Deelplan 4 Communicatie gericht op de media Dit deelplan is een bijlage bij het Communicatieplan Spitsmijden Gouda Den Haag

Transcriptie

1 Deelplan 4 Communicatie gericht op de media Dit deelplan is een bijlage bij het Communicatieplan Spitsmijden Gouda Den Haag Martijn van Elk, Rik Vree, Marina Meens April 2008

2 1. Scope Voor de communicatie rond de proef Spitsmijden zijn verschillende doelgroepen gedefinieerd (zie Communicatieplan Spitsmijden Gouda Den Haag). Een van de doelgroepen zijn de media (lokaal, regionaal en landelijk). Spitsmijden staat sinds het de eerste keer in Nederland als wetenschappelijke proef werd uitgevoerd (Spitsmijden Zoetermeer- Den Haag, ) volop in de belangstelling, ook van de media. Ook bij deze proef (Spitsmijden Gouda Zoetermeer) wordt verwacht dat de media de proef met belangstelling zullen volgen. Het Consortium Spitsmijden heeft daarom de media als aparte doelgroep gedefinieerd.

3 2. Communicatiedoelstellingen In de communicatie met de media zijn de volgende hoofddoelstellingen doelstellingen geformuleerd: media weten waar informatie over de proef te vinden is media zijn goed geïnformeerd over de proef geven en de informatie feitelijk correct weer.

4 3. Strategie en mijlpalen De algemene communicatiestrategie is dat voorafgaand aan en tijdens de proef terughoudend wordt omgegaan met communicatie over de proef naar de media. Wel zijn een aantal mijlpalen gedefinieerd waarbij actief naar de media wordt gecommuniceerd. Deze vooraf bepaalde high profile momenten zijn: Start nulmeting Start deelnemerswerving Startschot actieve beloning deelnemers (in aanwezigheid van de minister, bestuurders, Consortiumpartners) (Evt.) Eerste resultaten halverwege de proef (Mogelijk kan dit samenvallen met het Transumo eindcongres) Resultaat einde beloningsperiode Andere mediamomenten: Wanneer de werkgevers gaan participeren, wordt met hen afgestemd welke media-aandacht wordt gegenereerd. Wanneer er aanleiding is om meerdere communicatiemomenten in te bouwen (denk aan ernstige wegwerkzaamheden A12) dan wordt dit na overleg met woordvoerders en projectleider in gang gezet. Naast deze vooraf bepaalde high profile momenten moet ook rekening worden gehouden met niet-georganiseerde high profile momenten ofwel crisissituaties. (Zie hoofdstuk 6)

5 4. Middelen De volgende middelen worden ingezet om te communiceren met de media. Persberichten Persoonlijk contact FAQ s Website Persbijeenkomsten Nieuwsbrieven

6 Persberichten Persberichten worden naar de media (landelijk, regionaal, lokaal) verzonden om hen te informeren over de (genoemde) mijlpalen. Wanneer zich crisissituaties voordoen, kan in overleg met de projectleider ook besloten worden tot het verzenden van een persbericht. In de persberichten wordt naast het nieuwsfeit ook standaard vermeld: De duur van de proef is circa anderhalf jaar en valt samen met wegwerkzaamheden die in de periode op de A12 plaatsvinden. Aan de proef kunnen circa 500 automobilisten deelnemen. Een beloning wordt toegekend wanneer tijdens de proefperiode het bestaande individuele reisgedrag dusdanig wordt aangepast dat de spits wordt vermeden door op andere tijdstippen te reizen, gebruik te maken van andere vervoermiddelen of door thuis te werken. De proef Spitsmijden Gouda Den Haag is het initiatief van een publiek-privaat consortium. Hierin zijn vertegenwoordigd: RDW, SWINGH, Samenwerken in Groot Haaglanden waarin vertegenwoordigd zijn Rijkswaterstaat Zuid-Holland, Provincie Zuid-Holland en Stadsgewest Haaglanden), ARS Traffic & Transport Technology, Rabobank Nederland, Vrije Universiteit Amsterdam, Technische Universiteit Delft, Universiteit Utrecht en Goudappel-Coffeng, OC Mobility en Transumo. Transumo is een Nederlands platform van bedrijven, overheden en kennisinstellingen die gezamenlijk kennis ontwikkelen op het gebied van duurzame mobiliteit. Voor meer informatie zie De inhoud van de persberichten wordt afgestemd met de woordvoerders van de Consortiumpartners en de Projectleider. De persberichten worden ook gepubliceerd op de website (ook in de nieuwsbrieven naar de deelnemers wordt hieraan aandacht besteed).

7 Persoonlijk contact Naar de media wordt op het persbericht zowel het telefoonnummer van het Projectbureau als de naam en telefoonnummer van de mediawoordvoerder bekend gemaakt. De mediawoordvoerder is in principe altijd beschikbaar vragen te beantwoorden of achtergrondinformatie te geven. Bij afwezigheid van de mediawoordvoerder neemt de projectleider deze taak over.

8 FAQ s Om de pers zo goed mogelijk te informeren worden van alle (mogelijke) vragen een FAQ-lijst gemaakt. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. De lijst wordt up-to-date gehouden door het Projectbureau (in samenwerking met de mediawoordvoerder en de woordvoerder deelnemers). Woordvoerders van de Consortiumpartners krijgen de update van de FAQ s regelmatig toegezonden. (Vanzelfsprekend heeft deze FAQ lijst ook tot doel dat vragen door verschillende Consortiumpartners woordvoerders eenduidig worden beantwoord.)

9 Website Alle openbare informatie over het proef Spitsmijden Gouda Den Haag wordt geplaatst op het openbare gedeelte van de website (Spitsmijden.nl). De site wordt goed onderhouden en bevat de meest recente informatie. Een belangrijk onderdeel van de informatie wordt gevormde door de FAQ s. Ook deze worden up-to-date gehouden. Ook de persberichten en nieuwsbrieven bestemd voor media zijn op de site te vinden. (De nieuwsbrieven voor de deelnemers staan op de afgeschermde Persoonlijke Pagina s.)

10 Persbijeenkomsten Bij de startschot van de proef Spitsmijden Gouda Den Haag (de actieve beloningsperiode) en bij het bekendmaken van de resultaten (na afloop van de proef) zal een persbijeenkomst/persconferentie voor de pers worden georganiseerd. De inhoud en organisatie van deze bijeenkomsten worden afgestemd met de Projectleider, en met de woordvoerders van de Consortiumpartners en van de bestuurders.

11 Nieuwsbrieven Eén keer per kwartaal ontvangen de media een korte, digitale nieuwsbrief over de proef Spitsmijden. Deze nieuwsbrief bevat alleen de hightlights, voor nadere informatie klikt men door naar de website De inhoud van de nieuwsbrief wordt afgestemd met de Projectleider, woordvoerders van Consortiumpartners en van bestuurders. Inhoudelijk bevat deze nieuwsbrief informatie over bijvoorbeeld: de start van de proef, de onderzoeksvragen, betrokkenheid van de Consortiumpartners, de start van de NS-proef, betrokkenheid werkgevers, wegwerkzaamheden A12, top drie aan FAQ s, etc.

12 5. Crisiscommunicatie Wanneer zich tijdens de proef crisissituaties voordoen (er valt een camera op de A12), dan wordt een mediacrisisteam in ieder geval bestaande uit Projectleider en woordvoerders Spitsmijden gevormd. De communicatie zal dan proactief vanuit de woordvoerder worden ingezet. Alle bestaande middelen worden dan ingezet om de pers zo ruim mogelijk te informeren. Vanzelfsprekend worden ook de woordvoerders van de Consortiumpartners en bestuurders bij deze communicatie betrokken. (Ook de deelnemers worden vanzelfsprekend dan actief geïnformeerd.)

13 6. Reactieve mediacommunicatie Vragen van de media komen in principe direct of via het Projectbureau bij de mediawoordvoerder binnen. Reguliere of veel voorkomende vragen worden direct door de mediawoordvoerder beantwoord (niet door het projectbureau). Tevens wordt verwezen naar de website Van de journalist worden n.a.w. gegevens genoteerd. Daar waar zeer specifieke en niet eenvoudig te beantwoorden vragen worden gesteld, neemt de mediawoordvoerder contact op met de relevante deskundige uit het Consortium en de Projectleider. Met hen wordt het antwoord geformuleerd, waarna de journalist wordt teruggebeld/g d. Vervolgens worden vraag en antwoord toegevoegd aan de FAQ en worden de woordvoerders van de Consortiumpartners per mail geïnformeerd.