Communicatiestrategie Centrum Den Hoorn

Transcriptie

1 Communicatiestrategie Centrum Den Hoorn Inleiding Zo veel mogelijk inwoners van Midden-Delfland, en in het bijzonder inwoners van Den Hoorn, moeten de gelegenheid krijgen om mee te denken bij de verdere uitwerking van het plan Waaijer/ Jumbo. Ook de winkeliers in het centrum worden zoveel mogelijk betrokken bij de verdere uitwerking van de plannen. Al in het marktpropositietraject is aangegeven dat burgerparticipatie een onderdeel uit moet maken van de planontwikkeling. Inwoners en ondernemers betrekken kan op verschillende manieren. Opmerking vooraf: De gemeenteraad heeft ingestemd met een motie van de coalitiepartijen. Hierin staat dat er in de raadsvergadering op 10 december 2013 een uitgewerkt plan gepresenteerd moet worden. Het tijdsbestek is zodoende zeer krap. Dit beperkt de mogelijkheden en frequentie van de participatie. Communicatiestrategie 1. Werkgroep De werkgroep bestaat uit inwoners die zich tijdens de informatieavond op 2 september 2013 zelf aangemeld hebben bij de projectleiders. Met deze groep mensen wordt op 17 oktober een eerste werkgroepbijeenkomst gehouden. Leden van de klankbordgroep Centrum Den Hoorn zijn uitgenodigd om deel te nemen aan deze werkgroep. Ook zijn winkeliers van de Dijkshoornseweg uitgenodigd om deel te nemen aan de werkgroep. De werkgroepbijeenkomsten hebben een workshopachtige setting, waarbij van de werkgroepleden verwacht wordt dat zij actief met de plannen aan de slag gaan. Omdat de deelnemers aan de werkgroep nu nog alleen mensen zijn die tijdens de informatiebijeenkomst van 2 september 2013 aanwezig zijn geweest, wordt er op korte termijn nog een oproep geplaatst in De Schakel en op Facebook om mensen te werven voor de werkgroep. Hierbij wordt duidelijk aangegeven hoeveel plaatsen er nog beschikbaar zijn en dat er sprake zal zijn van een willekeurige loting bij overschrijving van het aantal beschikbare plaatsen. Betrokken inwoners en ondernemers Samen de plannen uitvoerig bestuderen en ontdekken op welke thema's het plan geoptimaliseerd kan worden. Hier adviezen over geven en deze direct bespreken met gemeente, ontwikkelaar en architect. 3 keer voor 10 december 2013: 17 oktober, 29 oktober en 19 november Tijdens de werkgroepbijeenkomsten is er volop gelegenheid om discussies aan te gaan en kaders en keuzes face to face toe te lichten. Het gaat hierbij om het informeren en raadplegen van de werkgroepleden en samen adviezen uitbrengen aan de projectgroep. r I (INT) Z

2 2. Informatieavond versus inloopbijeenkomst Tijdens een informatieavond met een plenaire presentatie kan de voortgang van de planontwikkeling eenvoudig toegelicht worden. Er is echter beperkte ruimte om vragen te stellen aan het projectteam of de ontwikkelaar. Een informatieavond bereikt een grote hoeveelheid mensen. Tijdens een inloopbijeenkomst is er voor belangstellenden meer gelegenheid om individuele vragen te stellen of om één op één uitleg te krijgen over onduidelijkheden of zaken die voor de betreffende persoon niet gewenst zijn. Daarom adviseren wij om inloopbijeenkomsten te organiseren. Het persoonlijke contact met de inwoner geeft meer ruimte voor gedetailleerde uitleg en interactie. Het gesprek gaat dan specifiek over de vragen van die persoon. Een plenaire bespreking van het plan is minder interactief. Goede adviezen worden uiteraard meegenomen en verwerkt in het plan. Betrokken inwoners en ondernemers Tijdens de inloopbijeenkomst is er gelegenheid om één op één vragen te stellen. De voortgang en de stand van zaken van het plan wordt hierbij meteen meegenomen. 2 keer voor 10 december 2013, eenmaal in de tweede helft van oktober en eenmaal in de eerste helft van november De participatie bestaat vooral uit het informeren van de aanwezigen naar aanleiding van hun eigen vragen. Adviezen vanuit de aanwezigen worden meegenomen in de werkgroep en/ of projectgroep. Website Op de website publiceert de gemeente zoveel mogelijk informatie over het project. Een verslag van de laatste stand van zaken wordt regelmatig bijgewerkt, minimaal eens per 2 weken. De reeds bestaande eigen website (subsite) van Centrum Den Hoorn is de centrale plaats voor deze informatie. Waarbij de gemeentelijke website een duidelijke verwijzing heeft naar deze subsite. Op de website worden ook eerder gestelde vragen, met bijbehorend antwoord opgenomen. Zo kan iedereen lezen welke vragen al gesteld zijn en wat het antwoord hierop is geweest. Door deze FAQ-lijst wordt deels voorkomen dat sommige vragen meerdere malen gesteld worden. De eerste aanzet van de FAQlijst bestaat uit de vragen die al opgenomen zijn in de brief die huis-aan-huis verspreid is. Betrokken inwoners en ondernemers die online hun informatie willen verkrijgen. Mensen die niet aanwezig kunnen zijn op de inloopbijeenkomsten. Belangstellenden informeren over het plan en het te volgen proces. Overzicht geven van de veel gestelde vragen (FAQ). Continu stand van zaken updaten en FAQ bijwerken zodra er nieuwe vragen beantwoord zijn. 2

3 Het gaat hier vooral om het uitleggen van de gemaakte keuzes. Het informeren van belangstellenden. 4. Poll Op de website van Centrum Den Hoorn wordt een korte online poll opgezet. De poll gaat over thema's die aansprekend zijn voor onze belangstellenden. Het gaat hierbij om thema's zoals het parkeren, de inrichting van de openbare buitenruimte en het behoud van het dorpse karakter. Per thema worden dan maximaal 3 gesloten vragen gesteld. Vervolgens krijgen deelnemers nog de gelegenheid om af te sluiten met een open tekstvak waarin zij hun eigen 'gouden tip' kunnen vermelden. Deze 'gouden tips' worden verzameld en weer online gepubliceerd op de website. Ook op Facebook worden de 'gouden tips' vermeld, zodat andere mensen erop kunnen reageren. Een dergelijke onderlinge discussie kan resulteren in goede aanvullingen op de al bestaande plannen voor het betreffende thema. Deze discussie wordt intern goed gemonitord op zowel inhoud als vorm. De uitslag van de poll wordt vermeld op de website, op Facebook, in de (digitale) nieuwsbrief en in De Schakel. Ook worden tussentijdse percentages vermeld op Facebook, inclusief de 'gouden tips' met meteen de aansporing om ook deel te nemen aan de poll. De poll wordt zowel online als offline gepromoot, via website, Facebook, Twitter, maar ook via De Schakel, de (digitale) nieuwsbrief en kleine posters in bijvoorbeeld De Hoornbloem en bibliotheek Den Hoorn. Betrokken inwoners en ondernemers die online actief zijn. Allereerst het verzamelen van voorkeuren bij keuzemogelijkheden en mensen de gelegenheid geven een eigen inbreng te doen. Vervolgens online discussieruimte bieden over de 'gouden tips'. Per thema 2 weken de gelegenheid geven om de poll in te vullen. Het gaat hier in eerste instantie om het raadplegen van belangstellenden. Tevens kunnen zij een eigen advies ofwel 'gouden tip' meegeven. Deze 'gouden tips' geven weer aanleiding tot discussiemogelijkheden. 5. De gemeente geeft belangstellenden de gelegenheid om direct vragen te stellen aan de projectgroep. Het staat belangstellenden natuurlijk ook vrij om met eigen adviezen te komen. Dit is voor belangstellenden een eenvoudige manier om antwoord te krijgen op vragen of om hun ideeën te kunnen delen. Er wordt een brede doelgroep bereikt, omdat veel inwoners beschikken over . De kans is aanwezig dat er veel vragen gesteld worden die al beantwoord hadden kunnen worden als mensen de documentatie over het project gelezen hadden. Of dat er vragen gesteld worden die niet eenvoudig schriftelijk beantwoord kunnen worden. De gestelde vragen moeten namelijk binnen 2 werkdagen zijn voorzien van een reactie.

4 Bij de beantwoording worden de mensen ook meteen geattendeerd op de website met de poll, de (digitale) nieuwsbrief en Facebook. De gestelde vragen met het bijbehorende antwoord worden opgenomen in de FAQ-lijst op de website. We zijn ons ervan bewust dat deze manier van interactie veel tijd vraagt van de medewerkers. Het is een tijdrovende manier van communiceren. In de projectgroep worden afspraken gemaakt om aan de behandelingstermijn te kunnen voldoen. Voor dit project wordt een apart adres aangevraagd. Op de website komt een directe button 'Mail ons uw vragen'. Betrokken inwoners en ondernemers die online hun informatie willen verkrijgen. Mensen die niet aanwezig kunnen zijn op de inloopbijeenkomsten. Beantwoorden van vragen en doorverwijzen naar andere communicatiemiddelen voor proces- en voortgangsinformatie en de poll. Continu Het gaat hier vooral om het uitleggen van de gemaakte keuzes, het informeren van belangstellenden. Belangstellenden kunnen de projectgroep adviseren, waarbij duidelijk moet zijn dat het alleen een advies kan zijn en er geen dwingende eisen opgelegd kunnen worden. 6. Facebook Via korte nieuwsberichten op Facebook verwijst de gemeente haar inwoners en andere belangstellenden door naar andere communicatiemiddelen zoals de website, een inloopbijeenkomst of een (digitale) nieuwsbrief, zodat zij geïnformeerd kunnen worden over de laatste stand van zaken. Via Facebook wordt de tussenstand en einduitslag van iedere poll bekend gemaakt. Ook worden de 'gouden tips' uit de poll opgesomd, zodat belangstellenden daarop kunnen reageren. Op deze manier bereiken we eenvoudig een deel van je inwoners. De kans is aanwezig dat ook mensen die niet in Midden-Delfland wonen hun reactie geven. Ook hiervoor geldt dat goede ideeën meegenomen worden in de verdere uitwerking van de plannen. De communicatie over Centrum Den Hoorn wordt vanuit de huidige Facebookpagina opgezet, om een zo breed mogelijke doelgroep te bereiken. Mensen die voor andere nieuwsberichten de Facebookpagina bezoeken, zien meteen ook de nieuwsberichten over de planontwikkeling in Den Hoorn. Betrokken inwoners en ondernemers die online hun informatie willen verkrijgen. Het gaat om het informeren van belangstellenden; uitleggen van de gemaakte keuzes en doorverwijzen naar achtergrond- en/ of voortgangsinformatie. Maar het gaat zeker ook om het uitlokken van discussie/ interactie tussen belangstellenden door het vermelden van de 'gouden tips'. Dit kan leiden tot nieuwe bruikbare adviezen. Regelmatig verwijzen naar de algemene voortgangsinformatie. Wekelijks de tussenstand of eindstand van de poll bekend maken en meteen de 'gouden tips' vermelden.

5 Informeren over voortgang en stand van zaken, maar ook de mensen raadplegen over adviezen van anderen. Natuurlijk kunnen mensen in hun reactie op de 'gouden tips' ook nog eigen adviezen utbrengen. 7. Twitter Via Twitter informeert de gemeente haar volgers over de voortgang van het proces. Tweets gaan over belangrijke data (zoals inloopbijeenkomsten en behandeling in de gemeenteraad), mijlpalen (zoals ondertekeningen, start bouw) of verwijzen de volgers naar andere communicatiemiddelen die net bijgewerkt of uitgekomen zijn (zoals FAQ, nieuwsbrieven). Tweets roepen volgers op om mee te doen aan de poll. Voor Centrum Den Hoorn wordt een aparte hashtag gelanceerd, #centrumdenhoorn (het kortere #centrumdh wordt al gebruikt door Den Haag). Volgers van de gemeente Midden-Delfland Informeren en doorverwijzen naar andere communicatiemiddelen. Tweets stimuleren volgers om actief deel te nemen aan het participatietraject. Zo vaak als nodig is, maar minimaal eens per 2 weken. Het gaat hier vooral om het informeren over de voortgang en doorverwijzen naar achtergrondinformatie. Tweets stimuleren volgers om te participeren via andere communicatiemiddelen. 8. De Schakel Midden-Delfland Via De Schakel Midden-Delfland worden inwoners en ondernemers opgeroepen om een actieve bijdrage te leveren aan de verdere uitwerking van de plannen voor het centrum van Den Hoorn. In korte berichten op de gemeentepagina worden inwoners bijvoorbeeld opgeroepen om zich te abonneren op de digitale nieuwsbrief over het centrum van Den Hoorn, worden de inloopbijeenkomsten aangekondigd en wordt er op regelmatige basis een kort verslag gegeven van de voortgang van het proces. Tevens wordt iedere keer een nieuwe poll aangekondigd en worden de resultaten van de voorgaande poll vermeld. Belangstellenden die niet online actief zijn worden op deze manier toch betrokken bij het ontwikkelproces. Mochten zij ideeën of vragen hebben dan kunnen zij ook schriftelijk of telefonisch contact opnemen met de gemeente. Daarnaast plaatsen wij een artikel in De Schakel (gemeentepagina) over de centrumontwikkeling, waarin wethouder Hans Horlings onder andere alle mogelijkheden van het participatietraject uitlegt. Alle inwoners en ondernemers van de gemeente Midden-Delfland, maar in het bijzonder de inwoners en ondernemers die niet online actief zijn. Informeren en enthousiasmeren eens per twee weken, mits er nieuwe ontwikkelingen te melden zijn, een kort overzicht van activiteiten en voortgang.

6 Het gaat hier vooral om het informeren over de voortgang en mensen betrekken bij de plannen. Op deze manier wordt de participatie gestimuleerd. 9. Digitale nieuwsbrief De digitale nieuwsbrief over Centrum Den Hoorn verschijnt iedere maand. De nieuwsbrief bestaat uit de volgende vaste onderdelen: voortgang, belangrijke data en mijlpalen en de verwijzing naar de poll. Iedere keer zal er een thema uitgebreider besproken worden. Dit thema is dan ook het onderwerp van de komende (of nog lopende) poll. Via De Schakel, de website, Facebook en Twitter worden belangstellenden opgroepen zich te abonneren op de digitale nieuwsbrief. Voor belangstellenden die niet online actief zijn wordt de nieuwsbrief uitgeprint. De geprinte versies zijn af te halen bij De Hoornbloem en de bibliotheek in Den Hoorn. Inwoner en ondernemers van de gemeente Midden-Delfland die online actief zijn Belangstellenden informeren en enthousiasmeren om te participeren. Maandelijks Het gaat hier vooral om het informeren over de voortgang en mensen betrekken bij de plannen. Op deze manier wordt de participatie gestimuleerd. 10. Huis-aan-huis nieuwsbrief Tenminste eenmaal wordt er huis-aan-huis een nieuwsbrief verspreid. Deze nieuwsbrief gaat over alle ontwikkelingen in Den Hoorn. Hierin komt dus niet alleen informatie over de centrumontwikkelingen, maar ook over alle andere projecten in Den Hoorn. De tekst over de centrumontwikkeling geeft onder andere uitleg over het proces en het participatietraject. Ook hierin worden mensen opgeroepen om de gemeente online te volgen. De centrumontwikkeling staat niet op zichzelf, maar past in het gehele plan voor Den Hoorn. Alle inwoner en ondernemers van de gemeente Midden-Delfland Belangstellenden informeren over alle ontwikkelingen in Den Hoorn en hen oproepen om een actieve bijdrage te leveren aan de uitwerking van de plannen voor het centrum. Eenmalig in oktober Het gaat hier vooral om het informeren over de plannen en mensen enthousiasmeren om te participeren.

7 11. Overige reguliere communicatiemiddelen van de gemeente Naast deze specifieke communicatiemiddelen voor het Centrum Den Hoorn wordt dit onderwerp ook geagendeerd voor de reguliere persbijeenkomsten en digitale nieuwsbrieven voor inwoners. Bij mijlpalen in het ontwikkeltraject worden er persberichten verstuurd, net zoals dat bij alle projecten gebruikelijk is. 12. Communicatie met de gemeenteraad Het is zeer belangrijk dat de gemeenteraad ook goed weet wat het participatietraject oplevert. Veel informatie kunnen raadsleden vinden via de hierboven beschreven communicatiemiddelen, net als andere inwoners. Op 12 november 2013 is een raadsinformatieavond gepland over het Centrum Den Hoorn. Eind november ontvangt de raad de verdere uitwerking van het plan. Tweede helft oktober ontvangt de raad een brief over de voortgang van het participatietraject. Deze Communicatiestrategie Centrum Den Hoorn moet ook verstrekt worden aan de raadsleden, zodat zij weten hoe de gemeente het participatietraject vorm geeft. Taakverdeling De beschreven communicatiestrategie brengt intern veel werkzaamheden met zich mee. Zodra het college instemt met de gekozen communicatiestrategie worden intern duidelijke afspraken gemaakt over de taakverdeling. Hierbij is het uitgangspunt dat het team Locatieontwikkeling verantwoordelijk is voor de inhoudelijke reacties. Het team Communicatie adviseert, signaleert en faciliteert waar mogelijk. Conclusie Door de online en offline communicatiemiddelen in te zetten en ze met elkaar te verweven ontstaat een veelzijdige wijze van communicatie met onze inwoners en ondernemers. Op deze manier worden inwoners en ondernemers optimaal gestimuleerd om een actieve bijdrage te leveren aan de uitwerking van de plannen voor het centrum van Den Hoorn. 7