PLAN VAN AANPAK BELEIDSONTWIKKELING

Transcriptie

1 PLAN VAN AANPAK BELEIDSONTWIKKELING Westergo gemeenten Opdrachtgever: namens de projectgroep: - Hugo de Jong secretaris gemeente Franekeradeel Stellers: Werkgroep Beleidsharmonisatie/-ontwikkeling: - Peter van der Ploeg gemeente Franekeradeel - Tom Engelsma gemeente Menameradiel - Doede Machiela gemeente het Bildt Datum: 21 januari 2015 Versie: 1.0

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding en aanleiding plan van aanpak beleidsharmonisatie inleiding 1.2 aanleiding 2. Definiëren opdracht en uitgangspunten opdrachtbeschrijving 2.2 uitgangspunten 3. Organisatie en samenstelling werkgroep positionering werkgroep 3.2 samenstelling werkgroep 4. Informatievoorziening en samenhang met andere werkgroepen terugkoppeling en afstemming 4.2 samenhang met andere werkgroepen 4.3 subwerkgroepen 5. Beleidsvelden en resultaten beleidsvelden 5.2 resultaten 6. Planning en urenraming planning urenraming 7. Randvoorwaarden...15 Bijlagen: A. Opdracht werkgroep Beleidsontwikkeling B. Organisatieschema werkgroep Beleidsontwikkeling C. Planningsschema D. Programma indeling gemeenten E. Format resultaat inventarisatiefase 1

3 H1. INLEIDING EN AANLEIDING 1.1 Inleiding Eind 2013 is besloten om voorbereidingen te treffen om te komen tot een gemeentelijke herindeling in Westergo verband (gemeenten Franekeradeel, Menameradiel, het Bildt en een deel van Littenseradiel), zodat uiterlijk 1 januari 2018 de nieuwe organisatie operationeel is. In dat kader is een plan van aanpak fusie Westergo vastgesteld, waarin het herindelingsproces in twee vervolgfasen nader is uitgewerkt, nu de verkenningsfase 1 is afgerond. In dit stadium bevind het proces zich in fase 2 (zogenaamd richten) waarin een herindelingsontwerp en advies wordt voorbereid en het resultaat in mei 2016 gereed dient te zijn. Gedurende deze fase is de aandacht gericht op een zevental overstijgende thema s (incl. ICT), waarvan beleidsontwikkeling er één is (maar niet op zich zelf staat). De fasering schematisch weergegeven: Fase 1: verkennen (juli oktober 2013) Fase 2: richten (mei mei 2016) Resultaat: Resultaat: Resultaat: Rapport Wagenaar/Hoes Herindelingsontwerp Fase 3: inrichten (mei januari 2018) Operationele gemeente Financiële herindelingsscan Uitgangspunten ontwerp Zienswijzen Herindelingsadvies Principebesluit 1.2 Aanleiding In het overstijgende plan van aanpak fusie Westergo is expliciet aandacht gevraagd voor het thema beleidsontwikkeling (naast zes andere thema s). Iedere individuele gemeente is namelijk autonoom in het bepalen van beleid voor het eigen gemeentelijke grondgebied. Dat betekent dat er enerzijds overeenkomsten en anderzijds verschillen in het vastgestelde beleid tussen de verschillende gemeenten optreden. In het kader van de voorbereiding om te komen tot een volwaardige fusie wordt het enerzijds noodzakelijk geacht dat het beleid van iedere individuele gemeente voorafgaande aan het feitelijk samengaan wordt geharmoniseerd. Anderzijds is het van belang om nieuwe beleidsontwikkelingen die spelen in een gemeente nauwlettend op elkaar af te stemmen de komende periode. Dit komt de slagvaardigheid van de nieuwe organisatie vanaf de aanvang er van ten goede. Voorliggend plan van aanpak beschrijft op hoofdlijnen de wijze waarop en de mate waarin beleidsontwikkeling en harmonisatie gerealiseerd gaat worden. 2

4 H2. OPDRACHT EN UITGANGSPUNTEN 2.1 Opdrachtbeschrijving De opdracht van de werkgroep beleidsontwikkeling luidt als volgt: Stel vóór medio november 2014 een plan van aanpak op voor het thema beleidsontwikkeling in fase 2 van de voorbereiding op de gemeentelijke herindeling. In de opdrachtbeschrijving staat aangegeven wat het plan van aanpak in ieder geval dient te bevatten: namelijk: activiteiten en resultaten, planning, benodigde ondersteuning, urenraming, evt. aanvullende kosten, randvoorwaarden en samenstelling werkgroep. De volledige beschrijving van de werkgroep opdracht is als bijlage A in dit plan van aanpak opgenomen. Deze opdracht is op 1 september 2014 verstrekt door de vertegenwoordiger van de projectgroep (secretaris gemeente Franekeradeel) aan de daarvoor benaderde/aangewezen ambtelijke vertegenwoordigers van de drie gemeenten. 2.2 Uitgangspunten De omschrijving van het onderwerp beleidsontwikkeling is omschreven in het aan deze opdracht ten grondslag liggende plan van aanpak fusie Westergo fase 2. Een slagvaardige nieuwe gemeente veronderstelt dat er bij de start volop ruimte is om inhoudelijke koers en nieuw beleid te bepalen. Voor een succesvolle omslag is het nodig om al in de voorbereiding te denken vanuit één nieuwe gemeente en een slagvaardige gemeente vanaf de start nastreven dan past daarbij terughoudendheid voor beleidsontwikkelingen. Centrale vraag daarbij is de wijze waarop en de mate waarin beleidsontwikkeling en harmonisatie gerealiseerd gaat worden de komende periode tot Uitgangspunt is dat deze vraag uiteindelijk aan de verschillende gemeenteraden ter beantwoording dient te worden voorgelegd. Voorliggende plan van aanpak maakt onderdeel uit van fase 2 van het totale fusietraject. Deze fase omvat een tweetal trajecten, namelijk het opstellen van het plan van aanpak en vervolgens het uitvoeren van de activiteiten conform het plan van aanpak. Het plan van aanpak dient medio november 2014 te worden opgeleverd richting de opdrachtgever, zodat eind 2014 de vaststelling door de stuurgroep kan plaatsvinden. Daarna vindt de concrete uitvoering plaats. De resultaten van fase 2 dienen vervolgens als bouwstenen voor fase 3. Centraal uitgangspunt is een volledig operationele gemeente die in 2018 direct slagvaardig van start gaat. Daarvoor is het enerzijds nodig dat al het bestaande beleid van de verschillende deelnemende gemeenten wordt geharmoniseerd. Dat betekent dat het beleid zoveel mogelijk bij elkaar aan dient te laten sluiten cq. op elkaar wordt afgestemd. Anderzijds gaat het ook over de wijze waarop gemeenten omgaan met het ontwikkelen van nieuw beleid gedurende de periode tot 2018 en welke gevolgen dat heeft voor harmonisatie. 3

5 Een ander belangrijk uitgangspunt is dat voor de uitvoering van het plan van aanpak per beleidsterrein groepen met de betreffende materiedeskundigen nodig zijn. De werkgroep Beleidsontwikkeling gaat namelijk over alle beleidsvelden/-terreinen van de drie gemeenten. Het is vanwege de omvang er van noodzakelijk dat bij het uitvoeringstraject in ieder geval ook de ambtelijk inhoudelijke medewerkers per beleidsveld/-terrein worden betrokken. Dit betekent automatisch dat voor de ambtelijke inzet rond de werkgroep beleidsontwikkeling een aanzienlijk brede vertegenwoordiging vanuit drie verschillende gemeentelijke organisaties nodig zal zijn, waarbij intensief zal worden samengewerkt. Essentieel daarbij is duidelijkheid, gelijkwaardigheid en vertrouwen in elkaar. Overigens dient tevens te worden opgemerkt dat de fusie betrekking heeft op vier gemeenten namelijk Franekeradeel, Menameradiel, het Bildt en een deel van Littenseradiel. Alhoewel de gemeente Littenseradiel wordt opgesplitst, is uitgangspunt dat ook deze gemeente deelneemt aan de projectorganisatie en participeert in de ambtelijke werkgroep rond het thema beleidsontwikkeling en harmonisatie. 4

6 H3. ORGANISATIE EN SAMENSTELLING WERKGROEP 3.1 Positionering werkgroep De volledige projectorganisatie van de fusie is opgenomen in het plan van aanpak fusie Westergo fase 2. De projectorganisatie omvat een gezamenlijke herindelingscommissie, een stuurgroep en een projectgroep. De stuurgroep is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle aspecten van het herindelingsproces. De projectgroep is ambtelijk verantwoordelijk voor de coördinatie en sturing op de uitvoering (met ondersteuning van een projectbureau). Voor de uitwerking is onderscheid gemaakt in een zestal fusiethema s en ICT. Voor ieder afzonderlijk thema is een ambtelijke werkgroep ingesteld. Schematisch is dit als volgt weergegeven: Stuurgroep Projectgroep Projectbureau Opdrachtgever(s) Werkgroep Nabij besturen Werkgroep Naamgeving 1 p hb Werkgroep Beleidsontwikkeling 1 p 1 p F.dl M.dl Subwerkgroepen 1 p L.dl Werkgroep Planning& control Subwerkgroepen Werkgroep Communicatie Werkgroep Personeel Extern gerichte fusiethema s Intern gerichte fusiethema s De projectgroep wordt gevormd door de gemeentesecretarissen van de drie gemeenten. Vanuit de projectgroep is de gemeentesecretaris van de gemeente Franekeradeel de formele opdrachtgever en aanspreekpunt voor de werkgroep Beleidsontwikkeling. 3.2 Samenstelling werkgroep De opdracht van de werkgroep beleidsontwikkeling omvat in beginsel alle beleidsterreinen van de betreffende fusiegemeenten. Het is vanwege de omvang en diversiteit ervan noodzakelijk dat bij de uitvoering de ambtelijk inhoudelijke medewerkers per beleidsterrein worden betrokken. De werkgroep beleidsontwikkeling fungeert daarbij als procescoördinator. De werkgroep beleidsontwikkeling bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van de gemeenten Franekeradeel, Menameradiel, Littenseradiel en het Bildt (vanuit elke gemeente één medewerker). 3.3 Samenstelling subwerkgroepen Zoals aangegeven omvat de opdracht van de werkgroep beleidsontwikkeling in beginsel alle gemeentelijke beleidsvelden, tenzij het beleidsterrein expliciet tot de opdracht van een andere werkgroep behoort (zoals financieel beleid). Gelet op de omvang, diversiteit en 5

7 context van alle gemeentelijke beleidsvelden is het noodzakelijk dat bij de uitvoering ook zoveel mogelijk de beleidsinhoudelijk betrokken medewerkers betrokken worden. Daartoe is het noodzakelijk dat er een aantal subwerkgroepen worden ingesteld. De werkgroep beleidsontwikkeling fungeert daarbij als procescoördinator en ondersteunt de subwerkgroepen bij de uitvoering. Vanuit een pragmatische organisatiebenadering neemt -bij voorkeur- uit elke gemeente één persoon plaats in de subwerkgroep (per subwerkgroep maximaal drie personen). Het aantal subwerkgroepen dat opereert onder de organisatie van werkgroep beleidsontwikkeling is gerelateerd aan het aantal te onderscheiden (clusters) beleidsvelden: zie paragraaf

8 H4. INFORMATIEVOORZIENING EN SAMENHANG 4.1 Terugkoppeling en afstemming Vanuit de projectgroep is de gemeentesecretaris van Franekeradeel opdrachtgever en formeel het eerste aanspreekpunt voor de werkgroep beleidsontwikkeling. De werkgroep dient de voortgang van de uitvoering tijdig terug te koppelen aan de opdrachtgever op van te voren afgesproken momenten (of evt. in overleg met de opdrachtgever daarvan tussentijds afwijkend indien de situatie daar om vraagt). De werkgroep beleidsontwikkeling fungeert als procescoördinator en verzorgt de aansturing van de uitvoering van het plan van aanpak beleidsontwikkeling, vanaf de vaststelling tot omstreeks mei Samenhang met andere werkgroepen In het plan van aanpak Fusie Westergo Fase 2 zijn een zestal overstijgende fusiethema s benoemd en ICT. Voor ieder thema wordt een afzonderlijk spoor gevolgd voor de aanpak en uitwerking gedurende de voorbereidingsfase, uiteindelijk gericht op de feitelijke fusie. De fusiethema s Planning&Control, Personeel en Communicatie zijn voornamelijk intern op de gemeentelijke organisatie gericht en daarmee primair bestuurlijk van aard. De thema s Nabij besturen, Taal&Naamgeving en Beleidsontwikkeling zijn vanwege de externe werkingssfeer vooral politiek van aard (of raken de bevoegdheden van de raad). Voor iedere thema is een afzonderlijke werkgroep ingesteld, maar er is ongeacht de evt. verschillen in aard- zeker op onderdelen onderlinge (inhoudelijke en procesmatige) afstemming tussen thema s en de verschillende werkgroepen nodig. Bovendien kan het voorkomen dat de Werkgroep Beleidsontwikkeling gegevens nodig heeft van andere werkgroepen en vice versa. Afstemming/samenhang van de werkgroep beleidsontwikkeling met de werkgroepen Planning&Control, Communicatie en nabij besturen is van belang, vanwege de relatie over zaken die betrekking hebben op financieel beleid/beheer, communicatie en processen. Dit betekent dat periodieke afstemming op van te voren afgesproken momenten gedurende de uitvoeringsfase nodig is. In mindere mate is er inhoudelijke samenhang tussen de werkgroep Beleidsontwikkeling met sommige andere werkgroepen, zoals de werkgroep Naamgeving en Personeel. Dit vanwege de beperkte inhoudelijke relatie/link met die specifieke onderwerpen. Desalniettemin dient te worden voorkomen dat zaken niet goed op elkaar zijn afgestemd; duidelijkheid voorop. Door exact te benoemen waar iedere werkgroep mee bezig is kunnen zaken adequaat op elkaar worden afgestemd. Hiervoor is het nodig om tussentijds de beschikbare resultaten van de werkgroep Beleidsontwikkeling in ieder geval ook regelmatig aan alle andere werkgroepen ter beoordeling/kennisneming voor te leggen. 7

9 H5. BELEIDSVELDEN EN RESULTATEN 5.1 Gemeentelijke beleidsvelden Iedere individuele gemeente is vanzelfsprekend autonoom in het ontwikkelen van beleid op diverse terreinen voor het eigen grondgebied en de onderlinge beleidskeuzes (en ambities) kunnen daardoor sterk uiteenlopen. Voor een gedegen beleidsanalyse is het noodzakelijk om zoveel mogelijk aan te sluiten bij dezelfde uitgangssituatie voor alle beleidsvelden in de afzonderlijke fusiegemeenten. Daarom is aangesloten bij de programma indeling uit de gemeentebegrotingen en op basis daarvan komt de volgende indeling naar voren die voor alle betrokken gemeenten een uitstekende afspiegeling vormen van het gemeentelijke takenpakket. De gebruikelijke indeling bestaat uit Programma 1: Algemeen Bestuur, Programma 2: Openbare Orde en veiligheid, Programma 3: Verkeer en Openbare ruimte, Programma 4: Economische Zaken, Programma 5: Onderwijs, Programma 6: Cultuur, Recreatie en Sport, Programma 7 en 8: Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening, Programma 9: Volksgezondheid en Milieu, Programma 10: Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting en Programma 11: Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien (zie bijlage D voor de gemeente specifieke programma indeling). Binnen alle genoemde programma s zitten verschillende beleidscomponenten. Deze zijn daarmee allemaal van belang voor de werkgroep beleidsontwikkeling. Daarbij dient in dit kader bij het vervolg nadrukkelijk te worden gerealiseerd dat bepaalde beleidsonderdelen zich ook binnen de reikwijdte van de opdracht van andere werkgroepen bevinden. Het heeft voorkeur om onderwerpen die inhoudelijke raakvlakken hebben zoveel mogelijk te clusteren, alsmede om het aantal subwerkgroepen enigszins te begrenzen. Dit leidt tot de volgende indeling van geclusterde beleidsvelden: A. Algemeen Bestuur B. Openbare Orde en Veiligheid C. Verkeer, Openbare Ruimte D. Onderwijs, Cultuur, Recreatie en Sport E. Sociale Voorzieningen en Maatschappelijke Dienstverlening F. Economische Zaken, Volksgezondheid en Milieu, Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting Aan de hand van deze inhoudelijke indeling worden nagenoeg overeenkomstig totaal vijf inhoudelijke subwerkgroepen ingesteld. Bij de indeling is het onderdeel sociaal domein in dit kader (in overleg met de opdrachtgever) buiten beschouwing gelaten, aangezien dit programma voor de fusiegemeenten volledig is gekoppeld aan het beleid en uitvoering van de intergemeentelijke Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân. Zodoende is gesteld dat het beleid op het gebied van het sociale domein reeds volledig is geharmoniseerd voor de betreffende fusiegemeenten en is hiervoor (bij nader inzien) geen separate subwerkgroep ingesteld. De beleidsonderwerpen die geen betrekking hebben op het sociale domein, maar wel anderszins over bepaalde sociale voorzieningen en/of 8

10 maatschappelijke dienstverlening gaan zijn toegevoegd aan het taakveld van de subwerkgroep D. Schematische weergave van de indeling werkgroep beleidsontwikkeling ziet er als volgt uit: WERKGROEP BELEIDSONTWIKKELING Subwerkgroep A: Beleid algemeen bestuur Taakveld: Programma Algemeen Bestuur Subwerkgroep B: Openbare Orde en Veiligheids- Beleid Taakveld: Programma Openbare orde en Veiligheid afstemming Subwerk- Subwerkgroep C: groep D: Beleid Verkeer en Onderwijs- Cultuur- Openbare Ruimte Recreatie- en Sportbeleid + sociale voorzieningen Taakveld: Programma Verkeer en openbare ruimte Taakveld: Programma s Onderwijs, Cultuur Recreatie en Sport +sociale voorzieningen Subwerkgroep E: Beleid EZ & Ruimte Taakveld: Programma s Econ. Zaken, Volksgezondheid Milieu, Bouw en Ruimte Iedere subwerkgroep bestaat uit maximaal drie leden en heeft tot taakveld om zich bij de beleidsanalyse zoveel mogelijk te beperken tot de beleidsvelden die horen bij het aangegeven programma(onderdeel). Afstemming hierover dient plaats te vinden tussen de subwerkgroep en de werkgroep. De werkgroep beleidsontwikkeling fungeert daarbij als procescoördinator en ondersteunt alle subwerkgroepen bij de uitvoering. Periodieke afstemming tussen de subwerkgroepen is noodzakelijk onder auspiciën van de werkgroep beleidsontwikkeling. Afstemming met beleid in andere werkgroepen Om misverstanden, onduidelijkheden, doublures te voorkomen dient overlap op uitvoeringsniveau tussen de verschillende werkgroepen zoveel mogelijk te worden voorkomen. Bijv. het programma Algemeen Bestuur bevat o.a. beleidsaspecten op het gebied van voorlichting en communicatie, terwijl dit ook onderwerpen zijn die in enige mate aansluiten bij het taakveld van de Werkgroep Communicatie. Ten behoeve van de beleidsmatige afstemming is er in het kader van dit plan van aanpak voor gekozen om dit aspect volledig onder te brengen bij de leden van de werkgroep beleidsontwikkeling (en dus niet bij de subwerkgroepen). De werkgroep beleidsontwikkeling dient dan ook afstemming te verzorgen over en afbakening tussen beleidsonderwerpen die spelen in andere werkgroepen met de andere betreffende werkgroepen. Mocht een bepaald beleidsonderwerp zich al binnen de reikwijdte cq. opdracht van een andere werkgroep bevinden dan kan dat onderdeel voor de werkgroep beleidsontwikkeling verder buiten beschouwing blijven en vice versa, mits daarover van te voren expliciete afstemming heeft plaatsgevonden tussen de betreffende werkgroepen. 9

11 5.2 Resultaten/producten De werkgroep beleidsontwikkeling verzorgt de coördinatie van de uitvoering door de vijf subwerkgroepen. Iedere subwerkgroep houd zich bezig met de beleidsanalyse voor de daarbij aangegeven taak voor het specifieke beleidsterrein cq. programma, tenzij dat al door een andere werkgroep wordt uitgewerkt. De uitvoering bestaat uit een aantal stappen die voor alle subwerkgroepen gelden -die iedere subwerkgroep uiteraard op eigen wijze mag invullen- maar bij voorkeur in een gelijke presentatievorm van het resultaat per stap (zie bijlage E format). De uitwerking door de subwerkgroepen vindt plaats aan de hand van de volgende fasen/stappen, namelijk: 1. inventarisatie, 2. analyse en 3. advisering. Stap 1. Inventariseer Inventariseer alle vastgestelde beleidsproducten (beleidsplan, beleidsregels, verordeningen en vastgesteld beleid anderszins) binnen de aangegeven programma s voor iedere gemeente. In het kader van standaardisatie is als uitgangspunt gehanteerd de programma indeling en productomschrijving die gebruikt wordt voor de gemeentebegrotingen (zie gemeente specifieke programmaomschrijving bijlage D). In aanvulling daarop dient daarbij door de betreffende beleidsdeskundigen te worden aangegeven in welke mate het beleidsonderwerp al dan niet prioriteit heeft (of evt. urgent is) om nog voor 2018 tot harmonisatie te komen, inclusief het voorzien van de bijbehorende realisatiedatum. Zodoende ontstaat er in een vroeg stadium (voorafgaande aan de formele fusiedatum) een adequaat beeld over wat de volgorde van harmonisatieaanpak kan zijn. Resultaat: iedere subwerkgroep maakt een lijst met alle vastgestelde beleidsdocumenten per programma per product/onderwerp/activiteit en voor iedere gemeente, inclusief datum van formele vaststelling en indien bekend met de looptijd en/of geldingsduur van het beleid. Daarbij dient tevens de noodzaak tot harmonisatie en de prioriteit t.o.v. de fusiedatum 2018 te worden aangegeven. Model-weergave op te leveren product stap 1 door subwerkgroep B. Program ma Product Activiteit Het Bildt Menameradiel Franekeradeel Littenseradiel Harmon isatie Priori teit Opm 2. (of 1hB) Openbare orde en veiligheid Brandweer en rampenbestrijding Regionale brandweer Rampenbestrijding Beleidsplan HB Geldingsduur Beleidsplan M Geldingsduur Beleidsplan F Geldingsduur Beleidsplan L Geldingsduur Ja/Nee < of 2018 Datum vastgesteld Datum vastgesteld Datum vastgesteld Datum vastgesteld Beleidsplan HB Beleidsplan M Beleidsplan F Ja/Nee < of Geldingsduur Geldingsduur Geldingsduur Datum vastgesteld Datum vastgesteld Datum vastgesteld.. Openbare orde en veiligheid Openbare Beleidsplan HB Beleidsplan M Beleidsplan F. Ja/Nee < of. Orde Geldingsduur Geldingsduur Geldingsduur 2018 Datum vastgesteld Datum vastgesteld Datum vastgesteld Bijz. Etc wetgeving

12 Stap 2. Vergelijk/analyseer Vergelijk en analyseer aan de hand van het resultaat van stap 1 de onderlinge afwijkingen over de vastgestelde beleidsproducten per programma, per product per activiteit in de drie gemeenten. Vervolgens worden de beleidsproducten in de drie gemeenten - die betrekking hebben op hetzelfde beleidsonderwerp - inhoudelijk met elkaar vergeleken. De volgorde vindt plaats aan de hand van de bij stap 1 aangegeven prioritering. Bij het vergelijken worden de relevante beleidsinhoudelijke overeenkomsten en in bijzonder de verschillen over de beleidsinhoud tussen de vastgestelde beleidsproducten voor de drie gemeenten aangegeven. De relevantie en mate van detaillering waarin verschillen worden aangegeven is afhankelijk van het belang er van onder meer in relatie tot de fusie en vraagt de nodige afstemming met de beleidsdeskundigen. Resultaat: iedere subwerkgroep maakt één overzichtelijke lijst over de aan- of afwezigheid (of evt. aantoonbaar in ontwikkeling/voorbereiding) van vastgesteld beleid per programma per product, per activiteit en/of per onderwerp per gemeente. De volgorde van deze lijst wordt bepaald door de prioriteit van het betreffende beleidsonderwerp. Daarbij worden puntsgewijs de belangrijke en relevante beleidsinhoudelijke overeenkomsten en verschillen aangegeven. Model-weergave op te leveren product stap 2 door subwerkgroep B. Programma Product Activiteit Onderwerp 2. (of 1 hb) openbare orde en veiligheid Brandweer en rampenbestrijding Openbare orde en veiligheid Regionale brandweer Rampenbestrijding.. Beleidsproduct (vastgesteld in) Priori teit Beleidsinhoud Het Bildt M.diel F.deel L..diel Overeenk. Verschillen Beleids Beleids Beleids Beleids Ja document document document document < Beleids document 2014 Beleids document 2012 Beleids document 2012 Ja < Bijzondere wetgeving Etc. Drank en horeca Evenementen Beleids document 2014 Opdracht document 2013 Beleids document 2013 Beleids document 2013 Beleids document 2013 Beleids document 2013 Beleids document 2012 Beleids document 2013 Ja > Nee Beleid aanwezig Geen beleid aanwezig In ontwikkeling/voorbereiding Stap 3. Adviseer/Harmoniseer Laatste stap in dit kader is om aan de hand van het resultaat van stap 2 na te gaan wat de beleidsinhoudelijke verschillen voor de daarbij aangegeven beleidsterreinen zijn tussen de drie gemeenten. Daar waar verschillen optreden wordt aangegeven in hoeverre en voor welke onderdelen harmonisatie vooruitlopende op de formele fusie nodig (of evt. urgent) is 11

13 of evt. ook nog in een later stadium na de fusie kan worden uitgevoerd (prioritering). Overigens hierop in aanvulling opgemerkt dat indien een gemeente de komende jaren het voornemen heeft om nieuw beleid te ontwikkelen, dit in het kader van harmonisatie direct afstemt met de andere betrokken gemeenten. Resultaat: iedere subwerkgroep schrijft een advies per programma per product over de mogelijkheden/haalbaarheid voor het harmoniseren van beleid(sonderdelen) incl. bijbehorende prioritering cq. urgentie. Stap 4. Verwerken tot eindresultaat Vervolgens worden de deelresultaten van stap 1, 2 en 3 van iedere subwerkgroep samengevoegd tot één volledig document onder auspiciën van de werkgroep beleidsontwikkeling. Dat eindproduct wordt uiteindelijk door de werkgroep beleidsontwikkeling ter behandeling/besluitvorming -via tussenkomst van de opdrachtgeveraangeboden aan de projectgroep. 12

14 H6. PLANNING EN URENRAMING 6.1 Planning Startpunt voor de uitvoering vormt de vaststelling van onderhavig plan van aanpak begin 2015, waarna de subwerkgroepen kunnen worden geformeerd en het plan stapsgewijs gaan uitvoeren. Centraal uitgangspunt is dat begin 2016 het eindresultaat van de werkgroep beleidsontwikkeling gereed is voor verdere behandeling richting project- en stuurgroep, zodat omstreeks maart 2016 de besluitvorming door gemeenteraden plaatsvindt. In bijlage E is de planning voor de periode eind 2014 tot medio 2016 opgenomen. 6.2 Urenraming De ambtelijke inzet in het kader van de fusievoorbereidingen gerelateerd aan onderhavig plan van aanpak voor de werkgroep beleidsontwikkeling kan in twee delen worden opgesplitst, namelijk: 1. Voorbereiden van het plan van aanpak en 2. Uitvoeren van het plan van aanpak. Hiervoor is de ureninzet als volgt geraamd: Ad. 1. Voorbereidingen plan van aanpak Urenraming voorbereidingen: Overleg opdrachtgever (start/terugkoppeling/oplevering): 3pers.x3x1uur: 9 uur Werkoverleg werkgroepleden (10x): 3pers.x10x2 uur: 60 uur Uitwerken plan van aanpak: 3pers.x40 uur: 120 uur Overig (afstemmen, informatie verzamelen, bijstellen): 3pers.x 4 uur: 12 uur + Totaal plan van aanpak: 200 uur Ad. 2 Uitvoeren plan van aanpak Urenraming stap 1. Inventarisatie: Coördinatie/begeleiding door werkgroep: 3pers.x14: 42 uur Uitvoeren stap 1 door 5 subwerkgroepen: 3persx5x 16: 240 uur Afstemming/overleg (sub)werkgroepleden: 18 pers.x1uur: 18 uur + Totaal Fase 1: 300 uur Stap 2. analyse Planning en inzet t.z.t. nader zelf te bepalen door iedere subwerkgroep. Daarnaast wordt er op voorhand een aanzienlijke ureninzet nodig geacht voor stap 2 door de drie werkgroepleden voor de coördinatie, begeleiding, afstemming, ondersteuning en overleg met de subwerkgroepen. Hiervoor zijn in dit stadium nog geen uren geraamd. Deze urenraming dient te worden bepaald aan de hand van het resultaat van stap 1 en op basis van de door de subwerkgroepen aan te leveren planning voor stap 2. 13

15 Stap 3. advies Planning en inzet t.z.t. nader te bepalen door iedere subwerkgroep. Ook hiervoor geldt dat er op voorhand een aanzienlijke ureninzet nodig is door de drie werkgroepleden voor de coördinatie, begeleiding, afstemming, ondersteuning en overleg behorende bij stap 3 met de subwerkgroepen. Hiervoor zijn in dit stadium eveneens nog geen uren geraamd, aangezien dit afhankelijk is van het resultaat van stap 2 en de door de subwerkgroepen aan te leveren planning voor stap 3. Deze urenraming kan alleen worden bepaald aan de hand van de resultaten van voorgaande stappen. Aanvullende inzet/extra ondersteuning in relatie tot de werkgroep Beleidsontwikkeling wordt in dit stadium niet nodig geacht. 14

16 H7. RANDVOORWAARDEN Het is vanwege de omvang van het gemeentelijke beleidsveld noodzakelijk dat bij het uitvoeringstraject in ieder geval ook de ambtelijk inhoudelijke medewerkers per beleidsveld/-terrein worden betrokken. Dit betekent automatisch dat voor de ambtelijke inzet rond de werkgroep beleidsontwikkeling een aanzienlijk brede vertegenwoordiging vanuit drie verschillende gemeentelijke organisaties nodig zal zijn, waarbij intensief zal worden samengewerkt. Belangrijke randvoorwaarde is dat alle drie organisaties voldoende ruimte voor de ambtelijke inzet beschikbaar stellen. Dit betekent dat er in de werkplanning van de individuele medewerkers die betrokken worden en/of onderdeel uitmaken van de (sub)werkgroepen voldoende ruimte wordt vrijgemaakt. Andere belangrijke randvoorwaarde voor het welslagen van de beleidsharmonisatie is dat er voldoende draagvlak is voor intensieve samenwerking. Essentieel daarbij is duidelijkheid, gelijkwaardigheid en vertrouwen in elkaar. 15

17 BIJLAGE A: OPDRACHT WERKGROEP BELEIDSONTWIKKELING

18 BIJLAGE B: ORGANISATIESCHEMA WERKGROEP BELEIDSONTWIKKELING STUURGROEP PROJECTGROEP Projectbureau WERKGROEP BELEIDSONTWIKKELING < afstemmen > SUBWERK GROEP A SUBWERK GROEP B SUBWERK GROEP C SUBWERK GROEP D SUBWERK GROEP E Algemeen Bestuur Openbare Orde en Veiligheidsbeleid Taakveld: Programma Bestuur Taakveld: Programma Openbare orde en Veiligheid Beleid Verkeer en Openbare ruimte Taakveld: Programma Verkeer en openbare ruimte Onderwijs- Cultuur- Recreatie- en Sportbeleid + sociale voorzieningen Taakveld: Programma s Onderwijs, Cultuur Recreatie en Sport + Sociale voorzieningen Beleid EZ & Ruimte Taakveld: Programma s Ec. Zaken, Volksgezondheid Milieu, Bouw en Ruimte Programmanr. 1 (of 0 hb) Programmanr. 2 (of 1 hb) Programmanr. 3 (of 2 hb) Programmanr. 5 (of 4hB), 6 (of 5hB) + 7 en 8 (of 6hB) Programmanr. 4 (of 3hB), 9 en 10 (of 7 en 8 hb) Stappen: 1inventariseer 2.analyseer 3adviseer 4verwerken Stappen: 1inventariseer 2.analyseer 3adviseer 4verwerken Stappen: 1inventariseer 2.analyseer 3adviseer 4verwerken Stappen: 1inventariseer 2.analyseer 3adviseer 4verwerken Stappen: 1inventariseer 2.analyseer 3adviseer 4verwerken

19 BIJLAGE C: PLANNINGSCHEMA

20 Planning werkgroep Beleidsontwikkeling januari 2015 t/m mei 2016 FASE 2 einddatum jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Plan van aanpak 0.1 Opstellen pva Behandeling pva in project-/stuurgroep 0.3 Besluitvorming pva in raden Andere werkgroepen 1.1 Informeren werkgroepen 1.2 Overleg werkgroep communicatie 1.3 Overleg werkgroep planning en control 1.4 Terugkoppeling werkgroepen Subwerkgroepen 2.1 Vorming subwerkgroepen 2.2 Startoverleggen stap 1 subwerkgroepen 2.3 Inventariseren beleid 2.4 Terugkoppleing naar werkgroep 2.5 Inventariseren beleid 2.6 oplevering stap Terugkoppeling projectgroep 3.1 Startoverleggen stap 2 subwerkgroepen 3.2 Analyseren/vergelijken 3.3 Terugkoppeling naar werkgroep 3.4 Analyseren/vergelijken 3.5 Oplevering stap Terugkoppeling projectgroep 4.1 Startoverleggen stap 3 subwerkgroepen 4.2 Adviseren/harmoniseren 4.3 Terugkoppeling naar werkgroep 4,4 Adviseren/harmoniseren 4.5 Oplevering stap Terugkoppeling projectgroep 5.1 Verwerking adviezen tot één document 5.2 Terugkoppeling projectgroep Besluitvorming 6.1 Behandeling aanpak inproject- en stuurgroep 6.2 Besluitvoming aanpak beleidsontwikkeling in raden

21 BIJLAGE D: PROGRAMMA INDELING GEMEENTEN

22 BIJLAGE E: FORMAT RESULTAAT INVENTARISATIEFASE

23 BIJLAGE E PLAN VAN AANPAK BELEIDSONTWIKKELING FORMAT PRESENTATIE RESULTAAT EINDRESULTAAT STAP 1: INVENTARISATIE BELEID BELEIDSINVENTARISATIE WESTERGO SUBWERKGROEP: {invullen A/B/C/D/E} {invullen naam subwerkgroep} PROGRAMMA: {invullen nr.} {invullen programmaomschrijving} BELEIDSPRODUCTEN BELEIDSHARMONISATIE FUSIEGEMEENTEN PRODUCT: {invullen productnr.} {invullen productomschrijving} NOODZAAK PRIORITEIT AANVULLENDE ACTIVITEIT: ONDERWERP: HET BILDT MENAMERADIEL FRANEKERADEEL LITTENSERADIEL HARMONISATIE HARMONISATIE OPMERKINGEN {invullen activiteit} {invullen onderwerp} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {invullen JA/NEE} nvullen < of > 2018{invullen aanvullende opmerkingen} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {invullen activiteit} {invullen onderwerp} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {invullen JA/NEE} nvullen < of > 2018{invullen aanvullende opmerkingen} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {invullen activiteit} {invullen onderwerp} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {invullen JA/NEE} nvullen < of > 2018{invullen aanvullende opmerkingen} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {invullen activiteit} {invullen onderwerp} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {invullen JA/NEE} nvullen < of > 2018{invullen aanvullende opmerkingen} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {invullen activiteit} {invullen onderwerp} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {invullen JA/NEE} nvullen < of > 2018{invullen aanvullende opmerkingen} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {invullen activiteit} {invullen onderwerp} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {invullen JA/NEE} nvullen < of > 2018{invullen aanvullende opmerkingen} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {invullen activiteit} {invullen onderwerp} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {naam beleidsproduct*} {invullen JA/NEE} nvullen < of > 2018{invullen aanvullende opmerkingen} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {datum vaststelling} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {looptijd/geldingsduur} {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] {anderszins relevant] *Let op: beleidsproduct kan zijn: beleidsplan, beleidsregel, verordening of beleid anderszins