Evaluatie verbeterplan 2012

Transcriptie

1 Evaluatie verbeterplan 2012 Woonlocatie De Melde, InteraktContour

2 Utrecht, juli 2013 Geschreven door: Sita Bakker Postbus RE Utrecht Telefoon: Fax: Copyright 2013 LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap Postbus 8224, 3503 RE Utrecht Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit rapport mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaand schriftelijke toestemming van het LSR. 2

3 Samenvatting Verbeterpunt / afspraken Naleving afspraken Reactie cliëntenraad Nieuwe afspraak Tijdpad Diepvries De diepvries wordt door middel van een tijdklok tijdens het avondeten uitgeschakeld (17.30 uur tot uur). 1 Na een halfjaar wordt de ondernomen actie geëvalueerd tijdens het bewonersoverleg. Indien nodig kan de afspraak worden bijgesteld. Ja Tevreden Geen nieuwe afspraken nodig N.v.t. Sfeer Het onderwerp sfeer blijft een vast agendapunt voor het bewonersoverleg. Ja Grotendeels tevreden Het onderwerp sfeer blijft een vast agendapunt voor het bewonersoverleg. Lopende afspraak 2 Cliënten kunnen zelf aangeven wanneer zij een gezamenlijk gesprek willen organiseren om voorvallen met elkaar uit te praten. Ja Tevreden Cliënten blijven zelf aangeven als ze naar aanleiding van een voorval willen praten. Lopende afspraak Cliënten organiseren, wanneer daar behoefte aan is, zelf een gezamenlijke lunch in de weekenden. Nee Deels tevreden De meeste cliënten hebben geen behoefte aan een gezamenlijke lunch. N.v.t. 3

4 3 Serieus nemen De manager informeert de cliënten tijdens het bewonersoverleg over de stand van zaken met betrekking tot de ingebrachte punten. Ja Deels tevreden Het blijft een aandachtspunt om terug te koppelen wat er met de ingebrachte punten wordt gedaan. Lopende afspraak Toegankelijkheid buitendeur De manager zoekt uit wat eventuele oplossingen zijn en of dit haalbaar is. Afhankelijk van de mogelijkheden wordt actie ondernomen. Overlast op de gang De manager gaat in gesprek met de manager van de betreffende organisatie en maakt afspraken om de overlast te beperken. Bewonersoverleg Cliënten gaan in gesprek met de locatiemanager en de coördinerend begeleider over een andere inrichting van het overleg. Ja Tevreden Deurmat vervangen 2013 Ja Ja Deels tevreden Deels tevreden Manager bespreekt overlast nogmaals met manager van de betreffende organisatie. Manager gaat vergadering strakker leiden. Zomer 2013 Lopende afspraak Na een halfjaar wordt de nieuwe manier van overleggen geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. 4

5 Datum: Datum: Handtekening voor akkoord Handtekening voor akkoord Locatiemanager Cliëntenraad S.v.p. na ondertekening zenden naar: InteraktContour T.a.v. mevrouw S. Smith Postbus AC NUNSPEET 5

6 6

7 Inleiding In 2012 heeft het LSR, Landelijk steunpunt medezeggenschap bij woonlocatie de Melde een cliëntenraadpleging uitgevoerd. De cliënten, Hans van der Hurk, Harold Postma, Klaas Bel, Bernard Dijkgraaf en Nellie Kuiken, en de locatiemanager Marian Schonewille hebben 12 juli 2012 met Rinskje Dijkstra, de kwaliteitsmedewerker van het LSR, een verbeterplan opgesteld. Het verbeterplan maakt onderdeel uit van het rapport Cliëntenraadpleging WL de Melde. Op 30 mei 2013 is het verbeterplan geëvalueerd. Hierbij waren aanwezig de cliëntenraad bestaande uit Harold Postma, Hans van der Hurk, Klaas Bel, Nellie Kuiken en Henri van Putten, de locatiemanager Marian Schonewille en de ondersteuner van het LSR, Sita Bakker. Per onderwerp zijn de afspraken geëvalueerd. In het evaluatieverslag is een samenvatting van verbeterpunten en afspraken opgenomen. Deze samenvatting wordt als losse bijlage meegeleverd en voor akkoord getekend door de bewonersraad en de locatiemanager. Het ondertekende exemplaar wordt door de locatiemanager opgestuurd naar de kwaliteitsfunctionaris van InteraktContour. 7

8 Verbeterpunt 1: Diepvries Uit het verbeterplan 2012: Informatie: In de gezamenlijke ruimte van de Melde staat een grote diepvries. Deze diepvries maakt een overheersend geluid. De cliënten hebben hier last van. Er is al gekeken naar welke mogelijkheden er zijn om de diepvries ergens anders neer te zetten. Helaas is er geen goed alternatief gevonden. Tijdens de verbeterplanbespreking stelt de manager voor om een tijdklok op de diepvries te zetten. Deze tijdklok wordt dan zo ingesteld dat de diepvries tijdens het avondeten van uur tot uur is uitgeschakeld. Op die manier veroorzaakt de diepvries geen overlast meer voor de cliënten. De diepvries is koud genoeg om een uur uit te kunnen staan. In het najaar van 2012 evalueren de bewoners en de manager dit punt tijdens het bewonersoverleg. Er kan dan gekeken worden of deze maatregel ook daadwerkelijk werkt. Eventueel kan nog worden besloten om de diepvries ook tijdens de koffiepauzes uit te schakelen. Afspraken en tijdpad Per 12 juli 2012 wordt de diepvries door middel van een tijdklok uitgeschakeld tijdens het avondeten van uur tot uur. In het najaar van 2012 evalueren de cliënten en de manager tijdens het bewonersoverleg de ondernomen actie. Indien nodig kan de afspraak worden bijgesteld. Bijvoorbeeld door ook tijdens de koffiepauzes de diepvries uit te schakelen. Evaluatie 2013: De bewoners geven aan dat ze geen geluidsoverlast meer hebben van de diepvries. Er is een tijdklok geplaatst en de diepvries wordt zowel tijdens het avondeten als tijdens de koffiepauzes uitgeschakeld. Iedereen is tevreden over deze oplossing. 8

9 Verbeterpunt 2: Sfeer Uit het verbeterplan 2012: Informatie: Tijdens het groepsgesprek geven de cliënten aan dat het onderwerp sfeer een aandachtspunt is voor de bewonersgroep. Er zijn wel eens onderlinge irritaties en de cliënten vinden het belangrijk dat hier aandacht voor is. Bijvoorbeeld tijdens het bewonersoverleg. Daarnaast vinden de cliënten dat medewerkers soms eerder mogen ingrijpen in discussies onderling. Medewerkers grijpen niet altijd in en laten de discussies op z n beloop. Tijdens de verbeterplanbespreking is het onderwerp sfeer ook besproken. De cliënten en manager geven aan dat dit onderwerp als vast agendapunt tijdens het bewonersoverleg wordt besproken. Het bewonersoverleg is echter één keer in de drie maanden. De manager vindt het belangrijk dat bewoners hun emoties niet te lang opstapelen en pas hun irritaties en frustraties uiten tijdens het bewonersoverleg. Er wordt daarom voorgesteld om onderlinge irritaties en frustraties zo snel mogelijk uit te spreken. Dat kan één op één, maar cliënten kunnen er ook voor kiezen om er bijvoorbeeld tijdens een koffiemoment met de hele groep over de praten. Een medewerker kan dan bijvoorbeeld het gesprek ondersteunen. De locatiemanager benadrukt dat de rol van de medewerker gericht is op bemiddelen en niet op het oplossen van het probleem. Het is belangrijk dat cliënten zelf aangeven wanneer ze behoefte hebben aan een gezamenlijk gesprek. Tot slot geven de cliënten aan dat ze in het weekend vaker samen willen lunchen. Voorheen was er begeleiding in het weekend aanwezig en werd er vaak samen geluncht. Nu is er minder begeleiding in het weekend en zijn er geen gezamenlijke lunches meer. De manager stelt voor dat cliënten voortaan zelf, als daar behoefte is, een gezamenlijke lunch organiseren. De gezamenlijke ruimte is namelijk voor iedereen van de Melde beschikbaar. De cliënten vinden dit een goed voorstel. Afspraken en tijdpad Het onderwerp sfeer blijft een vast agendapunt tijdens het bewonersoverleg. Wanneer cliënten behoefte hebben aan een gezamenlijk gesprek over de sfeer dan kan dat met één van de medewerkers van de Melde georganiseerd worden. Bijvoorbeeld tijdens een koffiemoment. De cliënten zijn verantwoordelijk voor het tijdig aangeven van zaken waar ze tegenaan lopen en waar ze graag met elkaar over willen praten. De cliënten organiseren in het weekend zelf de gezamenlijke lunches wanneer daar behoefte aan is. Bovenstaande afspraken zijn lopende afspraken. 9

10 Evaluatie 2013: De meeste cliënten vinden dat de sfeer verbeterd is. Medewerkers gaan goed met cliënten om en als er iets speelt of als er irritaties zijn dan wordt dit bespreekbaar gemaakt. Medewerkers kunnen cliënten hierbij ook goed ondersteunen. Elke bewonersvergadering staat het onderwerp "sfeer" op de agenda en wordt hier over gepraat. Iedereen vindt wel dat het onderwerp sfeer een aandachtspunt moet blijven. Eén cliënt zegt nog steeds niet tevreden te zijn. De behoefte aan een gezamenlijke lunch in het weekend is bij de meeste cliënten niet meer aanwezig. Slechts één cliënt heeft deze behoefte wel. Omdat er in het weekend geen begeleider bij de lunch aanwezig is, eet de meerderheid liever in het eigen appartement. Nieuwe afspraken Het onderwerp sfeer blijft een agendapunt tijdens de bewonersvergadering. Zodra er dingen spelen of als er irritaties zijn geven cliënten dit tijdig aan en maken ze dit bespreekbaar. 10

11 Verbeterpunt 3: Serieus nemen Uit het verbeterplan 2012: Informatie: Uit de cliëntenraadpleging komt naar voren dat cliënten soms het gevoel hebben dat er niks gedaan wordt met de punten die ze tijdens het bewonersoverleg aangeven. Ze hebben het gevoel dat er niks verandert of dat problemen opzij worden geschoven. Hierdoor voelen cliënten zich niet altijd serieus genomen. Tijdens de verbeterplanbespreking geeft de locatiemanager aan dat het inderdaad niet altijd duidelijk is wat er met de aangegeven punten gedaan wordt. De manager is het met de cliënten eens dat dit een belangrijk verbeterpunt is. De cliënten en de manager komen daarom tot de volgende afspraak: Afspraak en tijdpad De manager informeert de cliënten tijdens het bewonersoverleg over de stand van zaken met betrekking tot de ingebrachte punten. De manager laat weten wat er met de ingebrachte punten gedaan is of wordt en wat er al dan niet mogelijk is. Deze informatie wordt ook opgenomen in de notulen. Indien nodig koppelt de manager de ingebrachte punten naar de medewerkers of andersom. Deze afspraak gaat per direct in. Evaluatie 2013: De cliënten vinden dat ze beter op de hoogte worden gehouden van dingen die spelen en wat er met hun ingebrachte punten wordt gedaan. Tijdens het eten informeren medewerkers cliënten regelmatig over de nieuwste ontwikkelingen. Daarnaast wordt deze informatie op het bord geschreven. Eén cliënt geeft aan dat hij zich nog steeds niet serieus genomen voelt. De bewonersvergadering is bijvoorbeeld 2x door de manager verzet en daar heeft hij veel moeite mee. Hij vindt het niet terecht dat bewoners zich zoveel aan de leiding moeten aanpassen. Nieuwe afspraken: Het blijft een aandachtspunt om alle ingebrachte punten goed aan de bewoners terug te koppelen. De manager en de medewerkers moeten hier alert op blijven. 11

12 Verbeterpunt 4: Toegankelijkheid buitendeur Uit het verbeterplan 2012: Informatie: De buitendeur naar de gezamenlijke ruimte gaat zwaar open en valt snel weer dicht. Niet alle cliënten kunnen daardoor zelfstandig in en uit het gebouw komen. In het verleden is al gekeken naar mogelijke oplossingen. Helaas is de situatie nog onveranderd en staat dit punt nog steeds op de agenda van het bewonersoverleg. Tijdens de verbeterplanbespreking stelt de manager voor dat ze gaat uitzoeken wat er al dan niet mogelijk is en dit terug te koppelen tijdens het bewonersoverleg. Wanneer er binnen het budget mogelijkheden zijn om dit probleem op te lossen dan zal de manager ervoor zorgen dat het probleem dit jaar wordt opgelost. Zijn er echter geen mogelijkheden voor het oplossen van het probleem dan zal de manager dit ook terugkoppelen. Dit jaar kan dus het punt toegankelijkheid buitendeur van de bewonersagenda. Afspraak en tijdpad De manager gaat na welke oplossingen er zijn voor het vergroten van de toegankelijkheid van de buitendeur voor alle cliënten van de Melde. In het najaar 2012 laat de manager tijdens het bewonersoverleg weten wat er al dan niet mogelijk is. Evaluatie 2013: Er is een deurdranger op de buitendeur geplaatst. De cliënten zijn tevreden over deze gevonden oplossing voor het openen en sluiten van de buitendeur. Eén cliënt geeft aan dat de kleine mat voor de deur wel vervangen mag worden voor een andere mat. De manager zal dit met de organisatie overleggen met wie de Melde de voordeur deelt. Nieuwe afspraken: De manager overlegt met de betreffende organisatie of er een andere mat geplaatst kan worden. 12

13 Verbeterpunt 5: Overlast op de gang Uit het verbeterplan 2012: Informatie: Woonlocatie de Melde deelt haar ingang met een andere organisatie. De cliënten van deze organisatie zorgen soms voor overlast. Bijvoorbeeld wanneer de containers met veel lawaai buiten worden gezet of wanneer deze cliënten hard staan te praten in de deuropening van het kantoor. De cliënten van de Melde hebben al vaker aangegeven dat ze hier last van hebben. Tot nu toe was het antwoord van de begeleiders van de Melde dat de cliënten zelf de andere bewoners daarop aan moeten spreken. Dit is ook wel gedaan, maar zonder resultaat. Tijdens de verbeterplanbespreking geven de cliënten aan dat er geen overlast meer wordt veroorzaakt wanneer de containers buiten worden gezet. De manager geeft aan in gesprek te gaan met de betreffende organisatie over de geluidsoverlast op de gang. Afspraak en tijdpad De manager gaat in de zomer van 2012 in gesprek met organisatie met wie de Melde haar inkomsthal en kantoor deelt. Er worden afspraken gemaakt over het beperken van de geluidsoverlast. De manager koppelt de afspraken terug tijdens het bewonersoverleg in het najaar. Evaluatie 2013: De cliënten geven aan dat er geen overlast meer is geweest van het buiten zetten van de containers. Tijdens het koffiedrinken hebben cliënten nog wel eens last van hard pratende medewerkers in de gang. Soms gaat het een hele tijd goed en af en toe is er toch weer geluidsoverlast vanuit de gang. De manager zal dit nogmaals bepreken met de organisatie met wie de Melde haar inkomsthal en kantoor deelt. Nieuwe afspraken: De manager bespreekt de geluidsoverlast op de gang met de betreffende organisatie met wie de Melde haar inkomsthal en kantoor deelt. 13

14 Verbeterpunt 6: Bewonersoverleg Uit het verbeterplan 2012: Informatie: De cliënten zijn niet helemaal tevreden over het bewonersoverleg. Tijdens het groepsgesprek vertellen de cliënten dat ze terughoudender zijn geworden met wat ze vertellen. De cliënten hebben namelijk een keer het gevoel gehad dat de informatie uit het bewonersoverleg tegen hen werd gebruikt. Daarnaast geven de cliënten dat aan het niet altijd duidelijk is wat er met de ingebrachte punten wordt gedaan. Daardoor lijkt het alsof de ingebrachte punten niet serieus worden genomen. Tot slot geven de cliënten aan dat ze het belangrijk vinden dat het overleg door een onafhankelijk iemand ondersteund wordt. De cliënten komen tijdens het groepsgesprek tot de volgende verbetersuggesties: Ondersteuning door een onafhankelijk iemand; Ondersteuning door iemand die rust en vertrouwen uitstraalt; Inzicht in wat er met de aangegeven punten wordt/ is gedaan (zie ook verbeterpunt 3); Notulen eerst zelf lezen, voordat medewerkers de notulen krijgen; Afspraken over het gebruik van de notulen. Tijdens de verbeterplanbespreking vertelt de manager dat de coördinerend begeleider kortgeleden overleden is. Hij ondersteunde de cliënten altijd tijdens het bewonersoverleg. Inmiddels is er een vacature voor een coördinerend begeleider. Hij of zij zal dan ook het bewonersoverleg ondersteunen. De manager is het met de cliënten eens dat het bewonersoverleg niet door iemand ondersteund moet worden die bijvoorbeeld ook ADL hulp als taak heeft. Wanneer er een nieuwe coördinator is aangesteld, zal er met de cliënten gekeken worden naar het bewonersoverleg. Alle verbetersuggesties zullen daarin worden meegenomen. Na een halfjaar wordt de nieuwe vorm van overleggen met de cliënten geëvalueerd en eventueel bijgesteld. Afspraken en tijdpad Zodra er een nieuwe coördinator is aangesteld gaan de cliënten met de coördinator in gesprek over het inrichten van het bewonersoverleg. De manager is ook bij dit gesprek aanwezig en kan indien nodig de punten uit de verbeterplanbespreking meenemen. Een halfjaar nadat de nieuwe coördinator met het bewonersoverleg is gestart, wordt het bewonersoverleg geëvalueerd. Eventueel worden er zaken bijgesteld. 14

15 Evaluatie 2013: Er is inmiddels een nieuwe coördinator aangesteld en zij is nu twee keer bij de bewonersvergadering aanwezig geweest. De manager is tijdens de vergadering voorzitter. De coördinator is vaak aan het woord en vertelt dingen waarvan zij beter op de hoogte is. De cliënten vinden dit wat onduidelijk en willen graag meer structuur en rust tijdens de vergadering. De manager geeft aan dit wel te willen doen en zal de vergadering strakker gaan leiden. Over de notulen is iedereen tevreden. Nieuwe afspraken: De manager gaat de vergaderingen strakker leiden, zodat er meer rust en structuur in komt. 15