Verslag. Verslag van de vergadering van Limburgs Infra Overleg

Transcriptie

1 Verslag Verslag van de vergadering van Limburgs Infra Overleg Datum: Verslaglegger: Dennis Mollet t +31 (0) e d.mollet@bouwendnederland.nl Aanwezig: Afwezig: Johan Jansen (BLM Wessem), Roelant Veldboer, Jan Gelissen (gemeente Heerlen), Hermie Keulen (Provincie Limburg), Godfried Fraters (gemeente Roermond), Leon Konings (gemeente Venlo), Frans Paardekooper (Vermeulen Groep), Rene Knols (Van de Kreeke), Marc Coolen (Heijmans), Jorg Huijskens (BLM Wegenbouw), Jos Timmermans (Timmermans infra techniek), Eric Vugs (Strabag), Rene Meyboom (BNL), Dennis Mollet (BNL). Nicole Ramaekers en René Vranken (gemeente Roermond), Marco Frohling (gemeente Maastricht), John Belleflamme (Waterschap Limburg), Pieter van den Berg (Gemeente Heerlen) en Mechelke Hamers (bouw; gemeente Venlo). Opening 1. Mededelingen en ingekomen stukken Vraag wordt gesteld of we naar een dubbele bezetting moeten gaan om te zorgen voor een goede continuïteit. In de praktijk lastig (binnen de ruimte, etc.). Voor een betere balans wordt afgesproken om naar een groep van 9 a tien opdrachtgevers te gaan. Waarbij men zelf zorgt voor een vervanging als iemand is verhinderd. Zowel grotere als kleinere gemeenten. Geldt ook voor de aannemers. Optimalisatie zit hem volgens de opdrachtgever vooral bij de kleinere aannemers. Ook aan de voorkant deze partijen erbij betrekken. Hoe meer leren van elkaar door het delen van best practices. Beter verdelen van het werk (na de zomer altijd 70%), hoe beter inzicht in krijgen in de te verwachten werkvoorraad (zie agenda punt 4.) 2. Vaststelling samenvatting van de vergadering d.d Geen opmerkingen 3. Samenwerken en aanbesteden Fair Play Convenant, toelichting door Johan Janssen Op 15 juni 2012 werd er in Brabant het Fairplay Convenant getekend door vertegenwoordigers van enkele grote steden, de provincie Noord Brabant en Bouwend Nederland. Een convenant dat was opgesteld door opdrachtgevers en opdrachtnemers uit onvrede over de relatie tussen die opdrachtgever en opdrachtnemers. Op dat moment werd die ervaren als conflictueus, gespannen en niet prettig. Anno 2015 is er nog steeds een wereld te winnen als het gaat om wederzijds begrip, omgang, verwachtingen en samenwerking. Dit was op te maken tijdens de gezamenlijke /Dmo Pagina 1 van 4

2 sessie die we hadden in april van dit jaar. We gaan ons samen verder verdiepen in een verbetering van wederzijds begrip door elkaar mee te nemen naar de belangen waar we allemaal elke dag voor staan. In de hoop dat we hierover concrete afspraken met elkaar te kunnen maken. Insteek is vooral om met elkaar de dialoog aan te gaan. Niet zozeer om de ondertekening. Gemeente geeft aan dat er duidelijke verschillen binnen de gemeenten (bestuurders en ambtenaren en juristen/ inkoper) bestaan. Geen generiek beeld dat de relatie tussen OG en aannemers slecht is. In de praktijk komt men er vaak uit. Soms is er op projectniveau onenigheid. Men wil een beter project maken met minder gedoe. Gemeente ziet meer om op lokaal niveau met een ondernemer een project te evalueren. Dit is concreter. De betrokken personen zijn bepalend voor de wijze waarop men er samen uit komt. Provincie probeert de verantwoording vooral bij de projectleiders te laten. Planning is om dit verder door te voeren zolang men binnen budget blijft. Tijdens de nota van inlichtingen kan men vragen stellen. De vragen en de antwoorden zijn vaak van beperkte kwaliteit wat nog meer vragen oproept. Hele proces is nu digitaal en schriftelijk. Vroeger was dit een persoonlijke, mondelinge vragenronde waarbij een mondelinge toelichting mogelijk was en interpretatie verschillen makkelijker werden voorkomen. Bij een dialoog ronde kan dit nog steeds echter dit is intensiever (1 op 1) maar werkt goed. Verificatie gesprek is een toelichting op je EMVI plan voordat het gegund wordt. De contractvorm is bepalend. Voor RAW heeft dit veel minder meerwaarde. Bij aannemers bestaat irritatie in algemene zin bij inhuur van personeel bij opdrachtgevers (opzichters/ toezichthouders) die een ander belang hebben. Zij hebben belang bij het maken van uren. Dit is duidelijk merkbaar in de uitvoering van projecten. Markt werkt ook met inhuur. Men zoekt vooral naar optimalisatie. Opdrachtgevers zijn bereid om hier in vervolg sessies verder met elkaar over te praten. Bij voorkeur in een gezamenlijk samenstelling. Actie: vervolgsessie in december/januari organiseren over optimalisatie van het samenwerkingsproces waarbij men concrete voorbeelden uit de praktijk aandragen, o.a. inhuur bij opdrachtgever ter sprake komt. Onafhankelijke voorzitter. Spanning in het proces; winnaar van een EMVI heeft de beste score maar met een slecht plan. Dit zorgt voor gedoe. Zie volgend agendapunt /Dmo Pagina 2 van 4

3 EMVI aanbestedingen, tenderkosten en risico s, toelichting door Eric Vugs en Hermie Keulen (De sheets zijn als bijlage aan dit verslag toegevoegd.) De aanbestedingen waar gegund wordt op basis van EMVI criteria nemen steeds meer toe en zorgen naast de nodige tenderkosten voor opdrachtnemers ook voor een verlegging van de risico s van OG naar ON. In hoeverre zijn deze kosten en risico s nog verantwoord en in welke mate kunnen deze beperkt worden. Enkele discussiepunten hierin zijn; Kosten a. Meer trechteren in selectiefase op basis van beknopt PvA, visiedocument (verhouding tenderkosten en scoringskans) b. Beknopte objectieve vraagstelling afgestemd op de aard van het project. Beperken in te dienen stukken tot EMVI onderscheidende documenten (bijv. geen definitief ontwerp i.v.m. de kosten, opgave doorlooptijd i.p.v. complete detailplanning) c. Weet OG wat het gevolg is van de aanbestedingsvraag in relatie tot de kosten (verwachtingspatroon) d. Zijn EMVI projecten alleen weggelegd voor grotere partijen? Risico s a. Staan de grote van de risico s altijd in goede relatie tot de omvang van het project. b. Heeft ON wel de juiste invloed op beheersen van de risico s c. Gaat het vaak niet alleen om een verschuiving van verantwoordelijkheid en zorg i.p.v. onderscheid in de EMVI gedachte d. Nemen we als ON onverantwoorde risico s? Kosten marktpartijen stijgen al snel 2% extra, ook OG maken veel meer kosten door de procedure. Vraag wordt gesteld of GC niet juist tot minder kosten bij OG zou leiden. Dit is het geval maar veel minder dan men denkt omdat er vaak tot en met SO wordt uitgewerkt om de omgeving en eigen bestuurders mee te krijgen. Het rijk heeft minder vakkennis binnengehouden, kan ook doordat ze minder in de bebouwde omgeving zitten. Delen van onderzoekskosten die elke aannemer laat uitvoeren. Vaak betreffen het dezelfde onderzoeken. Bij opdrachtgevers is er is alleen op het inkoopniveau overleg over aanbestedingen met andere aanbestedende diensten maar niet met de overige betrokkenen! Het lef hebben om daadwerkelijk op kwaliteit te beoordelen met een duidelijke onderscheid in scores (niet iedereen een 7). Werken met een som van ,- liever geen EMVI. Zijn tenderkosten een belemmering voor deelname? Som wel! Capaciteit is niet beschikbaar (dus spreiding van opdrachten over het jaar). Vervelende gevolg dat je nee moet verkopen. Marktpartijen willen zich liever focussen en dit komt de kwaliteit ten goede. Welke projecten passen bij je bedrijf, etc.? Hoe gaat een opdrachtgever om met het teruggeven van een onderhandse aanbesteding. Liever eerlijk dan dat er niet serieus wordt /Dmo Pagina 3 van 4

4 gerekend en met erg hoge raming wordt gemaakt. Dit is en blijft persoonlijk omdat opdrachtnemers soms andere reacties hebben ontvangen. Provincie zit gemiddeld op 5 a 6 inschrijvers. Indien dit lager wordt gaat er iets mis. Als het er veel meer zijn wordt het lastig om alles te beoordelen. Risico s in projecten blijft een inschatting met een factor erop. Indien de risico s daadwerkelijk optreden dan is het niet afgedekt. Ditzelfde gebeurd aan de OG zijde. Problemen hangen vaak samen met de wijze van uitvoering. Dit is de verantwoordelijkheid van de aannemer. Kennis risicomanagement overall bij ON en OG te laag. Bewustzijn mag meer aandacht verkrijgen. Niet zozeer een academisch dossier maar wat gaat er nu daadwerkelijk in de uitvoering veranderen? Om EVMI waarde te geven binnen een opdracht wordt de minimum eis soms omlaag geschroefd om nog ruimte te creëren voor onderscheidend vermogen. Inkoopafdeling hebben de neiging om niet de tenzij mogelijkheid te gebruiken. Moeten er daarom ook inkopers aanwezig zijn bij dit overleg? 4. Actualiteiten Inzicht in budgetten/continuïteit (Roelant Veldboer) Innovatie/Smart mobility (Roelant Veldboer) SROI (Roelant Veldboer) Stand van zaken Prestatiemeten Actie: De overige agendapunten onder 4 schuiven door naar het volgende overleg. 5. Rondvraag Verzoek aan BNL te verwoorden wat de doelstelling is van dit overleg. BNL zal dit op papier zetten. Frequentie is nu 2x per jaar. Mag naar 3x per jaar. Volgende in december of januari, daarna in maart. Lijst openstaande acties Vergadering Agendapunt Te behandelen Vervolgsessie organiseren in dec/jan over optimalisatie van Allen/BNL het proces waarbij men concrete voorbeelden uit de praktijk aandraagt en o.a. inhuur bij opdrachtgever ter sprake komt Agenda punt 4 schuift door naar het volgende overleg BNL Doel van dit overleg beschrijven BNL /Dmo Pagina 4 van 4

5 Bijlage

6 EMVI gunnen op waarde! Kosten en risico s EMVI aanbestedingen

7

8 Kosten EMVI aanbestedingen Kosten EMVI aanbestedingen gemiddeld circa 1% van aanneemsom Bij een scoringskans van 1 op 5 betekent dit circa 4% kosten van omzet EMVI projecten Indien 50% van de omzet EMVI projecten betreffen dus 2% extra (AK) kosten Zelden vergoeding van tenderkosten door opdrachtgever

9 Kostenverhogende factoren EMVI aanbestedingen Detailniveau klantvraag Ontwerpkosten Inhuur externe specialisten (bijv. voor vergunningen, verkeersmanagement, Flora en Fauna, explosievenonderzoek, archeologie) Omgevingsanalyse

10 Mogelijke kostenbesparingen EMVI vraag afstemmen op aard en omvang project. Gefaseerde selectie inschrijvers op basis van beknopt PvA/visiedocument Vraagstelling beperken tot onderscheidende elementen in relatie tot projectdoelstelling Gunningscriteria SMART formuleren Uniformiteit

11 Stellingen Opdrachtgever heeft niet altijd besef van kosten EMVI aanbesteding Onderscheidend vermogen EMVI aanbestedingen wordt steeds minder, prijs is uiteindelijk de bepalende gunningsfactor EMVI aanbesteding voor kleinere projecten tot 500K niet lonend voor aannemer Tenderkosten belemmering voor deelname aan aanbestedingen.

12 Risico s in EMVI aanbestedingen Risicomanagement vaak belangrijke factor in EMVI beoordeling Kostenverhogende factor risico s niet geheel doorgerekend in prijs Onverantwoord lange garantietermijnen Omgevingsrisico s (k&l, openbaar vervoer, weggebruikers en hulpdiensten) niet geheel beheersbaar door ON vanwege positie. Overheid heeft meer invloed en zeggenschap. Boetes op niet behalen EMVI doelstellingen vaak hoog

13 Stellingen risico s in EMVI Aannemers zijn bereid om alle risico s OG over te nemen als er maar gescoord wordt! OG hoeft voor risico s amper te betalen Verantwoordelijkheid omgeving blijft risico overheid, aannemer faciliteert en ontzorgt Kennis risicomanagement overall bij ON en OG te laag. Moeten risico s niet meer vanuit stelpost worden betaald?