Notulen Algemene Ledenvergadering d.d

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering d.d Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder ons erelid Bert van der Lans evenals lid van verdienste Gien Langen van Kolck. Leonie blikt met ons kort terug op het afgelopen jaar, in het bijzonder op de 100 ste Vierdaagse. Na afloop konden wij zo n 500 nieuwe leden begroeten, waarmee het ledental toenam tot leden per 1 januari 2017, verspreid over alle continenten. Een CD met wandelliedjes was een mooi cadeau aan het bestuur van de Vierdaagse; er was een boeiende tentoonstelling in het Valkhof; veel leden droegen onze nieuwe poloshirts en de Vlaggenparade nieuwe stijl trok veel aandacht in de pers. Ook hadden we een zomerse reünie in Wijchen evenals een eerste Powered by wandeling in het buitenland, in Schelle. Met het jaar 2017 zijn we als vereniging in weer rustiger vaarwater beland, vervolgt de voorzitter. Maar ook nu zijn weer nieuwe zaken in voorbereiding, zoals wellicht een vervolg op de poloshirts. En vanaf dit jaar zal de verstrekking van de lustrumbeloningen automatisch verlopen; in het verleden hadden we ongewild soms wel eens een teleurstellend misverstand. Ook gaan we weer wandelen, op 10 juni opnieuw bij de RWV in Rotterdam, en op 25 en 26 november zijn we te gast bij DIO in Haaksbergen. Afgelopen jaar volbrachten wandelaars de Vierdaagse, waaronder Bert van der Lans voor de 69 e maal; en, voegt Leonie daaraan toe, medaille nr. 70 ligt al klaar. Met meer dan inschrijvingen voor de 101 ste Vierdaagse was de belangstelling groter dan verwacht; na loting bleven inschrijvingen over. Ook dit jaar zal er weer een Vlaggenparade zijn, volgens het nieuwe model, en onze vereniging is opnieuw gevraagd mee te werken. Nieuw is dat ook de 30 km lopers een vroege en een late start krijgen. Maar een grotere verandering, aldus de voorzitter, is dat de letters van de startbureaus worden verwijderd. Met andere woorden: we mogen de kortste rij uitkiezen of wachten tot een favoriete bureaulist beschikbaar is. In het overleg met het bestuur van de Vierdaagse, vervolgt de voorzitter, hebben we onder meer zorgen geuit omtrent de lengte van het parcours van de 30 km. In dat overleg is vastgesteld dat er een zeker spanningsveld is tussen de veiligheid op het parcours, en de aantrekkelijkheid ervan. Terugkerende thema s zijn de feestvierende studenten aan de start, en natspuitende kijkers; dat zijn typisch punten waarover de meningen onder de wandelaars verdeeld zijn. De mogelijkheid van pinbetalingen bij Albron wordt onderzocht. Ten slotte, aldus Leonie, waren er opmerkingen dat berichtgeving via de app te laat werd ontvangen. Op dat punt stuit het bestuur van de Vierdaagse op capaciteitsbeperkingen aan de kant van de providers. Dan is het moment aangebroken om stil te staan bij onze leden die ons sinds de jaarvergadering in april van het vorig jaar zijn ontvallen. De voorzitter noemt hun namen; de vergadering neemt een moment stilte in acht leden hebben de presentielijst ondertekend Page 1 of 5

2 Ingekomen stukken en bestuursmededelingen De voorzitter deelt mede dat onze secretaris, Frans Leijtens, wegens deelname aan de Marathon des Sables verhinderd is; Martin Pegels neemt zijn taken in deze vergadering waar. Er is bericht van verhindering ontvangen van Joke Poppe, Marcel Claassen en van ons erelid Henny Sackers. Henny heeft daaraan toegevoegd, dat hij diverse leden dank verschuldigd is die hem in de de afgelopen tijd via kaartjes, mail en sociale media hebben gelukgewenst met het toekomstig marsleiderschap. Vervolgens gaat de voorzitter kort in op de reünie in Huizen, gepland op 2 september. Het programma is nog in voorbereiding, maar er wordt onder meer gedacht aan laser gamen en carten. Voor 2018 werkt Joke Poppe inmiddels aan een reünie in Zeeland, waarbij gedacht wordt aan Grevelingen. Over beide evenementen volgt in de juli vergadering nader nieuws. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 18 juli 2016 De voorzitter stelt vast dat de datum van de vergadering ontbreekt. Daarnaast heeft Jan Woordes via mail een aantal correcties aangedragen, en daar nogmaals dank voor het cadeau aan toegevoegd. Bert van der Lans merkt op, voor de 69 e maal plus één (2006) te zijn gestart. Met inachtneming van deze correcties worden de notulen vastgesteld, met dank aan de notulant. Jaarverslag van het bestuur over 2016 De vergadering bespreekt het verslag van de secretaris. Bert van der Lans merkt op, dat het bezoek van de koning aan de intocht iets anders verliep dan in het verslag aangegeven. Aansluitend licht Francien van den Heuvel het verslag van de penningmeester op hoofdlijnen toe. Onze vereniging had een voordelig saldo van nagenoeg 9.000, onder andere doordat het ledental nog sterker groeide dan begroot. Dat betekent evenwel ook dat de afdracht aan de KWBN en de kosten voor de verjaardagskaarten groter waren dan begroot. Het bestuur stelt voor het batig saldo toe te voegen aan het eigen vermogen en het restant van de Reserve 2016 toe te voegen aan de de reserve Activiteiten, aldus Francien. Verslag Financiële Commissie Namens de Financiële Commissie voert Ynskje van den Brakel Visser het woord. De commissie heeft de jaarrekening over 2016 op woensdag 1 maart 2017 ten kantore van de KWBN met de penningmeester doorgenomen. Daarbij ontving de commissie adequate antwoorden op gestelde vragen en kon haar akkoord aan de jaarrekening geven. Daarbij wenst zij nadrukkelijk de echtgenoot van de penningmeester, Gerard Aarts, te danken voor de wijze waarop hij als ledenadministrateur de afdracht aan de KWBN verzorgt. Page 2 of 5

3 De voorzitter dankt de Financiële Commissie voor haar werk. De voorzitter verzoekt de algemene ledenvergadering het jaarverslag goed te keuren. Daarop stemmen de leden bij acclamatie in met het jaarverslag. De voorzitter dankt hen hiervoor, en concludeert dat hiermede het bestuur décharge is verleend voor het in het verenigingsjaar 2016 gevoerde beleid. De voorzitter deelt aansluitend mede dat de Financiële Commissie een voorstel heeft gedaan voor een rooster van aftreden, en vraagt de algemene vergadering dat (krachtens artikel van het huishoudelijk reglement) bij acclamatie vast te stellen. De voorzitter concludeert dat het voorgestelde rooster van aftreden van de Financiële Commissie door de algemene ledenvergadering is vastgesteld. Vervolgens deelt de voorzitter mede dat dit betekent dat het lid van de Financiële Commissie Ynskje van den Brakel - Visser aftredend is, en dat het bestuur haar graag krachtens artikel 35 van het huishoudelijk reglement voor herbenoeming voordraagt voor de duur van drie jaar, en vraagt of de vergadering daar bij acclamatie mee instemt. Ook hiermee stemmen de leden in. De voorzitter concludeert dat mevrouw Ynskje van den Brakel - Visser is herbenoemd voor de duur van drie jaar als lid van de Financiële Commissie. Begroting 2018; vaststellen contributie Francien van den Heuvel licht het begrotingsvoorstel voor 2018 toe en start met erop te wijzen dat de KWBN het principe lid is afdracht heeft losgelaten. Tegelijkertijd is er een basislidmaatschap ingevoerd. Als een lid voor dat (goedkopere) lidmaatschap opteert, dient hij of zij dat vóór 1 oktober aan onze ledenadministratie door te geven. Mocht een lid bij meer wandelverenigingen zijn aangesloten, dan dient hij of zij dat aan alle verenigingen door te geven (anders geldt nog steeds het volledige lidmaatschap bij de vereniging(en) die niet is c.q. zijn geïnformeerd ). In de juni editie van GOUD! zullen we dit nogmaals belichten. De begroting kent enkele nieuwigheden, zoals baten uit sponsor clicks. Als we on-line via onze site bestellen, dan ontvangt onze vereniging een bescheiden commissie, terwijl de aanschafprijs hetzelfde blijft. De verkoop van badges is nu gebudgetteerd, en ook is er ruimte gemaakt voor portokosten in het kader van een hernieuwde ledenenquête, het ontwerp van een logo voor polo- of t-shirts, evenals voor een post onvoorzien. Desalniettemin stelt het bestuur voor om de contributie op 10 te handhaven. Daarop geeft de voorzitter graag het woord aan de Financiële Commissie om haar visie op de begroting toe te lichten. Ynskje van den Brakel Visser geeft daarop aan dat de commissie ter zake van de post ontwerp logo in overweging geeft, om in de ledenenquête de vraag aan de orde te stellen, in welke mate hieraan behoefte bestaat onder de leden. De commissie constateert verder dat de omvang van de bestuursactiviteiten en daarmee van de begroting gestaag zijn toegenomen, reden waarom de Financiële Commissie zich afvraagt of er niet voor het gehele bestuur in plaats van enkel voor de penningmeester een Verklaring omtrent Gedrag zou moeten komen. Verder heeft de commissie zich voorgenomen na de Vierdaagse 2017 te beraadslagen over haar werkwijze; niet alle commissieleden zijn het overal mee eens, aldus Ynskje. De voorzitter bedankt de Financiële Commissie voor haar adviezen; het bestuur zal zich intern beraden, waarna de penningmeester naar de commissie zal terugkoppelen, en Page 3 of 5

4 verzoekt de vergadering in te stemmen met de begroting over De leden stemmen bij acclamatie in. Leonie constateert dat de begroting ongewijzigd is vastgesteld, inclusief de contributie ad 10, vermeerderd met afdracht aan de KWBN. Bestuursverkiezing De voorzitter wijst erop dat zowel Frans Leijtens als Martin Pegels periodiek aftredend en direct herkiesbaar zijn, terwijl Vicky Henriksen Delaney periodiek aftredend en niet herkiesbaar is. Leonie belicht dat Vicky in 1998 lid werd, en als bestuurslid gedurende een tijdvak van 12 jaar op veel terreinen baanbrekend werk voor de vereniging heeft verzet. Zo gaf zij de vereniging een digitaal gezicht via een vernieuwde website, en Facebook. Om die redenen heeft het bestuur krachtens artikel 5 lid 4 van het huishoudelijk reglement aan de Commissie voor de Benoemingen het voornemen kenbaar gemaakt, Vicky als Lid van Verdienste te benoemen. Daarmee heeft de Commissie van harte en eenstemmig ingestemd. Krachtens artikel 5 lid 5 van het huishoudelijk reglement overhandigt Leonie de akte van benoeming aan Vicky, samen met een fraai en toepasselijk schilderij van ons lid Annemieke Martinus Claus, onder eensgezind applaus van de leden. Vicky verlaat de bestuurstafel. De voorzitter vervolgt dat het bestuur voor de vacature, ontstaan door het afscheid van Vicky als bestuurslid, Rino Hamelink voordraagt. Daarop stelt Rino zich kort voor. Rino is sinds 1994 lid en voltooide vorig jaar zijn 35 e Vierdaagse. Hij wandelt in binnen- en buitenland alles wat los en vast zit, aldus Rino. Daarna verwijst de voorzitter naar het bepaalde in artikel 9 lid 3 van de statuten: Indien er niet meer kandidaatstellingen zijn gedaan dan er vacatures zijn, worden de kandidaten zonder stemming benoemd. De voorzitter stelt vast dat deze situatie aan de orde is en concludeert dat Rino is benoemd als bestuurslid. De leden begroeten dit met applaus. Rino neemt zitting aan de bestuurstafel. Frans Leijtens en Martin Pegels worden bij acclamatie herbenoemd voor de duur van drie jaar. (Overige) Voorstellen van het bestuur Het bestuur doet geen overige voorstellen, aldus Leonie. Voorstellen vanuit de leden Er zijn geen voorstellen vanuit de leden ingediend, deelt de voorzitter mede. Rondvraag De heer Slootmaker (Goes) informeert of de kosten van het magazine niet deels opgevangen zouden kunnen worden door advertentie baten. De voorzitter acht dit een goed idee, en wijst op de jubileum CD, waarvoor adverteerders werden gevonden. Voor een structurele acquisitie ontbreekt echter vooralsnog de menskracht, aldus Leonie, en wijst erop Page 4 of 5

5 dat door een groeiend aandeel in digitale verspreiding bespaard kan worden op portokosten. Bert van der Lans informeert hoe op de vrijdag de beloningen worden uitgereikt, nu het principe van een vast aanmeldbureau is losgelaten. De voorzitter schetst dat met borden zal worden aangegeven, waar welke beloning wordt uitgereikt. Ruurd van Slageren (Gieten) merkt op dat de december uitgave van GOUD! pas na de Kerstdagen werd ontvangen. Verder merkt spreker op dat onze site gedateerd dreigt te worden, en dat de ontvangst in Schelle niet helemaal volgens planning verliep. Ten slotte merkt spreker op dat delen van de Financiële Commissie een andere zienswijze hebben dan in het voorgaande deel van de vergadering geschetst. Leonie geeft aan dat het bestuur naarstig op zoek is naar een webmaster, en dat het bestuur in Schelle een leermoment heeft gehad inzake het maken van heldere afspraken. Ten slotte toont de voorzitter zich verrast en bezorgd door resp. over de laatste opmerking van Ruurd en spreekt de hoop en het vertrouwen uit, dat de Financiële Commissie stappen zal ondernemen om weer eensgezind aan de dag te treden. Jos Roelofs (Nijmegen) vraagt zich af of ook de 30 km lopers vroege en late start kunnen wisselen. De voorzitter beaamt dit. Harry Kwant (Nijmegen) merkt ten slotte op dat de december editie van ons magazine een oude versie van de agenda van deze vergadering bevatte. Daar kan de voorzitter enkel maar mee instemmen. Niets meer aan de orde zijnde, dankt Leonie ieder voor zijn resp. haar komst en bijdrage aan de vergadering en nodigt allen uit voor een drankje met bijbehorend garnituur. Page 5 of 5