Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 7 april

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 7 april Opening Bij de opening van de vergadering heet de voorzitter iedereen van harte welkom, in het bijzonder ereleden Bert van der Lans en Henny Sackers en lid van verdienste Gien Langen van Kolck. De voorzitter vertelt allereerst dat het afgelopen jaar relatief rustig is verlopen, zeker na het roerige jaar De vereniging is gegroeid naar 3738 leden, had drie powered by GKD wandeltochten in Rotterdam, Haaksbergen en Nijmegen en een succesvolle reünie in Huizen, waar helaas minder aanmeldingen voor waren. Verder brachten we weer een verenigingsshirt uit en kreeg iedereen die ervoor in aanmerking kwam een lustrumbeloning. We kregen ook een nieuwe ambassadeur voor Engeland, Trevor Day, en de ambassadeur voor België, Katrien Delanote, heeft ook Frankrijk onder haar hoede genomen. Het komende jaar verwachten we wederom een shirt uit te geven (Rino toont daarop het nieuwe shirt) en komt er een nieuw meerjarenbeleidsplan en een reünie in Zierikzee. Tijdens de 101 ste Vierdaagse was natuurlijk het absolute hoogtepunt Bert van der Lans, die zijn 70 ste Vierdaagse volmaakte: dat is nog niemand ooit gelukt. Maar natuurlijk zijn we ook trots op de andere leden die de Vierdaagse weer uit liepen. 328 leden ontvingen een lustrumbeloning. Over precies honderd dagen gaat de 102 de editie van start, waarvoor zich ruim mensen hebben ingeschreven. De loting heeft dit aantal teruggebracht tot , waarbij ook 160 Nederlandse militairen voor het eerst in de geschiedenis zijn uitgeloot. De Vlaggenparade blijft in de huidige vorm bestaan en ook de splitsing van 30 kmwandelaars in een eerste en tweede groep blijft. Ten slotte mogen we concluderen dat het omkeren van de route van de eerste dag een succes was. In maart heeft het bestuur haar jaarlijkse overleg met het bestuur van Stichting DE 4DAAGSE gehad, waarbij we onder andere de stijging van het inschrijfgeld hebben besproken. Deze stijging was nodig, vooral om diverse veiligheidsmaatregelen te kunnen blijven bekostigen. We hebben ook gesproken over de Vlaggenparade, waarbij we graag een strakkere regie zouden zien. Op verzoek van onze leden hebben we gevraagd of men als koppel in mag schrijven, maar helaas staat het reglement dat niet toe. Ook blijven we andere zaken, waar de stichting helaas waarschijnlijk weinig aan kan doen, toch onder de aandacht brengen: de drukte bij de start, de extra kilometers voor de 30 km, de overlast van paraplu s, rokende wandelaars en luid spelende radio s. Vanaf 2019 kan men alleen digitaal inschrijven voor de Vierdaagse, terwijl wij ook nog leden hebben die niet beschikken over internet: zij zullen allereerst hulp van vrienden of familieleden in moeten schakelen. Onze vereniging zal zich nog beraden of wij hierin de helpende hand kunnen bieden. Als laatste onderwerp hebben we met de stichting besproken dat we allerlei onderlinge afspraken over bijvoorbeeld de lustrumbeloningen, tribunekaarten, muziek tijdens onze 1 45 leden hebben de presentielijst ondertekend Page 1 of 5

2 vergadering en toiletten op onze meeting points gaan formaliseren in een convenant. Dit zal dan later dit jaar ondertekend worden. Dan noemt de voorzitter de namen van de leden die ons sinds de vorige jaarvergadering in april zijn ontvallen: met een moment van stilte worden zij herdacht. Ingekomen stukken en bestuursmededelingen Voor deze vergadering zijn berichten van verhindering ontvangen van Iris van Limburg, Gerrit Riezebos, Berend de Jonge en Jan Hopman. Verder hebben we verschillende berichten ontvangen van militairen die lid zijn van onze vereniging en die zijn uitgeloot met de vraag of wij iets voor hen kunnen betekenen. De voorzitter geeft vervolgens het woord aan Joke Poppe, die bezig is met de organisatie van de reünie op 1 september in Zierikzee. Zij vertelt dat we te gast zullen zijn in de Nieuwe Kerk in Zierikzee en in en rondom het Watersnoodmuseum in Ouwerkerk: beide zijn goed toegankelijk. De prijs voor de reünie bedraagt 37,50 euro en indien er voldoende belangstelling is, zal er s ochtends een bus worden ingezet om vanaf Roosendaal naar Zierikzee te reizen. De vereniging is nog op zoek naar iemand die in 2019 de reünie wil organiseren, bij voorkeur op een zaterdag in september die niet samenvalt met de Airbornewandeltocht. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 17 juli 2017 De notulen van de vergadering voorafgaand aan de Vierdaagse van 2017 worden zonder wijzigingen goedgekeurd. Jaarverslag van het bestuur over 2017 De voorzitter meldt dat er enkele kleine semantische wijzigingen in het jaarverslag van de secretaris zijn aangebracht: de leden hebben geen aanvullende wijzigingen op of opmerkingen over dit jaarverslag. Vervolgens licht de penningmeester haar jaarverslag kort toe. Door het grote aantal nieuwe leden toont de jaarrekening weer een positief saldo en ook de verkoop van shirts, badges en andere zaken loopt goed. Sponsorclicks heeft 161 euro opgeleverd. Bovendien was GOUD! iets dunner dan begroot en willen steeds meer leden het magazine digitaal ontvangen. Ook op deze toelichting volgen geen opmerkingen van de leden. Francien van den Heuvel geeft daarop nog een korte analyse van ons ledenbestand. Verslag Financiële Commissie Ynskje van den Brakel Visser neemt het woord namens de Financiële Commissie en geeft een korte samenvatting van de controle die de commissie op 8 maart 2018 uitvoerde. De commissie heeft de jaarrekening 2017 en de begroting 2019 met de penningmeester doorgenomen en stelt daarop voor om de penningmeester, en daarmee het bestuur, decharge te verlenen voor het gevoerde beleid in De voorzitter dankt de Financiële Commissie voor haar werk. De ledenvergadering stemt daarna bij acclamatie in met het jaarverslag. De voorzitter stelt vervolgens de herverkiezing van Theo Vermeer als lid van de Financiële Commissie aan de orde. Krachtens artikel 35 van het huishoudelijk reglement wordt Theo bij Page 2 of 5

3 acclamatie voor wederom drie jaar benoemd als lid van de commissie. Begroting 2019; vaststellen contributie Francien geeft een korte uitleg over de concept begroting voor 2019, die uitgaat van een positief saldo van 1000 euro. De contributie die daarbij wordt voorgesteld is 10 euro voor het lidmaatschap van onze vereniging, vermeerderd met de afdracht aan de KWBN. De afdracht aan de KWBN voor 2019 is 16 euro voor een volledig lidmaatschap en 10 euro voor een basislidmaatschap. De leden stemmen bij acclamatie in met de begroting en de contributie voor Bestuursverkiezing De voorzitter verzoekt vervolgens Francien van den Heuvel en Gerard Aarts de zaal korte tijd te verlaten. Onze penningmeester Francien heeft zich, in de twintig jaar dat zij bestuurslid is, enorm ingezet voor de vereniging. Het bestuur heeft daarom conform artikel 5.1 van het huishoudelijk reglement de Commissie voor Benoemingen verzocht om te adviseren over het bestuursvoorstel om Francien te benoemen tot erelid van onze vereniging. De commissie heeft unaniem en van ganser harte met dit voornemen ingestemd. Het bestuur verzoekt daarom de leden bij acclamatie in te stemmen met de benoeming van Francien tot erelid van onze vereniging: dit doen de leden prompt. Vervolgens keren Francien en Gerard terug in de vergadering. De voorzitter spreekt daarop Francien toe. Het langstzittende lid van het bestuur gaat ons verlaten. Ze kwam in 1998 aan boord als algemeen bestuurslid en werkte daarop aan de ledenenquête, de circulaire en de notulen. In 2003 nam ze het penningmeesterschap over van Chris Hartog en dat deed ze vanaf het allereerste begin zeer serieus, met een scherp oog voor de penningen. Ze kwam direct terecht in een moeizame situatie, aangezien er grote uitgaven gedaan waren voor het jubileumboek van het 50-jarig bestaan van onze vereniging en wist de rode cijfers om te zetten in een financieel gezonde situatie. Ook ging de vereniging van handgeschreven lidmaatschapskaarten naar een digitale administratie en van een kas voor de contributie naar de automatische incasso. Ook kreeg zij een stevige uitdaging met de instroom van jongere bestuursleden met allerlei ludieke initiatieven, waarbij ze steevast de opmerking moest plaatsen Daar hebben wij niet voor begroot. Francien kent ook veel leden bij achternaam, woonplaats en betaalgedrag en was een altijd scherp op mensen die hun contributie niet betaald hadden. Ze had diezelfde kritische houding ten opzichte van de KWBN: als er volgens haar geen afdracht voor een lid betaald hoefde te worden, maakte zij dat bedrag niet over naar de bond en kreeg daarin vervolgens altijd gelijk. Veel leden wisten Francien te vinden via de telefoon, mail of een brief, voor een vraag of gewoon een praatje. Die persoonlijke band met leden legde weliswaar een grote claim op haar tijd, maar Francien vond dat niet meer dan normaal. Naast het werk voor onze vereniging en haar grote liefde voor het wandelen, met echtgenoot Gerard, was ze ook actief binnen het Uitvoerend Comité van Stichting DE 4DAAGSE als medewerker Juridische zaken. Ook is ze EHBO er, een vaardigheid die ze onlangs nog tijdens een bestuursvergadering kon demonstreren. Daarnaast is ze nog bezig met een proefschrift voor haar studie geschiedenis aan de Open Universiteit. Een penningmeester die de vereniging in zo n financieel gezonde toestand achter laat, zal zeker gemist worden en er is maar één manier om Francien te eren voor haar werk. De Page 3 of 5

4 voorzitter overhandigt daarop de akte van benoeming tot erelid aan Francien en bedankt haar namens het bestuur en namens de leden van onze vereniging. Vervolgens richt de voorzitter het woord tot Gerard Aarts, want met het vertrek van Francien als penningmeester, neemt ook Gerard afscheid als ledenadministrateur. Gerard heeft deze werkzaamheden 18 jaar lang uitgevoerd en vormde samen met Francien een goed geoliede machine. Gerard is in het dagelijks leven werkzaam geweest als salarisadministrateur en kon daarom zeer nauwkeurig werken, maar ook omgaan met piekmomenten zoals de maandelijkse salarisafrekening. Diezelfde eigenschappen kwamen binnen onze vereniging van pas: Gerard was zorgvuldig en kon prima omgaan met de drukte direct na de Vierdaagse en bij de jaarlijkse contributie-inning. Terwijl de vereniging doorgroeide naar 3700 leden, ging de administratie van de kaartenbak naar Excel en via Access naar Davilex. Naast de ledenadministratie van onze vereniging is Gerard actief als koster, aanspreker bij begrafenissen en bridge speler. Bovendien wandelt hij graag met Francien, al gaat dat tegenwoordig op een wat lager tempo dan vroeger. Hij is ook bijzonder consequent: toen de Vierdaagse hem te druk en te duur werd, is hij gestopt met Nijmegen. Hij loopt met Francien nog wel vaak IML en andere internationale tochten. Zijn waakzaamheid komt ook naar voren tijdens of na afloop van een ledenvergadering, bijvoorbeeld wanneer iemand het toegestane aantal van één kroket per persoon dreigt te overschrijden. Zonder aanziens des persoons zal Gerard betrokkene dan tot de orde roepen. Met die eigenschappen heeft Gerard zich bijzonder verdienstelijk gemaakt voor onze vereniging en het bestuur heeft daarom aan de Commissie voor Benoemingen haar voornemen kenbaar gemaakt om Gerard tot lid van verdienste te benoemen. De commissie heeft hier van harte mee ingestemd en tijdens de bestuursvergadering voorafgaand aan deze ledenvergadering heeft het bestuur daarom Gerard tot lid van verdienste benoemd. De voorzitter overhandigt daarop de akte aan Gerard en voegt daar nog een cadeautje aan toe voor Gerard en Francien en een grote bos bloemen in de kleuren van de Vierdaagse. Francien richt zich daarop tot de leden en memoreert de hoogte- en dieptepunten van haar 20 jaar als bestuurslid. Ze sluit af met een laatste financieel feitje: in haar periode zijn de jaarlijkse contributie-inkomsten van onze vereniging gestegen van euro tot euro. Daarop verlaat Francien de bestuurstafel. De voorzitter stelt daarop Ed Hendriks voor als kandidaat voor de ontstane vacature die Francien achterlaat. Ed is sportarts en woont in Driel. Van 1979 tot 1999 was hij betrokken bij de Vierdaagse: hij is later ook hoofd van de medische dienst geworden. Verder is hij wandelbegeleider bij Via Vierdaagse en heeft hij zelf Wandel Challenges in China en Israel en 21 keer de Vierdaagse gelopen. Ed is een ervaren bestuurder en penningmeester (het basketbaldistrict, de schaatsvereniging en de bridgeclub). Hij kan tot zijn spijt vandaag niet aanwezig zijn in verband met een reeds eerder geboekte vakantie. Verder is bestuurslid Arjan Versteeg periodiek aftredend en herkiesbaar. Conform artikel 9 lid 3 van de Statuten (indien er niet meer kandidaten zijn dan vacatures) worden beide kandidaten zonder bestemming benoemd. In de eerstvolgende bestuursvergadering is het bestuur voornemens om Ed conform artikel 11.1 van de Statuten aan te wijzen als penningmeester. Het bestuur zal dan ook besluiten (artikel 29 lid 4 van het huishoudelijk reglement) om de penningmeester een volmacht te verlenen ter uitvoering van zijn taak en daarbij de hoogte van de bedragen tot welk een normaal beheer mogelijk is. Page 4 of 5

5 Hoewel de ledenadministratie volgens het huishoudelijk reglement onder verantwoordelijkheid van de secretaris geschiedt, wil het bestuur ook nu aansluiting zoeken bij artikel 13 van het huishoudelijk reglement en een commissie van bijstand instellen. Deze commissie bestaat uit Harry van Dijk, die de ledenadministratie op zich zal nemen. Harry komt uit Helmond, is getrouwd en is 43 jaar werkzaam geweest in de autobranche. Hij begon met wandelen op de Kennedymars van Someren en heeft in de loop der jaren heel wat wandelschoenen versleten, onder andere op de Vierdaagse. Verder is hij vrijwilliger bij Slachtofferhulp Nederland en is hij penningmeester geweest bij een autoclub. Helaas kan ook Harry niet bij deze vergadering aanwezig zijn: hij heeft onlangs zijn been gebroken. (Overige) Voorstellen van het bestuur Het bestuur doet geen overige voorstellen, vertelt de voorzitter. Voorstellen vanuit de leden Er zijn geen voorstellen vanuit de leden ingediend, deelt de voorzitter mede. Rondvraag Joke Poppe vraagt of het mogelijk is een route voor het openbaar vervoer te publiceren naar de eerstvolgende powered by GKD wandeltocht in Bellingen. Martin Pegels zegt toe dat hij hier naar zal kijken. Bert van der Lans vraagt een korte toelichting op de toegevoegde waarde van onze ambassadeurs. De ambassadeurs dienen op dit moment drie doelen: zij zijn de primaire contactpersoon voor de leden uit dat land, ze werven ook nieuwe leden in hun land en zij vormen een deel van de klankbordgroep die met het bestuur meedenkt over allerlei zaken. Het bestuur communiceert meermalen per jaar met de ambassadeurs. Marcel Claassen bedankt de leden voor de goedkeuring van de begroting, omdat daarin immers ook een bijdrage aan de Vierdaagsekerkdienst is opgenomen. De site van de Stichting Vierdaagsemis is sinds kort ook mobiel bereikbaar. Bovendien weet Marcel te melden dat het op 3 april 110 jaar geleden was dat de georganiseerde wandelsport in Nederland startte en dat op 9 juni 1893 de eerste georganiseerde wandeltocht in Nederland van start ging: 125 jaar geleden! Harry Kwant vraagt of de korting van 5 euro inschrijfgeld voor bondsleden op de kosten van de Vierdaagse niet omhoog kan. Het bestuur heeft dit onlangs ook met Stichting DE 4DAAGSE besproken en de stichting heeft, met redenen omkleed, aangegeven dat zij dit niet van plan is. Daarop is er niets meer aan de orde in de vergadering. De voorzitter dankt iedereen voor zijn of haar komst en nodig allen uit voor een drankje en hapje in de bar van het Kolpinghuis. Page 5 of 5