Stichting Norit Pensioenfonds

Transcriptie

1 Stichting Norit Pensioenfonds Communicatieplan Dit communicatieplan is voorbereid door de werkgroep communicatie van Stichting Norit Pensioenfonds en vastgesteld door het bestuur. Amersfoort, 13 december 2017

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Organisatie van de communicatie 3. Het pensioenfonds a. Missie b. Doelstellingen c. Focus d. Risicohouding 4. Regelgeving en actuele ontwikkelingen 5. Communicatiestrategie 6. Betrokkenen bij de communicatie a. Deelnemers b. Werkgever c. Verantwoordingsorgaan d. Toezichthouder e. Vermogensbeheerder f. Media 7. Communicatiestijl 8. Communicatiemiddelen 9. Meten en rapporteren

3 1. Inleiding Na de presentatie van een praktisch en compact communicatieplan in 2015 heeft het Norit Pensioenfonds nu een uitgebreider communicatiebeleidsplan opgesteld voor de komende jaren. Hierin zijn de relevante bepalingen van de Wet Pensioencommunicatie verwerkt. Dit plan beschrijft de visie van het pensioenfonds op de communicatie met zijn doelgroepen en de strategie die het pensioenfonds kiest en biedt een kader voor de uitvoering. 2. Organisatie van de communicatie Het bestuur van het pensioenfonds stelt het communicatiebeleid vast. Het bestuur is verantwoordelijk voor tijdige, begrijpelijke en evenwichtige informatie over pensioenregelingen en over de opgebouwde rechten. Het bestuur ontwikkelt het communicatiebeleid, stelt het vast en is verantwoordelijk voor de uitvoering. Jaarlijks besteedt het bestuur in het jaarverslag aandacht aan de communicatie in het betreffende boekjaar. 3. Het pensioenfonds 1. Missie De missie van de Stichting Norit Pensioenfonds is om op nauwgezette en transparante wijze uitvoering te geven aan de pensioenregeling van Cabot Norit Nederland B.V. 2. Doelstellingen Het pensioenfonds streeft daarbij naar: - een evenwichtige afweging van de belangen van (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden, - tijdige en evenwichtige informatie verstrekking. Dat wil zeggen tijdig wijzen op mogelijke veranderingen in de uitkomst van pensioenen, zodat de deelnemers maximaal de mogelijkheid hebben om zelf maatregelen te nemen, - het bijdragen aan de kennis bij deelnemers over het eigen pensioen, de risico s, de (financiële) situatie van het fonds en over pensioen in het algemeen, - de toepassing van een verantwoord systeem van risicoanalyse en risicobeheersing, - een prudent (=verstandig) beleggingsbeleid dat afgestemd is op de pensioenverplichtingen,

4 - een zodanige communicatie met alle pensioenbelanghebbenden dat zij geïnformeerd worden over de voor hen wezenlijke ontwikkelingen en dat het melden van onverwachte resultaten wordt voorkomen, - het fungeren als klankbord voor de sociale partners over (veranderingen in) de pensioenregeling. 3. Focus Het pensioenfonds richt zich bij de uitvoering van de door sociale partners overeengekomen pensioenregeling en de aanwending van de collectieve beschikbare premie op: - De bescherming van de opgebouwde aanspraken en het doen van stabiele uitkeringen die zoveel mogelijk koopkrachtbestendig zijn. - Een aanvaardbaar niveau van de uitvoerings- en vermogenskosten, - Gelet op de beperkte omvang van het fonds geldt voor wat betreft de uitvoering van de werkzaamheden uitbesteding tenzij De uitbestedingsovereenkomsten zijn zodanig geformuleerd dat het bestuur van het pensioenfonds zijn verantwoordelijkheid te allen tijde kan waarmaken. Indien de sociale partners een efficiëntere inzet van de pensioenmiddelen mogelijk achten, zal het bestuur de gevolgen voor het pensioenfonds bezien en mogelijkheden van waardeoverdracht in goed overleg gaarne onderzoeken. De bescherming van het opgebouwde pensioenbelang van de aanspraak- en pensioengerechtigden is dan voor het bestuur een cruciale factor. 4. Risicohouding Het bestuur draagt in overleg met de sociale partners en het verantwoordingsorgaan zorg voor de vastlegging van de beleidsuitgangspunten, waaronder de risicohouding van het fonds. De risicohouding wordt gedefinieerd als de mate waarin het fonds bereid is risico s te lopen en de mate waarin het fonds risico s loopt gegeven de kenmerken van het fonds. De risicohouding van het fonds voldoet aan regels uit de Pensioenwet en komt voor de korte termijn tot uitdrukking in de hoogte van het vereist vermogen en voor de lange termijn in de door het fonds gekozen ondergrenzen in het kader van de haalbaarheidstoets. De haalbaarheidstoets is een toets die inzicht geeft in de samenhang tussen de financiële opzet, het verwachte pensioenresultaat en de risico s die daarbij gelden. De haalbaarheidstoets heeft als doel inzicht te geven in: - De gevolgen van de financiële opzet van het fonds; - De verwachtingen en risico s, met name ten aanzien van het koopkrachtbehoud; - De haalbaarheid en consistentie van het premiebeleid; - De herstelkracht van het fonds. De belangrijkste uitkomst waarnaar gekeken wordt in de haalbaarheidstoets is het pensioenresultaat. Dit is een maatstaf voor koopkrachtbehoud. Het fonds stelt zelf de

5 beleidsuitgangspunten voor de toets vast. Dit zijn de ondergrenzen voor het pensioenresultaat, die aansluiten op de risicohouding van het fonds. 4. Regelgeving en actuele ontwikkelingen Op het gebied van pensioenen is de wet- en regelgeving de laatste jaren sterk toegenomen. Ook op het gebied van communicatie van pensioenfondsen met actieve deelnemers, pensioengerechtigden en voormalige deelnemers (slapers). In plaats van de Startbrief is nu Pensioen verplicht. Laag 1 van deze Pensioen moet binnen 3 maanden na indiensttreding verstrekt zijn. Laag 2 en Laag 3 moeten op de website beschikbaar zijn. Het pensioenfonds kan digitaal gaan communiceren. Dit moet eenmalig op papier aan elke deelnemer bekend worden gemaakt. Bij bezwaar, of als de deelnemer niet digitaal kan worden bereikt, dan moet de communicatie op papier worden verstrekt. Het Uniform Pensioen Overzicht (UPO) voor actieve deelnemers geeft de al opgebouwde rechten weer. Een prognose van het naar verwachting op te bouwen pensioen wordt aangeboden via omdat de deelnemer daar een totaal overzicht vindt, inclusief AOW en eventueel elders opgebouwd pensioen. Gewezen deelnemers krijgen eenmaal per 5 jaar een Uniform Pensioen Overzicht. 5. Communicatie strategie Missie en visie geven aan wat het fonds wil; wettelijke vereisten en ontwikkelingen geven aan waar het fonds mee te maken heeft. In de Wet Pensioencommunicatie zijn herziene richtlijnen geformuleerd voor de informatieverstrekking aan deelnemers. De wet geeft aan dat informatie correct, duidelijk, evenwichtig en tijdig moet zijn. Ook is bepaald dat de informatie gelaagd moet worden aangeboden: in de eerste laag de informatie relevant en op hoofdlijnen, in de tweede laag uitgebreider en in de derde laag de officiële documenten. 6. Betrokkenen bij de communicatie a. Deelnemers: actieve deelnemers, inactieve deelnemers (slapers) en pensioengerechtigden De communicatie heeft tot doel de deelnemers te informeren over: - De pensioenregeling en het indexatiebeleid. - De situatie van het fonds. - Ontwikkelingen die mogelijk tot korting leiden.

6 - De verantwoording over het gevoerde beleid, vooral over het risicobeleid zoals is vastgelegd in de Actuariële en Bedrijfstechnische nota (ABTN). Standaard gebeurt dat in de jaarlijkse deelnemersvergadering, die wisselend op 1 van de 3 locaties wordt gehouden. Er verschijnt minimaal 2 keer per jaar een nieuwsbrief over specifieke zaken van het fonds en over relevante ontwikkelingen op pensioengebied. - Informatie over de hoogte van de opgebouwde toezeggingen en ingegane pensioenen. b. Werkgever De communicatie is erop gericht de werkgever tijdig te informeren of en in welke mate het fonds in staat is de door de werkgever aangeboden regeling uit te voeren. Het contact met de werkgever wordt onderhouden door de voorzitter. Het contact kan zowel schriftelijk als mondeling worden onderhouden. Een bestuurslid van het fonds geeft zo nodig en indien gewenst voorlichting aan de HR functionarissen van de verschillende locaties. De werkgever heeft een zorgplicht: Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek met nieuwe medewerkers dient er informatie gegeven te worden over hoofdkenmerken van de pensioenregeling. Verder heeft de werkgever bij belangrijke veranderingen in het leven van de medewerker een signaalfunctie. De werkgever dient de medewerker dan actief te informeren over de gevolgen van deze gebeurtenis op zijn pensioen. c. Verantwoordingsorgaan Er zal ten minste tweemaal per jaar (als regel in de maanden mei en november) met het Verantwoordingsorgaan regulier overleg plaatsvinden. Van deze vergadering zullen notulen worden opgesteld. In mei/ juni wordt met het Verantwoordingsorgaan het concept jaarverslag van het fonds besproken alsmede het verslag van het Verantwoordingsorgaan. Van deze bespreking wordt een verslag opgemaakt. Het bestuur zal zorg dragen voor een tijdige informatieverstrekking van alle relevante stukken (notulen, verslagen, reglementen etc.) doch niet later dan uiterlijk twee weken na de vaststelling van de stukken door het bestuur. Het bestuur zal hierin het initiatief nemen. In geval van premieachterstand en een tekort minimaal vereist vermogen zal het bestuur het Verantwoordingsorgaan schriftelijk op de hoogte stellen. Het bestuur zal teven de Ondernemingsraad hierover informeren. Indien hier sprake van is dient dit ieder kwartaal plaats te vinden.

7 d. Toezichthouder Het bestuur van het fonds zal alle wettelijk vereiste informatie schriftelijk dan wel mondeling tijdig verstrekken aan toezichthouder De Nederlandse Bank (DNB). De delegatie die in voorkomende gevallen namens het bestuur overleg voert met DNB zal bestaan uit ten minste twee bestuursleden zo nodig bijgestaan door adviseurs. Van het overleg zal schriftelijk verslag worden gedaan door de delegatie aan het volledige bestuur. e. Vermogensbeheerder De beleggingscommissie zal ten minste 4 maal per jaar overleg voeren met de vermogensbeheerder. Dit overleg vindt indien mogelijk tijdig plaats voorafgaand aan de bestuursvergadering van het fonds, zodat daarover verslag kan worden gedaan aan het bestuur. Tijdens dit overleg zal de beleggingscommissie zich laten informeren over het gevoerde beleggingsbeleid en actief toetsen of het gevoerde beleid overeenstemt met het vastgestelde mandaat. Van het overleg worden notulen opgesteld. De notulen worden aan alle bestuursleden verstrekt. De vermogens beheerder zal: Maandelijks schriftelijk verslag uitbrengen van de vermogens positie van het fonds, de positie per categorie c.q. belegging fonds. Per kwartaal het gevoerde tactische beleggingsbeleid rapporteren., alsmede een risicorapportage opstellen. f. Media Gezien de aard van het fonds: een ondernemingspensioenfonds, zal het fonds in principe geen actieve communicatie onderhouden met de pers in het algemeen. Mocht het door uitzonderlijke omstandigheden toch nodig zijn in contact te treden met de pers dan is de voorzitter de eerst aangewezene om de pers te woord te staan. 7. Communicatiestijl Het pensioenfonds wil duidelijk en begrijpelijk communiceren. Daarvoor zal gelet worden op: duidelijke taal consistentie in begrippen compacte zinnen gebruik maken van rekenvoorbeelden zo weinig mogelijk vakjargon focus op de essentie voor de lezer

8 8. Communicatiemiddelen De Uniforme Pensioen Overzichten blijven op papier bestaan. Nieuwsbrieven en andere informatie zal zo veel mogelijk digitaal worden gepresenteerd: Verder is de jaarlijkse deelnemersvergadering een moment van informatie uitwisseling en kunnen deelnemers via de lokale HR-managers informatie opvragen. 9. Meten en rapporteren Alle informatie vanuit de gesprekken met, of schriftelijke reacties van de deelnemers, vragen en reacties in de deelnemersvergadering en analyses van web-bezoek zijn een indicatie voor de effectiviteit van de communicatie.