Notulen jaarvergadering Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse 13 april 2013

Transcriptie

1 Notulen jaarvergadering Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse 13 april 2013 Op de vergadering in het Kolpinghuis te Nijmegen zijn 37 leden, waaronder het voltallige bestuur, en ereleden Bert van der Lans en Henny Sackers en lid van verdienste Gien Langen-van Kolck. 1. Opening Om uur opent onze voorzitter Leonie Vink de vergadering. Deze opening is later dan gepland en oogt wellicht wat chaotisch, want een grote delegatie van het bestuur en van de aanwezige leden heeft vanochtend in Breedeweg wijnranken geplant samen met Stichting DE 4DAAGSE. De voorzitter heet de aanwezige ereleden en ons lid van verdienste van harte welkom (twee van hen betreden net na de opening de zaal). De voorzitter stelt het bestuur voor aan de aanwezigen en vertelt dat ze er inmiddels een jaar op heeft zitten als voorzitter van deze vereniging. En dat was zeker een mooi jaar, waarin ze zich gesteund wist door een ervaren bestuur. Er zijn dit jaar enorme banners gekocht om de zichtbaarheid van onze meeting points te vergroten: deze zijn drie meter hoog en zijn gekocht van het geldbedrag dat we bij ons lustrum cadeau kregen. Afgelopen jaar hebben we ook voor het eerst live muziek bij onze ledenvergadering in juli gehad: de aanwezige leden blijken dit een groot succes te vinden. Verder was de reünie druk bezocht en is het bestuur bezig geweest met het opstellen en uitvoeren van de ledenenquête. De voorzitter bedankt daarom alle actieve leden die bij deze ontwikkelingen geholpen hebben. De afgelopen Vierdaagse kende ruim wandelaars die de finish bereikten, waaronder Bert van der Lans voor de 65 e keer en Harry Kwant en Marcel Claassen voor de 50 e. Er waren initieel ruim inschrijvingen, waarvan er bijna 4500 zijn uitgeloot. De heer Henny Sackers kan aan de leden mededelen dat er ook dit jaar geen openingsceremonie wordt georganiseerd. Het plan blijft nog altijd om dit op de Waalkade gestalte te geven, maar de verzakking van de kade blijft en dus wordt dat initiatief op de lange baan geschoven. Ten tijde van deze vergadering is het plan ook nog altijd om gebruik te blijven maken van de lus bij Lent op dinsdagochtend en om op woensdagmiddag dezelfde route als vorig jaar over de Waalkade te lopen. De heer Sackers weet verder nog dat men van plan is om op termijn woensdagmiddag weer door de binnenstad te lopen. Daarvoor komt er in 2013 waarschijnlijk nog geen akkoord van het gemeentebestuur, dus de Waalkade inclusief de lastige klim aan het eind blijft nog even. Onze voorzitter vermeldt dat de K.N.B.L.O.-wandelsportorganisatie Nederland een kandidaatvoorzitter heeft voorgedragen. Het betreft hier mevrouw Barbera Schoemakers. Ten slotte worden de namen van de leden die ons het afgelopen jaar zijn ontvallen opgelezen en neemt de vergadering een moment stilte in acht ter nagedachtenis. 2. Ingekomen en uitgegane stukken Voor deze vergadering hebben de volgende personen zich afgemeld: de heer Rob Breed uit Bussum, de heer Gerard Aarts uit s-hertogenbosch, de heer Leene uit Beuningen, de heer Ab Schreurs uit Haaksbergen, de heer André de Zwart uit Giessen Ouderkerk, de heer Koning uit Veldhoven en mevrouw Elly Borst-Brunsmann uit Drunen. Het bestuur ontving verder een brief van de heer Henk 1

2 Pool uit Wijk bij Duurstede waarin hij ons laat weten dat hij bij Stichting DE 4DAAGSE heeft geprotesteerd tegen de 5 euro aan extra inschrijfkosten die hij moest betalen toen hij handmatig moest inschrijven voor de Vierdaagse. Hij heeft dan ook besloten om dit jaar niet in te schrijven. Verder liet ons erelid Bert van der Lans per brief weten dat hij graag ontheven wil worden van zijn deelname in de Commissie Benoemingen. Hierop laten de aanwezige leden weten in te kunnen stemmen met de decharge van de heer Van der Lans en meldt de voorzitter dat het bestuur zal proberen om in de vergadering van juli een nieuwe kandidaat voor deze commissie aan te dragen. 3. Notulen ledenvergadering 16 juli 2012 De heer Koos van der Maden vraagt of er al nieuws bekend is over een nieuwe Walk Challenge van onze wandelbond, maar dat is niet het geval. Verder stelt de heer Marcel Claassen voor om of overal voornamen van leden in de notulen op te nemen, of nergens en ook is hij gestuit op een incorrecte benaming van de Nederlandse Wandelsport Bond. De secretaris, de heer Frans Leijtens, zal dit corrigeren. 4. a. Jaarverslag 2012 van de secretaris Er is een schrijffout in het jaarverslag geslopen, waardoor het bedrijf Van Veluw niet correct gespeld is. Na correctie wordt de secretaris bedankt voor het opstellen van het jaarverslag. 4. b. Jaarverslag 2012 van de penningmeester De penningmeester neemt kort de grote afwijkingen in de jaarrekening ten opzichte van de begroting door. Zo willen meer leden een digitale circulaire en dat drukt onze kosten. Uitgaven zoals de ledenenquête en het aanmaken van 2000 badges voor nieuwe leden waren niet begroot. Ook de nieuwe matrijskosten voor de lustrumbeloningen (cijfers 15, 20 en 65) zijn in de jaarrekening te zien. Diverse leden brengen hierop een idee in. Zo luidt een voorstel om voortaan de verjaardagskaarten ook digitaal te verzenden, maar een grote meerderheid van de aanwezigen vindt dat geen goed idee. Ook worden er suggesties gedaan om de meeting points goedkoper te maken, zoals het zoeken van onderdak in een schuur of de aanschaf van een eigen tent. De voorzitter legt hierop uit dat een randvoorwaarde voor de meeting points wel blijft dat deze een minimale extra werklast voor het bestuur opleveren. Het opslaan en opbouwen van een tent en de verzekeringskosten wegen niet op tegen de besparing. De penningmeester heeft voor euro gereserveerd. Daarop bedankt onze voorzitter de penningmeester, mevrouw Francien van den Heuvel, voor het vele werk dat in deze jaarrekening is gaan zitten. 5. Verslag kascommissie De heer Theo Vermeer neemt namens de kascommissie het woord en benadrukt direct dat de kascommissie ook graag mee denkt over mogelijke besparingen. Dan leest hij de verklaring van de kascommissie voor. Er zijn veel complimenten voor de overzichtelijke jaarrekening van Daarop stelt de kascommissie voor om het bestuur decharge te verlenen over het gevoerde beleid en de jaarstukken van De aanwezige leden stemmen hiermee in middels applaus. 2

3 6. Verkiezing kascommissie De gehele kascommissie is herkiesbaar. Alleen het reservelid van deze commissie was niet te bereiken voorafgaand aan deze vergadering. De voorzitter stelt dan ook voor om de kascommissie ongewijzigd te herkiezen. Middels applaus stemmen de leden hiermee in. De kascommissie bestaat uit de heren Theo Vermeer uit Nijmegen, Ruurd van Slageren uit Gieten en Koos van der Maden uit Wijchen. Het nog niet herkozen reservelid is mevrouw Ynskje van den Brakel-Visser uit Alkmaar. 7. Begroting 2014 De penningmeester legt uit dat de afdracht die we in 2014 per lid aan de K.N.B.L.O.- wandelsportorganisatie Nederland doen 10,50 euro bedraagt. Het voorstel is dan ook om de contributie voor 2014 vast te stellen op 20 euro, of 9,50 indien men al elders de bondsafdracht betaalt. Er zijn vanuit de leden verder geen vragen of opmerkingen over de begroting voor De vergadering stelt de begroting 2014 ongewijzigd vast. 8. Bestuursverkiezing Mevrouw Francien de Leeuw-de Bruijn en de heer Frans Leijtens zijn herkiesbaar en er zijn geen voorstellen voor andere kandidaten bekend gesteld bij het bestuur. Beide bestuursleden worden dan ook met applaus herkozen. 9. Voorstellen vanuit de leden Er zijn geen voorstellen vanuit de leden. 10. Voorstellen vanuit het bestuur Er zijn geen voorstellen vanuit het bestuur. De voorzitter wil op dit moment wel een nadere toelichting geven op de uitkomsten van de ledenenquête. In 1999 is er ook een enquête georganiseerd en nu willen we de huidige resultaten gebruiken voor een nieuw beleidsplan. De kernthema s van deze raadpleging zijn de samenstelling van het ledenbestand, ons imago, onze activiteiten, de communicatie en de toekomst van onze vereniging. Op 31 december 2012 had onze vereniging 2689 leden en 922 van hen hebben gereageerd op de enquête. Dat is 34 procent van ons ledenbestand en bovendien bleek het een zeer goede afspiegeling van ons ledenbestand; er kwamen enquêteformulieren uit de hele wereld retour. Onze leden vinden het een privilege om lid te mogen zijn van onze vereniging en zijn erg trots op hun lidmaatschap. De meesten voelen zich thuis bij ons. 76 procent zou wel graag de vereniging minder oubollig willen maken en interessanter voor jongeren. Ongeveer twintig procent van de leden komt soms naar een ledenvergadering en dertig procent bezoekt wel eens een reünie. De leden vinden niet dat er een deelnamestop op de reünie mag komen. De reünie is wel vooral interessant voor oudere leden. Vreemd genoeg weet bijna de helft van onze leden niet dat men een lustrumbeloning aan kan vragen. Diegenen die wel een beloning aanvragen, waarderen de lustrumbeloning, ook als deze per post wordt uitgereikt. De vereniging kan niet automatisch lustrumbeloningen uitreiken aan de leden, want wij weten niet of leden wel de Vierdaagse van Nijmegen uit hebben gelopen: het bestuur blijft 3

4 nadenken over de toekenning van lustrumbeloningen. Veel aanwezigen op de vergadering blijken wel van mening dat iemand die geëerd wil worden, zelf de circulaire goed moet lezen en zelf een aanvraag moet doen. De meeting points blijven een goed initiatief, welke de zichtbaarheid van onze vereniging vergroot. Door de nieuwe banners zullen de locaties nog meer in het oog springen. Er komen komend jaar ook twee toiletten per meeting point. Onze leden geven aan dat zij graag een eigen wandeltocht zouden willen bezoeken. Ook moet er meer aandacht komen voor jongere leden en voor buitenlandse leden. Op de vraag of men zich meer in wil zetten voor onze vereniging, antwoordt tien procent met ja. Ruim 83 procent van de leden vindt de verjaardagskaart erg leuk. De circulaire kan volgens de leden nog verder worden verbeterd, zowel qua inhoud als qua vormgeving. Het bestuur heeft daarom besloten dat de komende junicirculaire nog in de oude vorm wordt uitgegeven, maar dat de decembercirculaire er heel anders uit komt te zien. De uiteindelijke vormgeving blijft voorlopig nog een verrassing. Veel leden kennen onze internetsite en wat minder leden zijn betrokken bij onze Facebookpagina. Er is geen behoefte aan een specifiek Twitteraccount. Er zijn wel veel ideeën ingediend voor een naam voor de circulaire, maar wat het bestuur betreft is de beste vondst er nog niet bij. In de toekomst wil het bestuur misschien gaan werken met speciale commissies of liaisons voor jongere leden of buitenlandse leden: we gaan enkele goede opties uitwerken. Er mag van onze leden geen ledenstop komen. De vereniging moet tijdens de honderdste Vierdaagse wel goed worden gepresenteerd. Enkele leden willen actief meewerken en vele leden willen actief meedenken over onze toekomst. Men ziet ook het voordeel van ons lidmaatschap van de K.N.B.L.O.- wandelsportorganisatie Nederland en men wil het gecombineerde lidmaatschap (van onze vereniging en van de wandelbond) behouden. Het bestuur gaat verder nadenken over de vraag waar we over vier jaar willen staan als vereniging. Zodra er meer resultaten volgen, zullen we deze met de leden communiceren. 11. Rondvraag De heer Koos van der Maden stelt voor om, net als bij tochten van de International Marching League, een systeem van beloningen op te zetten voor alle Vierdaagses die in Nederland worden georganiseerd. Op zijn vraag of wij deze suggestie aan Stichting DE 4DAAGSE en de wandelbond door willen geven, antwoordt het bestuur volmondig ja. De heer Marcel Claassen vraagt of de mededeling in de toelichting op de begroting over het aantal lustrumbeloningen klopt. Het is inderdaad een betrouwbaar ervaringsgetal dat ongeveer de helft van onze leden die recht hebben op een lustrumbeloning er één aanvraagt. Verder meldt hij dat Stichting DE 4DAAGSE en de K.N.B.L.O.-wandelsportorganisatie Nederland hun archieven hebben overgedragen aan het Regionaal Archief Nijmegen. Dit archief is via het internet in te zien en de heer Claassen roept iedereen op om foto s te voorzien van een eventueel bijschrift indien men personen op foto s herkent. De voorzitter zegt toe dat we zijn oproep ook op onze internetsite en op onze Facebookpagina zullen vermelden. De foto s in het archief zijn gesorteerd op de landenafkorting van 4

5 het Internationaal Olympisch Comité, waardoor ook buitenlanders het archief eenvoudiger kunnen inzien. De heer Harry Kwant merkt op dat hij het jammer vindt dat de heer Miel Termont zo stilletjes is afgetreden als voorzitter van de wandelbond. De voormalig voorzitter heeft toch veel betekend voor de wandelsport en ook voor onze vereniging. Onze penningmeester licht daarop kort de gang van zaken rond de bestuurscrisis binnen de bond toe. Het bestuur zal de verdiensten van de heer Termont nogmaals benadrukken richting de bond. De heer Van der Lans voegt daar aan toe dat de bond hier ongetwijfeld nog wat mee zal doen. Ons erelid, de heer Bert van der Lans, merkt op dat het verlangen om een financiële commissie te maken van onze kascommissie toch al enige tijd speelt binnen de vereniging en dringt er bij het bestuur op aan om dit door te zetten. Ook stelt hij voor om eventueel jaarlijks tweemaal een reünie te organiseren, waarbij wellicht één van de twee dagen speciaal op jongere leden is afgestemd. De heer Ruurd van Slageren stelt voor om binnen vergaderingen en notulen personen met hun volledige naam aan te spreken, zoals Miel Termont of Johan Willemstein. Dat is in zijn beleving de meest chique manier. De heer Jan Boerhof uit Veenhuizen legt uit dat er met medewerking van de gemeente Veenhuizen een heel leuke reünie is opgezet. Het zou overigens wel lastig worden om het programma op deze wijze te organiseren als er veel meer dan tweehonderd deelnemers zouden komen. Zijn openingstoespraak zal in ieder geval niet in het Fries worden uitgesproken, want Veenhuizen ligt in Drenthe. Onze voorzitter stelt daarbij vast dat onze oud-voorzitter veel talen spreekt, dus wellicht vragen wij hem voor een openingswoordje. Mevrouw Cobie van Rijn-Visser vraagt of we nu het reservelid van de kascommissie hebben herkozen. De voorzitter antwoordt daarop dat zij niet is herkozen, maar dat we nog contact zullen zoeken met dit reservelid over haar herverkiezing. We komen hier in juli nog op terug. Mevrouw Van Loosbroek heeft in 2012 een lustrumbeloning ontvangen, maar zij heeft deze zelf nooit aangevraagd. Daarop merkt de voorzitter op dat zij de oorzaak daarvan ook niet kent, maar dat het in ieder geval prettig is geweest om toch deze beloning uit te kunnen reiken. Mevrouw Wouters wil nogmaals benadrukken dat zij toch veel moeite zou hebben met een deelnamestop voor de reünie, want die dag is er toch zodat iedereen met elkaar in contact kan komen. Onze penningmeester licht toe dat we tot nu toe nog nooit iemand teleur gesteld hebben. In 2011 hebben we een extra grote boot aan kunnen trekken en in 2012 waren er 192 deelnemers die allen er bij konden zijn. We blijven wel het principe wie het eerst komt hanteren, dus het blijft verstandig om niet te lang te wachten met de aanmelding voor de reünie. 12. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en nodigt iedereen uit om nog even van een lichte lunch in het Kolpinghuis te komen genieten. Ze hoopt iedereen in juli weer te zien. 5