Notitie. Communicatie CO 2 -reductie en -prestatieladder. 1 Communicatieplan

Transcriptie

1 Notitie Contactpersoon Tom van der Weegen Datum 7 augustus 2013 Kenmerk N TOW-los-V01-NL Communicatie CO 2 -reductie en -prestatieladder 1 Communicatieplan Communicatiedoelstelling Doelgroepen weten dat Tauw actief bezig is met reductie van CO 2 -uitstoot ten gevolge van zijn bedrijfsactiviteiten. Doelgroepen Medewerkers Opdrachtgevers (klanten), zoals rijksoverheid, provincies, gemeenten Leveranciers, zoals energieleverancier, papierleverancier, afvalverwerker Kennisinstituten en netwerkorganisaties, zoals NLIngenieurs, STOWA, universiteiten en hogescholen, Stichting Urgenda Branchegenoten, zoals ARCADIS, Grontmij, Haskoning, DHV Studenten en potentiële medewerkers (arbeidsmarkt) Maatschappelijke organisaties actief op het gebied van omgeving en milieu Inwoners en bedrijven van de zes gemeenten waarin wij gevestigd zijn Vertegenwoordigers van deze doelgroepen staan in ons CRM-systeem. In CRM staan contactpersonen van organisaties. Daarnaast bezoeken gemiddeld mensen maandelijks en volgen circa mensen het corporate Twitter-account (@TauwNL) van Tauw. Boodschap De kernboodschap is: Tauw draagt bij aan het milieu door de CO 2 -uitstoot ten gevolge van zijn bedrijfsactiviteiten actief te reduceren. Boodschap per doelgroep Medewerkers: Tauw streeft ernaar om zijn activiteiten niet schadelijk te laten zijn voor de omgeving en het milieu, en vraagt medewerking in het signaleren van kansen om de CO 2 -uitstoot verder terug te brengen. Communicatie CO 2 -reductie 1\5

2 Opdrachtgevers (klanten): Tauw streeft ook in projecten naar een reductie van CO 2 -uitstoot. In eerste instantie ten gevolge van zijn eigen activiteiten, in tweede instantie zal Tauw ook adviserend optreden in het reduceren van CO 2 -uitstoot ten gevolge van het project. Kennisinstituten en netwerkorganisaties: Tauw is actief in het reduceren van CO 2 -uitstoot ten gevolge van zijn bedrijfsactiviteiten en deelt zijn expertise en ervaring met kennisnetwerken en -instituten. Branchegenoten: Tauw is actief in het reduceren van CO 2 -uitstoot ten gevolge van zijn bedrijfsactiviteiten en deelt zijn ervaring met branchegenoten. Leveranciers: Tauw legt aan leveranciers uit wat zijn beleid is op het gebied van CO 2 -reductie en wat we in dat kader van ze verlangen. Studenten en potentiële medewerkers (arbeidsmarkt): Tauw is een bedrijf dat rekening houdt met zijn omgeving en het milieu, onder andere door zijn CO 2 -uitstoot actief terug te brengen. Maatschappelijke organisaties actief op het gebied van omgeving en milieu: Tauw is een bedrijf dat oog heeft voor de belangen van de samenleving, het milieu en de natuur, onder andere door actief te werken aan CO 2 -reductie. Inwoners en bedrijven van de zes gemeenten waarin wij gevestigd zijn: Tauw is een bedrijf dat maatschappelijk verantwoord onderneemt, onder andere door actief te werken aan CO 2 -reductie. Communicatiemiddelen Intranet Postmasters (interne berichten) Presentatie directie aan voltallige personeel ( koffiepraatjes ) Tauw-groep op LinkedIn Website unieke bezoekers per maand Jaarverslag 1 keer per jaar, online publicatie Twitter - circa volgers Interested in Tauw -groep op LinkedIn Geïntegreerd in andere corporate communicatie-uitingen, indien relevant 2\5 Communicatie CO2-reductie

3 Planning Intranet: Permanente pagina( s) met achtergrondinformatie over de inspanningen die Tauw verricht op het gebied van CO 2 -reductie, inclusief up-to-date communicatieplan Nieuwsberichten (als iets nieuws te melden is) Postmaster: als een nieuwsbericht urgent is of als er actie wordt gevraagd van medewerkers Presentatie directie: 3 à 4 keer per jaar Tauw-groep op LinkedIn (besloten groep) Website: aparte sectie op met achtergrond- en actuele informatie over de inspanningen die Tauw verricht op het gebied van CO 2 -reductie. Altijd te raadplegen. Vindbaar op Tauw + CO 2 prestatieladder en CO 2 -reductie Jaarverslag: doelstellingen en prestaties op het gebied van CO 2 -reductie, 1 keer per jaar (april of mei) Twitter: bij nieuws en mijlpalen wordt een tweet verstuurd via het corporate TauwNL-account Interested in Tauw -groep op LinkedIn (open groep) Andere communicatie-uitingen, indien relevant. Frequentie is niet aan te geven Tabel 1 Planning 2013 Maand/Jaar 1/13 2/13 3/13 4/13 5/13 6/13 7/13 8/13 9/13 10/13 11/13 12/13 Intranet Postmaster Presentatie directie Website Jaarverslag Twitter LinkedIn Communicatie over CO 2 -reductie is zeker Er wordt over CO 2 -reductie gecommuniceerd, maar wanneer is afhankelijk van aanbod van nieuws en daarom niet nader te specificeren Communicatie CO2-reductie 3\5

4 Tauw rapporteert jaarlijks (via het jaarverslag) over de voortgang ten opzichte van de doelstellingen en - wanneer het zich voordoet - over de projecten die CO 2 -gerelateerd gunningsvoordeel hebben opgeleverd of andere mijlpalen, via nieuwsberichten op internet en intranet. Doelgroep-middel matrix Tabel 2 Intranet Postmaster Presentatie directie Website Jaarverslag Twitter LinkedIn Medewerkers x x x x x x Opdrachtgevers x x x x Leveranciers x x x x Kennisinstellingen x x x Branchegenoten x x x Arbeidsmarkt x x x Maatschappelijke organisaties Lokale inwoners en bedrijven x x x x x x Verantwoordelijk Directie delegeert de verantwoordelijkheid voor de communicatie aan het Hoofd afdeling Marketing & Communicatie. Het afdelingshoofd Marketing & Communicatie stelt het communicatieplan voor de CO 2 -prestatieladder vast. De uitvoering van de communicatie is in handen van de afdeling Marketing & Communicatie. Per communicatiemiddel valt dit onder de verantwoordelijkheid van: Intranet - Coördinator online media/redactie Postmasters - Coördinator online media/redactie Presentatie directie - Afdelingshoofd Tauw-groep op LinkedIn - Coördinator online media 4\5 Communicatie CO2-reductie

5 Website - Coördinator online media Jaarverslag - Afdelingshoofd Twitter - Coördinator online media Interested in Tauw -groep op LinkedIn - Coördinator online media De aanlevering van informatie voor nieuwsberichten op internet en intranet, postmasters, Twitter en dergelijke voor wat betreft de CO 2 -prestatieladder en projecten met gunningsvoordeel ligt bij de interne coördinator hieromtrent. 2 keer per jaar (januari en juli) is er overleg tussen deze interne coördinator en de coördinator online media/redactie. Website Om over CO 2 -reductie en de prestatieladder te communiceren via worden aparte pagina s aangemaakt onder CO 2 -prestatieladder. Deze is rechtstreeks te bereiken via een link op de homepage van en door te zoeken op Tauw + CO 2 -prestatieladder en CO 2 -reductie via externe zoekmachines, of alleen CO 2 -prestatieladder en CO 2 -reductie via de zoekmachine op Alle interne en externe communicatie in het kader van duurzaamheid - dus ook over CO 2 -reductie - wordt gekenmerkt door dit icoon: Op de webpagina s staat ten minste de volgende informatie: Strategie en visie met betrekking tot CO 2 -reductie en de -prestatieladder Aanpak van CO 2 -reductie Doelstellingen en geboekte resultaten Vereiste rapportages Vereiste documentatie Vereiste kopieën van certificaten Contactinformatie De activiteiten die Tauw ontplooit om de CO 2 -uitstoot te reduceren, worden tevens opgenomen in de Metrokaart Duurzaamheid, te vinden op en op intranet. Een link naar deze kaart komt ook bij de pagina s over CO 2 -reductie c.q. -prestatieladder. Communicatie CO2-reductie 5\5