Jaarverslag 2013 van de secretaris

Transcriptie

1 Jaarverslag 2013 van de secretaris De Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse heeft de vernieuwing, waarvan de basis in 2012 werd gelegd met de ledenenquête, voortvarend doorgezet. Er werd een beleidsplan gemaakt voor de komende jaren en de nieuwe ideeën kregen vorm. Daarnaast beleefden we een mooi verenigingsjaar, met leuke evenementen en een succesvolle 97 e Vierdaagse van Nijmegen. Beleidsplan De ledenenquête van 2012 gaf de aanzet tot een aantal vergaderingen waarin het bestuur een beleidsplan voor de komende jaren op stelde. In het beleidsplan zijn een visie en missie voor 2018 geformuleerd en een S.W.O.T.-analyse (strengths, weaknesses, opportunities, threats) gemaakt. Daaruit zijn een flink aantal specifieke en meetbare doelen voor de komende jaren uiteen gezet. Het beleidsplan moet de leidraad gaan vormen voor nieuwe initiatieven van het bestuur. Nieuwe plannen Omdat in de enquête bleek dat er groeipotentieel zit in de buitenlandse leden en omdat onze buitenlandse leden momenteel niet altijd de aandacht krijgen die ze verdienen, heeft het bestuur een aantal ambassadeurs gezocht. Deze ambassadeurs zijn leden die een land of groep van landen vertegenwoordigen en als eerste aanspreekpunt voor onze leden dienen. Zij kunnen vragen van nieuwe leden beantwoorden, maar ook het bestuur adviseren over de leden uit hun land of regio. Er is inmiddels een ambassadeur gezocht voor het Verenigd Koninkrijk, voor Scandinavië, voor Duitsland en voor Zwitserland. Er is een nauwkeurige taakomschrijving voor ambassadeurs gemaakt en in de loop van 2014 zullen zij zich verder aan de leden voorstellen. De wens om als Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse een jaarlijks wandelevenement te organiseren werd jaren geleden ingevuld met een eigen wandeltocht. Dat kostte het bestuur veel werk en leverde helaas niet het aantal deelnemers op waarop gehoopt was. Daarom zijn dit jaar diverse wandelsportverenigingen benaderd om hun evenement te verbinden aan de naamsbekendheid van onze vereniging. Vanaf 2014 zullen enkele tochten aangewezen worden als wandeling waar Gouden-Kruisdragers elkaar kunnen ontmoeten buiten de Vierdaagse om. Onze vereniging krijgt er een aantal evenementen bij en de lokale wandelclubs kunnen profiteren van onze naamsbekendheid om meer deelnemers naar hun tocht te halen. Het bestuur heeft een aantal regels en voorwaarden opgesteld die overlegd zullen worden met de organiserende wandelclubs en per jaar zal bekeken worden welke tochten mogen adverteren met het stempel powered by the Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse. Binnen het bestuur leeft al jaren de wens om een vast draaiboek bij te houden van verenigingsactiviteiten. Hierin kan ieder bestuurslid zijn of haar taken en de bijbehorende deadlines opschrijven. Dat is allereerst een houvast en controlelijst voor betrokkene zelf, maar het is zeker ook een nuttig boekwerk voor nieuwe bestuursleden. Als er ooit bestuursleden wisselen, is het takenpakket direct duidelijk voor de nieuweling. Een gezonde vereniging heeft dit soort zaken goed 1

2 vastgelegd en dat heeft het bestuur dan ook gedaan in Het verenigingsdraaiboek (of handboek) blijft een levend document, dat we jaarlijks zullen bijwerken. Gezien de verschijningsdatum hoort de decembercirculaire eigenlijk thuis in het jaarverslag van volgend jaar, maar de voorbereidingen en redactie waren in 2013 afgerond. Het bestuur was van mening dat een vereniging met een ledental ver boven de 2500 ook recht heeft op een professioneel uitziend magazine. Daarom is dit jaar een redactie samengesteld die middels de moderne online toepassingen van drukkerij Editoo een magazine samen kon stellen zonder een moment daadwerkelijk samen te komen. Dit verlicht de werklast van ons bestuur en de overige vrijwilligers in de redactie. Het is mogelijk een grote redactie te vormen zonder extra reiskosten op de begroting te moeten opnemen. Toch is alle begin moeilijk en het duurde even voor de redactie de online programma s om het magazine samen te stellen vlekkeloos kon toepassen. Maar, het resultaat mocht er zijn. In de ledenenquête vroegen we om namen te verzinnen voor ons magazine en dat leverde geen directe winnaar op. Tijdens een bestuursvergadering kwam onverwacht wel een goed idee: GOUD! Deze moderne naam past bij de nieuwe opmaak van het magazine, maar verwijst ook naar de traditie waar onze vereniging op gebaseerd is. Vierdaagse en reünie Begin 2013 vroeg Stichting DE 4DAAGSE ons om in al onze vormen van communicatie niet langer te spreken van de Nijmeegse Vierdaagse, maar liever van de Vierdaagse van Nijmegen. Dit is dan ook sinds dat moment zoveel mogelijk doorgevoerd. In aanloop naar de Vierdaagse kwam het nieuws dat men via de VriendenLoterij zowel de Vierdaagse financieel kan steunen, als kans maken op een mooie geldprijs. En er bleken dit jaar twee Vierdaagsethrillers uitgegeven: schrijver Rudy Dek en uitgever Logikos gingen uiteen en brachten elk hun eigen roman op de markt. In maart werd uw bestuur al benaderd door Stichting DE 4DAAGSE met de vraag of we mee wilden helpen met het planten van een groot aantal druivenranken nabij Breedeweg. Met enige haast werd een groepje Gouden-Kruisdragers bijeen gezocht en op de ochtend voor de jaarvergadering in het Kolpinghuis (13 april) werden door Stichting DE 4DAAGSE, diverse vrijwilligers en zo n twintig Gouden-Kruisdragers honderden wijnranken geplant. Hopelijk kunnen we bij de honderdste Vierdaagse genieten van onze eigen Vierdaagsewijn. Met het oog op de toekomst werden er in deelnemers toegelaten tot de Vierdaagse van Nijmegen. Dat betekende dat er in april personen helaas uitgeloot werden. Van de toegelaten deelnemers, meldden zich op zondag 14 en maandag 15 juli wandelaars op de Wedren en Heumensoord van hen hoopten hun tiende Vierdaagse te volbrengen. Maar voor het zover was, bezochten de wandelaars eerst de 52 e Vierdaagsekerkdienst op zondag en kwamen er maandagmiddag 139 leden op de Ledenvergadering in het Kolpinghuis (wederom met live muziek). De Waalkade bleek ook dit jaar nog instabiel en daarom werd wederom de openingsceremonie, welke de Vlaggenparade moest vervangen, een jaartje uitgesteld. Op dinsdagochtend 16 juli om uur kon Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Edith Schippers samen met marsleider Johan Willemstein de 97 e Vierdaagse van Nijmegen voor geopend verklaren. Het werd een mooie 2

3 Vierdaagse, met prima weersomstandigheden en nauwelijks verstoringen. Zoals ieder jaar wisten vele leden de weg te vinden naar onze meeting points voor een drankje en wat gezelligheid onderweg. Erelid Bert van der Lans bereikte op vrijdagmiddag 19 juli 2013 de finish van zijn 66 e Vierdaagse en wordt daarbij op enige afstand gevolgd door de heer Koopman met 64 edities. Er waren 1207 deelnemers die die middag het Gouden Kruis uitgereikt kregen: zij werden dan ook door tussenkomst van Stichting DE 4DAAGSE uitgenodigd om lid te worden van onze vereniging. Het uitvalspercentage onder debutanten blijft onverminderd hoog: de deelnemers die hun dertigste Vierdaagse liepen, haalden allemaal de finish. De debutanten die deelnamen aan het Via Vierdaagseprogramma hadden een iets lager uitvalspercentage: 10,2 % in plaats van 12,9 % bij de overige debutanten. Op zaterdag 21 september kon iedereen de ervaringen van de Vierdaagse delen in het Gevangenismuseum in Veenhuizen. Jan en Trijn Boerhof en Ruurd en Margje van Slageren organiseerden er een gezellige dag met rondleidingen, een rondrit in de gevangenenbus, mooie gebakjes en natuurlijk de uitreiking van de lustrumbeloningen aan de gelukkige leden. Ontwikkelingen binnen de wandelbonden In het vorige jaarverslag stond nog de kop uitdagingen binnen de wandelbond, maar die situatie heeft zich razendsnel verbeterd. Interim voorzitter van de K.N.B.L.O.-wandelsportorganisatie Nederland Johan Willemstein gaf de voorzittershamer over aan Barbera Schoemaker. Voormalig bondsvoorzitter Miel Termont werd tot erelid van de bond benoemd. De nieuwe voorzitter is aangesteld met een duidelijk doel voor ogen: de fusie met de Nederlandse Wandelsport Bond. Daarmee gaat de lang gekoesterde wens van menig wandelliefhebber in vervulling: één overkoepelende organisatie die de belangen van wandelend Nederland behartigt. Beide bonden kwamen een stappenplan overeen dat uiteindelijk zal resulteren in een volledige fusie in 1 januari Belangrijke stappen daarin zijn onder andere het tekenen van een intentieverklaring, een due dilligence onderzoek en het overleggen van de plannen met de achterban van wandelaars, verenigingen en organisaties. Uiteraard houden de Bondsvertegenwoordigers namens onze vereniging een vinger aan de pols bij deze stappen: bij besluitvorming binnen de bond zullen zij zeker stemmen voor deze fusie. Na de fusie zal er dan grotere wandelbond ontstaan met wellicht nieuwe lidmaatschapsvormen en contributievoorstellen. Sinds 2013 is een lang gekoesterde ambitie van uw bestuur ingevuld, aangezien bestuurslid Martin Pegels inmiddels deel uit maakt van de financiële commissie van de K.N.B.L.O.-wandelsportorganisatie Nederland, waar ons lid Ruurd van Slageren overigens al deel van uit maakt. 3

4 Verenigingszaken Er zijn ook nog zaken waar u als lid minder van merkt, maar het bestuur des te meer. Zo leidt de moeizame relatie met de ledenadministratie van de wandelbond tot een grote werklast en veel frustratie: mutaties worden in Nijmegen niet altijd correct doorgevoerd en de financiële gevolgen daarvan komen nogal eens bij onze vereniging terecht. Maar ook onze eigen leden zijn hier af en toe debet aan. Vaak wordt het lidmaatschap pas na 1 oktober van het voorafgaande jaar opgezegd, waardoor de bond onze vereniging nog gewoon de bondsafdracht in rekening brengt. In het najaar van 2013 heeft de ledenadministrateur meegewerkt aan een pilot om als vereniging zelf de ledenmutaties te verwerken in het programma van de K.N.B.L.O.-wandelsportorganisatie Nederland. Na een korte periode is deze pilot omgezet in een definitieve toestemming. Tevens werd in 2013 het boekhoud- en ledenadministratieprogramma van de vereniging (Davilex) aangepast aan de nieuwe eisen die het internationale betalingsverkeer vereist. Dat wil onder meer zeggen dat alle banknummers werden geconverteerd naar I.BA.N. (International Bank Account Number) en dat bij ieder lid een B.I.C. (Bank Identifier Code) werd ingevoerd. We kunnen als vereniging de contributie incasseren via de S.E.P.A. (Single European Payments Area). Het is nu voor veel buitenlandse leden mogelijk een machtiging voor automatische incasso af te geven. Ook merken we dat de werklast voor de bestuursleden steeds hoger wordt. Soms komt dat omdat de secretaris voor vier maanden uitgezonden wordt naar Afghanistan, maar het is ook te danken aan de vele nieuwe initiatieven die wijzelf ontplooien. Deze leiden onverminderd tot meer vergaderingen, bijeenkomsten of gewoon uurtjes die thuis aan de vereniging worden besteed. We vragen dan ook begrip van onze leden: soms worden uw wensen niet zo snel gerealiseerd als u wellicht zou willen. Ook uw bestuur en de vrijwilligers zijn gewone mensen. Dit jaar was er een persoonlijke tragedie voor Francien de Leeuw: haar echtgenoot Jan overleed in de zomer na een lang ziek te zijn geweest. We zullen zijn humor, enthousiasme en leuke foto s van onze vergaderingen en reünies missen. Natuurlijk zijn er ook leuke momenten. Zo is Vicky Henriksen- Delaney voor de tweede keer moeder geworden. En regelmatig krijgen we van onze leden een mailtje, kaartje of brief waarin zij het bestuur, de vrijwilligers van de meeting points of een reüniecommissie bedanken voor een leuke dag. Volgend verenigingsjaar? Voorlopig mogen we nog altijd rekenen op de steun van een groot aantal vrijwilligers. Vertalers, ledenadministrateur, bestuursleden, leden van diverse commissies (kascommissie, reüniecommissie etc.), ze laten allen weten zich met veel plezier in te willen zetten voor onze vereniging. Met hen zetten we de ontwikkelingen uit 2013 door. Nieuwe ambassadeurs, een modern magazine en een wandeltocht powered by Gouden-Kruisdragers gaan in 2014 goed vorm krijgen. 4

5 In 2013 wist uw vereniging de volgende zaken te realiseren: De vaste activiteiten: twee ledenvergaderingen, drie meeting points (met nieuwe beach banners) en een gezellige reünie, Het vastleggen van alle bestuurstaken in een verenigingsdraaiboek, Een moderner magazine, in kleur en met meer ruimte voor verhalen en foto s, Een concept beleidsplan waarin de uitkomsten van de ledenenquête zijn verwerkt, Het bijeen zoeken van de eerste ambassadeurs, om onze buitenlandse leden te vertegenwoordigen. Het jaar 2013 in cijfers Ledental op 1 januari 2689 Aanwezige leden Jaarvergadering april 37 Aanwezige leden Ledenvergadering juli 139 Aangevraagde lustrumbeloningen 223 Deelnemers reünie Veenhuizen 131 Ledental Facebookpagina op 31 december 296 Overleden leden 23 Nieuwe leden 336 Ledental op 31 december