FCO / FP&C Afdeling Inkoopmanagement. Nota van Inlichtingen Afdrukapparaten

Transcriptie

1 FCO / FP&C Afdeling Inkoopmanagement Nota van Inlichtingen Afdrukapparaten

2 Opdrachtgever Vrije Universiteit Facilitaire Campus Organisatie Kenmerk FCO 0050 Versie v1.0 Datum 22 mei 2012 Status Definitief Bewerking januari , VU Auteursrecht voorbehouden Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. 2

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Aanvullingen en tekstuele wijzigingen op de offerteaanvraag perceel Aanvullingen en tekstuele wijzigingen op de offerteaanvraag perceel Aanvullingen en tekstuele wijzigingen op de offerteaanvraag perceel Aanvullingen en tekstuele wijzigingen op de Algemene Inkoopvoorwaarden en overeenkomsten Aanvullingen en tekstuele wijzigingen op de conceptovereenkomst

4 1. Inleiding Voor u ligt de Nota van Inlichtingen behorende bij de Openbare procedure Europese aanbesteding voor het project Afdrukapparaten. De inhoud van deze Nota van Inlichtingen maakt deel uit van de aanbestedingsstukken en daarmee van het overeen te komen contract. Bovendien staan bij verzending van deze Nota van Inlichtingen in beginsel alle eisen vast en kunnen niet meer worden gewijzigd. Deze Nota van Inlichtingen is samengesteld uit de schriftelijke vragen die per zijn ontvangen. De vragen zijn (voor zover mogelijk) letterlijk overgenomen en geanonimiseerd in deze Nota, zoals de houder(s) van de offerteaanvraag de vragen hebben gesteld. De VU heeft de vragen en de antwoorden in deze Nota verwerkt. Deze geanonimiseerde Nota van Inlichtingen is op d.d.22 mei 2012 gepubliceerd op en daarmee verzonden aan alle houders van de offerteaanvraag. Mededelingen namens de VU: 1.Per abuis is in bijlage 6 van de offerteaanvraag, perceel 3 verkeerde aantallen machines gevraagd. Van type 6, 120 ppm, zijn 2 stuks nodig ipv 1 2.Per abuis is in bijlage 6 van de offerteaanvraag, perceel 3 verkeerde aantallen machines gevraagd. Van type 7, 230 ppm, is 1 stuks nodig ipv 2 3.Bij het aanleveren van de vragen heeft niet iedere gegadigde zich gehouden aan het verzoek van de VU om vragen per perceel te rubriceren. Ook de beantwoording is daarom niet consequent per perceel. De VU vraagt rekening te houden met de mogelijkheid dat de rubricering niet 100% aansluit. Zou zijn bij de "overige vragen" ook vragen die op percelen betrekking hebben. 4.Op 24 mei 2012 zal om uur een schouw worden gehouden. Inschrijvers die de schouw willen bijwonen dienen zich voor uiterlijk 23 mei 2012 tot uur te melden bij aanbestedingen@vu.nl o.v.v. EA afdrukapparaten Schouw. Aanmelding kan met maximaal 2 personen per inschrijver. 4

5 5.Vanaf heden kunnen in het kader van de proefsets en papier en bestanden t.b.v. de referentiedocumenten worden opgevraagd via o.v.v. EA Afddrukapparaten Referentiedocumenten. Toezending kan uitsluitend indien 1) naam van contactpersoon is vermeld en 2) adresgegevens (geen postbus) en contactgegevens worden genoemd. 6. De rangorde orde van documenten is aangepast. De huurovereenkomsten zijn bovenliggend aan de inschrijving van de Inschrijver, zie vraag 14 perceel 1. 7.De (concept) Huurovereenkomst voor perceel 2 en 3 zijn aangepast, zie bijgaande aangepaste bijlage 8. Referentiedocumenten/proefafdrukken perceel 2 en 3) is per abuis verkeerde aantallen vellen opgegeven. In de eerste regel na de tabel staat dat de oplage 5 vel moet zijn, dit is niet juist en moet 50 vel zijn. De zin moet worden: De Inschrijver dient alle aangeboden bestanden te printen in een oplage van 50 vel op het bijgeleverde papier van de VU. 9. Wegwijzer veiligheid VU wordt bij deze Nota van Inlichting bijgevoegd, zie bijgevoegde bijlage. 10. De sluitingsdatum is 6 juni 2012 tot uur, de opening volgt direct dezelfde dag om 13 uur 11. Geheimhoudingsovereenkomst wordt als bijlage aangehecht. Zie bijlage geheimhouding 3. Aanvullingen en tekstuele wijzigingen op de offerteaanvraag perceel 1 Op basis van de gestelde vragen brengt de VU de volgende wijzigingen aan in de offerteaanvraag: Vraag Pagina nummer 1 Pag. 20 van de offerte aanvraag Paragraafnummer Vraagstelling antwoord Referentieopdrachten U vraagt om 3 referenties binnen een publiekrechtelijke instelling. Echter in bijlage 2, Formaat referentieopdrachten, geeft u de mogelijkheid om privaatrechtelijk aan te kruisen. Betekent dit dat ook referenties binnen privaatrechtelijke organisaties zijn toegestaan? Minimumeisen kunnen in deze fase niet meer worden aangepast, derhalve blijven uitsluitend referenties van publiekrechterlijke organisatie akkoord. Mogelijk is inschrijven als combinatie of als onderaannemer een optie? 5

6 2 Pag. 20 van de offerte aanvraag 3 Pagina 27 van de Offerteaanvraag Referentieopdrachten 4.4.8, Implementatie Decentrale Apparatuur perceel (pag 29) Materie eisen, 1205 U vraagt om 3 referenties van minimaal 150 decentrale multifunctionals. Gaat u akkoord als wij één van de drie referenties aanbieden met een totaal van 125 of 136 decentrale multifunctionals? Aanbestedende Dienst geeft aan dat er afspraken moeten worden gemaakt over de te retourneren huidige apparatuur. Voor de door Inschrijver aan te bieden nieuwe apparatuur stelt u strenge eisen t.a.v. het wissen van aanwezige data (eis 1205). Wenst u die zelfde service bij de retourname van de huidige apparatuur, en zo ja wenst u hiervoor een (optionele) prijsopgave te ontvangen? Of ligt deze verantwoordelijkheid bij de huidige leverancier? Minimumeis is 150 stuks. Dat kan in deze fase niet meer worden aangepast. Mogelijk is inschrijven als combinatie of als onderaannemer een optie? Deze verantwoordelijkheid ligt bij de huidige leverancier. 4 Pag. 28 van de offerte aanvraag Inschrijving Eisen, eis 1104 U geeft bij de Concept Huurovereenkomst voor perceel 2 en 3, in artikel toestemming aan de opdrachtnemer, om de eigendom van de apparatuur en de volledige rechtsverhouding tot opdrachtgever, over te dragen aan de financieringsmaatschappij. Wij willen u verzoeken het zelfde artikel ( de zelfde constructie) op te nemen voor perceel 1. Gaat u hiermee akkoord? Ja, dat is akkoord 5 Pagina 31 van de Offerteaanvraag Inschrijving Eisen,1406 Aanbestedende Dienst vraagt een aantal opvraagmogelijkheden binnen de Beheersoftware uit, wat geen probleem is. Behoudens de niet standaard vraag om ook Aanschafdatum daarin op te nemen. Kan Aanschafdatum in deze opsomming komen te vervallen? Nee, de aanschafdatum is belangrijk i.v.m. CMDB van de VU en rapportages 6 Pagina 31 van de Offerteaanvraag Inschrijving Eisen, 1401 Aanbestedende Dienst geeft aan de voorkeur te geven aan centraal updaten van firmware. Inschrijver laat firmware updates echter altijd door een technisch specialist uitvoeren tijdens bijvoorbeeld (preventief) onderhoud. Hiermee wordt het risico weggenomen dat een firmware update conflicteert met huidige 6

7 7 instellingen of gebruikte additionele applicatie (b.v. Follow-Me). Aan deze actie zijn geen additionele kosten verbonden. Gaat u hiermee akkoord? 8 Pagina 36 van de Offerteaanvraag 9 Pagina 36 van de Offerteaanvraag 10 Pagina 52 en 53 van de Offerteaanvraag 11 Pagina 52 en 53 van de Offerteaanvraag 12 Pag. 57 van de offerte aanvraag 13 Pag. 57 van de offerte aanvraag Inschrijving Eisen, Inschrijving Eisen, 2313 Bijlage 5 Bijlage 5 Multifunctional Type 3 Multifunctional Type 3 Aanbestedende Dienst stelt dat beveiligd printen e.d. ook kan worden uitgezet (automatisch printen). Kunt u verduidelijken wat bedoeld wordt met automatisch printen? Aanbestedende Dienst eist o.a. ondersteuning van Linux Debian. Kan voor dit doel gebruik worden gemaakt worden van CUPS? Er worden aantallen werkelijk gerealiseerde afdrukken per jaar uitgevraagd ten behoeve van de tweemaandelijkse managementrapportage. Zouden dit geen tweemaandelijkse werkelijk gerealiseerde aantallen moeten zijn? U vraagt een tellerstand uit voor geniete blokken. Voor Office-machines is het ongebruikelijk om geniete printopdrachten te registreren. Onze machines zijn daarmee ook niet uitgerust. Kunt u deze vraag laten vervallen? U vraagt bij type 3 een minimale snelheid van 65 ppm zwart. Kunt u bevestigen dat u dus akkoord gaat met een machine met een snelheid van 65 ppm zwart en 60 ppm kleur? U vraagt bij type 3, om 3 papierlades van 500 vel en 1 lade van vel. Totaal 4 lades en vel capaciteit. De machine die wij u beogen aan te bieden, heeft 2 lades van 500 vel, 1 lade van vel en 1 lade van vel. Totaal 4 lades en vel capaciteit. Gaat u hiermee akkoord? Nee, firmware moet overal gelijk zijn en er mogen geen verschillen tussen zitten zodat het MF park in alle opzichten uniform is. Vanuit de server gestuurde printjobs worden zonder tussenkomst van gebruiker geprint. Bedoeld wordt: m.b.v. de linuxdriver moet op de multifunctional geprint kunnen worden. Vooraf: Het woord 'gerealiseerde' volume moet zijn 'gecontracteerde' volume, dit kan 0 afdrukken zijn. Inhoudelijk antwoord: Het overzicht van de dataset moet elke 2 maanden geleverd worden door inschrijver. Het 6e overzicht is automatisch een jaar. Ja, dat is akkoord. Nee, dat bevestigen wij niet. De snelheid kleur dient gelijk te zijn aan de snelheid zwart (fabrieksopgave). Dat geldt voor alle types die zowel in zwart als kleur moeten kunnen afdrukken. Ja akkoord. Naast de gevraagde configuratie gaan wij ook akkoord met de door u voorgestelde configuratie. 7

8 14 Concept Huurovereenkomst Perceel 1, Concept Overeenkomst Afdrukapparaten Wat is de verhouding tussen de Concept Overeenkomst Afdrukapparaten en de Concept Huurovereenkomst Perceel 1? Is het de bedoeling dat u gaat huren of gaat de opdrachtnemer apparaten in eigendom leveren? Of betreft deze overeenkomst alleen bijbehorende diensten? De rangorde is aangepast, zie mededelingen van de VU. De rangorde is dat de (concept) Overeenkomst prevaleert, boven de huurovereenkomst bij tegenstrijdigheden. De VU wenst de apparaten te huren. Voor zover de overeenkomst, de algemene voorwaarden van de Vrije Universiteit voor opdrachten tot het leveren van producten en/of diensten, en/of de overige bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, geldt bij de interpretatie van de overeenkomst de navolgende rangorde, waarbij de inhoud van het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: 1. de overeenkomst 2. het verslag van de PoC d.d. (datum invullen) (bijlage 1) 3. de nota van inlichtingen d.d. (datum invullen) (bijlage 2) 4. de offerteaanvraag met kenmerk (kenmerk invullen) inclusief de Algemene Voorwaarden van de Vrije Universiteit (bijlage 3) 5. De huurovereenkomsten en SLA voor perceel 1, en huurovereenkomsten perceel 2 en 3 (waarbij SLA niet van toepassing) 6. De offerte van Opdrachtnemer d.d. (datum noemen) (bijlage 4) 7. (eventuele overige relevante stukken, tekeningen, wegwijzer veiligheid VU, overzichten e.d.) (bijlage 5) 8

9 15 Pagina 3 Concept Overeenkomst Afdrukapparaten Artikel 2.2 Is het niet logischer, in tegenstelling tot artikel 2.2 van de Concept Overeenkomst Afdrukapparaten, dat de Concept Huurovereenkomst Perceel 1 prevaleert boven de Algemene Voorwaarden? Kunt u deze rangorde veranderen? Nee niet akkoord, zie vraag Concept Overeenkomst Afdrukapparaten 17 Inkoopvoorwaarden, Concept Huurovereenkomst Perceel 1, de Concept Over-eenkomst Afdrukapparaten Artikel 10 Indien van toepassing gaan we er van uit dat de VU de rechten van onze toeleverancier op standaard software zal respecteren. Kunt u hiermee instemmen? Er zijn verschillende documenten die onderdeel uitmaken van het bestek en elkaar op bepaalde onderwerpen overlappen of tegenspreken. Welke rangorde, als het gaat om het laten prevaleren van de inhoud van een documenten boven een ander document, moeten we aanhouden? Graag zouden we deze vraag beantwoord zien voor in ieder geval de Concept Huurovereenkomst Perceel 1, de conceptovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Opdrachtgever gaat niet bij voorbaat al zonder meer akkoord met voorwaarden van derden (bijvoorbeeld een Softwareproducent die aan Opdrachtnemer levert). Indien zich specifieke situaties voordoen is Opdrachtgever bereid om te onderzoeken of de voorwaarden van de derde partij geaccepteerd kunnen worden. niet akkoord, zie vraag Pag. 8 van de Inkoopvoorwaarden Artikel 9.2 De bepalingen in dit artikel lijken voorbij te gaan aan het feit dat de huurovereenkomst een overeenkomst is voor bepaalde tijd die niet zomaar mag worden ontbonden zonder de resterende en overeengekomen huurtermijn te voldoen. Bent u zich hiervan bewust en zou u misschien een aanpassing in het artikel willen aanbrengen zodat het artikel meer recht doet aan bovenstaand voorgelegd feit. In artikel 17.2 van de (concept) Overeenkomst wordt verwezen naar de looptijd. Zie ook vraag 14 9

10 19 Pag. 10 en 11 van de Inkoopvoorwaarden Artikel 14 Wij hebben begrip voor uw schade aansprakelijkheid bepaling, maar de formulering van deze bepaling betekent echter een onverantwoord bedrijfseconomisch risico voor Inschrijvende partijen en het is niet te verzekeren. Derhalve willen wij verzoeken dit artikel te heroverwegen en een beperking van de aansprakelijkheid op te nemen in de huurovereenkomst, inhoudende dat Opdrachtnemer aansprakelijk is voor de directe schade veroorzaakt door schuld van haar en/of haar personeel, met een maximum van per gebeurtenis en met een maximum van per verzekeringsjaar. Wij zijn van mening dat deze dekking zeker marktconform is. Kunt u hiermee akkoord gaan? Opdrachtnemer is aansprakelijk voor de directe schade veroorzaakt door schuld van haar en/of haar personeel, met een maximum van per gebeurtenis en met een maximum van per verzekeringsjaar. 20 Pag. 11 van de Inkoopvoorwaarden Artikel 15 Opdrachtnemer gaat er vanuit dat zij wettelijk verzekerd moet zijn voor bedrijfsaansprakelijkheid, waaronder begrepen (product) aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van u en derde(n) en dat de door u genoemde beroepsaansprakelijkheidsverzekering niet van toepassing is, aangezien dit niet gebruikelijk is in de branche waarin Opdrachtnemer actief is. Is deze veronderstelling juist? Mag Opdrachtnemer volstaan met het op uw eerste verzoek ter hand stellen van haar verzekeringscertificaat bijvoegen waaruit het verzekerde bedrag blijkt? Omdat personeel in het kader van fleetmanagement voor perceel 1 van toepassing is, blijft dit artikel van kracht. 21 Pag. 18 van de Inkoopvoorwaarden Artikel 27.6 Lid 6 van dit artikel lijkt niet opportuun voor de beoogde overeenkomst. Kunt u artikel 27 lid 6 laten vervallen? Omdat personeel in het kader van fleetmanagement voor perceel 1 van toepassing is, blijft dit artikel van kacht. 10

11 22 6 Begrippenlijst Uit uw begrippenlijst is niet direct op te maken wat u onder niet-beschikbaarheid verstaat. Inschrijver gaat er vanuit dat u met niet-beschikbaarheid bedoelt dat een apparaat niet naar behoren functioneert vanwege een technische storing van het apparaat zelf dan wel slecht leesbare of onleesbare afdrukken produceert, evenwel met uitzondering van preventief en correctief onderhoud, vernieling of beschadiging t.g.v. toerekenbare tekortkoming of nalatigheid opdrachtgever en van calamiteiten zoals brand, waterschade e.d. Is deze aanname juist? U geeft hier aan dat ingangsdatum voor perceel 1 zal zijn op 31 september, echter in de planning op pagina 12 gaat u uit van 31 augustus, waar dient Inschrijver van uitgaan? De overeenkomst treedt inwerking met ingang van 31 september 2012 voor een periode van 5 jaar. 24 Mag Inschrijver er vanuit gaan dat als de startdatum verschuift, de expiratiedatum evenredig wordt aangepast zodat de initiële looptijd gerespecteerd blijft? Het noemen van een aanvangsdatum van de overeenkomst in deze fase is naar mening van Inschrijver gevaarlijk aangezien door allerlei onvoorziene omstandigheden daadwerkelijke uitrol van machines later plaats kan vinden. Mag Inschrijver ervan uitgaan dat de ingangsdatum van de overeenkomst gelijk valt met de levering van de machines? 12 Graag verneemt Inschrijver wie (rol en/ of functie) er in het projectteam plaats neemt en de beoordeling uit voert. De VU hanteert de volgende definitie: "Een Apparaat is Niet Beschikbaar, als het niet kan afdrukken (geen papier of toner in het apparaat) of niet functioneert vanwege een technische en/of softwarematige Storing dan wel, ter beoordeling van de VU, slechte Afdrukken produceert". Gebruiksklare oplevering op 31 augustus 2012 en ingangsdatum overeenkomst per 1 september Als dat het geval zou zijn mag inschrijver vanuit gaan. Echter, inschrijving betekent dat Inschrijver akkoord gaat met een gebruiksklare oplevering per 31 augustus 2012 voor perceel 1. Nee, daar mag inschrijver niet vanuit gaan. De gebruiksklare oplevering moet uiterlijk op 31 augustus 2012 zijn afgerond. Inschrijver kan er op vertrouwen dat er aangaande de verschillende percelen binnen een multidisciplinair samengesteld team met materiedeskundige projectleden 11

12 beoordeeld wordt U vraagt één origineel exemplaar aan te leveren, evenals 3 dubbelzijdige kopieën. Is het ook toegestaan 4 enkelzijdig afgedrukte originelen in te dienen? Zo niet, kunt u dan instemmen met 4 originelen waarvan 1 enkelzijdig en 3 dubbelzijdig afgedrukte exemplaren? U geeft aan dat de aanbieding op iedere pagina van een paraaf voorzien dient te worden. Middels het ondertekenen van de stukken door een tekenbevoegd persoon staat Inschrijver al garant voor de inhoud van het voorstel. Wij zouden u dan ook willen verzoeken om af te zien van het paraferen van de stukken. Kunt u hiermee akkoord gaan? 29 Indien u er toch prijs op stelt dat iedere pagina wordt geparafeerd dan verzoekt Inschrijver uw akkoord voor parafering door een daartoe gevolmachtigde medewerker van Inschrijver en ondertekening op daartoe aangegeven plaatsen door een vertegenwoordigingsbevoegde functionaris. Kunt u hiermee instemmen? Enkelzijdig afdrukken is akkoord. 1 map dient origineel te zijn, voor de overige voorschriften verwijst de VU naar de voorschriften voor het indienen van een inschrijving Iedere pagina, en alle bijlagen, dienen op iedere pagina geparafeerd te worden Een gevolmatchtigde medewerker is ook prima, echter in dat geval dient een volmacht bij de inschrijving te worden toegevoegd, ondertekend door de rechtsgeldig bevoegde persoon U geeft aan dat op de verpakking de sluitingsdatum van 4 juni vermeld dient te worden. In de planning staat 6 juni vermeld. Welke datum is leidend? 6 juni 2012 is de sluitingsdatum en is leidend. Deze datum dient vermeld te worden in uw inschrijving 12

13 Ons jaarverslag wordt ieder jaar beoordeeld en getekend door een externe accountant. In dit jaarverslag is ook een accountantsverklaring toegevoegd. De cijfers die wij in moeten vullen in de bijlage Financiële kengetallen (bijlage H) komen ook uit dit jaarverslag. Mogen wij, in verband met de hoge kosten die met het inhuren van een accountant gemoeid zijn, gebruik maken van de accountantsverklaring in het jaarverslag, de cijfers zijn immers al gecontroleerd? 32 Indien u niet met bovenstaande akkoord kunt gaan, gaat u er dan mee akkoord dat deze verklaring getekend wordt door een interne accountant / Register Controller? U vraagt hier omzet uitgespecificeerd naar onderwerp van de onderhavige opdracht binnen een boekjaar. Het is voor Inschrijver niet mogelijk om dit uit te splitsen aangezien in de omzet alles geconsolideerd wordt door onze moedermaatschappij. Kunt u akkoord gaan met opgave van de omzet van het betreffende boekjaar voor de inschrijvende Business Unit? Inschrijver verwacht dat de aan te bieden apparatuur foutloos werkt met de beschreven netwerkomgeving. Vooraf is echter 34 moeilijk in te schatten hoe alles zal reageren bij een daadwerkelijke implementatie. Mag inschrijver er van uitgaan dat hij de kans krijgt eventueel geconstateerde fouten/conflicten van de aangeboden apparatuur binnen de netwerkomgeving te corrigeren? Kan VU bevestigen dat zij verantwoordelijk is voor haar eigen infrastructuur en dat daarmee de gewenste ondersteuning zich beperkt tot het inzetten van kennis en kunde, gerelateerd aan de door leverancier geleverde componenten? In eerste aanleg kan worden volstaan door gebruik te maken van de eigen verklaring. Echter bij gunning dienen de bewijsstukken over de omzetten te worden aangetoond. Een interne accountant is niet akkoord. Zie hiervoor hoofdstuk uit de offerteaanvraag. Nee, zie offerteaanvraag Ja, daar mag/kan inschrijver vanuit gaan. Wel dient inschrijver dan te kunnen garanderen dat de gebruiksklare oplevering per 31 augustus 2012 niet in gevaar komt. Ja 13

14 Kan de VU garanderen dat alle machines via het netwerk opengesteld worden voor het doorgeven van tellerstanden en monitoring data? U eist hier van opdrachtnemer dat zij factureren middels aangeleverde tellerstand gegevens via P- Counter van Xafax. Het is voor opdrachtnemer niet acceptabel om met deze voorwaarde akkoord te gaan. Nee, er zijn Machines die in een beveiligde zone staan of vanwege productiedoeleinden niet aan een follow me systeem zijn gekoppeld Nee, niet akkoord. Alleen facturatie via XAFAX is acceptabel. 38 De te leveren apparatuur beschikt over de nieuwste technologie waarbij zeer accuraat en betrouwbaar tellerstanden worden geregistreerd en kunnen worden uitgelezen. Hierdoor is de tussenkomst van Xafax voor facturatie en aanleveren gegevens niet nodig. 39 Wij verzoeken u deze eis te laten vervallen en de opgave en afrekening van tellerstanden via opdrachtnemer te laten verlopen en niet via derden Eisen, 1204, 1305, 2200, 2211, 2212, 2300, 2302, Paragraaf Eis 1305 Al deze zaken dienen door Xafax ingevuld te worden, aangezien deze via het accounting systeem van P- counter lopen, Inschrijver is dan ook van mening dat opdrachtnemer hier niet verantwoordelijk voor gehouden kan worden, kunt u hiermee akkoord gaan? "Inschrijver levert apparatuur die zonder tussenkomst van een medewerker van de VU eens per maand de tellerstanden..." Inschrijver kan de tellerstanden op afstand uitlezen, echter is hiervoor wel een contactpersoon nodig om de autorisaties te regelen en de software tool geïnstalleerd bij Opdrachtgever te onderhouden. Tevens dienen afspraken te worden gemaakt over apparatuur die uitstaan of niet in het netwerk hangen. Mag Inschrijver er van uit gaan (gezien eis 1404) dat dit de Senior Medewerker Bedrijfsvoering betreft? Nee, het is de combinatie die goed moet functioneren. Inschrijver heeft hier ook zijn aandeel in. Ja, dat is correct. 14

15 42 32 Paragraaf Eis Paragraaf 4.5.5, Eis 1501 t/m 1503 De tonercardridges van Inschrijver bevatten geen van de componenten van het tonerafval (voornamelijk toner en papierstof). Onze tonercardridges kunnen dus worden vermeld als niet gevaarlijk en kunnen bij het bedrijfsafval. Kan Aanbestedende Dienst hiermee akkoord gaan? In Eis 1501 t/m 1503 geeft u een opsomming van bewijsmiddelen. Kan inschrijver volstaan met het verstrekken van één van de bewijsmiddelen per eis (verklaring dat aan de eis voldaan wordt), of wilt u alle opgesomde bewijsmiddelen ontvangen? Conform Europese en Nederlandse regelgeving is inschrijver gehouden om verpakkingsmateriaal retour te nemen. Daarnaast wil de VU alle leveranciers op een gelijke wijze stimuleren recycling van tonerverpakkingen te realiseren. Inschrijver kan volstaan met het verstrekken van één van de bewijsmiddelen per eis Paragraaf , eis 1607 Leverancier begrijpt uw vraag om flexibiliteit m.b.t. het kunnen bijplaatsen van MFP s tegen dezelfde condities gedurende de gehele contractduur, maar is niet marktconform en dit zal een ongunstig effect hebben op de prijsstelling in verband met op voorhand risico s moeten incalculeren. Kan Aanbestedende dienst akkoord gaan met bijplaatsingen tegen dezelfde condities tot maximaal 1 jaar voor einde contractsduur? Zie de artikelen 15.1 t/m 15.4 van de huurovereenkomst waarin percentages staan vermeld. 45 In het geval dat de bij te plaatsen machines dezelfde einddatum krijgen als de apparaten die bij aanvang van de overeenkomst worden geplaatst, is de aanbestedende dienst zich er dan van bewust dat dit risico s voor de aanbieder met zich meebrengt in verband met het verstrijken van de economische en/of technische levensduur? Wij willen u verzoeken om na het eerste contractjaar refurbished apparatuur bij te mogen plaatsen dat voldoet aan het programma van eisen en volledig aansluit op het gevraagde daarin. Kunt u hiermee akkoord gaan? Zie artikel 15.5 van de huurovereenkomst. 15

16 46 34 Eis 2202 Opdrachtgever eist een rapportage van de beschikbaarheid per 2 maanden. Aangezien Opdrachtnemer apparaten aanbied die slechts enkele keren per jaar een storingsincident hebben, kan een rapportage per 2 maanden een sterk vertekent beeld opleveren. Opdrachtnemer verzoekt daarom dit aan te passen naar een rapportage per 3 maanden. Kan Opdrachtgever daarmee akkoord gaan? Nee, niet akkoord. 1 keer per 2 maanden volgt ons planning en control cyclus en blijft gehandhaafd Paragraaf 4.6.1, eis 2107 U geeft hier aan dat door omstandigheden momenteel nog niet alle machines aan Xafax zijn gekoppeld, zolang alles niet gekoppeld is, is het zowel voor Xafax als voor Inschrijver niet mogelijk om bepaalde zaken aan te leveren die u wel eist. Kan VU bevestigen dat P- counter probleemloos op alle aangeboden apparaten van Opdrachtnemer zal werken op het moment dat implementatie is afgerond? Nee, dat bevestigen wij niet. Het is de combinatie die goed moet functioneren. Inschrijver heeft hier ook zijn aandeel in. Niet alle machines zullen uberhaupt aangesloten worden op P-counter Eis 3200 Voor een productie apparaat op de repro is een beschikbaarheid van 96% niet haalbaar. Inschrijver verzoekt Opdrachtgever de beschikbaarheid van de repro apparaten aan te passen naar 95%. Is Opdrachtgever daartoe bereid? Ja, akkoord. De eis wordt 95%. 37 Eis 3200 Opdrachtgever eist een rapportage van de 49 beschikbaarheid per 2 maanden. Een rapportage per 2 1 keer per 2 maanden is conform de maanden kan een sterk vertekent beeld opleveren. planning en control cyclus van de VU Opdrachtnemer verzoekt daarom dit aan te passen naar en zal daarom gehandhaafd blijven. een rapportage per 3 maanden. Kan Opdrachtgever daarmee akkoord gaan? 16

17 50 37 Eis 3201 Opdrachtgever eist een oplostijd van een storing van maximaal 4 uur na melding. Een maximale oplostijd van 4 uur is voor een hoogvolume productie apparaat in een repro omgeving niet marktconform en alleen realiseerbaar tegen hoge additionele kosten. Inschrijver kan een economisch voordeliger aanbieding doen, indien Opdrachtgever bereid is deze eis te wijzigen in een maximale oplostijd van 6 uur. Is Opdrachtgever daartoe bereid? Nee, de inschrijver dient aan te geven welke kosten met 4 uur oplostijd gemoeid is Eis 4200 Voor een productie apparaat op de repro is een beschikbaarheid van 96% niet haalbaar. Inschrijver verzoekt Opdrachtgever de beschikbaarheid van de repro apparaten aan te passen naar 95%. Is Opdrachtgever daartoe bereid? Ja zie ook het antwoord bij vraag Eis 4200 Opdrachtgever eist een rapportage van de beschikbaarheid per 2 maanden. Een rapportage per 2 maanden kan een sterk vertekent beeld opleveren. Opdrachtnemer verzoekt daarom dit aan te passen naar een rapportage per 3 maanden. Kan Opdrachtgever daarmee akkoord gaan? Eis 4201 Opdrachtgever eist een oplostijd van een storing van maximaal 4 uur na melding. Een maximale oplostijd van 4 uur is voor een hoogvolume productie apparaat in een repro omgeving niet marktconform en alleen realiseerbaar tegen hoge additionele kosten. Inschrijver kan een economisch voordeliger aanbieding doen, indien Opdrachtgever bereid is deze eis te wijzigen in een maximale oplostijd van 6 uur. Is Opdrachtgever daartoe bereid? Nee. de VU ervaart een periode van twee manden als geen enkel probleem. Het vertekende beeld heeft alleen te maken met de rapportagemethodiek van de leverancier Nee, de inschrijver dient aan te geven welke kosten met 4 uur oplostijd gemoeid is Bijlage 5, rapportage eisen "Twee maandelijkse volume aantal geniete blokken" -geldt dit voor alle percelen? Nee, alleen perceel 2 en 3 -wat is de definitie van geniete blokken? Een geniet blok is een met nietjes gebonden set afdrukken. 17

18 55 55 bijlage 6 type 1 Bij Afdrukken staat: originelen en afdrukken in A4 als eis en verderop staat bij Afwerking: automatische documenteninvoer met omkeerinrichting (A4/A3) Waar dient Inschrijver van uitgaan? A4 originelen en afdrukken is voor dit type standaard in de markt. De automatische documenteninvoer met omkeerinrichting moet alleen geschikt zijn voor A4. 56 Concept overeenkomst Perceel 1, algemeen 57 Concept overeenkomst Perceel 1, artikel 1.24 Inschrijver mist een artikel waarin de looptijd is geregeld, wilt u deze nog toevoegen? Inschrijver is van mening dat uw definitie niet volledig is. Inschrijver gaat er vanuit dat u met nietbeschikbaarheid bedoelt dat een apparaat niet naar behoren functioneert vanwege een technische storing van het apparaat zelf dan wel slecht leesbare of onleesbare afdrukken produceert, evenwel met uitzondering van preventief en correctief onderhoud, vernieling of beschadiging t.g.v. toerekenbare tekortkoming of nalatigheid opdrachtgever en van calamiteiten zoals brand, waterschade e.d. Is deze aanname juist? De looptijd van 60 maanden is benoemd, en na gunnen zullen de resteren gegevens in de concept overeenkomst worden toegevoegd. Zie in de overeenkomst (artikel 17.2) Zie het antwoord bij vraag Concept overeenkomst Perceel 1 artikel 2.1 In de offerteaanvraag eis 1106 wordt gestelt dat: "In principe worden alle geoffreerde apparaten afgenomen, maar door de tijdspanne die is gelegen tussen het moment van het opstellen van de offerteaanvraag en de uiteindelijke levering na gunning, is de VU gerechtigd een afwijking van 5% van het aantal geoffreerde producten toe te passen." In artikel 2.1 staat onbeperkt. Kan Inschrijver er van uitgaan dat dit ook beperkt is tot 5%? Ja, akkoord, daar mag/kan inschrijver vanuit gaan. Concept Opdrachtgever wenst Nadere Overeenkomsten te Ja, hiertoe is de VU bereid. 18

19 59 overeenkomst Perceel 1 artikel Concept overeenkomst Perceel 1 artikel sluiten. In het bestek is niet geregeld hoe deze tot stand komen (per , schriftelijk in tweevoud) en wie bevoegd is deze te tekenen. Indien Inschrijver de opdracht gegund krijgt zou zij dit graag vooraf afspraken over maken zodat het orderproces geen hinder ondervindt van navraag m.b.t. bevoegdheid etc. bent u hiertoe bereid? Wij hebben er begrip voor dat een geval van nietgebruiksklaar opstellen aanleiding kan zijn tot het verschuldigd zijn van een boete. Wilt u hier wel aan toevoegen dat de niet-beschikbaarheid toerekenbaar dient te zijn aan de leverancier? Nee, niet akkoord. 61 Aangezien na verloop van tijd het voor Inschrijver niet te verifiëren is of schade is ten gevolge van de aflevering of installatie e.d. verzoeken wij u navolgende bepaling als 3.8 toe te voegen. Bent u hiertoe bereid? Nee, niet akkoord. 62 Transportschades en schade aan eigendommen van Opdrachtgever ten gevolge van de aflevering, installatie of het retourhalen van Producten van Opdrachtnemer dienen direct (doch uiterlijk binnen 24 uur) gemeld te worden aan de vervoerder en Opdrachtnemer. Opdrachtnemer aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor bedoelde schade indien melding van de schade niet of te laat aan Opdrachtnemer wordt gedaan. 63 Concept overeenkomst Perceel 1 artikel 5.3 Bent u bereid ter bescherming van de eigendomsrechten van Inschrijver navolgende op te nemen? Nee, niet akkoord. Verdere verplichtingen van Opdrachtgever 19

20 Tijdens de duur van de overeenkomst en na beëindiging daarvan -tot verwijdering van de Hardware uit het pand van Opdrachtgever door of namens Opdrachtnemer- zal Opdrachtgever: a. Opdrachtnemer onmiddellijk informeren zodra de Hardware beschadigd is of niet goed functioneert. Opdrachtgever zal Hardware niet zelf repareren en niet door een andere persoon, firma of onderneming dan Opdrachtnemer laten repareren of een onderdeel ervan laten vervangen; b. Opdrachtnemer en elke door Opdrachtnemer daartoe gemachtigde persoon, firma of onderneming toestaan de Hardware gedurende de kantooruren van Opdrachtnemer te inspecteren en te servicen; c. niet toestaan of dulden dat andere personen dan Opdrachtgever, zijn employees of anderen die werkzaamheden voor hem verrichten de Hardware gebruiken, tenzij daartoe vooraf schriftelijk toestemming van Opdrachtnemer is verkregen; d. de Hardware buiten elke fiscale en gerechtelijke actie en/of procedure houden en zodra de Hardware daarbij betrokken mocht raken alle betrokken partijen onmiddellijk van de overeenkomst op de hoogte brengen; e. de Hardware ten behoeve van Opdrachtnemer houden en Opdrachtnemer onmiddellijk informeren zodra Opdrachtgever de feitelijke macht daarover verliest en zodra hem enige omstandigheid ter kennis komt die daartoe zou kunnen leiden. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer verder alle noodzakelijke informatie verschaffen om Opdrachtnemer's belangen te beschermen. 20

21 64 9 Concept overeenkomst Perceel 1 artikel Concept overeenkomst Perceel 1 artikel 10.1 "In de in lid 8.6 genoemde gevallen verricht Opdrachtnemer de werkzaamheden uitsluitend na uitdrukkelijke goedkeuring door de verantwoordelijke, als vermeld in de overeenkomst (Artikel 6)." In Artikel 6 staat geen verantwoordelijke genoemd. Kan Opdrachtgever aangeven wie hiervoor verantwoordelijk is? Of kan Inschrijver er van uit gaan dat dit in de SLA wordt vastgelegd? Opdrachtgever eist een responstijd van 1 uur voor meldingen betreffende apparatuur. Dit is voor een apparaat in een office omgeving niet marktconform en alleen realiseerbaar tegen hoge additionele kosten. Inschrijver kan Opdrachtgever een economisch voordeliger aanbieding doen, indien Opdrachtgever de responstijd op max. 4 uur zet. Dit is ook meer in lijn met de door Opdrachtgever gevraagde Oplostijd van 8 uur. Is Opdrachtgever daartoe bereid? Inschrijver kan er van uit gaan dat dit in de SLA wordt vastgelegd. De VU is van mening dat dit is wel realiseerbaar omdat er fleetoperators aanwezig zijn. 66 Concept overeenkomst Perceel 1 artikel Concept overeenkomst Perceel 1 artikel Concept overeenkomst Perceel 1, pagina 11 Inschrijver zal zich uiteraard houden aan de bij u geldende voorschriften mits wij deze vooraf van u ontvangen. Gaat u hiermee akkoord? "Mutaties in Apparatuur kunnen uitsluitend worden uitgevoerd na uitdrukkelijke goedkeuring door de verantwoordelijke, als vermeld in de overeenkomst (Artikel 6), van de VU. In Artikel 6 staat geen verantwoordelijke genoemd. Kan Opdrachtgever aangeven wie hiervoor verantwoordelijk is? Of kan Inschrijver er van uit gaan dat dit in de SLA wordt vastgelegd? Kunt u een voorbeeld geven van hoe deze boete wordt berekend? Zal worden bijgevoegd (Wegwijzer Veiligheid VU). Inschrijver kan er van uit gaan dat dit in de SLA wordt vastgelegd. Volgens de VU is de boete(opbouw) hiermee voldoende beschreven. 21

22 Opdrachtnemer garandeert een Beschikbaarheid van 98%. Indien de Beschikbaarheid van een Apparaat in een doorlopende, aaneengesloten periode van twee kalendermaanden beneden het gegarandeerde percentage is gedaald, dan zal de VU Opdrachtnemer hiervan op een te achterhalen manier op de hoogte stellen. Opdrachtnemer zal voor het onderhavige Apparaat per omgaande een vervangend apparaat installeren of een ander passende oplossing bieden. Dit ter beoordeling aan de VU. Tevens zal voor ieder procent van de verminderde inzetbaarheid met terugwerkende kracht, vanaf de eerste melding door de VU een kortingspercentage van 12,5% op het Huurbedrag en overige maandelijkse kosten worden gehanteerd U vraagt nieuwe inschrijvers verplichtingen over te nemen die van de huidige leverancier omwille van aanbestedingstechnische redenen zijn overgedragen naar opdrachtgever. Vervolgens moeten nieuwe inschrijvers onderhoudsovereenkomsten gaan afsluiten. Wij willen u verzoeken deze eis te laten vervallen. Nieuwe inschrijvers zijn in het nadeel ten opzichte van de huidige leverancier vanwege onder meer de volgende redenen: - Voor nieuwe inschrijvers is niet in te schatten in hoeverre de boekwaarde van een reële weergave is van waarde die de afwerkingapparatuur vertegenwoordigt en of huidige leverancier hier mogelijk een voordeel geniet Eis blijft gehandhaafd. 22

23 71 - De kans dat de huidige leverancier tegen lagere kosten een onderhoudscontract bij zichzelf kan afsluiten t.o.v. de andere inschrijvers is niet ondenkbaar, waardoor er een ogenschijnlijk voordeel wordt geboden aan de huidige leverancier Afrekenen afdrukvolume Perceel 1 De VU zal voor de afrekening naar de leverancier uitgaan van de registratie van de Xafax. VU levert binnen vijf werkdagen na het einde van een periode van 2 kalendermaanden (in een Excel formaat) de door Pcounter geregistreerde aantal afdrukken. Deze afdruken verbruiksaantallen kunnen door Inschrijver in rekening gebracht worden. VU en Inschrijver behouden zich het recht voor de registratie vanuit de Xafax apparatuur te vergelijken met de door Inschrijver aangeleverde managementinformatie (dataset). Grote afwijkingen naar beoordeling van de VU kunnen onderwerp van discussie zijn. Bij eventuele verschillen prevaleren de meeste gunstige uitkomsten voor de VU en zijn die van toepassing op de verrekening en daarmee de facturering. Overleg over afdruk- en verbruikscijfers kan alleen plaatsvinden wanneer Inschrijver in voldoende mate aan zijn informatieplicht heeft voldaan. Het betreft hier volledigheid en tijdigheid van geleverde informatie van de tweemaandelijkse managementrapportage, zie Bijlage 5. 23

24 73 U geeft aan dat bij eventuele verschillen de meest gunstige uitkomsten prevaleren voor de VU en dat die van toepassing zijn op de verrekening en daarmee de facturering. Aangezien de aantallen gemaakte afdrukken gerapporteerd worden uit applicaties van derden (Xafax en Pcounter) heeft inschrijver geen controle op de juistheid van de gerapporteerde aantallen afdrukken. Inschrijver is daarom van mening dat alleen de meest gunstige tellerstanden prevaleren tot een maximum verschil van 2% Ja, akkoord. De meest gunstige tellerstanden gelden voor de VU en prevaleren tot een maximum verschil van 2% Inschrijver levert kosteloos een management Eis 2208 rapportage (digitaal bestand) met daarin, per Apparaat 74 alsook van de gehele populatie van Apparaten, ten Twee maanden is conform de minste de volgende informatie: serienummer, type, planning en control cyclus van de VU firmware versie, mac-adres en opties conform de en zal daarom gehandhaaft blijven. bestelling aangevuld met locatie, ruimtenummer, benaming, netwerkgegevens, naam/type van het te vervangen Apparaat, aanschafdatum, geplande vervangingsdatum en andere configuratie-instellingen (bijvoorbeeld adresboeken/gebruikerscode/ faxnummer/naam/etc). Belangrijk is dat inschrijver ook de printerbenaming van de VU meeneemt. Vervolgens wordt twee maandelijkse een geüpdate versie van dit bestand aan de VU gestuurd, conform Bijlage 5. Inschrijver heeft een standaard rapportagefrequentie van 3 maanden (per kwartaal) Gaat VU akkoord gaan met een rapportage per 3 maanden? Bent u bereid de retour- en conversiebevoegdheid Eis 2204, 2205 samen te beperken tot 10% van de startpopulatie, waarbij bij overschrijding hiervan de volledige Overeenkomst restantverplichting aan maandelijkse huurbedragen zal Perceel 1, art. 15.1, worden vergoed? Eis 2207, Eis 2207 en de bepaling in de SLA van de overeenkomst voor perceel 1 zijn niet met elkaar in overeenstemming. Nee, niet akkoord. Het aantal geprognosticeerde verhuizingen staat vermeld in het prijzenblad. 24

25 Overeenkomst Perceel 1 SLA Hierdoor is het onduidelijk hoeveel verhuisbewegingen onderdeel zouden moeten zijn van de aangeboden prijzen. Kunt u daarom aangeven hoeveel verhuizingen per jaar onderdeel dienen te zijn van de aanbieding? Indien dit niet mogelijk is, verzoekt Inschrijver om voor verhuizingen een tarief op te nemen in de prijzenbladen. Kunt u hiermee akkoord gaan? 36 Eis 2311 U vraagt voor alle configuraties van perceel 1 om (genuine) Postscript Level 3 ondersteuning. PostScript wordt vooral in grafische omgevingen gebruikt, in een office omgeving is dit geen gebruikelijke eis,. Over het algemeen wordt er via PCL5 of 6 geprint, ook pdf bestanden kunnen via deze printtaal goed worden afgedrukt. Post Script is een licentiegebaseerde technologie van Adobe met een (aanzienlijk) kostprijsverhogend effect. In de praktijk kan het zo zijn dat u nu gaat betalen voor een oplossing die u niet nodig heeft. Postscript 3 is verplicht 77 Wij vragen u deze eis om te zetten naar een optie, kunt u hiermee akkoord gaan? 78 U zou dan ook kunnen kiezen om enkele specifieke apparaten wel te voorzien van deze technologie Concept huurovereenkomst perceel 1 Artikel 3.3 Inschrijver is van mening dat er nu 2 boetes genoemd worden in de overeenkomst voor een en dezelfde overtreding. Kunt u meer duidelijkheid geven over te toepasbaarheid van artikel 3.1 van deze overeenkomst in relatie tot artikel 3.3? Artikel 3.1 betreft gebruiksklare levering op 31 augustus 2012 en artikel 3.2 en 3.3 hebben betrekking op oveige/nadere opdrachten. 25

26 80 7 Concept huurovereenkomst perceel 1 Artikel U verwijst naar artikel 21 van de overeenkomst. Inschrijver wijst u op het feit dat er geen artikel 21 deel uitmaakt van deze overeenkomst. Kunt u hierover meer duidelijkheid verschaffen? Dit moet artikel 17 zijn van de concept overeenkomst & 5 Concept huurovereenkomst perceel algemeen en Algemene Inkoopvoorwaarden artikel 4 Hoewel inschrijver begrip kan opbrengen voor (fatale) termijnen en nakoming van contractuele verplichtingen verzoekt zij u er mee in te stemmen dat er een ingebrekestelling vooraf gaat aan het inroepen van de aan u toekomende rechten in geval van verzuim. Bent u hiertoe bereid? Nee, niet akkoord Concept huurovereenkomst perceel 1 Opdrachtnemer garandeert een Beschikbaarheid van 98%. Indien de Beschikbaarheid van een Apparaat in een doorlopende, aaneengesloten periode van twee kalendermaanden beneden het gegarandeerde percentage is gedaald, dan zal de VU Opdrachtnemer hiervan op een te achterhalen manier op de hoogte stellen. Opdrachtnemer zal voor het onderhavige Apparaat per omgaande een vervangend apparaat installeren of een ander passende oplossing bieden. Dit ter beoordeling aan de VU. Tevens zal voor ieder procent van de verminderde inzetbaarheid met terugwerkende kracht, vanaf de eerste melding door de VU een kortingspercentage van 12,5% op het Huurbedrag en overige maandelijkse kosten worden gehanteerd Inschrijver heeft een standaard rapportagefrequentie van 3 maanden (per kwartaal) Gaat VU akkoord gaan met een rapportage en berekening van de beschikbaarheid per 3 maanden? Nee, niet akkoord Concept huurovereenkomst perceel 1 De te sluiten overeenkomst alsmede de in Nederland geldende wet bieden voldoende mogelijkheden om nakoming, ontbinding en/of schadevergoeding te Nee, niet akkoord. 26

27 9.1 en 10.3 en vorderen. Bent u bereid de boetebepalingen te laten Perceel 2/3 artikel vervallen dan wel hier een lager maximum aan te 4.3 en 10.1 en 11.2 verbinden zonder het straffend karakter van de boete tekort te doen? 10 Overeenkomst perceel 1 85 Artikel 10.3 Reactie en oplostijden Aanbesteder eist een oplostijd van 8 uur. Inschrijver kan dit bieden maar vraagt aanbesteder wel enige coulance. In 95% van de gevallen zijn de onderdelen op voorraad, in de overige gevallen zullen deze moeten worden besteld en zullen deze overnight worden afgeleverd. Bent u bereid de boete op de oplostijd te laten vervallen als er sprake is van deze uitzonderingssituatie (maximaal 5%)? Het beschikbaarheidpercentage blijft onverkort van kracht. Nee, niet akkoord Concept huurovereenkomst perceel 1 Het onderhavige Apparaat moet na Reparatie weer 100% operationeel opgeleverd worden. Indien Opdrachtnemer de gegarandeerde Oplostijd overschrijdt, is de VU voor ieder overschreden uur (of een deel ervan) gerechtigd een boete te heffen, die per heel uur gelijk is aan 10% van het maandelijkse Huurbedrag van het onderhavige Apparaat. De eventuele sanctie is per overschrijding gemaximeerd tot 100% van het maandelijkse Huurbedrag, doch met een minimum van 10,- per geval. De maximering geldt per afzonderlijk Apparaat en per afzonderlijke overschrijding. In het geval dat Opdrachtnemer binnen de gegarandeerde Oplostijd Nee, niet akkoord in een adequate uitwijkmogelijkheid als bedoeld in Artikel 11 voorziet, waarbij nog geen sprake is van een langdurige Storing, is Opdrachtnemer geen boete verschuldigd. 27

28 88 Er is een boete van toepassing op de beschikbaarheid. U vraagt ook een boete indien de oplostijd wordt overschreden. Het overschrijden van de oplostijd heeft direct effect op de beschikbaarheid en inschrijver is van mening dat dit een boete op boete betreft. Inschrijver is een bereid om een van beide boetes te handhaven waarbij VU de keuze heeft welke boete gehandhaafd wordt. Gaat u hiermee akkoord? 89 Algemene vraag met betrekking tot P1 in relatie tot P2/3 Inschrijver heeft sterk het vermoeden dat er een deel van de overeenkomst ontbreekt aangezien belangrijke passages met betrekking tot onder andere maar niet uitsluitend aansprakelijkheid/ontbinding ed. niet opgenomen zijn in P1 (e n wel in P2/3). Hoe dienen Inschrijvers de overeenkomst P1 te lezen in relatie tot de ontbrekende passages? Mogen Inschrijvers ervan uitgaan dat P2/3 ook van toepassing zal zijn er derhalve aangepast zal worden in lijn met P2/3? Voor perceel 1, 2 en 3 geldt dat de (concept) overeenkomst als bovenliggende overeenkomst. In artikel 17 staat een passage over ontbinding, in de algemene inkoopvoorwaarden wordt in artikel 14 aansprakelijkheid beschreven Referentieopdrachten Perceel 1 Aanbieder dient te voorzien in 3 referenties met Levering, Installatie en Implementatie op meerdere vestigingen van minimaal 150 decentrale Multifunctionals kleur en/of zwart. Tevens dient dit te zijn uitgevoerd als hoofdaannemer en in een publiekrechtelijke instelling. Aanbieder verzoekt u om de referentieverzoeken als volgt aan te passen: - 3 referenties met Levering, Installatie en Implementatie op - meerdere vestigingen van minimaal 150 decentrale Multifunctionals kleur en/of zwart. - Uitgevoerd als hoofdaannemer - Minimaal 1 van de 3 referenties is een publiekrechtelijke instelling Akkoord, zie ook eerste vraag. Gaat u akkoord met deze aanpassing? 28

29 91 55 Bijlage 6, Perceel 1 U noemt bij onderdeel Afwerking : Zie het antwoord bij vraag 55. Type 1 Automatische documenttoevoer met omkeerinrichting (A4/A3) met capaciteit van minimaal 30 vel (80 gr/m2) t.b.v. kopiëren en scannen. Aangezien het hier een A4 multifunctional betreft is het niet marktconform dat tevens A3 functionaliteit beschikbaar is voor gebruik van de automatische documenttoevoer. Bent u daarom bereid om deze eis ten aanzien van de A3 functie te schrappen? Bijlage 6, Perceel 1 U noemt bij onderdeel Papier : Type 2 Drie (3) papierladen van minimaal 500 vel (80 gr/m2), waarvan tenminste 1 papierlade geschikt is voor het A3-formaat. En daarnaast: 1 bulklade van tenminste vel voor A4. Bypass 50 vel. (Totale papiercapaciteit 2750) Aanbieder kan u voor type 2 (45 ppm) een economisch voordelige aanbieding doen wanneer u akkoord gaat met een van de volgende configuraties: Conf. 1 : 4 papierladen à 550 vel (instelbaar A3 tot A5) en een specialiteiten invoer van 100 vel. Totale papiercapaciteit 2300 vel. Conf. 2: 2 papierladen à 550 vel (instelbaar A3 tot A5), een tandem papierlade A vel en een specialiteiten invoer van 100 vel. Totale papiercapaciteit 3700 vel. Kunt u met één en/of beide configuraties akkoord gaan? Bijlage 6, Perceel 1 U noemt bij onderdeel Papier : Type 3 Drie (3) papierladen van minimaal 500 vel (80 gr/m2), waarvan tenminste 1 papierlade geschikt is voor het A3-formaat. En daarnaast: 1 bulklade van tenminste vel voor A4. Configuratie 1 is niet akkoord. Naast de gevraagde configuratie gaan wij wel akkoord met de door u voorgestelde tweede configuratie. 29

30 Aanbieder kan u voor type 3 (65 ppm) economisch voordelige aanbieding wanneer u akkoord gaat met de volgende configuratie: 4 papierladen à 540 vel (instelbaar A3 tot A5) en een specialiteiten invoer van 100 vel. Gaat u hiermee akkoord? 94 Perceel 1 Algemeen - Minimum snelheid In bijlage 6 geeft u per type de minimum snelheid zwart aan, hier is geen vermelding over de kleur snelheid bij een kleuren apparaat. Vraag: Kunt u bevestigen dat deze minimum snelheid ook betrekking heeft op de snelheid kleur (indien van toepassing)? 95 Perceel 1 Algemeen - Xafax In eis 1300 geeft u aan dat de inschrijver verantwoordelijk is voor de levering, installatie, instructie, implementatie en oplevering van de oplossing. Vraag: Kunt u bevestigen dat de VU de Xafax (Follow me en pay-systeem) oplossing beschikbaar stelt en dat de inschrijver verantwoordelijk is voor de connectie (fysieke aansluiting) met de apparatuur en installatie/configuratie van de software samen met Xafax? Nee, niet akkoord. Ja, zie ook het antwoord bij vraag 12. Nee, dat bevestigen wij niet. Inschrijver doet dit in samenspraak met Xafax 96 Type 1 perceel I: Afwerking: Hierin staat: automatische documententoevoer met omkeerinrichting (A4/A3) Model 1 betreft een A4 MFP, hierin is geen A3 AOD aanwezig Vraag: Wilt u de eis veranderen in: documententoevoer met omkeerinrichting (A4)? Zie het antwoord bij vraag 55. Type 2 perceel I: Snelheid: 30