Notulen ledenvergadering Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse 5 april 2014

Transcriptie

1 Notulen ledenvergadering Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse 5 april 2014 Er zijn bij de vergadering 43 leden aanwezig, waaronder erelid Bert van der Lans en het voltallige bestuur. 1. Opening Om uur opent de voorzitter de vergadering met een speciaal woord van welkom voor de leden die voor het eerst de vergadering bezoeken en voor ons erelid. Ze stelt de bestuursleden voor aan de aanwezigen en vertelt dat oud bestuurslid Ab Schreurs recent een hersenbloeding heeft gehad en dat hij is opgenomen in het ziekenhuis. Bij punt 9, de voorstellen van het bestuur, wil ze graag het concept beleidsplan voor de komende jaren goedkeuren en bij punt 10 zal een voorstel van Gerard Aarts over de lustrumbeloningen behandeld worden. Agendapunt 11 zal zowel over de reünie van 2014 als over de reünie van 2015 gaan. Het gaat goed met de vereniging. We kunnen terugkijken op een drukbezochte ledenvergadering voorafgaand aan de Vierdaagse en op een leuke reünie in het gevangenismuseum in Veenhuizen. Ook is de vereniging vorig jaar gegroeid van 2689 naar 2880 leden. We zijn aan het werk gegaan met de uitkomsten van de ledenenquête en hebben die verwerkt in een concept beleidsplan. Eén van de plannen was de transformatie van onze circulaire naar het magazine GOUD!. Het magazine werd zeer positief ontvangen, ook al wisten diverse leden ons op een aantal beginnersfoutjes te wijzen. Afgelopen woensdag zijn enkele bestuursleden en vrijwilligers dan ook bij uitgever Editoo geweest voor een training, zodat de volgende editie nog mooier wordt. Een ander plan dat reeds in gang is gezet is het aanstellen van ambassadeurs om zo de betrokkenheid van onze buitenlandse leden te vergroten. De voorzitter stelt daarop diverse ambassadeurs voor aan de leden: Tue Henriksen-Delaney voor Scandinavië, Katrien Delanote voor België, David Brooks voor Groot-Brittannië, Susanne Keller en Jürg Tschabold voor Zwitserland en ten slotte Michael Goedeke voor Duitsland. Veel van onze ambassadeurs zullen zich in de julivergadering aan de leden komen voorstellen. Een eigen wandeltocht voor de Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse bleek in de enquête ook een gewild initiatief. In het verleden organiseerde onze vereniging al eens zo n tocht, maar de belangstelling vanuit de leden woog niet op tegen de tijd en inzet die onze vrijwilligers er in moesten steken. Daarom zal de vereniging regelmatig bestaande wandeltochten adopteren en onder de slogan powered by GKD promoten. De eerste tocht is de St. Maartentocht van w.s.v. De Zwervers in Beverwijk op 8 en 9 november In het jaarlijkse informele overleg met het bestuur van Stichting DE 4DAAGSE kwam de overlast van harde muziek langs de parcoursen, door onze leden vaak als ergernis aangemerkt, aan de orde. De Stichting heeft dit met de doortochtgemeenten besproken. Verder waren er afgelopen jaar toiletvoorzieningen op de meeting points: die zullen er ook in 2014 zijn. De voorzitter spreekt haar dank uit aan alle vrijwilligers, betrokken leden en bestuursleden die ieder jaar de activiteiten van onze vereniging organiseren. Met hen staat of valt onze vereniging. 1

2 Over honderd dagen gaat de 98 e Vierdaagse van Nijmegen van start. Bij sluiting van de inschrijving hadden zich mensen aangemeld. Er waren veel groepen, die buiten de loting zullen vallen. Dat betekent helaas wel dat de kansen voor debutanten om deel te nemen kleiner worden. En nu de Waalkade gerepareerd is, kan de geplande openingsceremonie eindelijk doorgang vinden. De ceremonie vindt plaats op maandagavond, omdat zondagavond de finale van het wereldkampioenschap voetbal wordt gespeeld. De Duitse militaire delegatie merkte daarbij onlangs droogjes op dat dat eigenlijk alleen een probleem van de Duitsers zal zijn. Rond de Vierdaagse zijn ook nieuwe ontwikkelingen. Zo is er vanaf 1 juli 2014 een Vierdaagse app beschikbaar, waarmee deelnemers kunnen zien hoe ver zij al hebben gelopen, wat de weersverwachting is en wat te doen in geval van een calamiteit. Ook heeft de Vierdaagse een plek bemachtigd op de Nationale Inventaris Immaterieel Cultureel Erfgoed van Nederland en probeert men ook op de werelderfgoedlijst van UNESCO te komen. Er wordt in aanloop naar de honderdste Vierdaagse een Vierdaagsebos geplant en de jubileumslogan voor de honderdste Vierdaagse werd bekend gemaakt: Wie wandelt, wordt honderd! Natuurlijk is uw bestuur aan het nadenken hoe wij als vereniging ons tijdens die jubileumeditie kunnen profileren: onze vereniging zal dat jaar haar 65- jarig bestaan vieren. De voorzitter vraagt een moment stilte om de 21 leden die ons het afgelopen jaar ontvielen te herdenken. Ze staat wat langer stil bij het recente overlijden van Koos van de Maden, lid van de kascommissie. 2. Ingekomen stukken Diverse leden hebben zich afgemeld voor deze vergadering: Eduard van Rijn en Cobie van Rijn-Visser, Ruurd en Margje van Slageren, Elly Borst, Gerard Aarts en Arie Versteeg. Ruurd van Slageren en Marcel Claassen wezen ons op diverse fouten in de decembereditie van GOUD! en de heer Harry Kwant stuurde ons een vraag over de Vierdaagse in Aangezien het nu al bijzonder druk is op de parcoursen, maakt hij zich zorgen over de vergunning voor Er zullen dat jaar veel ervaren deelnemers zijn (die dus niet uit zullen vallen) en er mogen éénmalig wandelaars deelnemen: dat moet natuurlijk wel binnen de vergunning passen. De voorzitter licht toe dat daar inderdaad goed over na is gedacht en een vergunning voor is. 3. Notulen algemene vergadering 15 juli 2013 Er zijn geen wijzigingen op de notulen van deze vergadering en daarmee zijn de notulen vastgesteld, met dankzegging aan de secretaris. 4a. Jaarverslag van het bestuur over 2013: verslag van de secretaris Ook over het jaarverslag van de secretaris zijn geen opmerkingen. Bert van der Lans merkt op dat het verslag er uitstekend uit ziet: dat mag ook wel een keer gezegd worden. 4b. Jaarverslag van het bestuur over 2013: verslag van de penningmeester De penningmeester licht de jaarrekening toe en legt uit dat we meer leden en minder bestuurskosten hebben. Het magazine is tegenwoordig volledig in kleur en bedient meer leden, dus die kosten vallen wel hoger uit. De kosten van de meeting points zijn gedaald, omdat we gezocht hebben naar 2

3 goedkopere leveranciers. En voor 2016 is er reeds een bedrag opzij gezet voor de lustrumvieringen. De penningmeester stelt voor het positieve saldo over 2013 toe te voegen aan het eigen vermogen. 5. Verslag van de kascommissie Theo Vermeer neemt daarop het woord namens de kascommissie. Ook hij geeft aan geschokt te zijn door het overlijden van Koos van de Made: hij was altijd een nauwgezet en betrokken lid van de commissie. Dan leest hij de verklaring van de kascommissie voor en voegt er het advies aan toe om de pot met geld voor de komende lustrumvieringen op een alternatieve manier te gaan beheren. Dat gaat de komende jaren namelijk om een flink geldbedrag. De kascommissie stelt voor het bestuur decharge te verlenen over het gevoerde beleid in 2013 en de leden stemmen door middel van applaus hiermee in. 6. Benoeming kascommissie 2014 Michiel Boot stelt zich kandidaat als reservelid van de kascommissie: de vergadering stemt daarop met applaus in met zijn benoeming. Ook de overige leden van de kascommissie worden door middel van applaus herkozen. 7. Begroting 2015 en vaststelling contributie Voor de toekomst verwachten we dat de portokosten voor de vereniging zullen stijgen en ook in het aantal leden dat de contributie niet betaalt zit een stijgende lijn. Dat zijn zorgelijke ontwikkelingen. Tot nu toe waren mensen die zich direct na de Vierdaagse als lid meldden gratis lid tot het eind van het jaar: voor 2015 willen we nieuwe leden zeven euro vragen voor het lidmaatschap voor de tweede helft van het jaar. Voor de nieuw opgerichte of op te richten werkgroepen is vijfhonderd euro gereserveerd om eventuele reiskosten te vergoeden: we zullen dan ook zoveel mogelijk aansturen op digitaal overleg. Eén van de leden in de zaal oppert dat we overstappen op digitale verjaardagskaarten, maar de voorzitter merkt op dat onze leden al jaren de papieren verjaardagskaart waarderen en dat eerdere voorstellen om dit te wijzigen ook niet doorgevoerd zijn. Ook stellen de leden voor om een beamer aan te schaffen, maar dit is onpraktisch (met het oog op verzekeringen en opslag). Er zijn geen aanvullende vragen of opmerkingen voor de penningmeester. Daarop stellen de leden door middel van applaus de begroting en het bijbehorende contributievoorstel vast. De voorzitter merkt terloops op dat de vergadering tot nu toe wel heel vlot verloopt en dat is natuurlijk prima. 8. Bestuursverkiezing Er hebben zich geen tegenkandidaten bij het bestuur gemeld en dat betekent dat Vicky Henriksen- Delaney en Martin Pegels herkiesbaar zijn. Beide bestuursleden worden met applaus herkozen. 9. (overige) Voorstellen van het bestuur In het beleidsplan heeft het bestuur voor de komende jaren een visie geformuleerd aan de hand van de resultaten uit de enquête: zo streeft de vereniging naar een ledental van 3000 tot Marcel Claassen heeft daarbij een korte vraag, want in de versie van het plan op het internet staat een 3

4 doelstelling die 500 leden lager ligt. De voorzitter legt uit dat we recent (alleen) die wijziging hebben doorgevoerd met het oog op de stijging van ons ledental. De voorzitter licht enkele ambities toe. Zo zouden we graag jongere leden vaker bij vergaderingen verwelkomen. Het overleg met Stichting DE 4DAAGSE willen we graag in stand houden: we merken dat onze opmerkingen serieus genomen worden. Ook willen we de externe communicatie verbeteren en uitbreiden. Hier bedoelen we onder andere de nationale media mee. En bij de doelstelling om tochten te adopteren kan worden opgemerkt dat ook voor 2015 al contacten zijn gelegd met diverse verenigingen. Het bestuur merkt ook dat er nog altijd veel gedoe blijft rond de aanvragen voor lustrumbeloningen. Onze leden weten vaak niet dat ze deze aan kunnen vragen en hoe zij dat moeten doen. Er is dan ook recent een voorstel gedaan om iedereen automatisch zo n beloning te bezorgen, maar dat wordt bij het volgende agendapunt behandeld. Marcel Claassen heeft op pagina 2 nog de term circulaire aangetroffen, maar de voorzitter merkt op dat dat over de situatie in 2012 gaat (toen heette ons magazine nog circulaire). Dènis Timmerman vraagt enige toelichting bij aantallen te werven lopers: wij willen actief gaan werven onder lopers die geen lid zijn van een wandelbond, maar wel reeds tien keer de Vierdaagse liepen. Na deze toelichtingen wordt het Beleidsplan (versie 0.3) door de leden goed gekeurd. De voorzitter belooft dat dit plan niet in een lade zal verdwijnen: het bestuur zal het plan tweemaal per jaar toetsen in de bestuursvergaderingen en resultaten terugkoppelen naar de leden. 10. Voorstellen van de leden Gerard Aarts heeft het bestuur een brief gestuurd met het voorstel om leden die een lustrumbeloning verdienen automatisch een beloning toe te sturen: dit kan dan in de vorm van een badge (met het getal 15, 20, 25 etc. er op) in plaats van een speld. De voorzitter vraagt daarop een eerste reactie van de aanwezigen. Ton Swart vindt de herkenbaarheid van een badge prima, maar twijfelt aan de meerwaarde van het lustrumaantal op de badge. Ook vindt hij dat leden wel enige moeite mogen doen voor de badge door deze tijdig aan te vragen. Bert van der Lans voegt zich daarbij met de opmerking dat in het verleden altijd goed in de circulaires verwoord was hoe men de beloning aan kon vragen: leden die die instructies niet volgen, hebben dus blijkbaar geen behoefte aan een lustrumbeloning. John Kouters wijst er op dat het wel eens onduidelijk is dat leden zich separaat aan moeten melden voor een lustrumbeloning en voor de reünie. Theo Vermeer blijkt ook voorstander van het huidige beleid en Marcel Claassen vertelt dat hij niet voor het idee is: hij hoeft niet te koop te lopen met een badge. De speld vindt hij leuker en die draagt hij dan ook op zijn doordeweekse das. Er blijken ruwweg twee leden voor dit idee en zo n twintig leden tegen. Het bestuur zal zich op het voorstel beraden en komt hier nog op terug. 11. Reünies 2014 en 2015 John en Tiny Kouters krijgen als eerste de gelegenheid om de leden bij te praten over de reünie van 2014 in Roosendaal en de vijf omliggende dorpen. Allereerst laten zij een filmpje zien over Roosendaal en vervolgens lichten zij diverse elementen van het programma toe. De zaal waar we 4

5 ontvangen worden, ligt een kilometer van het station en aan de rand van een gebied met betaald parkeren: er wordt nog gezocht naar aanvullende parkeerplaatsen. Bert van der Lans vraagt hoeveel mensen er in de zaal passen: er kunnen 225 mensen in. De voorzitter merkt op dat we de laatste jaren nooit een deelnemertal hoger dan 200 hebben ontvangen. Mocht dat wel gebeuren, dan geldt wie het eerst komt, die het eerst maalt. Bert van der Lans vraagt ook of het mogelijk is busvervoer van een parkeerlocatie naar de zaal in te zetten. Daar wordt inderdaad over na gedacht. Iedereen is in ieder geval van harte welkom in september in Roosendaal. In 2015 hopen Ton Swart en Margriet Sponselee hun 25 e Vierdaagse te lopen en dat vinden zij een mooie gelegenheid om dat jaar de reünie in De Zaan te organiseren. De locatie zal waarschijnlijk nabij het station liggen en ruimte bieden aan 240 personen. Er is dus plaats genoeg. Verder hoopt Ton Swart dat in 2016 de reünie ter ere van dat lustrumjaar in Nijmegen zal worden georganiseerd. 12. Rondvraag Marcel Claassen wil namens Stichting de Honderdste Vierdaagse in oprichting een verzoek doen aan onze leden. Rond Nijmegen wordt vaak tijdens verjaardagen een tekst gezongen op de melodie van het Vierdaagselied. De stichting in oprichting verzamelt deze teksten. Dit verzoek zal door het bestuur ook via de internetsite worden gepubliceerd. Mariet Wouters vraagt of het klopt dat de Vierdaagse niet langer op de vierde dag langs het Heumense Bos komt. De penningmeester bevestigt dit: de routes staan al online op de site van Stichting DE 4DAAGSE. Ook wil Mariet weten of het nog uitmaakt in welke jaren je de Vierdaagse liep als je voor de honderdste Vierdaagse tenminste vier keer moet hebben deelgenomen. De voorzitter licht toe dat de exacte jaartallen niet uitmaken. Als men in de jaren 2010 tot en met 2015 vier keer deel nam, is men in 2016 verzekerd van een startbewijs. Jan Hulsegge stelt voor om, nu we zoveel ambassadeurs hebben, de vertalingen van het magazine ook ter controle langs de ambassadeurs te sturen. Martin Pegels legt uit dat er al twee buitenlandse leden zijn die iedere vertaling redigeren: dat kost al de nodige tijd. Dènis Timmerman vraag of de Vierdaagse app gratis is. De voorzitter vertelt dat de app voor deelnemers gratis zal zijn en voor anderen 1,99 euro kost in de Appstore. Volgers kunnen de wandelaars gratis volgen via het internet. De app is nog in ontwikkeling, maar zal 1 juni gereed zijn. Dènis merkt ook op dat jongere leden wellicht niet bij vergaderingen aanwezig zijn omdat voor hen vergaderingen midden op de dag niet goed in de agenda passen. Ten slotte vraagt hij of hij het goed begreep dat groepen niet hoeven te loten en dat is inderdaad het geval. Stichting DE 4DAAGSE is overigens nog druk bezig de volledige regelgeving voor 2016 af te ronden. Wellicht is er in 2016 ook een maximum aan het aantal wandelaars dat in een groep deel neemt. Marcel Claassen voegt hier aan toe dat het aantal groepen niet explosief toe lijkt te nemen. Constant Dedel wil graag weten of er al een naam is voor de wandelbond die ontstaat na de fusie van de K.N.B.L.O.-wandelsportorganisatie Nederland en de Nederlandse Wandelsport Bond. De penningmeester antwoordt dat op de site van De pas er in leden een idee voor de nieuwe naam in mogen dienen. Er leven volgens Ton Swart nog enkele vragen bij de regionale N.W.B.-bond in Noord- Holland: deze regio heeft een groot eigen vermogen en heeft nog niet gereageerd op het verzoek tot een due dilligence onderzoek. 5

6 Ton Swart wil nog een laatste opmerking in deze vergadering plaatsen. Hij bedankt het huidige bestuur: al het werk dat zij doen is vrijwilligerswerk en daar wil hij hen graag een pluim voor geven. Hij hoopt dat de bestuursleden vooral zo door zullen gaan en dat wordt met applaus vanuit de vergadering bekrachtigd. 13. Sluiting De voorzitter besluit de vergadering door de complimenten van Ton Swart terug te geven aan de aanwezigen, die de moeite namen om de vergadering bij te wonen. Ook bedankt ze de leden en al onze vrijwilligers voor alle hulp en suggesties. Ook zij maken deze vereniging tot wat zij is. Daarop sluit de voorzitter de vergadering. 6