Burgerparticipatie in Lingewaal

Transcriptie

1 Burgerparticipatie in Lingewaal Gemeente Lingewaal september

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond Waarom deze nota? 3 2. Burgerparticipatie in Lingewaal Visie op burgerparticipatie Wat willen we bereiken? Wanneer zetten we het in? 4 3. De rol van de gemeente Gemeenteraad College Ambtelijke organisatie Communicatieparagraaf 5 4. Randvoorwaarden en valkuilen Algemeen belang Duidelijk en transparant Rolverdeling en resultaat Capaciteit en middelen Valkuilen 6 5. Toepassen van participatie Fasen besluitvorming Fasen beleid en planvorming Ruimte voor participatie Vormen van participatie Instrumenten 9 6. Trends en ontwikkelingen Zelf doen Overheidsparticipatie E-participatie Literatuurlijst 11 Bijlage 1: Participatieladder 12 Bijlage 2: Stappenplan 13 Bijlage 3: Krachtenveldanalyse 15 Bijlage 4: Vormen van participatie 18 2

3 1. Inleiding Burgerparticipatie is een belangrijk uitgangspunt van Het Manifest van Lingewaal. Het Manifest is een visie over de volle breedte van sociaal, ruimtelijk en economisch beleid en heeft een scoop tot De kern is samengevat in acht Manifestregels. De missie van Lingewaal is om in 2030 een vitale en vooral groene gemeente te zijn waar ecologie, economie en samenleving in een goede balans met elkaar samengaan. Het Manifest is opgesteld in samenspraak met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties uit Lingewaal. Er is een koers ingezet voor een meer structurele invulling van participatie. Het Manifest vraagt om meer interactie met bewoners en andere belanghebbenden. Dit wordt bekrachtigd door regel 4 van Het Manifest: De gemeente stimuleert en faciliteert het zelforganiserend vermogen van haar inwoners. Beleidskeuzes worden grotendeels door en/of met de bewoners, ondernemers en organisaties in de kernen gemaakt. 1.1 Achtergrond Een van de manieren om gehoor te geven aan Manifestregel 4, is door het bevorderen van verschillende vormen van participatie. Burgerparticipatie is verder uitgewerkt in de uitvoeringsagenda van Het Manifest. Als eerste verkenning hebben het college en de gemeenteraad op 15 juni 2010 de Workshop Burgerparticipatie bijgewoond. Dit heeft geleid tot een gezamenlijke visie, die in deze nota centraal staat. Om invulling te geven aan burgerparticipatie is in februari 2012 de Startnotitie Participatie in Lingewaal vastgesteld door het college. De startnotitie is gebaseerd op de meest gangbare definities van burgerparticipatie. Het geeft een overzicht van de mogelijkheden op het gebied van participatie en de daarbij behorende randvoorwaarden en valkuilen. Ook staat in de startnotitie welke stappen nodig zijn om een participatiebeleid te kunnen formuleren. In maart 2012 is de startnotitie gepresenteerd aan de gemeenteraad om draagvlak te verwerven voor de aanpak en richting te geven aan de bestuurlijke koers rond participatie. 1.2 Waarom deze nota? In deze nota wordt het beleid op burgerparticipatie verankerd. Er staat beschreven wat de gemeente Lingewaal verstaat onder burgerparticipatie, wat haar visie en doelstellingen zijn en wat de rol van de gemeente is. Maar ook wat de randvoorwaarden en valkuilen zijn en hoe de gemeente participatie in Lingewaal kan toepassen. Er wordt stilgestaan bij een aantal trends en ontwikkelingen en bij wat tot nu toe is gedaan op het gebied van participatie in de gemeente. In de afgelopen jaren heeft de gemeente Lingewaal al een paar stappen gezet op het gebied van burgerparticipatie. Bij verschillende projecten zijn burgers en andere belangstellenden betrokken. Een knelpunt in de huidige inzet is dat het grotendeels ad hoc gebeurt. Dit brengt soms teleurstellingen met zich mee, bijvoorbeeld doordat verkeerde verwachtingen waren gewekt, het traject niet planmatig werd aangepakt of er te weinig kennis in huis was om het traject goed te laten verlopen. Daarom is het belangrijk om aan de voorkant van beleid keuzen te maken over de inzet van burgerparticipatie. Deze nota is een belangrijk middel om burgerparticipatie gestructureerd in te voeren. 3

4 2. Burgerparticipatie in Lingewaal Burgerparticipatie is geen doel op zich, maar een middel. De essentie is dat overheden en burgers samenwerken bij het realiseren van publieke opgaven. Het gaat om het zoeken naar oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken en problemen en een passende rolverdeling tussen overheid en burgers hierbij. Daarbij is het minder van belang wie het initiatief neemt (de overheid of een burger) of wie bij wie participeert (de overheid bij de burger of de burger bij de overheid). De gemeente Lingewaal vindt het belangrijk om inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties te betrekken bij het ontwikkelen van beleid. Inwoners hebben het recht om invloed uit te oefenen op plannen en beleid. Burgerparticipatie leidt tot betere projecten, betere afwegingen en besluitvorming en tot meer draagvlak. 2.1 Visie op burgerparticipatie De gemeente Lingewaal wil een betrouwbare partner zijn voor haar inwoners. Burgerparticipatie krijgt daarom een structurele plaats bij de ontwikkeling van plannen en beleidsvorming in de gemeente. In 2010 is door het college en de gemeenteraad een gezamenlijke visie op burgerparticipatie opgesteld: Met burgerparticipatie wil Lingewaal de meedenkkracht, ideeën en expertise van alledag van haar burgers benutten om zo tot betere besluiten te komen, eigen initiatief te stimuleren, en op die manier bij te dragen aan draagvlak en betrokkenheid van de samenleving. 2.2 Wat willen we bereiken? Tijdens het opstellen van een gezamenlijke visie op burgerparticipatie heeft de gemeenteraad ook een aantal doelstellingen geformuleerd: Het benutten van de kennis en ideeën van de samenleving om tot betere besluiten te komen en problemen te signaleren. De overheid beslist niet alleen, de burger beslist mee. Zo ontstaat draagvlak en wakkeren we eigen initiatief aan. Het verzorgen van kennisoverdracht, het creëren van draagvlak, het bevorderen van inhoudelijke betrokkenheid en vertrouwen en het mobiliseren van eigen kracht en initiatief om uiteindelijk goede besluiten te kunnen nemen. Het inbrengen van kennis voor draagvlak en meningsvorming/belangenafweging in de raad. 2.3 Wanneer zetten we het in? Het is belangrijk om vooraf prioriteit te stellen aan thema s en onderwerpen waarbij belanghebbenden kunnen participeren. De volgende thema s en onderwerpen zijn hiervoor o.a. geschikt: subsidiebeleid, welzijnsvoorzieningen en sportaccommodaties, bezuinigingen, dienstverlening, bestemmingsplannen, indeling openbare ruimte en leefbaarheid. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is prioriteit te geven aan thema s en onderwerpen die mensen aan het hart gaan. 4

5 3. De rol van de gemeente Bij burgerparticipatie kunnen inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties invloed uitoefenen op beleid. In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de rol is van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. 3.1 Gemeenteraad Bij een meer interactief beleid betekent dat de rol van de gemeenteraad verandert. De raad staat invloed af en kan nog beter kennisnemen van meningen en initiatieven vanuit de samenleving. Dit past bij een terugtredende overheid. De raad kan een eigen inbreng hebben in interactief beleid, door: Vooraf bepaalde randvoorwaarden aan te geven. Vooraf te bepalen in welk stadium en in welke vorm participatie wordt ingezet. Vooraf te bepalen wat de rol van de raad is bij de gekozen participatievorm. 3.2 College Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de (beleids)voorbereiding en de uitvoering van de projecten van de gemeente Lingewaal. Bij projecten binnen hun bevoegdheid is het college de opdrachtgever, bijvoorbeeld bij laagdrempelige interactieve trajecten. De portefeuillehouder Communicatie is integraal verantwoordelijk voor het participatiebeleid en legt verantwoording af in het burgerjaarverslag. 3.3 Ambtelijke organisatie De ambtenaren begeleiden de uitvoering van burgerparticipatie en geven advies aan de raad of het college. Burgerparticipatie vraagt om organisatorische en bestuurlijke afspraken, een eenduidige werkwijze en een consequente houding van ambtenaren en bestuurders. Het managementteam is integraal verantwoordelijk voor het oppakken en uitvoeren van participatie. De communicatieadviseur adviseert het bestuur en het management en signaleert welke thema s en onderwerpen geschikt zijn voor participatie. Ook ondersteunt en adviseert Communicatie de ambtelijke organisatie bij het uitvoeren van het participatieproces. 3.4 Participatieparagraaf Op verzoek van de gemeenteraad is in de formats van nota s aan het college en aan de gemeenteraad een vaste paragraaf communicatie / participatie toegevoegd. Het is een integrale verantwoordelijkheid van het management om te zorgen voor een juiste invulling van deze paragraaf. In de paragraaf worden de voornemens op het gebied van participatie genoemd, de eventuele resultaten van eerdere participatie en wat daarmee is of wordt gedaan. Op deze manier kunnen bestuurders goed geïnformeerd een besluit nemen. 5

6 4. Randvoorwaarden en valkuilen Voor een succesvolle invoering van participatie moet aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan en is het belangrijk om rekening te houden met een aantal valkuilen. In dit hoofdstuk staan deze randvoorwaarden en valkuilen beschreven. 4.1 Algemeen belang De gemeente treedt altijd op als hoeder van het algemeen belang. Alle belangen van mogelijke partijen en personen worden in beeld gebracht tijdens het participatieproces. De gemeente heeft de plicht om de belangen van partijen die niet aan tafel zitten (soms de zwijgende meerderheid) zichtbaar te maken. Ook deze belangen moeten worden meegenomen in de totale afweging. 4.2 Duidelijk en transparant De participanten weten aan het begin hoe het participatieproces eruit gaat zien en wat met de uitkomsten gaat gebeuren. Het is duidelijk waaraan zij kunnen deelnemen, wat het doel is van hun inzet, hoe het proces wordt ingericht en wat de mate van invloed is die zij kunnen uitoefenen. Het proces is zichtbaar gemaakt, de processtappen worden teruggekoppeld en alle geïnteresseerden kunnen het proces volgen, ook als zij daar geen onderdeel van uitmaken. Er zijn duidelijke criteria vastgelegd om te kunnen bepalen welke onderwerpen wel of niet voor participatie in aanmerking komen. Het is herleidbaar waarom is gekozen voor wel of geen participatie en wat de afwegingen zijn geweest voor het bepalen van het gewenste participatieniveau. 4.3 Rolverdeling en resultaat Het is van groot belang dat iedereen zich bewust is van zijn rol en zich daar ook aan houdt. Hier worden duidelijke afspraken over gemaakt aan het begin van het proces, zodat alle betrokkenen hierop kunnen worden aangesproken. In sommige gevallen is het wenselijk dit op te nemen in een startbijeenkomst, zodat geen misverstanden kunnen ontstaan. Vooraf wordt vastgesteld wanneer een participatietraject succesvol is verlopen. De verschillende betrokkenen kunnen daar een ander beeld bij hebben. Daarom worden de succesfactoren vooraf helder gecommuniceerd, omdat onduidelijkheid hierover tot teleurstelling kan leiden. De verschillende stappen in het participatieproces worden vastgelegd in een verslag, dat vervolgens door de deelnemers wordt goedgekeurd. Er mag geen gelegenheid zijn om zich te distantiëren aan de vastgelegde verslaglegging en afspraken. 4.4 Capaciteit en middelen De ambtelijke organisatie reserveert in haar jaarplannen voldoende personele capaciteit en middelen om een interactieve aanpak mogelijk te maken. Bij participatietrajecten is meestal sprake van een flinke tijdsinvestering voor zowel de ambtelijke als belanghebbende organisaties, met name vooraan in het traject. Daar staat echter tegenover dat het over het algemeen leidt tot een beter product en meer tevredenheid, wat in de eindfase en daarna (zoals bij vergunningverlening) merkbaar is door minder klachten en bezwaarprocedures (met bijbehorende tijdwinst). 4.5 Valkuilen NIMBY-gedrag Bewoners vinden het heel lastig om te accepteren dat soms iets in hun omgeving wordt gepland waar zij het niet mee eens zijn. Dit wordt ook wel Not In My BackYard genoemd. Toch is dat soms nodig voor het algemeen belang. Het is dan ook erg belangrijk dat ook alle belanghebbenden worden gehoord in het participatieproces. Zo kan niet de situatie ontstaan dat de participanten allemaal ergens tegen zijn, maar alsnog worden overruled door het algemeen belang. De verschillende standpunten en belangentegenstellingen moeten gedurende het proces zichtbaar en voelbaar zijn. 6

7 Bewuste procesvertraging Wanneer betrokkenen tegen planvorming zijn, kunnen zij de participatie aangrijpen om het proces te vertragen. Daarom is het belangrijk dat een strakke planning wordt opgesteld én gehanteerd, zodat het proces niet uit de planning loopt door de onwil zich neer te leggen bij een beleidsrichting. Representatief Bij het instellen van een participatiegroep is het belangrijk het democratisch gehalte goed te bewaken. Het zou niet de eerste keer zijn dat een groep verontruste bewoners een mening verkondigt, die niet wordt ondersteund door een (zwijgende) meerderheid van de bevolking. Het is belangrijk de representativiteit van deelnemers goed te bewaken. Ook de mate van contact van participanten met de achterban is van groot belang. Inspraak is geen participatie Er is een duidelijk verschil tussen participatie en inspraak. Participatie gebeurt in een zo vroeg mogelijk stadium. Terwijl inspraak de formele, afrondende fase is waarin belanghebbenden voor de laatste keer de gelegenheid krijgen om te reageren. Inspraak gebeurt conform wettelijke verplichting of de inspraakverordening. 7

8 5. Toepassen van participatie Participatie kan plaatsvinden in verschillende fasen van het besluitvormingsproces en in verschillend fasen van beleid en planvorming. Ook is het belangrijk te bepalen welke ruimte participanten krijgen. Om participatie te kunnen toepassen zijn verschillende instrumenten beschikbaar. 5.1 Fasen besluitvorming Participatie kan plaatsvinden in drie verschillende fasen van het besluitvormingsproces. Namelijk: bij het opstellen van beleid (voor besluitvorming college), over een conceptvoorstel van het college (voor besluitvorming raad) en op uitvoerend niveau, binnen vooraf vastgestelde kaders (na besluitvorming). 5.2 Fasen beleid en planvorming Tijdens inventarisatie Vaststellen welke zorgen, ideeën en wensen er leven over een bepaald onderwerp, voordat een beleids- of projectplan wordt opgesteld. Deze fase eindigt met een nota van bevindingen, waarin overzicht wordt geboden van de wensen, ideeën en meningen, knelpunten, afspraken uit het verleden, adviezen van derden, etc. Ook wordt met de bevindingen richting gegeven voor de planvormingsfase. Dit voorstel mag heel stellig zijn over de mogelijkheden en onmogelijkheden, zodat er duidelijkheid is over de ruimte voor oplossingen. Tijdens planvorming Belanghebbenden nemen deel aan het opstellen van een plan of enkele planvarianten. Deze fase leidt tot een voorstel, waarbij ook een inschatting van de kosten en baten is opgesteld. Er is tijd gestoken in het tekenen en rekenen, zodat een goede afweging tussen de varianten mogelijk is. Tijdens besluitvorming Verschillende varianten worden voorgelegd en besproken met belanghebbenden, voordat besluitvorming plaatsvindt. Verschillende vormen zijn denkbaar, zoals een publieksdebat, enquête of referendum. Aan het eind van deze fase is het besluit genomen. De manier waarop dat tot stand is gekomen wordt vastgelegd in een eindrapport. Tijdens uitvoering De precieze invulling na besluitvorming wordt, geheel of deels, overgelaten aan belanghebbenden. Deze fase heeft in veel gemeenten structuur gekregen in de vorm van wijkgericht werken. Dit betekent dat regelmatig overleg wordt gevoerd met een groep bewoners van een wijk of dorpskern, over onderwerpen die de leefbaarheid ten goede komen, zoals de openbare ruimte of andere voorzieningen. Daarbij kan gewerkt worden met een vastgesteld budget en een contactpersoon binnen de gemeentelijke organisatie. 5.3 Ruimte voor participatie Hoe groot de mate van betrokkenheid is of hoeveel invloed participanten hebben, wordt vaak ingedeeld op de participatieladder (zie bijlage 1). De verantwoordelijkheid en invloed op het proces nemen toe van trede 1 naar trede 5. Daarmee neemt ook de verplichting toe van de raad en het college om de resultaten mee te wegen in de besluitvorming. Trede 1 Informeren De gemeente brengt de inwoners op de hoogte van haar plannen. Zij kunnen vragen stellen, maar de gemeente vraagt ze niet om een mening. Bij deze trede vindt geen burgerparticipatie plaats. Bij alle hogere treden is dit wel het geval. Trede 2 Raadplegen De gemeente wil graag de mening horen van de inwoners. Wat leeft er, zijn er nieuwe ideeën, etc? De gemeente is niet verplicht de ideeën over te nemen of de plannen aan te passen, maar houdt er wel zoveel mogelijk rekening mee. 8

9 Trede 3 Adviseren De gemeente nodigt inwoners, bedrijven en/of maatschappelijke organisaties uit om suggesties of oplossingen over een bepaald vraagstuk aan te dragen. Hun mening speelt een volwaardige rol bij de ontwikkeling van beleid. Het college en de raad moeten goede argumenten hebben om hun adviezen niet op te volgen. Trede 4 Coproduceren De politiek bepaalt op de eerste drie treden de inhoud. Vanaf trede 4 hebben alle betrokkenen samen de touwtjes in handen. De partijen zoeken samen met de gemeente naar resultaten en oplossingen; het college houdt zich hieraan. De raad kán nog anders beslissen, al zal dat in de praktijk niet vaak voorkomen. Trede 5 Meebeslissen Op deze trede is de invloed van betrokkenen het grootst. Het gemeentebestuur laten het maken van keuzes binnen de gestelde kaders over aan de betrokken partners. De ambtenaren hebben een adviserende rol. College en raad doen deze besluitvorming niet nog eens over. 5.4 Vormen van participatie Er zijn vele vormen en mogelijkheden voor participatie, die soms al langere tijd in gebruik zijn en niet altijd als participatie worden herkend. Het is maatwerk voor welke vorm van participatie wordt gekozen. In bijlage 4 staan ter inspiratie voorbeelden van vormen van participatie uit diverse gemeenten uit het hele land en gerangschikt naar participatieniveau. 5.5 Instrumenten Participatieladder De participatieladder (zie bijlage 1) is een middel om te bepalen in welke mate gebruik wordt gemaakt van participatie bij het opstellen en uitvoeren van beleid. De ladder geeft inzicht in het participatiegehalte van de verschillende dossiers. Het is een meetinstrument dat helderheid geeft in de bestaande situatie en zicht kan geven op de gewenste toekomstige situatie. Stappenplan Om participatie toe te kunnen passen is een instrument nodig om een juiste afweging te maken. Het stappenplan (zie bijlage 2) bestaat uit het beantwoorden van tien vragen. Met het beantwoorden van deze vragen kan op een eenduidige wijze worden afgewogen welke projecten of dossiers in aanmerking komen voor participatie, en volgens welke trede van de participatieladder dat zou moeten gebeuren. Krachtenveldanalyse Voor elk project of beleidsontwikkeling wordt een krachtenveldanalyse (zie bijlage 3) gemaakt. In deze analyse worden alle groepen en personen (de actoren) in beeld, inclusief hun belangen, hun invloed, hun mening over het project en hoe belangrijk zij zijn voor het welslagen van het project. 9

10 6. Trends en ontwikkelingen Hoewel burgerparticipatie zelf niets nieuws is, veranderen wel de manier hoe burgers erover denken en de vormen en instrumenten. Drie belangrijke trends en ontwikkelingen: burgers willen meer zelf doen, de rol van de gemeente verschuift en de opmars van e-participatie zet door. 6.1 Zelf doen Burgers krijgen meer verantwoordelijkheden en er is ook meer animo voor zelf doen. De overheid houdt zich minder met details bezig en meer met randvoorwaarden en kaders. Er is steun voor de bezuinigingen; het huishoudboekje moet kloppen. Maar de lasten moeten wel eerlijk worden verdeeld. Juist de bezuinigingen vragen om zichtbare afwegingen: welke keuze heeft de overheid gemaakt en op grond waarvan? 6.2 Overheidsparticipatie Burgers zijn steeds vaker initiatiefnemer; ze gaan zelf aan de slag met het realiseren van maatschappelijke opgaven en zijn eigenaar van het participatietraject. Dit betekent dat de rol van de gemeente verschuift: van initiatiefnemer en aanjager bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken (hoe kunnen burgers participeren) naar ondersteuner en facilitator van initiatieven die vanuit de samenleving zelf worden genomen (hoe kan de gemeente aansluiten bij wat de burger wil). Veel recente publicaties, waaronder die van rijksadviesorganen, besteden hier aandacht aan. De Raad voor het Openbaar Bestuur introduceert in haar advies Loslaten in vertrouwen bijvoorbeeld een overheidsparticipatietrap met vijf mogelijke rollen die een overheid kan aannemen bij particulier initiatief. Loslaten is de belangrijkste trede; geef burgers alle ruimte. En reguleer alleen iets wanneer dat echt nodig is. 6.3 E-participatie De opmars van e-participatie zet door. Gemeenten zijn volop aan het experimenteren met digitale kanalen om burgerparticipatie te organiseren, bijvoorbeeld via online discussiefora, het inzetten van sociale media of het gebruik van Google-maps om problemen in de leefomgeving aan te kunnen geven. Eenzijdig communiceren via internet wordt steeds meer vervangen door tweezijdige communicatie; er is sprake van interactie. Uit onderzoek blijkt dat tweederde van de mensen het liefst via internet participeert en dat als mensen dit daadwerkelijk doen, hun interesse toeneemt. Het is daarom belangrijk om bewuste keuzes te maken voor het toepassen van e-participatie. Vanwege de huidige formatie en het beschikbare budget van Communicatie is het op dit moment niet mogelijk het gebruik van Sociale Media te ontwikkelen (zie rapportage Verbeteren in- en externe communicatie van 10 juni 2013). 10

11 7. Literatuurlijst Beleidsdocumenten Lingewaal 0-meting Voorzieningenaanbod Gemeente Lingewaal, ICS Adviseurs, November 2011 Servicenormen Gemeente Lingewaal, 2011 Concept Dienstverleningsplan en Visie op dienstverlening, gemeente Lingewaal 2011 Maatschappelijke initiatieven, afstudeeronderzoek, gemeente Lingewaal, juni 2011 Burgerparticipatie in Lingewaal, verslag workshop, juni 2010 Het Manifest van Lingewaal, Structuurvisie plus 2030, gemeente Lingewaal, januari 2010 Vakliteratuur Deel je rijk relevante trends voor overheidscommunicatie, juni 2013 Burgerkracht; De toekomst van het sociaal werk in Nederland, Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling, april 2011 Participatie vraagt om een visie, WMO Magazine, april 2011 Help een burgerinitiatief! Ministerie van Binnenlandse Zaken, november 2010 Procesbegeleiding in participatietrajecten, Ministerie van Binnenlandse Zaken, juni 2010 Tijdschrift In actie met burgers!, Actieprogramma Lokaal Bestuur, januari 2010 We gooien het de inspraak in, De Nationale Ombudsman, september 2009 Kadernota Beter Betrokken, Laagland advies, februari 2009 Interactiviteit in de praktijk, kwaliteit van de stad, VROM, december 2003 Pröpper en Steenbeek, De aanpak van interactief beleid: elke situatie is anders, 2001 Voorbeelden andere gemeenten Spoorboekje burgerparticipatie. Lingewaard De nieuwe Haarlemse participatiepraktijk, Haarlem januari 2011 Participatiewijzer, Woerden, juni 2010 De Utrechtse participatiestandaard, gemeente Utrecht, april 2010 Participatie en inspraak in Amersfoort, maart 2009 Beleidsdocument Interactieve beleidsvorming, gemeente IJsselstein, augustus 2008 Rekenkameronderzoek inspraak & participatie, IJsselstein, februari 2008 Nota participatie, gemeente Houten, juli 2007 Visie op Communicatie, gemeente Houten, maart 2007 Participatienota, Gemeente Zeist, augustus

12 Bijlage 1: Participatieladder Stap Rol burger Wat doet de burger? Wat doet het bestuur/politiek? 1. Informeren - belanghebbende - toehoorder 2. Raadplegen - gesprekspartner - geconsulteerde 3. Adviseren - ideeënbron - adviseur 4. Coproduceren - coproducent van beleid - samenwerkingspartner 5. Meebeslissen - medeverantwoordelijk - medebeslisser - informatie ontvangen - luisteren Van gedachten wisselen in een open maar vrijblijvend gesprek Meedenken en (vrijblijvend) ideeën aandragen Samen plannen maken Deelbeslissingen nemen Politiek en bestuur bepalen zelf de agenda voor de besluitvorming en houden belanghebbenden hiervan op de hoogte. Zij maken geen gebruik van de mogelijkheid om belanghebbenden inbreng te geven op de planontwikkeling. Politiek en bestuur bepalen in hoge mate zelf de agenda, maar zien de belanghebbenden als gesprekspartners bij de planontwikkeling. Geen verbinding aan de resultaten die uit de gesprekken komen. Politiek en bestuur stellen in beginsel de agenda op, maar geven de belanghebbenden de gelegenheid om oplossingen en ideeën te formuleren, problemen aan te dragen, waarbij deze ideeën een volwaardige rol spelen in de ontwikkeling van de plannen. De politiek verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan (beargumenteerd) afwijken Politiek, bestuur en belanghebbenden komen gezamenlijk een agenda overeen, waarna samen naar oplossingen wordt gezocht. De politiek verbindt zich in principe aan deze oplossingen m.b.t. de besluitvorming Politiek en bestuur laten de beleidsvorming over aan de belanghebbenden, waarbij het ambtelijk apparaat een adviserende rol vervult. De politiek neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden. 6. Zelf beslissen Beslisser Eindbeslissing nemen in een referendum 12

13 Bijlage 2: Stappenplan Stap 1: Interne inventarisatie - Zijn er afspraken gemaakt in het college of in de raad over de fase van besluitvorming of beleids/planvorming waarin burgerparticipatie moet worden ingevuld? - Is er draagvlak binnen de ambtelijke organisatie en bij de portefeuillehouder? - Is er ruimte binnen het tijdspad én de benodigde mankracht voor participatie? - Welk budget is er voor eventuele middelen? Stap 2: Is het onderwerp geschikt voor participatie? Wanneer niet? De mening van burgers en andere belanghebbenden moet worden afgewogen met zaken als: wettelijke taken politieke keuzes afspraken uit het verleden afhankelijkheid van derden financiële beperkingen ruimtelijke beperkingen Soms is de speelruimte te klein om in gesprek te gaan met burgers. Dat zou dan alleen maar valse verwachtingen wekken over hun mogelijke inbreng. Wanneer wel? De inbreng van burgers en andere belanghebbenden kan een meerwaarde hebben in het geval dat: Zij beschikken over kennis en ervaring die nodig is voor een goed besluit. Zij probleemeigenaar zijn nadat een besluit is genomen. Zij de doelgroep zijn van de beleidsmaatregelen. Zij bezwaarschriften kunnen indienen tegen een genomen besluit. Daarnaast spelen ook andere afwegingen een rol bij het bepalen om participatie toe te passen. Het gaat hierbij niet in alle gevallen om objectief meetbare factoren, maar om een (subjectieve) inschatting die wel beargumenteerd moet worden: Is het onderwerp geschikt voor participatie? Is er inhoudelijk ruimte voor participatie? Zijn de randvoorwaarden vervuld? Wat hopen we te bereiken met participatie? Go / no go moment De antwoorden op de vragen van stap 1 en 2 leiden tot een go / no go moment. Er is voldoende overzicht om te kunnen beslissen al dan niet verder te gaan met de stappen die leiden tot een participatietraject. Stap 3: Maak een krachtenveldanalyse Het is belangrijk om goed in beeld brengen wie de belanghebbenden zijn in het participatietraject. Dit kunnen zijn: huidige bewoners, toekomstige bewoners, ondernemers, winkeliers, maatschappelijke organisaties, schoolbesturen, leerlingen en hun ouders, wijkraden, buurtcomités en belangengroepen, etc. Ook moet een inschatting worden gemaakt van hun houding, mening en positie over het project of het nieuwe beleid. Deze inventarisatie heet een krachtenveldanalyse, zie bijlage 3. Stap 4: Bepaal het niveau van participatie Bepaal welke invloed kunnen de belanghebbenden hebben. Oftewel, op welke trede van de participatieladder gaan we werken: informeren, raadplegen, adviseren, co-produceren of meebeslissen. 13

14 Stap 5: Bepaal een kernboodschap per doelgroep Iedere doelgroep is op een andere manier betrokken bij het project of het te vormen beleid. Daarom is het nodig per doelgroep een duidelijke boodschap te formuleren. In deze boodschap moet doorklinken waarvan de gemeente de doelgroep hoopt te overtuigen. Stap 6: Maak een kalender Ieder project of ontwikkelingstraject heeft een eigen planning. Deze vormt de basis om te bepalen op welke momenten de gemeente input nodig heeft van de verschillende doelgroepen. Neem daarvoor vooral ook ruim de tijd om de geleverde input (ideeën, opmerkingen, tegenargumenten, etc.) te kunnen verwerken en te ordenen. Stap 7: Bepaal welke vorm Het is van groot belang te kiezen voor een vorm (zie 5.3 en bijlage 4) die past bij de doelgroep en binnen de gangbare werkwijze van de gemeente. Bij de keuze van middelen zijn onder andere de volgende punten van belang: Hoe groot is de doelgroep? Hoe persoonlijk raakt het project/beleid de doelgroep? Wordt veel discussie, weerwoord of zelfs boosheid verwacht? Zijn er veel tegenstellingen tussen of binnen de doelgroepen? Gaat het om een ruimtelijk project, iets in de welzijnssector of een combinatie hiervan? Kan het project of het beleid concreet worden uitgebeeld? Leven er veel ideeën in de doelgroep, gaat het om een onderwerp waarbij hun vakkennis kan worden ingeschakeld? Zijn er voorbeelden van vergelijkbare projecten, waarvan kan worden geleerd? Is sprake van een historie over een bepaald onderwerp of een bepaalde plek (is er oud zeer)? Stap 8: Maak een communicatiekalender In het verlengde van de gekozen vorm moet in een communicatiekalender worden gemaakt, waarin kort wordt beschreven op welke manier, via welk kanaal en wanneer wordt gecommuniceerd met de verschillende doelgroepen. Stap 9: Evalueer het traject na afloop Aan het eind van het hele traject is het nodig de aanpak te evalueren en te documenteren. Dit kan input leveren voor verbeterpunten in de aanpak, waar de hele organisatie zijn voordeel mee kan doen. 14

15 Bijlage 3: Krachtenveldanalyse Het gaat om de volgende te beantwoorden vragen / te nemen stappen: 1. Wat is het doel van het project en wanneer wordt het project als geslaagd beschouwd? 2. Vanuit welke invalshoeken kan naar het project worden gekeken? 3. Welke actoren (groepen en personen) spelen een rol? 4. Maak een matrix met actoren en invalshoeken. 5. Welke belangen hebben zij? 6. Stel vast of de actoren partner, vriend, vijand of tegenstander zijn. 7. Stel vast waar ze thuis horen in de ringen van invloed? 8. Wat is de kernboodschap, rode draad voor communicatie? 9. Welke kalender levert dit op? 10. Op welke niveaus worden instrumenten ingezet? 1. Doel van het project Het project wordt beschouwd als een succes als Vraag 2: Invalshoeken (voorbeeld) A. architectuur: indeling en uitstraling B. efficiënt gebruik van ruimtes C. lagere (gezamenlijke) kosten D. bereikbaarheid E. voorzieningenniveau F.. Vraag 3: Lijst van actoren (voorbeeld) 1. Scholen: directie, leerkrachten, leerlingen en ouders 2. Omwonenden 3. Andere gebruikers 4. Vraag 4: Vanuit welke invalshoek zijn de actoren betrokken bij het onderwerp? Invalshoeken A. B. C. D. E. F. G. H. I. Actoren Vraag 5: Belangenanalyse Met een analyse naar belangen en standpunten wordt geprobeerd erachter te komen of er nog ruimte zit in de ingenomen standpunten om het met elkaar op onderdelen eens te worden. 1. Welk standpunt neemt de actor in 2. Wat zijn de onderliggende belangen, wat hebben ze te winnen of verliezen 3. Welke problemen zien de actoren in het beleidsdoel 4. Waar zit nog rek; welke opties zijn er nog 15

16 Actor 1 Actor 2 Actor 3 Actor 4 Standpunt Belangen a. b. c. Problemen a. b. c. Opties a. b. c. 6. Stel vast van de actoren of ze partner/vriend/vijand/tegenstander zijn. Inhoud: positief Partner Vriend Vertrouwen Negatief Vertrouwen Positief Vijand Tegenstander Inhoud: negatief 16

17 Vraag 7: Ringen van invloed Beïnvloeders: actoren die invloed uitoefenen op het project Beslissers: actoren die beslissingen nemen over het project Uitvoerders: actoren die een rol spelen bij de uitvoering van het project of kennis kunnen leveren Gebruikers: actoren die de gevolgen ervaren van het project Beïnvloeders Beslissers Uitvoerders Gebruikers Vraag 8, 9 en 10: invullen in de matrix Mijlpaal / datum Doelgroep Rol Communicatiemiddel Doel / kernboodschap Schoolbestuur Leraren Ouders beslisser beïnvloeder gebruiker. 17

18 Bijlage 4: Vormen van participatie Er zijn vele vormen en mogelijkheden voor participatie, die soms al langere tijd in gebruik zijn en niet altijd als participatie worden herkend. De voorbeelden zijn afkomstig uit diverse gemeenten uit het hele land en zijn gerangschikt naar participatieniveau. Niveau Initiatief nemen Co-produceren Meebeslissen Adviseren (vanaf begin) Raadplegen/consulteren Toehoorder Vormen - burgerinitiatief - maatschappelijk initiatief - referendum - deelraden - projectgroep - werkgroep - (ontwerp-)atelier - workshops - burgerjury - referendum - deelraden - wijkplatform (wijkgericht werken) - wijkplatform (wijkgericht werken) - participatiegroep - (digitaal) burgerpanel - WMO-raad - (digitaal) burgerpanel - rondetafelgesprek - stadsdebat - keukentafelgesprekken - enquête - informatie/discussieavond - inloopavond - reactieformulieren voor suggesties, ideeën en opmerkingen - klankbordgroep - schouw - wijkontmoetingsdagen - hoorzitting gemeenteraad - inspreekrecht gemeenteraad - rondetafelgesprekken met de raad - spreekuren collegeleden - spreekuren projectgroepleden - chatsessies via facebookpagina - schriftelijke informatie (nieuwsbrief, bewonersbrief, gemeentepagina s) - digitale informatie (website) - informatieavond (presentatie uitgewerkte plannen) - tentoonstelling 18