere gemeenten voldoet aan de criteria rondom SROI en dat het voor de zesde gemeente daarom nu even niet lukt. Een SROI-beleid voor de regio, werd bepleit. Opdrachtgevers en -nemers zijn het hierover dus eens: niet teveel richten op een percentage, maar breder kijken en het gesprek aangaan (hoewel deze discussie met bestuurders nog wel lastig blijkt). Casus uit de praktijk Na een korte pauze was het tijd voor een concrete casus uit de (Veenendaalse) praktijk. Voor de Rondweg West is er door de gemeente onderhands aanbesteed met EMVI. Criteria,zoals bereikbaarheid en communicatie waren van belang. Het plan van aanpak en de garantie dat de werkzaamheden voortvarend zouden worden uitgevoerd, waren voor de gemeente ook belangrijke punten. Er is gebruik gemaakt van een nota van inlichtingen en er zijn inderdaad de nodige vragen binnengekomen. Deze vragen en de gesprekken die vooraf met verschillende partijen gevoerd zijn, zijn volgens de gemeente erg belangrijk geweest. Ondanks deze mogelijkheid voor een ieder om vragen te stellen, waren er wel kwaliteitsverschillen in de ingediende stukken. Het omschrijven van de meerwaarde bleek voor veel indieners erg lastig. Hoewel het om wegen gaat, waarbij al veel vastligt, is de meerwaarde en kwaliteit wel te beschrijven als het gaat om tijdelijke verkeersmaatregelen en hoe de partij communiceert met de buurt. Ook is er in de aanvraag gebruik gemaakt van kansen: als de indiener een extra idee heeft, krijgt hij de kans om dit in te dienen. De opdrachtnemer kan hierdoor meer over zijn kwaliteiten kwijt, maar de beoordeling is wel erg subjectief, was de overwegende mening in de zaal in Ede (ondanks het feit dat er drie mensen onafhankelijk van elkaar naar hebben gekeken en dat er een voorzitter is, die bij grote spreiding van de beoordelingen vragen stelt).

6 Een vraag uit de zaal naar aanleiding van de casus: wat als er een slecht PvA wordt ingediend, maar een scherpe prijs wordt gerekend. De gemeente gaf aan dat er een ondergrens moet zijn voor het PvA. Als alle plannen wat kwaliteit betreft dichtbij elkaar liggen, dan wordt de prijs van belang, aldus de gemeente. Een van de opdrachtnemers vulde hierbij aan dat het van belang is te weten wie, welke functies, de ingediende stukken gaan beoordelen. Zijn het burgers, winkeliers, architecten, een technisch persoon? Dit helpt om de stukken te schrijven. Ook omdat, zoals al eerder aangegeven, opdrachtgevers vaak moeite hebben met hun meerwaarde en kwaliteiten goed op papier krijgen. Het slechtst omschreven plan zou zo wel eens het beste plan kunnen zijn. Een format, een voorbeeld plan, of in ieder geval een rijtje met hoofdpunten voor het PvA dat de opdrachtgever aanreikt, zou hierin ook al veel kunnen betekenen, volgens de aanwezigen bij deze bijeenkomst. Ook met het beperken van het aantal gevraagde pagina s (tot bijvoorbeeld 6 kantjes) bleken enkele opdrachtnemers goede ervaringen te hebben. Dit maakt het weliswaar lastig om te omschrijven, maar er wordt zo wel gedwongen goed nagedacht over wat er wordt opgeschreven. Ook voor het beoordelen door opdrachtgevers is dit weer van belang, vond men. Graag een vervolg! In slechts een kleine twee uur kwamen al deze punten naar voren en aan het eind van de bijeenkomst was men nog lang niet uitgepraat. Het is dan ook niet verbazingwekkend dat alle aanwezigen positief waren over de bijeenkomst en dat ze vrijwel allen pleitten voor een vervolg 1 á 2 keer per jaar. Graag ziet men daarbij voorbeelden en aanwezigen uit diensten & leveringen aansluiten, omdat die mogelijk al verder zijn met EMVI-achtige aanbestedingen. Daar valt veel van te leren, is de verwachting.

7 Ook werd geopperd om een volgende keer concrete thema s te benoemen en samen een antwoord proberen te formuleren op de vraag of de nieuwe aanbestedingswet en EMVI nu echt leiden tot een beter resultaat, en waarom wel of niet. Al met al was met het erover eens: deze bijeenkomst heeft laten zien dat het steeds een stapje verder komt en dat vervolgbijeenkomsten belangrijk zijn voor wederzijds begrip het laten slagen van EMVI-aanbesteden in de regio.