Inleiding. De Utrechtse participatiestandaard. DE UTRECHTSE PARTICIPATIEAANPAK IN HET KORT - stand van zaken 2016

Transcriptie

1 DE UTRECHTSE PARTICIPATIEAANPAK IN HET KORT - stand van zaken 2016 Inleiding In deze notitie is de bestaande participatieaanpak, die we hanteren in 2016, op de rij gezet. Deze vormt het startpunt voor de Vernieuwing van de wijkparticipatie (de uitvoering van motie 155) in 2017 en erna. We kennen een lange traditie van wijkgericht werken en burgerparticipatie in Utrecht. Vanaf 1987 werkt Utrecht met wijkbureaus. Elke wijk heeft een wijkwethouder (2001) en een wijkraad (2002) met adviesbevoegdheid aan het college. De gemeenteraad werkt met Raadsinformatiebijeenkomsten. Voordat de raad een besluit neemt over een plan vraagt hij vaak aan mensen in de stad wat zij er van vinden. Participatie is de leidraad voor onze manier van werken. De gemeentelijke organisatie werkt wijkgericht en vraaggericht. Alle afdelingen zijn behalve voor de inhoud verantwoordelijk voor de communicatie en het betrekken van inwoners en belanghebbenden bij de ontwikkeling van beleid en plannen. Daarbij werken we aan professionalisering, de juiste houding en de aansluiting van de plannen bij de behoeften van de inwoners van de stad. Het bestaande participatiebeleid is vastgelegd in de volgende besluiten en in het Coalitieakkoord : Utrecht maken we samen: Utrechtse Participatiestandaard- handvat voor ambtenaren (april 2010) Het convenant tussen het college en de wijkraden (maart 2010) Nota Participatie 2.0 in 030 (mei 2012) Nota versterking en verbreding van participatie in Utrecht (mei 2013) 'Participatie- en inspraakverordening, met als doel betere afstemming van participatie- en inspraakprocedures en borging van de huidige participatie-aanpak (juli 2013) De participatieaanpak is opgenomen in het Utrechts Plan Proces (UPP) voor projecten Documenten over participatie op utrecht.nl We onderscheiden in de participatie-aanpak twee sporen (nota Versterking en verbreding van participatie, mei 2013): 1. Participatie gaat over het betrekken van Utrechters bij gemeentelijk beleid of de uitvoering ervan in projecten, zoals we dat nú doen en hoe dat nog beter kan. 2. Initiatief gaat over de vraag hoe wij als gemeente beter kunnen aansluiten bij initiatieven uit de stad. Bij de vernieuwing van de wijkparticipatie ligt de nadruk op spoor 1. De Utrechtse participatiestandaard De Utrechtse participatiestandaard is een handvat voor ambtenaren. De standaard beoogt bewoners, ondernemers, organisaties en professionals eerder en beter te betrekken bij beleid en projecten. De standaard is geen strak protocol, maar stuurt wel in de goede richting. Het levert maatwerk op per project en zorgt tegelijkertijd voor standaardisering en verbetering van de kwaliteit van participatieprocessen. De participatiestandaard bevat de elementen om: De participatie te vergroten Meer bewoners en belanghebbenden te betrekken tijdens/ vroeg in de planvorming Het handelen van de gemeente transparanter te maken en Een veelheid van manieren van organiseren of van vormen van participatie toe te passen 1

2 De Utrechtse participatiestandaard bestaat uit vijf stappen. 1. Op basis van een krachtenveldanalyse en 2. Het aangeven van het globale participatieniveau van het project of beleidsontwikkeling 3. Bepalen we welke partijen betrokken worden en op welk participatieniveau 4. We stellen een communicatie- en participatieplan op met een planning voor het betrekken van de belanghebbenden en de besluitvorming (kalender); belangrijk is om bewoners en andere belanghebbenden om input te vragen op de momenten waarop hun inbreng het beste kan worden meegenomen en dus het meeste nut heeft (zo vroeg mogelijk in het beleidsproces) 5. Door een bewuste keuze van de participatiemiddelen tenslotte proberen we de doelgroepen te bereiken en stellen we hen in staat om een goede inbreng te leveren. Participatieniveaus De Utrechtse participatieladder bestaat uit de participatieniveaus, die het meest voorkomen in Utrecht en bestaat uit de volgende treden : Informeren Raadplegen Adviseren Coproduceren Participatiemiddelen We hanteren een veelheid aan participatiemiddelen zoals: een wijk- of buurtschouw, interviews, consultatiebijeenkomsten, jongerendenktank, portiekgesprekken, wijkvoorlichters, tekensessies, klankbordgroepen, netwerkbijeenkomsten, co-creatie, kraam op de markt, digitaal stemmen en dialoog. Een deel hiervan is opgenomen op de Utrechtse internetsite We kennen veel verschillende middelen maar de indruk bestaat dat we relatief vaak gebruik maken van wijkberichten en consultatiebijeenkomsten. Een grote uitdaging is om zo veel mogelijk verschillende groepen bewoners te bereiken en te betrekken bij plannen. Vaak praten dezelfde mensen mee: mondige, goed opgeleide mannen en vrouwen van middelbare leeftijd. Hun inbreng is waardevol maar door de inzet van meer verschillende fysieke en digitale middelen kunnen we de betrokkenheid verbreden bijvoorbeeld: Huis- aan huis wijkberichten en huis- aan huis-enquêtes bij draagvlakonderzoek bij sloop/nieuwbouw, herinrichting van de straat etc. Gebruik van digitale middelen naast de fysieke bijeenkomsten Het gebruik van methodes waardoor bewoners, die niet goed functioneren in de vergadercultuur, ook hun mening kunnen geven en mee kunnen doen. Het versterken van de eigen initiatiefkracht bijvoorbeeld door de ondersteuning door sociaal makelaars Een deel van de inwoners heeft weinig vertrouwen in politiek en in democratische processen. Herstel van het vertrouwen daarin vraagt om een langdurige inspanning om burgers er telkens weer in de praktijk van te overtuigen dat participatie geen wassen neus is maar een serieuze zaak. Het convenant met de wijkraden De wijkraden zijn onderdeel van de Utrechtse participatiestandaard als een bijzonder instrument van burgerparticipatie. Zij zijn in de loop van 2002 ingesteld. Leden zijn mensen die in de wijk wonen of werken, tenminste zestien jaar oud zijn en niet actief zijn in de gemeentepolitiek. Zij worden niet gekozen, maar melden zich aan. De belangrijkste rol van de wijkraden is het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college van B en W over zaken die de wijk betreffen. 2

3 Daarnaast participeren zij in een vroeg stadium in beleids- en planontwikkelingsprocessen. Zij voeren jaarlijks een wijkraadpleging uit. De raad stelt een jaarlijks budget ter beschikking voor de organisatie en de wijkraadpleging. De afspraken tussen gemeente en wijkraden zijn vastgelegd in een verordening (Gemeenteblad van Utrecht 2010 nr. 38). College en wijkraden ondertekenden een convenant (maart 2010). De belangrijkste afspraken uit het convenant zijn: 1. Het college verbindt zich de wijkraden zo vroeg mogelijk te betrekken bij de beleidsvoorbereiding 2. Het college zal bij gevraagde adviezen aangeven wat de beïnvloedingsruimte is en alle adviezen tijdig voorzien van een reactie en ze in principe overnemen of er beargumenteerd van afwijken 3. De wijkraden zorgen voor een goede afspiegeling van de wijk (de personele representativiteit is geen absolute eis) en voor inhoudelijke representativiteit door het doen van wijkraadplegingen en via hun individuele en collectieve netwerk. 4. Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad over het betrekken van de wijkraden bij de voorbereiding van beleid en plannen en de verwerking van hun inbreng Aandachtspunten: Vaker het gesprek aangaan naar aanleiding van een advies Meer duidelijkheid geven over de beïnvloedingsruimte Voldoende reactie tijd geven bij gevraagde adviezen en De invloed van de wijkraadadviezen Nota Participatie 2.0 in 030 De inzet van e-participatiemiddelen is gewenst als we de mening willen horen van grote groepen en van bewoners, die niet op bewonersavonden komen. Projectleiders hebben behoefte aan middelen, die debat mogelijk maken, een goede en beveiligde stemfunctie hebben en een ruimtelijke component (bijvoorbeeld driedimensionaal of met (wijk)kaarten). E-participatiemiddelen zijn geen vervanging voor traditionele participatiemiddelen met persoonlijk contact maar zorgen voor versterking er van. Naast de enkelvoudige tools die de Afdeling informatievoorziening van de gemeente op dit moment zelf kan leveren (forum, formulier, poll) is behoefte aan tools met meer functionaliteiten ineen, die van buiten worden ingekocht. Het huidige basispakket bevat: 1. Bewonerspanel van de afdeling Onderzoek Doel is beter aansluiten bij de belangen en behoeften van stad en buurt; participatieniveau raadplegen 2. Onze Wijk voor belangen in beeld, discussie en draagvlakmeting Doel zie 1 en meer open manier van besluitvorming; participatieniveaus: raadplegen en beslissen 3. Website JijMaaktUtrecht Doel is crowdsourcing en coproductie mogelijk maken; participatieniveau: raadplegen en coproductie. De site bevat participatietrajecten en vele initiatieven van bewoners en faciliteert contacten tussen initiatiefnemers. Ook zijn op deze site gemeentelijke open data beschikbaar gesteld. 3

4 Aandachtspunten Goed proces, o.a. goede communicatie/ bekendmaking Juiste houding en andere rol ambtenaar (minder zenden meer openstaan en snel reageren op ingebrachte reacties) Community beheer bij tools voor crowdsourcing en coproductie Vanaf eind 2015 is op de gemeentelijke website de participatieportal beschikbaar, waar alle informatie over de participatieaanpak te vinden is. Nota versterking en verbreding van participatie in Utrecht Verbreding gaat over de vraag hoe wij als overheid kunnen aansluiten bij en meer ruimte kunnen geven aan initiatieven van Utrechters. In deze notitie beperken we ons tot het onderdeel versterking van participatie. Conclusie is dat we anno 2013 de participatie professioneel aanpakken, dat we constructief samenwerken en ervaring opdoen met de digitale ondersteuning van participatietrajecten. De opgave ligt vooral in het beter managen van verwachtingen en het versterken van de realisatiekracht. Bij dit laatste punt doelen we bijvoorbeeld op nieuwe, betere oplossingen door participatie en meer ambitie of kwaliteit van plannen door het bundelen van krachten. Aandachtspunten Vooraf duidelijke kaders stellen is van groot belang. Veel participatietrajecten gaan over ingewikkelde kwesties en de marges zijn beperkt door randvoorwaarden als beschikbare budgetten, inhoudelijke uitgangspunten en regelgeving. Bij complexe en langdurige trajecten verandert regelmatig de context en het deelnemersveld waarin participanten en ambtenaren werken. Bespreek bij het begin van het traject hoe daarmee om te gaan. De participatieruimte, die er is verschilt per type project. Vooral in een proces met externe partijen is het van belang dat de gemeente duidelijk is over de verschillende rollen en verantwoordelijkheden en dat we afspraken maken met externe partijen over de ruimte, die er voor bewoners en andere belanghebbenden is. Deelname van participanten aan coproductie trajecten betekent niet alleen meer zeggenschap maar ook het nemen van meer verantwoordelijkheid bijvoorbeeld voor het betrekken van de achterban en het vergroten van draagvlak. Dit is niet altijd even duidelijk en leidt soms tot teleurstelling Heldere kaders en afspraken vooraf leiden niet altijd tot tevredenheid achteraf. Regelmatig blijven belangentegenstellingen ondanks een goed doorlopen participatieproces bestaan. Wel maakt een goed participatieproces een betere belangenafweging bij de besluitvorming mogelijk Stadsgesprekken Stadsgesprekken, die overigens ook in buurt- en wijkverband kunnen plaatsvinden, organiseert de gemeente sinds Ze gaan over actuele thema's en zijn bedoeld om beter gebruik te maken van de kennis en kunde van de inwoners van Utrecht. Ze verschillen van vorm afhankelijk van het onderwerp en het doel. In 2015 is een tussenstand opgemaakt van de elf stadsgesprekken tussen april 2014 en april Aandachtspunten: wees duidelijk over de kaders voor de uitkomsten en wat er mee gebeurt, de rol van de gemeenteraadsleden en het contact met de deelnemers na het gesprek. In september 2016 deed de Hoge School Utrecht onderzoek naar de ervaringen van deelnemers. De meeste deelnemers zijn positief over het feit dat de gemeente met burgers in gesprek gaat en over de organisatie, de inhoud en het verloop van de bijeenkomst. Tegelijkertijd zijn ze afwachtend over wat er met de resultaten plaatsvindt. Ze rekenen er op dat de resultaten doorklinken in het beleid zeker als er veel overeenstemming doorklinkt in de opvatting van de deelnemers. Maar ze vertrouwen er niet zonder meer op. Aanbevolen wordt om de verwachtingen over het vervolg goed te managen. 4

5 Wat gaat goed, wat minder goed? Utrecht neemt vanaf 2012 deel aan de Benchmark burgerparticipatie. Via de participatiemonitor onderzoeken we de mening van inwoners over de manier waarop zij betrokken werden bij bepaalde plannen. Daaruit komt naar voren dat we het goed doen wat betreft open houding, constructieve interactie en inzet van de juiste werkvormen. 80% van de participanten ervaart een respectvolle behandeling en voelt zich serieus genomen. Wat we beter moeten doen is: 1. Managen van verwachtingen: duidelijk zijn over de kaders voor de inhoud en het proces 2. Tijdig communiceren 3. Belangentegenstellingen overbruggen 4. Transparant zijn over de resultaten van de participatie en het definitieve besluit 5