Nummer : Uithuizen, 23 februari AAN DE RAAD. Inleiding

Transcriptie

1 Nummer : Onderwerp : Buurtschouw Korte inhoud : In 2011 zijn er twee pilots buurtschouw georganiseerd in Uithuizermeeden en Kantens. Het doel van de buurtschouw is om burgers meer zeggenschap te geven over groen en grijs in hun buurt of dorp. Afgesproken is dat de buurtschouw geëvalueerd zou worden in In dit voorstel neemt de raad kennis van de uitkomsten van de evaluatie en wordt voorgesteld de buurtschouw budgetneutraal en structureel in te voeren per Uithuizen, 23 februari AAN DE RAAD. Inleiding Tijdens de begrotingsvergadering 2009 is voorgesteld om burgers meer zeggenschap te geven over groen en grijs in hun buurt. Van hieruit is het idee ontstaan om gezamenlijk met vertegenwoordigers van buurten en dorpen een buurtschouw te organiseren als pilot in Afgesproken is dat de buurtschouw geëvalueerd zou worden in Centrale vraag evaluatie Om de evaluatie structuur te geven zijn de volgende vragen geformuleerd: - Zijn de gestelde doelen, benoemd in het advies van 10 augustus 2010 behaald?: De communicatie tussen gemeente en bewoners te verbeteren. De betrokkenheid van de gemeente te vergroten. De kwaliteit van de leefomgeving in de dorpen in stand houden en waar nodig verbeteren. De bewoners de gelegenheid bieden om mee te denken in zaken die direct of indirect hun woonomgeving betreffen. Burgers meer betrekken bij hun leefomgeving en de inrichting hiervan. Op incidentele basis activiteiten ontplooien, welke de burgers zelf kunnen uitvoeren. Het vastleggen van inspanningen en afspraken tussen bovengenoemde partners. - Is buurtschouw hanteerbaar en effectief. - Gaan we verder met de buurtschouw.

2 2 Om antwoord te kunnen geven op bovenstaande vragen is de pilot intern en met een aantal dorpsvertegenwoordigers geëvalueerd. Evaluatie proces pilot Buurtschouw in Uithuizermeeden en Kantens In 2011 zijn er 2 pilots buurtschouw georganiseerd, in de Torenbuurt in Uithuizermeeden en in het dorp Kantens. Om verschillende werkprocessen te testen, is de buurtschouw per dorp op detail anders ingericht. Buurtschouw in de praktijk Werkwijze buurtschouw - Bewoners uitnodigen per brief, website en Ommelander Courant. - Start buurtschouw in dorpshuis of café. - Vragenronde en koffie - Rondgang door dorp - Evaluatie en afspraken vastleggen - Notulen en actielijst verzenden naar bewoners - Terugkomavond, thema kan per dorp verschillen. - Notulen en actielijst verzenden naar bewoners. Torenbuurt Uithuizermeeden: - Burgers en dorpsvereniging zijn uitgenodigd via een huis aan huis brief, gemeentelijke website en via het gemeentenieuws in de Ommelander Courant. - Bij de buurtschouwmiddag waren aanwezig: 2 medewerkers van de afdeling Beheer (civiel en groen, namens de opdrachtgever) en de teamleider groen (opdrachtnemer) van het Gemeentebedrijf. - Er waren 12 buurtbewoners aanwezig en via de mail zijn er daarnaast nog 5 verschillende reacties ontvangen. - Afdeling Beheer heeft genotuleerd. - De vragen / meldingen zijn al lopende gesteld en indien mogelijk direct beantwoord. - De lijst van meldingen bestond uit ruim 20 punten, met als onderwerp, verkeer, groen, civiel en het algemene onderhoudsbeeld. - Tijdens de terugkomavond was het centrale thema, hoe kunnen we de Torenstraat veiliger inrichten. Aanwezig waren 12 burgers, 1 notulist, 2 medewerkers afdeling Beheer (verkeer en groen) en wethouder H. Bouman. Kantens: - Burgers zijn in eerste instantie alleen via de website en Ommelander Courant uitgenodigd, dit leverde geen reacties op. - Burgers en dorpsvereniging zijn vervolgens per brief uitgenodigd, welke huis aan huis is bezorgd door de dorpsvereniging. Ook heeft de uitnodiging op de website en in het gemeentenieuws gestaan. - Bij de buurtschouwmiddag waren aanwezig: 2 medewerkers van de afdeling Beheer (groen en civiel, namens de opdrachtgever) en een notulist. - Er waren 13 dorpsbewoners (waarvan vertegenwoordigers van dorpsbelangen) aanwezig en via de mail zijn nog 10 verschillende reacties ontvangen.

3 3 - De vragen en opmerkingen konden de burgers voor aanvang van de rondgang melden en zijn later per mail beantwoord. - De lijst van meldingen bestond uit ruim 40 punten, met als thema: verkeer, civiel, groen, bos, ijsbaan, sportcomplex en het algemene onderhoudsbeeld. - Tijdens de terugkomavond was het centrale thema: Hoe vinden we elkaar, burgers en Gemeente. Aanwezig waren 15 burgers (waarvan 2 vertegenwoordigers van dorpsbelangen en 2 vertegenwoordigers van de voetbalclub),1 notulist, 1 medewerker afdeling Beheer (groen), directeur Ability (namens de opdrachtnemer) en wethouder H. Bouman. Communicatie De deelnemers aan de buurtschouw hebben via de mail notulen ontvangen van de buurtschouw en de terugkomavond. Er is ook een actielijst verzonden met daarop de meldingen, de antwoorden en de te nemen acties met een einddatum. Ook de burgers welke alleen via de mail reageerden, hebben antwoorden ontvangen. De vragen zijn beantwoord binnen een van te voren met elkaar afgesproken termijn. De werkzaamheden, zijn uitgezet bij de uitvoerende dienst of een externe aannemer en naar de dorpen is aangegeven wanneer de werkzaamheden zijn afgerond. Wat werd er gemeld en besproken? - 60 % van de meldingen of vragen had betrekking op het reguliere groen en civiele onderhoud, onderhoud bomen, plantvakken, wegen, stoepen, verlichting, wateroverlast, onkruid, gras op de stoep, goten vegen, vervangen doelnetten, onderhoud wandelpaden % van de meldingen of vragen had betrekking op verkeersproblematiek, fout parkeren, te weinig parkeerruimte, hard rijden, gevaarlijke kruising, lang parkeren. - Bij beide buurtschouwen zijn er opmerkingen gemaakt over de werkwijze van Ability. - Er zijn vanuit de burgers weinig ideeën aangedragen voor zelfwerkzaamheid. Reacties op de buurtschouw Burgers Uithuizermeeden en Kantens - De burgers waren positief over de mogelijkheid en opzet van een buurtschouw. - De sfeer was aanvankelijk afwachtend en sceptisch. - Door de afspraken op korte termijn na te komen, is de sfeer gedurende het proces veranderd. Tijdens de terugkomavond was er een positieve sfeer, respect en begrip. - Één medewerker van de afdeling Beheer was het aanspreekpunt voor de buurtschouw, dit is positief ontvangen. Het was duidelijk bij wie je moest zijn voor vragen etc. - De burgers hebben hun waardering uitgesproken voor de opzet van de terugkomavond, in plaats van uitgebreid de notulen bespreken, is er geprobeerd om met elkaar op een andere wijze naar de problemen te kijken en oplossingen aan te dragen. De burgers hebben het als positief ervaren dat de wethouder beide avonden aanwezig was.

4 4 - Ook na de terugkomavond zijn er bij de afdeling Beheer positieve reacties en complimenten ontvangen, voor de snelle aanpak van een aantal problemen. - De conclusie is; iedereen wil aandacht en tijdens de buurtschouw gaf aandacht openingen voor wederzijds begrip. Afdeling Beheer - Afdeling Beheer kon de vele meldingen niet plaatsen. Het komt nog steeds voor dat meldingen ergens in de gemeente verdwijnen. - De buurtschouw heeft gezorgd voor een verbetering van de communicatie tussen het gemeentebedrijf en de afdeling Beheer. - De onderlinge binding tussen de medewerkers civiel, verkeer en groen is gegroeid. - Belangrijk in het proces is het uitzetten van werkzaamheden en het borgen van de afspraken. De praktijk heeft geleerd dat dit veel tijd kost. - Door de vele meldingen over Ability, hebben we in januari een bespreking met de directie van Ability groen, met als onderwerp: hoe verbeteren we het imago van Ability en de kwaliteit van de uitvoering. Bestuur Gemeente Eemsmond - Het college heeft de buurtschouw als constructief ervaren en ontving meerdere complimenten over de opzet van de buurtschouw. Wat hebben we geleerd van de buurtschouw - Het heeft nog geen zin om bewoners via de website en krant uit te nodigen. De voorkeur gaat uit naar een persoonlijke uitnodiging, dit levert de meeste respons op personen is een te grote groep om een buurtschouw mee af te nemen. In Kantens is de keuze gelaten aan de dorpsbewoners, wie wil met civiel mee en wie met groen. Daardoor was het veel beter te coördineren. - Het is niet handig om gespreksleider en notulist tegelijk te zijn. De inzet van een notulist, was in deze fase noodzakelijk. - Het is noodzakelijk om van te voren met de opdrachtnemers, Gemeentebedrijf en Ability een en ander af te stemmen, zodat zij er rekening mee kunnen houden, dat er na de buurtschouw binnen een korte termijn achterstallig onderhoud kan worden aangepakt. - Burgers hebben het soms opgegeven meldingen door te geven aan de gemeente, de algemene tendens is: ik hoor nooit iets, er gebeurt niets, het heeft geen zin. Vanuit een negatieve ervaring melden burgers niet. - Er is onbekendheid bij de burgers over de afgesproken kwaliteit van de openbare ruimte. Bijvoorbeeld, Ability harkt niet uit, dit is hun opdracht en tevens onze kwaliteit. - Er is vanuit de burgers onbegrip voor de werkwijze van Ability en zij weten niet goed bij wie ze moeten zijn met meldingen over Ability. - Vooral in Kantens waren meldingen en vragen, welke al jaren leven en spelen. Het beeld is dat de gemeente onvoldoende duidelijkheid geeft en wel belooft, maar de beloftes niet nakomt. De burgers voelen zich bij de start van de buurtschouw niet gehoord en serieus genomen.

5 5 Conclusies De volgende vragen stonden in de evaluatie centraal: 1. Zijn de gestelde doelen behaald? De evaluatie heeft laten zien dat de gestelde doelen zijn behaald. De buurtschouw heeft vooral gezorgd voor een verbetering van de communicatie tussen dorpen, ambtelijk apparaat en gemeentebestuur; Het ontplooien van activiteiten, welke burgers zelf kunnen uitvoeren is niet uitgevoerd, er was in beide dorpen geen behoefte om zelf aan de slag te gaan. 2. Is buurtschouw hanteerbaar en effectief. De buurtschouw is effectief, maar alle 30 dorpen en buurten minimaal 1 x per jaar op bovenstaande wijze bedienen, is onvoldoende hanteerbaar. De effectiviteit was vooral zichtbaar door de vlotte reactie op de meldingen, duidelijk was wie doet wat wanneer 3. Gaan we verder met de buurtschouw? Alles overwegend kan geconcludeerd worden dat de pilot Buurtschouw succesvol is geweest in de huidige vorm. De buurtschouw leverde positieve reacties op en burgers voelden zich gehoord en serieus genomen. De huidige werkwijze, 1 x een opname, een terugkomavond inclusief de daarbij behorende communicatie, betekent in de praktijk jaarlijks bij 30 dorpen en buurten een onevenredige inspanning. Als het jaarlijks volgens de werkwijze van de pilot is, kan het niet budgetneutraal uitgevoerd worden. Om de buurtschouw effectief en vooral constructief te laten verlopen is het redelijk te concluderen dat de volgende werkwijze te doen is: - Per dorp of buurt zoeken we aanspreekpunten via dorpsbelangen verenigingen. - Minimaal 1 x per 2 jaar en daar waar nodig 1 of 2 x per jaar een rondgang met een aanspreekpunt vanuit dorp of buurt, samen met een medewerker van de afdeling Beheer. - Eenmalige schriftelijke terugkoppeling van notulen en actielijst naar dorp of buurtvertegenwoordiger. - Melding resultaten en actiepuntenlijst buurtschouw op de website. - De buurtschouw budget neutraal uitvoeren. Voorstel De buurtschouw per 2012 structureel in te voeren voor ieder dorp. Burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsmond, M. van Beek, burgemeester W.J.M. Haarsma, secretaris