Effecten voorlichting, communicatie en participatie Periode 2011/2012

Transcriptie

1 Effecten voorlichting, communicatie en participatie Periode 2011/2012 Deze rapportage betreft communicatieactiviteiten in de periode Communicatie is echter een ruim begrip en speelt bij heel veel zaken een rol. Het is praktisch niet uitvoerbaar alles te onderzoeken. Ook is communicatie als zelfstandig deel moeilijk te meten, omdat het verweven is met allerlei andere processen. Het is vaak niet meteen duidelijk of een bepaald effect het gevolg is van de communicatieactiviteiten of dat het wordt veroorzaakt door het onderwerp, de gevolgen, het belang dat de doelgroep heeft e.d. Om dat te achterhalen, is diepgaand onderzoek nodig. Hoe specifieker de resultaten moeten zijn, hoe meer tijd en geld het onderzoek kost. Diepgaand onderzoek op het gebied van communicatie is nog niet uitgevoerd. Wel zijn er onderzoeken geweest waarbij aspecten van communicatie aan de orde komen. Verder is via enquêtes op hoofdlijnen het effect van communicatie bij een aantal projecten onderzocht. Daarnaast zijn kwantitatieve gegevens van een aantal communicatieactiviteiten verzameld. - Project herinrichting Markt e.o. Hapert - Project verkenning MFA Hapert - Project Valensplein Hoogeloon - Enquête vernieuwde website - Onderzoek buurtpreventie - Jaar van de vrijwilligers - Twitter Project herinrichting Markt e.o. Hapert Het project Herinrichting Markt e.o. te Hapert komt voort uit het project Centrumontwikkelingen Hapert. Dat project is uitgevoerd in de periode januari juli 2011 en had als doelstelling de belangrijkste thema s, zoals zorg, wonen, gemeenschapsvoorzieningen, openbare ruimte, centrumvoorzieningen en onderwijs te verkennen in het centrale gedeelte van Hapert. Tijdens de raadsvergadering van 7 juli 2011 is de eerste prioriteit gelegd op de uitvoering van de aanpak van de Markt e.o. In de raad van 16 mei 2012 is besloten de voorkeursvariant voor de herinrichting van de Markt in Hapert te gaan realiseren en de herinrichting uit te voeren tot aan de kruising Kerkstraat / Leeuweriklaan. De start van het werk is voorzien in februari 2013 en de oplevering in juni Communicatiestrategie Belanghebbenden direct betrekken bij de totstandkoming van de plannen via vertegenwoordiging in een externe projectgroep en overleg met GBOH. Alle inwoners van Hapert gelegenheid geven te reageren op de plannen. Daarnaast informatie verstrekken over de ontwikkelingen via openbare bijeenkomsten van het GBOH en via de media. Informatie Gemeente Vier persberichten Vier artikelen gemeentelijke pagina in de Lantaarn Vier berichten website Pagina Raad en Daad in de Lantaarn Interview (wethouders en projectleider samen met GBOH) in PC55 Brieven om direct betrokkenen te informeren over de ontwikkelingen

2 GBOH Vijf artikelen in PC55 VHP Twee artikelen in PC55 Lokale /regionale bladen Eindhovens Dagblad: zes artikelen Kempenaer: twee artikelen PC55: tien artikelen (waarvan een aantal van GBOH en van VHP) Participatie De gemeente heeft op een aantal manieren de inwoners en belangengroepen betrokken bij de planontwikkeling: - externe projectgroep (vertegenwoordigers van inwoners Hapert, diverse organisaties en belangengroepen) - overleg met GBOH - overleg met direct belanghebbende organisaties - inloopbijeenkomst (± 100 belangstellenden) - presentaties (± 70 belangstellenden bij presentatie definitieve plan) Extra uren: door de gekozen werkwijze is er extra tijd besteed door de gemeentelijke organisatie, vergeleken met een reguliere werkwijze. Globaal wordt ingeschat dat deze werkwijze ongeveer 30 uur meer heeft gekost (t.o.v. regulier werk). Reacties GBOH (via interview in PC55): Gelukkig zijn we door de gemeente altijd serieus genomen en dat heeft geresulteerd in een aantal projecten die de komende jaren uitgevoerd worden. De samenwerking met de gemeente is prettig, constructief en waardevol. Over het centrum van Hapert zijn vele discussies gevoerd. Uiteindelijk heeft dat geleid tot een plan dat de goedkeuring van alle partijen kan wegdragen. Voorzitter MKB Hapert (via pagina Raad en Daad in de Lantaarn): Wij kunnen ons prima vinden in de opknapplannen die de gemeente heeft met het centrum van Hapert. Alleen over de herinrichting van de noordelijke en zuidelijke entree hebben we andere ideeën. Die suggesties zijn ingebracht bij de commissie grondgebied. Tijdens de raadsvergadering op 16 mei is ons voorstel overgenomen. Daardoor ligt er nu een plan waar wij als inwoners van Hapert volledig achter kunnen staan! Het bewijs dat inspraak en burgerparticipatie zinvol zijn. Enquête Aan de externe projectgroep is via een enquêteformulier een reactie gevraagd op de communicatie en participatie. Daaruit zijn de volgende gegevens gekomen: Aantal ingevulde formulieren 4 Opmerkingen Waren naar uw mening alle belanghebbenden vertegenwoordigd Kreeg u voldoende informatie om goed te kunnen functioneren Was er voldoende gelegenheid uw mening te geven Heeft de gemeente vooraf duidelijk gemaakt hoe er met uw inbreng wordt omgegaan Heeft de gemeente tijdens het project voldoende teruggekoppeld hoe uw inbreng is meegewogen Heeft naar uw mening de inbreng van de projectgroep bijgedragen aan het eindresultaat ja: 3 mede omdat er een regelmatige en brede terugkoppeling was met het dorp - maar het meenemen van de inbreng was weleens moeizaam - in de voorbereidingsfase prima verlopen maar na de vergadering van 5 juli 2012, waarin nog een paar belangrijke punten zijn besproken, is er niet meer teruggekoppeld

3 Bent u tevreden over het eindresultaat Heeft u suggesties ter verbetering van de communicatie binnen een project Overige opmerkingen ja: 2 onder voorbehoud: 2 - de uitvoering is nog niet definitief - ben tevreden als er nog duidelijkheid komt over een aantal punten uit de vergadering van 5 juli - Wellicht valt te overwegen om via de website van de gemeente Bladel, of anderszins, voor niet-direct betrokkenen gelegenheid te bieden het procesverloop te volgen. - Het is ook heel belangrijk dat wij in gezamenlijk overleg afspreken wanneer de werkzaamheden gaan plaatsvinden en een planning maken, zodat er voor de klanten zo weinig mogelijk overlast is en de manier waarop wij dit kenbaar maken naar onze klanten - Ik schaar me vol overtuiging achter degenen die dit project als een voorbeeld beschouwen van een samenwerking zoals het kan en eigenlijk ook moet, tussen gemeente en (dorps)gemeenschap. - Prettige samenwerking, waarbij constructief en a-politiek is samengewerkt binnen de projectgroep, ook als de meningen niet altijd op één lijn zaten. - Voor mij is het project geslaagd als bij de realisatie ook werkelijk datgene tot stand komt wat met de projectgroep is afgesproken. - Ik heb hier graag aan meegewerkt. - Persoonlijk vindt ik wel dat we als projectgroep hard hebben moeten knokken om het standpunt van de stedenbouwkundige te veranderen. In theorie zal deze wel kundig zijn, maar in de praktijk kan het soms beter zijn goed te luisteren naar bewoners en gebruikers van de her in te richten ruimte. Conclusie Dat investeren in goede samenwerking en communicatie meerwaarde heeft, is bij dit project gebleken. Deelnemers zijn over het algemeen erg positief over het proces en de communicatie. Het werken met een externe projectgroep, goede contacten met het GBOH en het organiseren van openbare bijeenkomsten heeft sterk bijgedragen aan de kwaliteit van het ontwerp en het draagvlak hiervoor bij betrokkenen. Project Verkenning Multifunctionele Accommodatie Hapert Het project Verkenning Multifunctionele Accommodatie Hapert is uitgevoerd vanuit een opdracht van de gemeenteraad een nader onderzoek te verrichten naar de haalbaarheid van een nieuwe multifunctionele accommodatie (MFA). Daarbij moeten in ieder geval de functies gemeenschapshuis en dienstencentrum voor ouderen worden betrokken. Ook het basisonderwijs en een aantal aan het onderwijs gerelateerde functies moeten hierbij worden betrokken. Dit heeft geleid tot een Verkenningennotitie, die op 28 juni 2012 in de gemeenteraad is behandeld. Communicatiestrategie Belanghebbenden direct betrekken bij de totstandkoming van de plannen via werkgroepen en een klankbordgroep, bestaande uit bestuurs- en directieleden van de betrokken organisaties (o.a. gemeenschapshuis, kerkbestuur, onderwijs). Daarnaast de inwoners van Hapert informeren via bijeenkomsten en presentaties (door de gemeente tijdens openbare GBOH-bijeenkomsten). Informatie Gemeente Twee persberichten Twee artikelen gemeentelijke pagina in de Lantaarn Vier berichten website

4 Pagina Raad en Daad in de Lantaarn Interview (wethouders en projectleider samen met GBOH) in PC55 Brieven om direct betrokkenen te informeren over de ontwikkelingen GBOH Vijf artikelen in PC55 Lokale /regionale bladen Eindhovens Dagblad: drie artikelen Kempenaer: twee artikelen PC55: acht artikelen (waarvan een aantal van GBOH en van kerkbestuur) Participatie De gemeente heeft op een aantal manieren de inwoners en belangengroepen betrokken bij de planontwikkeling: - externe projectgroep (vertegenwoordigers van inwoners Hapert, diverse organisaties en belangengroepen) - overleg met GBOH - overleg met direct belanghebbende organisaties - presentaties (± 70 belangstellenden bij presentatie verkenningennotitie) Extra uren: door de gekozen werkwijze is er extra tijd besteed door de gemeentelijke organisatie, vergeleken met een reguliere werkwijze. Globaal wordt ingeschat dat deze werkwijze ca. 30 uur meer heeft gekost (t.o.v. regulier werk). Reacties GBOH (via interview in PC55): Gelukkig zijn we door de gemeente altijd serieus genomen en dat heeft geresulteerd in een aantal projecten die de komende jaren uitgevoerd worden. De samenwerking met de gemeente is prettig, constructief en waardevol. Juist omdat dit plan met zoveel zorg en overleg is samengesteld, verwachten we er veel van. Voor de leden van het GBOH voelt het als een serieuze stap in ons bestaansrecht. Enquête Aan de externe projectgroep is via een enquêteformulier een reactie gevraagd op de communicatie en participatie. Daaruit zijn de volgende gegevens gekomen: Aantal ingevulde formulieren 4 Opmerkingen Waren naar uw mening alle belanghebbenden vertegenwoordigd Kreeg u voldoende informatie om goed te kunnen functioneren Informatie is soms te laat aangeboden (bv pas tijdens de vergadering), waardoor goede voorbereiding niet mogelijk was Was er voldoende gelegenheid uw mening te geven Heeft de gemeente vooraf duidelijk gemaakt hoe er met uw inbreng wordt omgegaan Heeft de gemeente tijdens het project voldoende teruggekoppeld hoe uw inbreng is meegewogen Heeft naar uw mening de inbreng van de projectgroep bijgedragen aan het eindresultaat Bent u tevreden over het eindresultaat ja: 3 ja/nee: 1 ja, uitgaande van MFA bij de kerk nee, voorkeur Den Tref gaat uit naar verbouwing huidige accommodatie

5 Heeft u suggesties ter verbetering van de communicatie binnen een project Overige opmerkingen - Na afronding van het project is een en ander aan college/ raad aangeboden. Ik zou het prettig vinden actief, kort op de hoogte gehouden te worden van vervolg. - Communicatie verloopt tot op heden optimaal. 10 punten! - In een goed procesverloop past het niet dat deelnemers aan dat proces voor (volslagen) verrassingen worden gesteld. De vertegenwoordigers van De Kloostertuin hebben tijdens een presentatiemoment, in het bijzonder m.b.t. de financieringsparagraaf van het project, de gemeentelijke claim op haar onderhoudsfonds als zodanig ervaren. Het communicatietraject zou aanmerkelijk sterker zijn geweest indien hierover voorafgaand bilateraal overleg had plaatsgevonden. - Ik vond de opzet, deelname en het respect waarmee ieders inbreng is behandeld heel goed. Bovendien vond ik het ook leuk om er aan mee te mogen denken en werken. - Kostbaar en uit praktische overweging maar in fasen uitvoerbaar. - Zo doorgaan! - t.z.t. zal nader overleg en overeenstemming nodig zijn m.b.t. de wederzijdse financiële verwachtingen. Om functionele redenen dient 'De Kloostertuin' vast te houden aan haar streven blijvend te kunnen beschikken over een adequate inrichting c.s. Conclusie Gebleken is dat bij een voor Hapert zo belangrijk project als een multifunctionele accommodatie een goede samenwerking en communicatie erg belangrijk is. De betrokkenen zijn over het algemeen positief over de aanpak en de communicatie. Het werken met een klankbordgroep, een goede communicatie met het GBOH en het organiseren van openbare bijeenkomsten heeft zeker bijgedragen aan de kwaliteit van de verkenningennotitie en het draagvlak hiervoor. Project Valensplein Hoogeloon Voor Hoogeloon is een idop opgesteld, waaraan zowel het dorp zelf, de gemeente Bladel als de provincie hard hebben gewerkt. Een van de projecten daaruit is het ontwikkelen van een nieuw dorpshart. Er is een visie ontwikkeld op het dorpscentrum en een aantrekkelijk en functioneel Valensplein. Deze visie is in mei 2012 door de werkgroep Valensplein aangeboden aan burgemeester en wethouders. Communicatiestrategie De aanpak van de projecten is, net als bij het idop, vooral bottom-up. Dus met een grote rol voor de inwoners en organisaties in het dorp. De gemeente treedt op als procesbegeleider en faciliteert. Dat geldt ook voor de communicatie. Informatie Gemeente Vier persberichten (samen met de dorpsraad) Vier artikelen gemeentelijke pagina in de Lantaarn Vier berichten op de website Dorpsraad/Werkgroep Valensplein Brieven om direct betrokkenen te informeren over de ontwikkelingen Lokale / regionale bladen Eindhovens Dagblad: twee artikelen PC55: drie artikelen Hoogeloontje: diverse artikelen

6 Participatie De werkgroep Valensplein heeft op een aantal manieren de inwoners en belangengroepen betrokken bij de planontwikkeling: - projectgroep (vertegenwoordigers van inwoners Hoogeloon, diverse organisaties en belangengroepen) - overleg met dorpsraad Hoogeloon - overleg met direct belanghebbende organisaties - inloopbijeenkomst (± 40 belangstellenden) - presentaties (± 50 belangstellenden bij presentatie definitieve visie) Extra uren: gezien de rol als procesbegeleider zijn er geen extra uren voor communicatie nodig geweest. Enquête Aan de projectgroep is via een enquêteformulier een reactie gevraagd op de communicatie en participatie. Daaruit zijn de volgende gegevens gekomen: Aantal ingevulde formulieren 5 Opmerkingen Waren naar uw mening alle belanghebbenden vertegenwoordigd nee: 1 Kreeg u voldoende informatie om goed te kunnen functioneren Was er voldoende gelegenheid uw mening te geven Heeft de gemeente vooraf duidelijk gemaakt hoe er met uw inbreng wordt omgegaan Heeft de gemeente tijdens het project voldoende teruggekoppeld hoe uw inbreng is meegewogen Er staat veel te gebeuren en dat is bij veel inwoners van Hoogeloon niet bekend. Wordt nog een shockeffect. Heeft naar uw mening de inbreng van de projectgroep bijgedragen aan het eindresultaat Bent u tevreden over het eindresultaat Heeft u suggesties ter verbetering van de communicatie binnen een project Overige opmerkingen ja/nee: 1 ja: 2 nee: 3 - onder tijdsdruk zijn, door beperkte keuzes, wellicht niet de meest optimale prestaties behaald - eerst zien, dan geloven - zo n modern object hoort niet op het Valensplein Werkgroep beleving heeft totaal niet nagedacht over het praktisch gebruik van het plein en object. 1 of 2 personen drukken hun mening door, er zijn ook mensen die het er totaal niet mee eens zijn. Het plein moet functioneel zijn en blijven voor alle toekomstige evenementen - De totale werkgroep valt te veel uiteen in kleine groepjes, waardoor communicatie uiteen valt en meningen er door gedrukt worden. Er word te veel theoretisch gedacht en niet praktisch - Soms iets meer rekening houden met de denktrant van de betrokken inwoners van het dorp. Open staan voor creatieve ideeën ook al stroken deze niet altijd met de gemeentegedachte. - Ondanks dat we getracht hebben de bewoners te informeren, schat ik dat velen overdonderd zullen zijn zodra met de uitvoering wordt begonnen - Veel te veel tijd verspild voor omgeving van Valensplein wat totaal niet uitvoerbaar was. Het vernietigen van huidige monumenten waar in het verleden door de gehele gemeenschap hard voor is gewerkt en geld voor is ingezameld. Wat is er gedaan met de meningen van inloopmiddag en avond.

7 - Er wordt veel aandacht (en geld) gegeven aan nieuwe technologieën. Op dit moment maar ook in de nabije toekomst zal dit nog niet gebruikt worden door de mensen (bezoekers) waarvoor het Valensplein bedoeld is. - Project is prettig verlopen. Fijne en soepele samenwerking met Joris Kantelberg (SRE), Hans Hofman (Grounds) en Eric Sprangers (gemeente Bladel). - Ondanks te tijdsdruk hopelijk een mooi eindresultaat, ecter we zijn er nog niet. School en bebouwing moeten nog worden toegevoegd om een hoger doel, de leefbaarheid, te vergoten! Conclusie Uit de enquête blijkt dat het proces en een belangrijk deel van de communicatie naar tevredenheid van de dorpsraad en de werkgroep Valensplein is verlopen. Dat heeft echter niet tot gevolg gehad dat alle betrokkenen enthousiast zijn over het resultaat. Enquête vernieuwde website In januari 2012 is zowel de vormgeving als de structuur van de gemeentelijke website helemaal vernieuwd. Bij de wijzigingen zijn medewerkers van diverse afdelingen betrokken. Zij hebben de nieuwe site ook mee getest. Bij het online gaan is een enquête op de website geplaatst, waarin de reactie van de bezoekers is gevraagd. Periode februari, maart, april 2012 Onderzoek Digitale enquête via de website Bekendgemaakt via - persbericht - gemeentelijke pagina Lantaarn - nieuwsbericht website Bezoekers website ± per maand Enquête ingevuld 19 personen Gemiddeld leeftijd: 51 Man: 74% Vrouw: 26% Resultaten 90% is het eens tot zeer eens met de stelling dat de website nuttige informatie bevat 100% is het eens tot zeer met de stelling dat het taalgebruik duidelijk is 95% is het eens tot zeer eens met de stelling dat de informatie goed te begrijpen is 74% is het eens tot zeer eens met de stelling dat de website voldoende informatie biedt (gemist werden o.a. een plattegrond, een bestemmingsplan en het WOZ-portaal die informatie is inmiddels weer goed bereikbaar) 79% is het eens tot zeer eens met de stelling dat de website gemakkelijk is in het gebruik 79% is het eens tot zeer eens met de stelling dat de opbouw van de website helpt om de juiste informatie te vinden 69% is het eens tot zeer eens met de stelling dat door de informatie op de website er minder contact met de gemeente nodig is (26% heeft daarover geen mening) Rapportcijfer op een schaal van 1 tot 10: 74%: 8 16%: 7 10%: 5

8 Conclusie De enquête heeft niet veel reacties opgeleverd, maar wel overwegend positieve. De zaken die werden gemist, zijn direct toegevoegd. Onderzoek buurtpreventie Door een stagiair van Avans Hogeschool is eind 2011 een onderzoek gedaan naar buurtpreventie in de gemeente Bladel. Naast een enquête onder inwoners, maakte een interview met de buurtcoördinatoren deel uit van het onderzoek. Voor zover er uit het onderzoek zaken naar voren kwamen die een relatie hadden met communicatie, zijn deze hierna vermeld. Communicatie met de gemeente In het interview met de coördinatoren werd onder andere gevraagd naar de communicatie tussen de coördinator en de gemeente. Alle coördinatoren zijn tevreden over de communicatie met de gemeente. Als ze een melding doen, krijgen ze snel een bericht terug dat het in behandeling is genomen en terugkoppeling als het is opgelost. Als het langer duurt dan verwacht, krijgt de coördinator daar een bericht van. Dit wordt als prettig ervaren. Hierdoor kan de coördinator ook steeds terugkoppelen naar degene die het probleem heeft gemeld en laten zien dat er met buurtpreventie wel degelijk iets bereikt kan worden. Voorlichting De coördinatoren constateren dat de opkomst bij informatiebijeenkomsten vaak tegenvalt. Enkele coördinatoren hebben positieve ervaringen met publicaties in het dorpsblad (dit zou wellicht beter worden gelezen dan een brief van de buurtpreventie), maar ook dat helpt niet altijd. Het ligt voor de hand dat de opkomst niet alleen afhankelijk is van het al dan niet op de hoogte zijn van een bijeenkomst, maar ook van het onderwerp. Uit de enquête blijkt onder andere dat een meerderheid van de respondenten zich nooit onveilig voelt in de gemeente. Wel geeft bijna 73% aan dat zij van mening is dat de acties van buurtpreventie effect hebben op de veiligheid en leefbaarheid in de gemeente. Het is zinvol om bij voorkomende onderzoeken de vraag voor te leggen op welke manier mensen het liefst geïnformeerd worden. Jaar van de vrijwilligers In 2011 heeft de gemeente vrijwilligers extra in het zonnetje gezet. Vrijwilligersorganisaties is gevraagd om mensen aan te melden voor een bloemetje en voor vrijwilligersawards. Die oproepen zijn gedaan via persberichten, artikelen op de gemeentepagina en op de website en brieven aan vrijwilligersorganisaties. Dat heeft 17 aanvragen voor een bloemetje opgeleverd en 39 aanmeldingen voor een award. Twitter In september 2012 zijn we gestart met berichtgeving via Twitter. We gebruiken dit middel voor o.a. actuele berichten (meestal met een verwijzing naar uitgebreidere informatie op de website), aankondiging / herinnering bijeenkomsten, soms een foto, retweet berichten van anderen die een relatie met de gemeente hebben. Gestart: 18 september 2012 Volgers op dat moment: ± 200 (het account van de gemeente bestond al een tijd) Publiciteit We hebben via een aantal middelen bekendheid gegeven aan onze activiteiten op Twitter en een aantal daarvan zetten we nog steeds in.

9 Persbericht Artikel lantaarn Regelmatig stopper in de Lantaarn Informatie op de website Twitterlogo met directe link op de website Informatie op scherm in hal gemeentehuis Informatie in map nieuwe inwoners Gegevens per 25 oktober Nieuwe volgers: ± 70 Tweets: 23 Klicks (naar aanvullende informatie): ± 130 Directe reacties: geen Ongeveer 85% van het totaal aantal volgers zijn organisaties, bureaus e.d.