HARDER WERKEN OF SLIMMER WERVEN?

Transcriptie

1 HARDER WERKEN OF SLIMMER WERVEN? DOOR CARERIX EN INTELLIGENCE GROUP

2 INHOUDSOPGAVE 1 THE SMARTEST OF... 2 VIJF ANDERE ZIENSWIJZEN OM HET SLIMMER TE DOEN 4 1 Wat zou er gebeuren als je 20 procent van je recruitmentcapaciteit (tijd/mankracht) vrijmaakt voor alleen maar referral? 4 2 Wat zou er gebeuren als de volgende persoon in je team niet opnieuw een sourcer of een recruiter is, maar een arbeidsmarktcommunicatie specialist? 4 Wat zou er gebeuren als je je team echt zou opleiden in de basics van recruitment? 4 4 Wat zou er gebeuren als je met een recruitmentsysteem niet je oude recruitmentproces automatiseert, maar een nieuw recruitmentproces optimaliseert? 5 5 Wat zou er gebeuren als je niet meer zou selecteren en simpelweg en sollicitanten zelf hun selectiegesprekken zou laten inplannen? 5 TIEN MANIEREN OM SLIMMER TE WERVEN 6 1 Gebruik CV databases 6 2 Matchingstechnologie om databases automatisch te ontsluiten 6 Alle CV s (van de wereld) ontsluiten 7 4 Mensen benaderen die ook echt beschikbaar zijn 7 5 Werven met de juiste boodschap en via de juiste kanalen 8 6 De juiste snaar raken in 1 op 1 communicatie 8 7 Selecteren met behulp van video 9 8 Zorg voor een warm welkom 9 9 Definieer wat je wilt meten in je recruitmentsysteem Stuur op bad hires in plaats van talent 11 INITIATIEFNEMERS 12 2

3 THE SMARTEST OF. 1 DRUK, DRUK, DRUK Nu de arbeidsmarkt weer serieuze tekenen laat zien van krapte, recruiters schaarser worden, makkelijker van de ene naar de andere klus of werkgever hoppen en de vraag stijgt, neemt de druk op recruitmentteams toe. De meest voorkomende reactie is harder te gaan lopen, meer risico te nemen, extra (interim) recruiters aan te nemen en te investeren in recruitmenttech. Niets menselijks is ons recruiters vreemd en voor je het weet rennen we onszelf voorbij en hebben we het weer druk, druk, druk VOORKOM DE ZIN DE VOLGENDE KEER GA IK HET SLIMMER DOEN Meer van hetzelfde doen betekent dat de effectiviteit per gewerkt uur afneemt. Zeker in een krappe markt zien we dat de effectiviteit dan nog sneller afneemt. Het is werken in een neerwaartse spiraal. In plaats van opschalen met mensen die meer van hetzelfde doen is dit juist het moment om reflectie te zoeken en afstand te nemen. Is meer doen de juiste oplossing? Of is het beter om andere dingen te doen? Of dingen slimmer te doen? Voorkom dat op het moment dat de arbeidsmarkt draait in een rustigere markt, je dan zegt: De volgende keer ga ik het slimmer doen. Het is namelijk nu het moment om het slimmer te doen. THE BEST OF In deze paper zetten we een aantal prikkelende zaken uiteen om op een andere manier naar het huidige recruitmentproces te kijken. Daarnaast hebben we uit de eerder geschreven drie papers Toegang tot Beschikbaar Talent een aantal must know voorbeelden gehaald die het leven van een recruiter of recruitment manager een stuk aangenamer maken. Niet harder werken, maar vooral slimmer werken en vervolgens ook meer van de juiste mensen weten aan te trekken. Wie wil dat nu niet? Veel leesplezier, Reinald Snik, CEO Carerix Geert-Jan Waasdorp, CEO Intelligence Group

4 VIJF ANDERE ZIENSWIJZEN OM HET SLIMMER TE DOEN 2 Hieronder hebben we kort vijf zienswijzen uitgewerkt om anders naar de huidige recruitment werkzaamheden te kijken. Door dingen anders of slimmer te bekijken, ontstaat er een perspectief waarin meer of harder werken niet de enige oplossing is. WAT ZOU ER GEBEUREN ALS JE 20 PROCENT 1 VAN JE RECRUITMENTCAPACITEIT (TIJD/ MANKRACHT) VRIJMAAKT VOOR ALLEEN MAAR REFERRAL? Stel dat het recruitmentteam bestaat uit vijf personen en één persoon fully dedicated is voor het via via werven. De opzet van het programma, de interne promotie, het opleiden van ambassadeurs, opvolging van sollicitaties en een aantrekkelijk bonusprogramma. Deze persoon heeft maar één taak en dat is referral. Door deze persoon in je recruitmentteam te hebben, haal je minimaal de volgende resultaten: Minimaal 0 procent hires door referral Hogere kwaliteit hires Hogere retentie Lagere kosten Verbeteren Employee Promotor Sore WAT ZOU ER GEBEUREN ALS DE VOLGENDE 2 PERSOON IN JE TEAM NIET OPNIEUW EEN SOURCER OF EEN RECRUITER IS, MAAR EEN ARBEIDS- MARKTCOMMUNICATIE SPECIALIST? In de periode zagen we de eerste recruitment managers de slimme keuze maken om niet te kiezen voor nog meer sourcings- of recruitmentcapaciteit, maar juist het team aan te vullen met personen die beter in staat zijn om doelgroepen te identificeren en te verleiden. In plaats van meer output gerichte recruiters en sourcingsspecialisten, juist capaciteit gericht op het verleiden. Daardoor werden de volgende resultaten behaald: Gerichte benadering Toename van de conversie op wervingsuitingen Hogere kwaliteit aan de poort Meer hires per recruiter Toegenomen effectiviteit Voorkomen van afnemende meeropbrengsten van extra recruiters WAT ZOU ER GEBEUREN ALS JE JE TEAM ECHT ZOU OPLEIDEN IN DE BASICS VAN RECRUITMENT? Een veel gehoorde zin is recruitment is een ervaringsvak. Ontegenzeggelijk heeft een goede recruiter (veel) ervaring, maar bovenal is het een vak. Een vak dat in de basics moet worden aangeleerd om bijvoorbeeld goed te kunnen selecteren, om een goede intake te doen, verwachtingen te managen en de juiste beslissingen te nemen en adviezen te geven. Nederland kent ongeveer 00 opgeleide recruiters en minder dan 5 opgeleide recruitmentteams. Een recruitment of hr-manager die zijn/haar team slimmer maakt, door ze bijvoorbeeld in een jaar 26 dagdelen te trainen, heeft als resultaat: Minder bad hires Meer hires per recuiter Toename van de quality of hire Grip op de recruitmentfunnel en managen van verwachtingen Meer impact in de organisatie Meer fun en minder stress 4

5 VIJF ANDERE ZIENSWIJZEN OM HET SLIMMER TE DOEN 2 WAT ZOU ER GEBEUREN ALS JE MET EEN 45 RECRUITMENTSYSTEEM NIET JE OUDE WAT ZOU ER GEBEUREN ALS JE NIET MEER ZOU SELECTEREN EN SIMPELWEG RECRUITMENTPROCES AUTOMATISEERT, MAAR EEN SOLLICITANTEN ZELF HUN SELECTIEGESPREKKEN ZOU NIEUW RECRUITMENTPROCES OPTIMALISEERT? LATEN INPLANNEN? Bij de aanschaf van een recruitmentsysteem staat vaak het bestaande recruitmentproces centraal. Dat proces moet herkenbaar terugkomen in het nieuwe recruitmentsysteem. Zo n vraag is te vergelijken met een kopie van een reclamefolder die in de eerste jaren van internet online werd gezet. En dat was dan digitaal adverteren. Zou het niet slimmer zijn om de kennis aanwezig bij de consultants van recruitmentsystemen (die veelal enkele honderden implementaties achter de rug hebben) te gebruiken om het oude proces te optimaliseren en terug laten komen in het recruitmentsysteem. Zo koop je slim in met als voordeel: Je koopt een systeem en kennis Marktconforme inrichting Geoptimaliseerd proces Makkelijker opschalen met marktontwikkelingen Benchmarken met andere organisaties Een grote Amerikaanse supermarktketen stelt in bepaalde recruitmentweken die zij jaarlijks organiseert, tijdslots beschikbaar waarop sollicitanten die zichzelf geschikt achten voor de vacature kunnen intekenen. Als de tijdslots zijn gevuld, dan sluit de recruitmentperiode en kunnen er niet meer kandidaten in het proces worden opgenomen. Door deze methodiek te hanteren, ontstaan de volgende voordelen: De zelfselectie van kandidaten is erg groot. Het aantal mismatches is kleiner dan verwacht Recruitmentproces is sneller Recruiters hoeven geen tijd te steken in (pre-)selectie Geen tijd voor administratie/inplannen afspraken Creëert urgentie bij de doelgroep 5

6 TIEN MANIEREN OM SLIMMER TE WERVEN 1 GEBRUIK CV DATABASES 78% van de Nederlandse beroepsbevolking maakte in 2014 bewust een online profiel met het oog op de arbeidsmarkt. In december 2014 heeft Intelligence Group bijna personen het volgende gevraagd: Waar heeft u afgelopen 12 maanden uw CV geüpload en/of uw profiel (studie-achtergrond en werkhistorie) achtergelaten? 22% gaf te kennen dat zij afgelopen 12 maanden nergens hun CV geüpload of hun profiel achtergelaten hadden. 78% had dat wel gedaan en van de actieve baanzoekers deed 92% dat... Voor werkgevers een goudmijn die altijd integraal onderdeel zou moeten zijn van de wervingsstrategie. In 2014 heeft meer dan 1 op Nederlanders uit de beroepsbevolking (5%) een profiel aangemaakt op een vacaturesite. Op het moment dat een profiel op één vacaturesite werd aangemaakt, werd dit gemiddeld op 2,65 andere vacaturesites ook gedaan, variërend van Monsterboard.nl en Nationalevacaturebank.nl tot en met Indeed en op nichesites. Naast vacaturesites, heeft % van de Nederlandse beroepsbevolking in 2014 rechtstreeks een profiel/cv achtergelaten bij een werkgever. 2 MATCHINGSTECHNOLOGIE OM DATABASES AUTOMATISCH TE ONTSLUITEN De technologische ontwikkeling van o.a. recruitmentsystemen en people aggregators maakte al dat vanuit een systeem niet alleen de eigen databases doorzocht konden worden, maar ook externe open bronnen als LinkedIn, Google, Indeed en diverse mits aangesloten andere CV-databases. Het ontsluiten van deze CV-databases wordt steeds eenvoudiger doordat matchingstechnologie steeds geavanceerder is (denk aan producten van o.a. Textkernel, Actonomy, 6Sense en WCC) en steeds vaker ook standaard geïntegreerd is in recruitmentsoftware. Deze software is veelal beter in staat om te zoeken binnen deze databases dan de recruiter. Na het uploaden van het CV hoef je slechts te wachten op de profielen die het systeem jou aanreikt. Het systeem gaat sourcen in een steeds groter wordende bak met profielen. Drie belangrijke aanbevelingen zijn er wel: Zorg dat de eigen CV-database goed onderhouden wordt en gestructureerd is, zodat datgene dat je zoekt ook daadwerkelijk gevonden wordt. Leer de search & match technologie goed gebruiken. Verkeerd gebruik van de technologie werkt in de hand dat je de juiste kandidaat misschien juist niet vindt Just start with it 5% % 22% 20% 18% 14% 11% 4% Vacaturesite Werkgever Nergens Social Media/ Networks UWV Uitzendbureau Werving- en selectiebureau Detacheerder FIGUUR 1 I Waar heeft u afgelopen 12 maanden uw CV geüpload en/of uw profiel (studie-achtergrond en werkhistorie) achtergelaten? (bron: Intelligence Group, december 2014) 6

7 TIEN MANIEREN OM SLIMMER TE WERVEN ALLE CV S (VAN DE WERELD) ONTSLUITEN Met name voor werkgevers die internationaal werven of in andere talen zoeken dan alleen in de Nederlandse, zijn people aggregators interessant om grote volumes kandidaten te ontsluiten. Naast bekendere aggregators zoals Connectifier, Entelo, Sourcing, Talentbin en AminzingHire bestaat ook Talentwunder. Een relatief nieuwe Duitse people aggregator die meer dan 1 miljard profielen wereldwijd weet te ontsluiten. 1 miljard. De kans dat mensen reageren op een contactverzoek van een recruiter is ook veel groter via de CV-databases. Om slimmer te werven is het goed om een indicatie te hebben of mensen in de markt zijn. Timebox is een app waarmee flexwerkers zelf hun beschikbaarheid kunnen aangeven en het daarmee recruiters makkelijker maken om hen effectief te werven. Daarnaast zien we steeds vaker algoritmes terug, met name in Amerikaanse systemen, die een voorspelling maken over de beschikbaarheid van een persoon op de arbeidsmarkt. Het is een kwestie van tijd voordat dit soort algoritmes worden geïntegreerd in de Nederlandse recruitmentsystemen. Talentwunder.com 4 MENSEN BENADEREN DIE OOK ECHT BESCHIKBAAR ZIJN Voorbeeld van Entelo.com over beschikbaarheid op persoonsniveau Waarom gebruiken werkgevers en bureaus nog steeds massaal CV-databases van o.a. Monsterboard.nl en Nationalevacaturebank.nl, terwijl de meeste profielen ook gratis te vinden zijn op LinkedIn en steeds vaker ook op Indeed? Heel simpel de kans dat iemand actief op zoek is naar een nieuwe werkgever/baan is veel groter in CV-databases dan op LinkedIn. Voorbeeld van Gild.com over beschikbaarheid op maandniveau op de arbeidsmarkt Timebox.nu Humanpredictions.io 7

8 TIEN MANIEREN OM SLIMMER TE WERVEN 5 WERVEN MET DE JUISTE BOODSCHAP EN VIA DE JUISTE KANALEN Iedereen onderschrijft het belang van vacatureteksten en aantrekkelijke wervingsteksten. Alleen in de praktijk zien we dat hier te weinig tijd en prioriteit voor is. Terwijl juist met een goede wervingsboodschap: De kwaliteit van de response omhoog gaat (meer conversie) Het selectief vermogen toeneemt Aan het employer brand wordt gebouwd Het bewegen van arbeidspotentieel gaat op drie niveaus: 1 Kritische wervingsfactoren (KWF s): Aspecten die belangrijk zijn in de keuze van een werkgever en bovendien typerend zijn voor de doelgroep. Met deze aspecten kan de doelgroep het best in beweging gebracht worden. 2 Beweegmotieven: Aspecten die niet tot de belangrijkste behoren, maar wel typerend zijn voor de doelgroep. Deze aspecten kunnen aanvullend gebruikt worden om de doelgroep te prikkelen om in beweging te komen. 6 DE JUISTE SNAAR RAKEN IN 1 OP 1 COMMUNICATIE Crystalknows maakt het recruiters makkelijk om te weten of ze iemand het beste kunnen benaderen via de mail, telefonische of face-to-face. Op basis van het social media gedrag van personen is iemand geclassificeerd in een van de 65 persona s die Crystalknows hanteert en daarin wordt (opmerkelijk) goed en gedetailleerd aangegeven met wat voor persoon je te maken hebt. Met name de tips op gebied van: When speaking to When ing to When recruiting vergroten de kans op succes. De tool is te integreren met een Chromeplugin binnen Gmail, Twitter en LinkedIn. Zeker binnen LinkedIn is het erg leuk om te gebruiken, omdat je direct suggesties krijgt om je mailteksten aan een kandidaat te verbeteren. Bijvoorbeeld: gebruik wel of geen korte zinnen of een formele of informele benadering. Randvoorwaarden: De meest genoemde aspecten, maar niet typerend voor de doelgroep. Voor de doelgroep is het vanzelfsprekend dat deze aspecten terugkomen in een baan. Als deze aspecten afwezig zijn, zullen ze niet in beweging komen. Crystalknows.com Wervingswereld.nl stelt werkgevers in staat om niet alleen de wervingshaalbaarheid van een doelgroep te bepalen, maar ook de wervingsboodschap voor actieve en latente baanzoekers te formuleren en de meest effectieve wervingsmedia te bepalen. In plaats van meer (gratis) kanalen in te zetten is het veel verstandiger om vooral de juiste kanalen in te zetten. 8

9 TIEN MANIEREN OM SLIMMER TE WERVEN 7 SELECTEREN MET BEHULP VAN VIDEO 8 ZORG VOOR EEN WARM WELKOM Video is steeds moeilijker weg te denken in ons dagelijks leven en dus ook in recruitment. Steeds vaker is video onderdeel van het CV, waarin een kandidaat in een paar zinnen zichzelf, zijn ambitie of motivatie kan toelichten. Gebruik van tools als Flipbase of Cammio, geïntegreerd in het recruitmentsysteem en onderdeel van de recruitmentproces, worden steeds normaler. Video is vooral slim en effectief als die doelgroepgericht wordt ingezet, bijvoorbeeld bij representatieve functies zoals in de horeca, sales of detailhandel. Daarvan is een best practice hoe Hunkemöller video wereldwijd heeft geïntegreerd in haar sollicitatie-, selectie- en onboardingprocedure. Ook bij andere beroepen, zoals managers, leidinggevenden en marketeers wordt video steeds vaker ingezet, ook door intermediairs die op deze manier hun kandidaten presenteren. Video is niet meer innovatief, maar een volwassen onderdeel van het recruitmentproces en vervult een directe rol voor een effectiever recruitmentproces. Het voegt een extra selectie- en matchmogelijkheid toe waarmee de kans op het aannemen van de juiste personen wordt vergroot. Mensen verliezen op het moment dat ze net binnen zijn, is één van de meest kostbare losses die je kunt maken. Slimme recruitment maakt gebruik van onboarding, waarbij onboarding een combinatie is van introductieactiviteiten en het leerproces dat een werknemer doormaakt om zijn rol binnen een organisatie succesvol in te vullen (bron: Onboarding van Ardiënne Verhoeven). Er is een directe relatie tussen de manier hoe iemand aan zijn baan begint en de kans dat deze persoon langer dan drie jaar bij een organisatie blijft (retentie). Maar ook succes, tevredenheid, werknemers in hun kracht zetten, kennis achterstand inlopen, kostenbesparing en het creëren van ambassadeurs zijn zo maar een paar voorbeelden van een goed onboardingprogramma. De pijlers van een onboardingprogramma zijn: Oriëntatieprogramma of introductieprogramma Connecten met collega s en bouwen van een intern netwerk Leren kennen van de cultuur Begrijpen van de organisatiestructuur Uitleg van de regels en procedures Op weg helpen in het werk en de loopbaan Zorgen dat alle basics in orde zijn Voor onboarding kan een mix van instrumenten worden gebruikt. Eén of meerdere introductiedagen c.q. introductiemomenten, intranet, video en mobile apps. Onboarding is een hygiëne factor; een rode loper voor slimmer werven. Carerix.nl 9

10 TIEN MANIEREN OM SLIMMER TE WERVEN 9 DEFINIEER WAT JE WILT METEN IN JE RECRUITMENTSYSTEEM Een van de belangrijkste manieren om een ATS slim in te richten, is het letterlijk definiëren van de datavelden die worden gebruikt binnen het recruitmentproces. Denk bijvoorbeeld aan: Wat leggen we vast van een kandidaat? Hoe lang leggen we het vast? Hoe voldoen we aan privacywetgeving? Welke velden zijn verplicht? Welke niet? Wat zijn de meest elementaire skills waarop we in de database willen zoeken? Hoe willen we de recruitmentdata koppelen met bijvoorbeeld een VMS, Google Analytics en HR-, payroll- en performancesystemen? Vooraf nadenken over de datadefinities maakt het mogelijk de bruikbaarheid- en duurzaamheid van de database sterk te verbeteren en het maximale uit het ATS te halen. Dat maakt een recruiter effectiever en slimmer. Veel van de aangeboden functionaliteiten werken pas optimaal als de datavelden goed zijn gedefinieerd en gevuld. Op die manier is het daadwerkelijk mogelijk om de eigen database maximaal te ontsluiten, wat weer ideaal is voor matching. De praktijk leert ons echter dat de meeste werkgevers al jaren een recruitmentsysteem hebben gevuld met CV s en profielen, maar dat de onderliggende datastructuur niet consistent is gebruikt c.q. gedefinieerd, waardoor er een suboptimaal resultaat wordt gehaald. Dan heb je een goed ATS, duizenden CV s en de juiste tooling. Alleen ontbreken de juiste datadefinities, waardoor het systeem alsnog niet optimaal voor de organisatie functioneert. Hoe eerder je begint met het definiëren van de juiste (verplichte) velden en het daadwerkelijk invullen daarvan, des te sneller geniet je van de voordelen. Carerix.nl Carerix.nl 10

11 TIEN MANIEREN OM SLIMMER TE WERVEN 10 STUUR OP BAD HIRES IN PLAATS VAN TALENT De grootste truc om meer talent binnen te halen en van recruitment een profitcentrum te maken in plaats van een kostenpost, is door het reduceren van bad hires. De manier om dat te doen noemen we De Talent Strategie (te downloaden op Dit zijn 26 mogelijkheden om slimmer te werven tegelijkertijd de kans te vergroten dat de juiste persoon wordt aangenomen en de potentiële bad hire wordt afgewezen. Sturen op het reduceren van bad hires is feitelijk sturen op de quality of hire. Het vergroten van het aantal outperformers binnen een organisatie en daarmee de winstgevendheid en de continuïteit van de organisatie. Feitelijk de essentie van het vak recruitment. Door op deze manier te sturen, ga je ook minder doen, omdat: Het verloop afneemt: minder vervangingsvraag Impact toeneemt binnen de organisatie De participatie binnen de organisatie wordt vergroot (POTENTIEEL) TALENT VOOR DE ORGANISATIE GEEN TALENT VOOR DE ORGANISATIE NIET BEREIKEN NIET OVERTUIGEN AFWIJZEN AANNEMEN 11

12 INITIATIEFNEMERS Carerix is leverancier van recruitment- en detacheringssystemen voor personeelsintermediairs, waaronder (werkmaatschappijen van) Randstad, USG, Adecco, Compagnon en Manpower. Voor een optimale afstemming van de dienstverlening van Carerix klanten aan hun klanten, de werkgevers, is het noodzakelijk dat de intermediairs weten wat er speelt bij werkgevers en wat er op termijn gaat spelen. Door actief en ook inhoudelijk bij te dragen aan de totstandkoming van dit onderzoek meent Carerix een praktische bijdrage te leveren in een verdere strategische afstemming binnen de verticale keten van personeelsintermediair en werkgever. Carerix BV Rotterdamseweg 18c 2629 HD Delft T sales@carerix.com Intelligence Group is een onderzoeksbureau met de focus op vraagstukken met betrekking tot arbeidsmarkt(communicatie), doelgroepkennis en recruitment. Dit doet Intelligence Group al sinds 200. Al meer dan 1 jaar verzamelen zij informatie over de (internationale) arbeidsmarkt, maken zij analyses en geven zij adviezen. Dit doen zij door trends te volgen en verbanden te leggen tussen ontwikkelingen in vraag en aanbod van personeel, en tussen instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers. Onderzoek wordt onder andere uitgevoerd op basis van het eigen Arbeidsmarkt GedragsOnderzoek (AGO) en de Global Talent Acquisition Monitor (GTAM). Intelligence Group Marconistraat AK Rotterdam T info@intelligence-group.nl 12