Rapportage Verenigingsondersteuner

Transcriptie

1 2016 Rapportage Verenigingsondersteuner GSC ESDO & HSV Escamp RAPPORTAGE 2016 STICHTING NSA NIJVERHEIDSWEG 23D, 3762 EP SOEST T:

2 1

3 Inhoudsopgave Pagina: 1. Fase 1: Inventarisatiefase 4 2. Fase 2: Uitvoerfase 5 3. Fase 3: Verdere implementatiefase 6 4. Procesevaluatie 7 2

4 3

5 Fase 1: Inventarisatiefase 15 januari februari 2016 HSV Escamp is sinds 2005 opgericht als voetbalvereniging door een fusie tussen drie verenigingen. Zij zitten sinds de nieuwbouw aan de Hengelolaan. GSC ESDO is in 2007 ontstaan vanuit een fusie van twee voetbalverenigingen. Zij zijn sinds 2014 eveneens gehuisvest in het clubhuis aan de Hengelolaan. De verenigingen zouden beiden met elkaar fuseren. In het voorjaar van 2015 bleek dit niet meer het geval. De gemeente heeft bij beide clubs aangegeven dat zij tot een samenwerking moeten komen, aangezien beide clubs gebruik maken van de zelfde velden en accommodatie. Indien dit niet het geval zijn zou dat verstrekkende gevolgen hebben door middel van het opzeggen van de huur door de gemeente. De clubs zijn in de zomer van 2015 tot een samenwerkingsovereenkomst gekomen onder begeleiding van project manager Leo Birdza. Sinds deze overeenkomst getekend is het contact tussen beide besturen van de vereniging tot nul gereduceerd. Individuele communicatie is er nog wel maar dat is eigenlijk niet op bestuurlijk niveau. Oriëntatie met bestuur Intern is er gesproken over de ondersteuning door Sportsupport. Het resultaat van een eerder overleg met de gemeente is als insteek gekozen om de mogelijke ondersteuningsonderwerpen te bepalen. Tijdens dit gesprek waren een aantal bestuursleden van beide clubs aanwezig. Vervolgens heeft er ook een tweede gesprek plaats gevonden om per vereniging kennis te maken met de ondersteuner c.q. begeleider en om aan te geven waar er nog meer knelpunten bij de club zitten. In een vervolg gesprek zijn deze punten verder geconcretiseerd. Tijdens deze besprekingen is ook een rooster voorstel gedaan waarin eerst een voorzittersoverleg zal plaatsvinden gevolgd door een vergadering met het voltallige bestuur van beide clubs. Als onafhankelijk voorzitter zal de ondersteuner de overleggen van het bestuur van HSV Escamp met het bestuur van GSC ESDO voorbereiden en voorzitten. Daarnaast zorgen de clubs voor een notulist (verenigingen om en om?) en deze notulen nalopen en aan beide besturen overleggen. De volgende punten worden verwacht: Verbeteren van de onderlinge verhoudingen / Verbinden van beiden verenigingen; Communicatie verbeteren en daar structuur in brengen; Signaleren van knelpunten; Onduidelijkheden over samenwerkingsovereenkomst aanpakken; Zaken benoemen zoals ze zijn, beide partijen hierop aanspreken; Achter uitgezette en/of lopende acties aangaan; Planmatig werken naar oplossingen. Resultaten Beide besturen zijn tevreden over de wijze waarop de overleggen worden vormgegeven en begeleid; Beide besturen gaan middels wederzijds respect met elkaar om; Beide besturen dragen het wederzijds respect naar de andere vereniging over aan hun leden. 4

6 Fase 2: Uitvoerfase 5 februari juni 2016 Na de opstartfase waarin er eerst oriënterend is gesproken met een delegatie van beide besturen is er een start gemaakt met het uitrollen van de opdracht. Hierin zijn de beide besturen eerst los van elkaar bij elkaar geweest en hebben aangeven wat ze belangrijk vinden voor de ondersteuning. Dit is door de ondersteuner uitgewerkt met een aantal belangrijke punten. De belangrijkste was weer met elkaar op een normale manier aan tafel te kunnen zitten en op gang brengen van de communicatie op meerdere vlakken tussen de clubs. Maar ook binnen verschillende niveaus van de clubs. Vervolgens zouden er bij elke samenkomst belangrijke issues aan de orde worden gesteld en worden gekeken naar oplossingen c.q. uitvoeringen van deze knelpunten. Denk hierbij aan de invulling en uitdragen van de clubkleuren van beide clubs binnen het clubgebouw. Ook het rooster was een punt van gesprek om zo een goede harmonie te vinden en niet extra druk te creëren bij beide besturen. De afspraak was om eenmaal per maand bij elkaar te komen met de voorzitters onder het mom van voorzittersoverleg om daar de agenda punten voor te bespreken voor de vergadering van beide besturen die dan een week later op de agenda stond. Het eerste voorzittersoverleg van 9 februari was gelijk een behoorlijk hete bijeenkomst waarin de verwijten over en weer gingen, maar uiteindelijk wel resulteerde in wederzijds respect om tot een oplossing te komen. Ook werd hierin vastgesteld dat er in de eerste gezamenlijke vergadering opgestart werd met communicatie opgang brengen en kennismaken met elkaar omdat er toch een groot aantal wisselen binnen het bestuur hadden plaatsgevonden. Deze vergadering vond plaats in goede harmonie op 17 februari. HSV Escamp heeft zorg gedragen voor de notulen. Tijdens deze vergadering werd ook de vervolg afspraak gemaakt om eerst op 9 maart een voorzittersvergadering te hebben en vervolgens een week later de gezamenlijke vergadering. De notulen werd met enige vertraging aangeleverd en door beide kampen geaccordeerd en als punt op de volgende agenda gezet. De voorzittersvergadering in maart liep anders dan gepland, doordat er privé zaken bij de voorzitster van Escamp ontstonden. In onderling overleg werd er besloten deze sessie los van elkaar te laten verlopen om de voortgang te continueren. Ook de agenda was geen belangrijk punt. In aanloop naar de gezamenlijke vergadering begonnen er wat obstakels te ontstaan doordat er bij twee belangrijke bestuursleden van Escamp privé zaken ontstonden die niet konden wijken voor de vergadering. Ik heb toen als ondersteuner besloten om de vergadering met een week te verplaatsen om zo toch tegemoet te komen een volwaardige vergadering te hebben. Dit laatste werd mij niet in dank afgenomen door de jeugdvoorzitter van GSC Esdo die mij vervolgens via de mail enige verwijten toebedeelde. Ik heb dit vervolgens opgenomen met de voorzitter van GSC Esdo die hier geen afstand van nam en dus eigenlijk ook het vertrouwen opzegde in mij al ondersteuner. Ik heb dit zowel met mijn NSA accountmanager als gemeentelijke opdrachtgever besproken. Daarin zijn we unaniem tot de conclusie gekomen dat ik er geen goed aan zou doen dit traject verder door te zetten en er is toen in onderling goed keuren besloten te stoppen. Ik heb dit ook keurig medegedeeld aan beide clubs. Dit leverde weer een felle reactie via de mail op van de jeugdvoorzitter van GSC Esdo. Ik heb hierop wederom niet gereageerd en heb het zo gelaten. Ik heb wel met beide voorzitters gesproken en mijn beslissing toegelicht. Alle agenda s en notulen zijn aangeleverd. 5

7 Fase 3: Evaluatie en rapportage Advies hoe de vereniging verder ondersteund dient te worden: Gezien de geschiedenis is het niet verstandig om nog een vervolg te geven aan de ondersteuning. 6

8 Procesevaluatie Wat liep goed? De communicatie tussen Den Haag Sportsupport, NSA en de verenigingsondersteuner. Waar liep je tegenaan? Beide clubs hebben een dubbele agenda en proberen aan de hand van afspraken de ondersteuner uit te spelen. Door structurele ondermijning is werken als ondersteuner bijna onmogelijk. Door het opzeggen van het vertrouwen is de opdracht ook niet tot een goed eind gekomen. Welke verbeterpunten zijn er voor de samenwerking tussen Den Haag Sportsupport, NSA en de ondersteunde vereniging? Niet van toepassing. 7