Concept beleidsplan

Transcriptie

1 Concept beleidsplan Introductie De Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse (GKD) is opgericht op 24 juli 1951 te Nijmegen. Het ledenbestand van de vereniging bestaat uit wandelaars die de reglementair voorgeschreven afstanden van de Nijmeegse Vierdaagse Afstandsmarsen ten minste tien maal met succes hebben volbracht. De vereniging stelt zich ten doel de wandelsport te bevorderen en de banden tussen de leden te versterken. In de loop der tijd is de GKD uitgegroeid tot een vereniging met een ledenbestand van 2678 leden uit 15 landen (per 1/6/2013). Het bestuur is van mening dat een vereniging die zo n belangrijk deel van het wandellegioen vertegenwoordigt, vooruit moet kijken en haar uitgangspunten moet vervatten in een beleidsplan. In het voorjaar van 2013 is een grootscheepse ledenenquête gehouden waaraan 34% van de leden heeft deelgenomen. De resultaten van de enquête zijn besproken in een tweetal heisessies waarin het bestuur is gekomen tot de formulering van het bijgaande beleidsplan, dat een toekomstvisie schetst voor de periode Dit beleidsplan bevat niet zozeer opvallende vernieuwingen, maar houdt de waardevolle tradities van onze vereniging in ere terwijl tegelijkertijd een koers wordt uitgezet die de vereniging het fundament geeft dat nodig is zelfverzekerd de toekomst tegemoet te treden. Visie (waar gaan we voor?) Over vijf jaar is de vereniging een succesvolle en financieel gezonde organisatie van leden die als gesprekspartner van de Stichting 4Daagse de belangen van haar leden waar dan ook ter wereld - behartigt en de verbondenheid met het evenement de 4Daagse propageert. Missie (waar staan we voor?) In verbondenheid samen op weg Rationale: Het missie statement geeft weer dat we als vereniging, maar ook als individuele leden in verbondenheid met elkaar en met de Stichting 4Daagse samen op weg. Daarbij staat op weg niet alleen voor het fysieke wandelen tijdens de 4Daagse, maar ook in de overdrachtelijke zin van het woord: samen werken aan onze vereniging en aan de toekomst van ons evenement. 1

2 De vereniging anno 2012 De GKD is een rustige vereniging met een lange traditie. Leden zijn vooral lid zijn vanwege hun prestatie en de verbondenheid met de 4Daagse. Op dit moment organiseert de GKD twee ledenvergaderingen per jaar (in april en op de 4Daagse-maandag) en een reünie in september. De leden kunnen tijdens de Vierdaagse gebruik maken van de eigen meeting points en kunnen lustrumbeloningen aanvragen. Ze ontvangen per post of digitaal tweemaal per jaar een circulaire en een verjaardagskaart op hun verjaardag. Daarnaast hebben zij toegang tot de GKD-website en een facebook-pagina. Het bestuur komt 4-6 maal per jaar bij elkaar om lopende zaken te bespreken. Een SWOT-analyse laat het volgende zien: Sterkten (strengths) Goede relatie met Stichting 4Daagse Rijke historie Gevoel van trots op zelfgecreëerde eretitel: Gouden-Kruisdrager (gratis reclame) Verbondenheid met 4Daagse Internationaal karakter van de 4Daagse Zwakten (weaknesses) Weinig onderlinge binding (alles gerelateerd aan één week/jaar) Grijs imago (want weinig activiteit) Geografische spreiding ledenbestand Belasting bestuursleden neemt toe (groei, activiteiten, eisen van KNBLO) Kansen (opportunities) Mogelijkheid gebruik te maken van knowhow leden Mogelijkheid gebruik te maken van faciliteiten leden Mogelijkheid gebruik te maken van netwerk leden Mogelijkheid mee te liften met 4Daagse (dixies, pr, tenten, enquête enz.) Uitnutten 100 ste 4Daagse/65 jaar GDK als pr-moment Groei aantal buitenlandse leden Groei aantal jongere leden ( <50) Bedreigingen (threats) Individualisering Binding met wandelen wordt minder groot Recessie (kosten lidmaatschap) Bij schaalvergroting (KNBLO + NWB) zijn procentueel minder leden lid van de GKD Ontwikkelingen in het ledenbestand In de afgelopen jaren is het ledenbestand van de GKD gestadig gegroeid tot 2678 leden (per 1/6/2013). Dit is onder meer te danken aan de mailing van een wervingsfolder, ieder jaar na afloop van de 4Daagse, naar iedereen die met succes voor de 10 de maal heeft deelgenomen. De verdeling man-vrouw bedraagt 67%-33% en daarmee zijn de mannen sterk oververtegenwoordigd. 88% van de leden is 50 jaar of ouder (ter vergelijking: 80% van de KNBLO-NL leden is boven de 50); minder dan 3% is jonger dan 40 jaar. Dit betekent dat we te maken hebben met een ledenbestand van krasse knarren. 45% van de leden is 1-5 jaar lid. Onze leden zijn afkomstig uit 15 landen; het merendeel (2577) is echter afkomstig uit Nederland. 2

3 Kijkend naar alle deelnemers die de 4Daagse in 2012 met succes voor de tiende maal of vaker hebben volbracht (8422) kunnen we zeggen dat ruim 30% van hen lid is van de GKD 1. Verdere groei van de vereniging is zonder meer mogelijk, gezien het potentieel aan 10+ wandelaars. Om te voorkomen dat de vergrijzing binnen het ledenbestand verder toeneemt, zal speciale aandacht moeten worden gegeven aan de werving van jongere ( jonger dan 50 jaar) leden. Ook is het wenselijk het ledenbestand uit te breiden met meer buitenlandse leden, om ook hen goed te kunnen representeren en de internationale uitstraling van de vereniging te vergroten. Hoewel we gaan voor een lichte groei van het aantal leden, zal ook de bestendiging van het ledenbestand onze aandacht vragen. Om dit te kunnen realiseren, willen we het ledenbestand indelen in doelgroepen, die elk op een eigen manier worden benaderd. De doelgroepen die we onderkennen zijn wandelende leden (22-50 jaar), wandelende leden (50 75 jaar), wandelende leden (75+ jaar), buitenlandse leden en nietwandelende leden. Uitgangspunt voor het ledenbeleid is dat iedereen die aan de toegangsvoorwaarden voldoet, lid moet kunnen worden van de vereniging. Daarbij streven wij er naar om de vereniging en het lidmaatschap laagdrempelig te houden, dus financieel aantrekkelijk. Imago en het gewenste profilering van de vereniging De GKD heeft naar buiten toe het imago van een club van grijsaards. Onder het ledenbestand draait het imago vooral om de kernwoorden trots (op het feit dat men 10x of vaker de 4Daagse heeft gelopen), eergevoel (om lid te mogen zijn van deze elitetroepen van de 4Daagse ) en verbondenheid (met het evenement). Als belangenbehartiger is de GKD al langer een vaste gesprekspartner van de Stichting 4Daagse. Dit willen we graag verder uitbouwen door de wensen van leden te inventariseren en deze proactief om te zetten in voorstellen. Wij beschouwen het als onze taak om de kwaliteit van de 4Daagse systematisch in de gaten te houden en hierover te rapporteren. Ook fungeert de GKD als een - vanzelfsprekend - klankbord voor de 4Daagse. Om een goede gesprekspartner te kunnen zijn voor de Stichting 4Daagse, zal de vereniging qua ledenbestand een goede afspiegeling moeten vormen van het 4Daagse-legioen. Uitgangspunt bij de gewenste profilering is professionaliteit in alles wat we uitstralen en in alles wat we doen. Het al eerder genoemde doelgroepenbeleid moet ervoor zorgen dat de GKD een vereniging wordt die past bij al haar leden. Dit betekent dat we moeten zoeken naar een mix van communicatie-uitingen en activiteiten die passen bij onze doelgroepen. De organisatie/het kader De GKD streeft er naar een transparante organisatie te zijn. Op dit moment bestaat het bestuur uit zeven personen. Daarnaast zijn er vanuit de ledenvergadering een kascommissie tijdens de laatste ledenvergadering is het voorstel gedaan om hier een financiële commissie van te maken en een commissie benoemingen. Een aantal actieve vrijwilligers staat ons bij met activiteiten als de circulaire, de organisatie van de jaarlijkse reünie, en het bemannen van de meeting points. Een en ander staat beschreven in een draaiboek, dat moet worden aangevuld en herzien. Gezien de toenemende druk op de bestuursleden pleiten wij ervoor om structureel meer leden te betrekken bij de organisatie van activiteiten. In de ledenenquête van januari 2013 heeft een aantal leden zich bereid verklaard mee te willen denken en/of doen. 1 Dit percentage klopt niet helemaal, aangezien niet ieder lid van de GKD nog actief de 4Daagse meeloopt. 3

4 Financiën De GKD is een financieel gezonde organisatie en dat willen we graag zo houden. Ons streven is om de contributie laag te houden en de vereniging laagdrempelig. De groei van het ledenbestand heeft consequenties voor de ledenadministratie en op enig moment zullen we dan ook overwegen om deze verder te professionaliseren en/of uit te besteden. Op dit moment is het lidmaatschap van de KNBLO-NL inbegrepen in het lidmaatschap van de GKD. Binnen de KNBLO-NL zijn stemmen opgegaan om diversificatie van het aanbod, waardoor leden van aangesloten verenigingen een keuze zouden krijgen uit bijvoorbeeld een compleet KNBLO-NL lidmaatschap (incl. ledenpas, Wandelsportmagazine en Landelijk Wandelprogramma) of alleen een ledenpas. Onze leden hebben zich in de ledenenquête duidelijk uitgesproken voor een compleet combi-lidmaatschap. Als bestuur zijn wij hier blij mee, omdat een gediversifieerd aanbod grote consequenties zou hebben voor de administratieve afhandeling. Het activiteitenaanbod Veel van de leden zijn lid geworden van de GKD om erbij te horen en hebben geen behoefte aan activiteiten. Dat verklaart waarom er relatief weinig leden de activiteiten bezoeken. Het doel van de activiteiten die wij organiseren is het vergroten van de betrokkenheid van onze leden, die daardoor de meerwaarde van het lidmaatschap ervaren. Daarbij is het aantal leden ondergeschikt aan de kwaliteit van de diensten die de GKD biedt en de activiteiten die zij organiseert. Vanuit de enquête zijn enkele goede suggesties gekomen voor eventuele nieuwe activiteiten, waaronder de organisatie van een eigen GKD-wandeltocht en het opzetten van (regionale) wandelgroepen. Interne communicatie Omdat onze leden relatief weinig de activiteiten bijwonen, die worden georganiseerd, is communicatie een belangrijk punt van aandacht. Momenteel ontvangen de leden digitaal of op papier tweemaal per jaar een circulaire. Verder nieuws is te lezen op de website en op facebook. Deze uitingen moeten worden geprofessionaliseerd, geactualiseerd en gemoderniseerd, toegespitst op de doelgroep waar zij voor bedoeld zijn. De groep 75- plussers, bijvoorbeeld, maakt over het algemeen minder gebruik van de computer en zal weinig gebruik maken van facebook. De papieren circulaire wordt daarentegen door deze groep hoog gewaardeerd. Een eerste stap in de richting van het nieuwe blad Goud, dat de circulaire gaat vervangen, is al gezet. Verder denken we aan het opzetten van een digitale nieuwsbrief en een beeldbank (pinterest). Ook hierbij realiseren we ons dat uitvoering van de plannen alleen mogelijk is als er leden bereid zijn een deeltaak op zich te nemen. Bovendien vereist dit ook een optimalisatie van onze database (beheer , in/uitschrijven, digitale circulaire ja/nee enz.). Daarnaast gaan we templates ontwikkelen voor de standaardberichten als een aanmaning, reactie op opzegging, bevestiging van verhuizingsbericht en de aanmeldingen voor de reünie of aanvraag voor een lustrumbeloning. Externe communicatie Het uitdragen van de succes-story s van de GKD draagt in belangrijke mate bij aan de beeldvorming van de vereniging. Jaarlijks verschijnen er artikelen in het Wandelsportmagazine en het Vierdaagse magazine. Onze wervingsfolder is te vinden bij 4

5 wandeltochten. Desondanks willen we actiever op zoek naar meer aandacht in de binnenen buitenlandse media. 100 jaar Vierdaagse In 2016 wordt de 100 ste 4Daagse georganiseerd én bestaat de GKD 65 jaar. Dat willen we niet aan ons voorbij laten gaan. Het is de bedoeling om ons dat jaar als GKD duidelijker dan ooit te profileren. Daarnaast willen we de 4Daagse een cadeau namens onze vereniging aanbieden. Een groot aantal ideeën is de revue al gepasseerd. Het lijkt ons wenselijk om een commissie in te stellen die invulling geeft aan onze voornemens voor Doelstellingen De Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse houdt de waarden en tradities uit het verleden in ere maar zal stappen zetten om zelfverzekerd de toekomst tegemoet te kunnen treden. Wij hebben daarom een aantal doelstellingen geformuleerd. Deze zijn SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden). Gebruik makend van de input van de ledenenquête heeft het bestuur tijdens twee hei-sessies de onderstaande doelstellingen gedefinieerd. In 2018: 1. Is minimaal 25% van de wandelaars die 10x of vaker de 4Daagse heeft volbracht, lid van onze vereniging. 2. Is minimaal 5% van de KNBLO-NL/NWB ook GKD-lid. 3. Is de internationale uitstraling van de vereniging vergroot [10% buitenlandse leden?]. Een grotere internationale uitstraling gaan we realiseren door meer aandacht op het werven van buitenlandse leden en het inrichten van de organisatie met liaisons/ambassadeurs voor de gebieden Scandinavië, Duitsland/ Zwitserland/Oostenrijk, UK en global, zodat buitenlandse leden een eigen aanspreekpunt hebben. 4. Heeft de vereniging procentueel meer leden van <50 jaar [10%?]. Bij de werving zullen we inzetten op de jongere doelgroep. 5. Is de GKD een nog belangrijker overlegpartner van de Stichting 4Daagse dan nu het geval is. 6. Is minimaal 5% van de leden actief betrokken bij de organisatie van activiteiten van de GKD. 7. Is de interne communicatie geprofessionaliseerd. Dit gebeurt aan de hand van een communicatieplan. Uitingen worden inhoudelijk aan elkaar gelinkt en geactualiseerd. De huisstijl wordt opgefrist (want dat is per slot van rekening het visitekaartje van onze vereniging). 8. Loopt de externe communicatie volgens een plan waarin momenten en media worden geselecteerd om door GKD actief te worden benaderd. 9. Adopteert de (nog op te zetten) werkgroep Wandelen tweemaal per jaar een wandeltocht die het GKD-keurmerk krijgt en die door een lokale wandelsportvereniging zal worden georganiseerd. De eerste tocht vindt plaats in [FLS maak hiervoor een plan]. 10. Krijgt ieder lid automatisch een lustrumbeloning wanneer hij/zij daarvoor in aanmerking komt. Tot op heden heerst er nog steeds veel onduidelijkheid over het aanvragen van de lustrumbeloningen. 5

6 Prioriteiten en plan van aanpak/implementatie Het bestuur zal prioriteiten stellen om de bovenstaande punten aan te pakken. De gedetailleerde uitwerking van de doelstellingen in een plan van aanpak zal plaatsvinden nadat de ALV haar goedkeuring heeft uitgesproken. Goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering Voorafgaand aan de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering zal het beleidsplan aan de leden worden gepresenteerd [hoe?]. Tijdens de ALV kan de ledenvergadering zich hierover uitspreken en het beleidsplan goedkeuren dan wel verwerpen. Evaluatie en terugkoppeling Om te voorkomen dat het beleidsplan in een la verdwijnt, zullen het plan en de voortgang minimaal tweemaal per jaar in de bestuursvergaderingen van maart en oktober worden besproken. Ook zal het onderwerp tijdens de ledenvergaderingen op de agenda komen te staan. 6

7 Bijlage 1: Doelstellingenmatrix Wie Wat Wanneer 1 25% 10+ lopers is lid FHL Jaarlijks het percentage checken en Januari GKD eventueel bijsturen 2 5% KNBLO/NWB leden is FHL Jaarlijks het percentage checken en Januari lid GKD eventueel bijsturen 3 Internationale uitstraling Bestuur Ambassadeurs Ambassadeurs werven Fungeren als aanspreekpunt Mei 14 Vanaf 4D 14 4 <50 leden werven Bestuur Plan maken 5 Partner 4Daagse Bestuur Voorstel maken voor Stichting 4Daagse Februari 14 6 Betrokkenheid leden Bestuur Publiciteit/benaderen leden die hebben Maart 14 verhogen aangegeven mee te willen helpen/denken 7 Professionalisering interne communicatie FLS AVG Website Circulaire, redactieformule, aansturing redactieteam Facebook Huisstijl Vertalingen VHN VHN MPS 8 Externe communicatie Maak communicatieplan 9 Wandeltocht met GKDkeurmerk Werkgroep Leg contacten met Voorjaar Wandelen wandelsportverenigingen Najaar 10 Lustrumbeloningen FLW Automatische verzending Augustus 14 7

8 Bijlage 2: Doelgroepenmatrix Doelgroep/ activiteit Wandelend Wandelend Wandelend 75+ Buitenlands Nietwandelend Badge X X X X X ALV X X X X X Ledenvergadering X X X X X 4D-maandag Reünie X X X X X Meeting points X X X X Lustrumbeloning X X X X GKD-wandelgroep X X X (regionaal) GKD-wandeltocht X X X Verjaardagskaart X X X (papier) Verjaardagskaart X X (digitaal) Goud (papier) X X X Goud (digitaal X X Nieuwsbrief X X (digitaal) Website X X Webshop X X Facebook X X Twitter (tijdens 4Daagse) X X 8

9 Bijlage 3: Overige vragen/aandachtspunten/actiepunten Herziening huishoudelijk reglement is noodzakelijk (bijv. 4Daagse wordt niet meer georganiseerd door de KNBLO). Herziening/aanvulling draaiboek is noodzakelijk. Ledenwerving Feliciteer iedereen die 10x heeft gelopen en biedt ze een gratis (uitgekleed) jaarabonnement aan. Dus zonder KNBLO lidmaatschap (tenzij KNBLO-NL wil meeliften) en met digitale uitingen. Richting 4Daagse 1. Is het wenselijk een (willekeurig) lid mee te nemen naar het jaarlijkse overleg met de Stichting 4Daagse? 2. Stem met de Centrale Administratie na afloop van iedere 4Daagse af welke van onze leden voor de hoeveelste maal de tocht hebben volbracht. Wij kunnen dan automatisch zorgen voor een lustrumbeloning. 3. Kan er een link op de 4D-site worden gezet naar de GKD-site voor mensen die zich willen aanmelden als lid? Communicatie 1. Inzet digitale middelen:.ppt tijdens ledenvergaderingen 2. Redactieformule en redactieteam t.b.v. Goud 3. Beeld/videobank opzetten (pinterest?) 4. Volg leden tijdens 4Daagse interactief op Twitter met live verslagen #GKD, #4D13 / Foursquare. Laat ze digitaal inchecken op de meeting points via FB/Twitter. 5. Vaker en korter communiceren via digitale newsletters(4x/jaar) en, indien nodig, per of newsflash 6. Website: FAQ optimaliseren. 7. Gebruik informatie op meerdere fronten: bundelen FB input in de circulaire 8. In PR 100 jaar Vierdaagse en 65 jaar GKD uitdragen. 100 jaar Vierdaagse Stel commissie in bestaande uit vijf mensen en vraag ze ideeën te genereren. Deze worden gepresenteerd aan het bestuur, dat kiest voor datgene wat haalbaar, betaalbaar en wenselijk is. 1. Hoe kan de GKD zich profileren bij de 100ste Vierdaagse? - Verloting van gouden startkaarten met privileges (meet & greet met de marsleider, een rondleiding op het S/F-terrein, toegang tot de openingsceremonie). Groot communiceren! - Door GKD-wandelaars herkenbaar te maken! Bv gouden veters, gouden cap, shirt met logo en opdruk (laten sponsoren?) - Actieve aanwezigheid bij de openingsceremonie - Een eigen startpoort - Pas op: geen grijze golf bij de intocht! - Finish-borrel - Aandacht voor de GKD bij tentoonstelling 100 jaar 4Daagse in t Valkhof. 9

10 2. Wat schenken we aan de Stichting 4Daagse? - Felicitatieboek met verhalen van individuele leden over hun beste herinnering aan de Vierdaagse (max 100 woorden, naam, woonplaats, leeftijd, hoeveel maal uitgelopen) - Historisch wandelpad - Documentaire/film - Beeldboek 100 jaar 4D/65 jaar GKD 3. En alle andere 4Daagse-lopers? - Een kaart met een gestanst gouden kruis zodat je het gevoel kunt ervaren een gouden-kruisdrager te zijn. - lopers die 10+ maal hebben gelopen ontvang onze digitale circulaire als jubileumgeschenk Activiteiten Regionale wandelgroepen onder auspiciën van werkgroep Wandelen. Oproepen via website, FB, Goud. Te organiseren door de lokale vraagsteller. 10