De Aanbestedingswet & de groene sector: onze input voor de evaluatie van deze wet. EMVI-cahier

Transcriptie

1 De Aanbestedingswet & de groene sector: onze input voor de evaluatie van deze wet EMVI-cahier

2 Waarom dit EMVI-cahier? 3 De Aanbestedingswet en de groene sector 4 2 Colofon Dit EMVI-cahier is een gezamenlijk initiatief van Branchevereniging VHG, NVTL en Vereniging Stadswerk Nederland. Het cahier is uitgegeven ter gelegenheid van de Groene Poort van 3 maart Thema van deze ontmoeting tussen politiek, bedrijfsleven, overheid en kennisinstituten was dit keer Aanbesteden met EMVI. Bezoekadres: De Molen DB Houten Postadres: Postbus CA Houten T (030) F (030) info@vhg.org Maart 2015 Uit de praktijk 1: aanbesteden op basis van EMVI is niet bij alle projecten van toegevoegde waarde 6 Uit de praktijk 2: EMVI-criteria zijn vaak te weinig objectief en eenduidig 8 Uit de praktijk 3: de controle tijdens de uitvoering ontbreekt veelal 9 Uit de praktijk 4: aanbestedende diensten hanteren vaak een vast percentage social return 10 Uit de praktijk 5: de behoefte aan transparantie rondom de beoordeling is groot 11 Ook opdrachtgevers worstelen 12 Aan de slag 13 Wat verwachten we van de overheid? 14

3 Waarom dit EMVI-cahier? Een goed verzorgde openbare ruimte en een groene omgeving vervullen een cruciale rol in onze samenleving. Groen bevordert de kwaliteit van de leefomgeving, de biodiversiteit, de gezondheid en veiligheid van mensen en de waarde van onroerend goed. Alle reden om in te zetten op het behouden en verder uitbouwen van de baten en waarden van groen. Helaas staat het openbaar groen flink onder druk door bezuinigingen bij gemeenten en de crisis in de bouw- en woningmarkt. En dat terwijl we ook nog eens naar het groen kijken voor de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Aannemers en opdrachtgevers van groenprojecten trachten elkaar op deze moeilijke markt te vinden. In hun streven een bijdrage te leveren aan een groene leefomgeving stuiten ze echter veelvuldig op de nieuwe aanbestedingsregels. Het is niet eenvoudig om een werk te gunnen aan de meest geschikte partij. Aanbestedingen zijn vaak nodeloos ingewikkeld en kosten zowel de aanbesteder als de inschrijver veel geld. Reden voor Branchevereniging VHG, Nederlandse Vereniging voor Tuin- en Landschapsarchitectuur en Vereniging Stadswerk om de handen ineen te slaan en de knelpunten onder de aandacht te brengen van opdrachtgevers, politici en beleidsmakers bij de overheid. 3

4 De Aanbestedingswet en de groene sector Op 1 april 2013 trad de nieuwe Aanbestedingswet in werking. De overheid heeft het initiatief genomen deze wet te evalueren. Branchevereniging VHG, de belangenbehartiger van de ondernemers in het groen, levert hieraan graag een bijdrage. We doen dat samen met de Nederlandse Vereniging van Tuin- en Landschapsarchitecten en Vereniging Stadswerk. De afgelopen periode hebben vertegenwoordigers van aanbestedende diensten en opdrachtnemers uit de groene sector in diverse rondetafelgesprekken hun ervaringen met de nieuwe Aanbestedingswet gedeeld. De belangrijkste conclusies en ervaringen uit deze gesprekken vindt u terug in dit boekje. Waar staan we nu? In de ideale situatie stimuleert de Aanbestedingswet innovatie. De inschrijver kan zich onderscheiden door kwalitatief toegevoegde waarde te leveren. Bovendien is het aanbestedingsproces eerlijk en transparant. In de huidige praktijk komt dit helaas niet uit de verf. 4

5 Met de wet is een mooi Aanbestedingshuis gebouwd, maar partijen slagen er lang niet altijd in het goed te bewonen. Er heerst onduidelijkheid en krampachtigheid. Om de Aanbestedingswet echt goed te laten werken, is vertrouwen tussen marktpartijen nodig. EMVI of laagste prijs? De nieuwe Aanbestedingswet gaat uit van het principe: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), tenzij. Dit betekent dat de hoofdregel is dat voor het gunningcriterium EMVI wordt gekozen, tenzij de aanbesteder aangeeft dat de laagste prijs passender is. 5

6 Uit de praktijk 1: aanbesteden op basis van EMVI is niet bij alle projecten van toegevoegde waarde EMVI vraagt om een kritische afweging van de opdracht in relatie tot de eisen en wensen die voor een project gelden. Welke kwalitatief toegevoegde waarde kan er vanuit de markt zijn? Soms kan worden volstaan met gunning op laagste prijs. De vraag is wat je vastlegt in een bestek/uitvraag en waar je de inschrijvers ruimte biedt om zich te onderscheiden. EMVI is vooral goed voor de minimale eisen, met fictieve aftrek als je meer biedt. Mascha Onderwater Bureau B+B Stedebouw en Landschapsarchitectuur 6 Aanbevelingen: n beoordeel de toepassing van EMVI per project n maak in de voorbereiding gebruik van de beschikbare kennis bij de bedrijven, bijvoorbeeld door marktconsultaties te houden of bedrijven te betrekken bij het opstellen van het bestek Als inschrijvers moeten we soms een buitenproportionele inspanning leveren voor een plan van aanpak en zijn we al euro verder voordat er ook maar een offerte is ingediend. Eigenlijk zouden partijen in onderling overleg moeten komen tot de beste methodiek. Gert Post H4A Groen

7 Nijmegen doet regelmatig marktconsultaties waarbij we achterhalen wat het beste contract is voor een opdracht en welke EMVI-criteria geschikt zijn. Is EMVI niet zinvol, dan gunnen we bijvoorbeeld op laagste prijs. Zo n consultatie biedt dan meteen ook argumenten die we in de motivatie verwerken. De wet biedt ruimte om tot een bepaald bedrag 1 op 1 te gunnen. Maar er is veel verschil in de aanpak tussen gemeenten. Emiel Neefjes gemeente Nijmegen 7

8 Uit de praktijk 2: EMVI-criteria zijn vaak te weinig objectief en eenduidig Hierdoor wordt het voor inschrijvers moeilijk om zich te onderscheiden. Bovendien maakt het een objectieve vergelijking van de ingediende voorstellen uiterst lastig. Prijs blijkt dan uiteindelijk de doorslaggevende factor. Hoe meet je de kwaliteit binnen EMVI? Wat is bijvoorbeeld de kwaliteit van een ontwerp? Aan inkoperszijde zou de beeldkwaliteit door een groep deskundigen moeten worden vastgesteld. De sleutel naar goede EMVI ligt bij de beoordelaar en de beoordelingscommissie. Peter Veenstra LOLA Landscape Architects Aanbevelingen: n hanteer onderscheidende, relevante en projectspecifieke criteria n zorg dat kwaliteitsaspecten zwaarder wegen om te voorkomen dat de prijs uiteindelijk toch bepalend blijft n pas op voor teveel criteria en een te brede schaal van scores in de beoordeling: dit leidt tot nivellering n creëer meer ruimte voor innovatie: vooral het plan van aanpak is een kans om innovatie te bevorderen. Maak vooraf goed duidelijk in welke mate het plan van aanpak bepalend is voor de gunning n maak inschrijvers duidelijk waarop ze kunnen scoren De opdrachtgever denkt vaak niet goed na over EMVI-criteria. Zo werd gevraagd te omschrijven hoe wij de klachtenafhandeling doen. Achteraf bleek dat men zelf een klachtenloket heeft. 8 Robert Smid Du Pré Groenprojecten

9 Uit de praktijk 3: de controle tijdens de uitvoering ontbreekt veelal Deskundig toezicht op de uitvoering van het werk is van belang om te waarborgen dat de op papier beloofde kwaliteit ook wordt gerealiseerd. In de praktijk ontbreekt dit veelal, mede doordat de groene deskundigheid bij opdrachtgevers afneemt. Er moet een bepaalde logica in het hele aanbestedingsproces zitten. Er is niet altijd iemand bij het hele traject betrokken om te bewaken dat belangrijke criteria aandacht blijven krijgen en dat daar ook op wordt gehandhaafd. Henkjan van der Meer Unie van Waterschappen Aanbevelingen: n houd de opdrachtnemer van het project aan de kwaliteit die is aangeboden, sanctioneer waar nodig door het opleggen van boetes n schakel zo nodig een extern deskundige in Het toezicht op de naleving van de beloofde kwaliteit laat inderdaad te wensen over. In de praktijk blijken we sinds de nieuwe Aanbestedingswet drie opzichters nodig te hebben, waar dat er eerst één was. Tegelijkertijd mag je van een professionele sector verwachten dat men kritisch is op het eigen werk én dat van collega s. Jos Penninx voorzitter Vereniging Stadswerk en burgemeester van Voorst 9

10 Uit de praktijk 4: aanbestedende diensten hanteren vaak een vast percentage social return De groene sector loopt voorop als het gaat om de invulling van social return en duurzaamheid. Het werk leent zich hier goed voor. Aanbestedende diensten vragen echter vaak een vast percentage social return. Helaas wordt dan onvoldoende gebruik gemaakt van de kennis en mogelijkheden die de opdrachtnemer in huis heeft om dit optimaal in te vullen. Social return moet geen doel op zich zijn. Verdringing van arbeid ligt op de loer. Het ligt aan de aard van het werk. Aanbestedende diensten moeten vooral kijken naar hoe een bedrijf social return heeft geborgd. Nu zijn er inschrijvers die even een flink aantal mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inhuren om een opdracht binnen te kunnen halen. Rien van der Spek Van der Spek Hoveniers Aanbevelingen: n hanteer geen standaardpercentage social return voor alle opdrachten n vraag geen social return bij kortlopende projecten: doel van social return is om mensen perspectief te geven op structureel werk. Daarvoor zijn projecten met een langere contractduur nodig n bied opdrachtnemers de ruimte om social return verplichtingen zo optimaal mogelijk in te vullen, daarmee kunnen zij zich onderscheiden 10 Opmerking: gezien de invoering van de Participatiewet is het de vraag in hoeverre de eis van social return in de toekomst nog wel houdbaar is.

11 Uit de praktijk 5: de behoefte aan transparantie rondom de beoordeling is groot Vaak is niet duidelijk wie de inschrijvingen beoordeelt en hoe de aanbesteder tot een keuze komt. Ook de informatie over de uitslag is nogal eens summier. Het gaat hierbij niet alleen om de vergelijking tussen de inschrijvers, maar ook om een gedegen motivatie waar de individuele inschrijver lering uit kan trekken voor de toekomst. Aanbestedende diensten moeten SMART uitvragen: laat de inschrijver aangeven wat hij concreet gaat doen zodat hij kan laten zien waar zijn toegevoegde waarde zit. Geef ook duidelijk aan waarop je het plan van aanpak gaat toetsen. Emiel Neefjes gemeente Nijmegen Aanbevelingen: n geef vooraf helderheid over het proces van inschrijving en beoordeling n maak duidelijk in welke mate het plan van aanpak bepalend is voor de gunning n een motivering van de gunning is verplicht. Geef afgewezen inschrijvers desgewenst een mondelinge toelichting met goede onderbouwing In de meest ideale - en transparante - situatie wordt eerst de kwaliteit van de inschrijvingen beoordeeld en bekendgemaakt. Daarna wordt de inschrijving met de prijs geopend, bij voorkeur openbaar. 11

12 Ook opdrachtgevers worstelen De ervaringen van de ondernemers in de groenbranche sluiten aan bij de resultaten van een enquête die MKBNederland heeft uitgevoerd onder 200 gemeenten. Daaruit blijkt dat gemeenten worstelen met mkb-vriendelijk aanbesteden. Er is vooral verbetering mogelijk op het gebied van transparantie (openbare publicatie van meervoudig onderhandse aanbestedingen), knellende social returneisen en EMVI-criteria (omschrijven gewenste kwaliteiten en beoordelen aanbiedingen). MKB-Nederland spoort gemeenten aan om het overleg te zoeken met branche- en lokale ondernemersverenigingen om gezamenlijk beter invulling te geven aan de doelen van de Aanbestedingswet. De overheid zoekt naar betere vormen van samenwerking en een duidelijke rolverdeling. Dat vraagt om durf om het gezonde verstand te blijven gebruiken. Laat vooral de mensen met kennis van groenprojecten met elkaar praten. We moeten toe naar vertrouwen en dat begint met een goed gesprek Jos Penninx 12 voorzitter Vereniging Stadswerk en burgemeester van Voorst

13 Aan de slag De Aanbestedingswet mag er dan op papier goed uitzien, in de praktijk valt er nog het nodige te verbeteren. De aanbevelingen in dit boekje om aanbestedingen beter te laten verlopen zijn een eerste aanzet. Deze aanbevelingen zijn grotendeels gericht aan het adres van aanbestedende diensten. Dat wil niet zeggen dat de ondernemers in de groenbranche en tuin- en landschapsarchitecten achterover gaan leunen, in afwachting van initiatieven door aanbestedende diensten. De branche neemt haar verantwoordelijkheid en spant zich actief in om verbeteringen te realiseren. Enkele plannen en ideeën: n het ontwikkelen van een leidraad Inkopen Groenvoorzieningen. Er is al een vergelijkbare tool gemaakt voor bestekken voor boomspecialistisch onderhoud n samen met Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo een marktdossier groenvoorzieningen ontwikkelen, aangevuld met analyses, verkenningen en ervaringen van het ACA GWW (kenniscentrum aanbestedingen) n het aanbieden van voorlichting en gerichte trainingen n het bevorderen van kennisnetwerken op brancheniveau 13

14 Wat verwachten we van de overheid? De Aanbestedingswet zit op zich goed in elkaar. Het is de uitvoering die te wensen over laat. Graag zouden we zien dat de overheid als wetgever bekijkt welke concrete knelpunten in de uitvoering er benoemd zouden moeten worden. Daarvoor kunnen vervolgens oplossingen worden getroffen, met daaraan gekoppeld (periodieke) monitoring. 14

15

16