Realisatiefase 7. Realisatie project Revitaliseren plein Groote Keeten September 2018 december 2018

Transcriptie

1 Halfjaarrapportage 2018 De Kop Werkt! Nummer project : 151 Naam project : Revitalisering Groote Keeten Jaar start project : 2018 Bestuurlijk opdrachtgever : wethouder Hans Heddes Projectleider : Stefan Huits Boekjaar : 2018 Totale raming DKW! : Tot en met boekjaar 2018 : A. Inhoudelijke rapportage 1. Doelstelling algemeen Betreft de uitvoering van een burgerinitiatief in Groote Keeten om de openbare ruimte op en in de omgeving van het dorpsplein in te vullen en op te knappen. Dit op een zodanige wijze en passend bij de identiteit van Groote Keeten dat er een aantrekkelijke kustplaats ontstaat. De doelstelling van het project Revitalisering Groote Keeten luidt als volgt: Samen met inwoners van Groote Keeten werken aan een gedragen plan voor de herinrichting en de omgeving van het plein, waarmee afgerekend wordt met de abrupte en sfeerloze overgang tussen bebouwing en natuur en waarbij het streven is om een aantrekkelijke doorgang richting het strand voor recreanten en inwoners.. Planning volgens de doelstelling 1. Het opstellen van een programma van eisen en wensen met het doel om te komen tot een gedragen plan voor de herinrichting van het ontmoetingsplein. Het doorlopen van het communicatieplan. Tekenen en rekenen. Het beoordelen van de schets- en voorlopig ontwerpplannen (SO en VO) door de interne en externe projectgroep september t/m december 2017; 2. Go/No-go inzake de haalbaarheid van het project Revitaliseren Groote Keeten; Januari Uitwerken tot aan een definitief ontwerp (DO); Januari t/m juni 2018; 4. Het voorbereiden en doorlopen van de nodige (vergunning)procedures en/of het verkrijgen van de nodige publiekrechtelijke toestemmingen.; Maart augustus Uitwerken van het definitieve ontwerp tot aan goedgekeurde bestekstukken; Juni t/m juli 2018; 6. Het opstellen van aanbestedingsstukken en het doorlopen van een aanbestedingsprocedure; Juli augustus 2018; Realisatiefase 7. Realisatie project Revitaliseren plein Groote Keeten September 2018 december 2018 Wordt het beoogde doel van het project voor het jaarprogramma 2018 behaald? Nee, de uitvoering van het project loopt door in Controleprotocol en verantwoordingsformulier De Kop Werkt! - 1 -

2 Wordt de beoogde planning voor 2018 behaald? De voorbereidingsfase tot en met de definitief gegunde opdracht aan een marktpartij die het plein gaat realiseren wordt in 2018 afgerond. De realisatie zelf wordt begin 2019 gestart en wordt afgerond voor de start van het toeristenseizoen (april 2019). De aangepaste planning vanaf medio 2018 luidt: Het voorbereiden en doorlopen van de nodige (vergunning)procedures en/of het verkrijgen van de nodige publiekrechtelijke toestemmingen: Juni december 2018 Uitwerken van het definitieve ontwerp tot aan goedgekeurde bestekstukken: Juli t/m november 2018 Het opstellen van aanbestedingsstukken en het doorlopen van een aanbestedingsprocedure: November december 2018 Realisatiefase Realisatie project Revitaliseren plein Groote Keeten: Januari 2019 april Geef een beknopte beschrijving van de tot nu toe verrichtte werkzaamheden. De in de planning onder A. benoemde werkzaamheden tot en met punt 3 zijn afgerond 3. Burgerparticipatie/ overheidsparticipatie Het initiatief is genomen door Werkgroep Plein Groote Keeten. Op eigen initiatief zijn studies in de vorm van maquettes gedaan naar de mogelijkheden voor het plein. Het ontwikkelen van de plannen voor het plein zal door intensieve samenwerking met de werkgroep gebeuren. Het op te stellen communicatieplan is ervoor bedoeld om met alle betrokken partijen (stakeholders) tijdens het proces te kunnen samenwerken. In hoeverre heeft burgerparticipatie en/of overheidsparticipatie plaatsgevonden en in welke vorm? De Werkgroep is intensief betrokken geweest bij het gehele proces. Er hebben diverse ontwerp- en brainstormsessies plaatsgevonden met de Werkgroep, de ontwerpende partij en de gemeente. De bewoners en direct betrokkenen rond het plein zijn gedurende het proces geïnformeerd en ook zij hebben in een aantal bijeenkomsten hun inbreng kunnen leveren. Dit is een, over het algemeen, zeer positief en constructief proces geweest, dat uiteindelijk heeft geleid tot een breed gedragen ontwerp dat in de komende periode technisch verder wordt uitgewerkt en gerealiseerd. 4. Communicatie De communicatie over het project naar buiten toe verloopt in overleg met de gemeentelijke communicatieadviseur en Werkgroep Plein Groote Keeten. Tijdens de definitiefase van het project worden alle belangrijke partijen (stakeholders) in kaart gebracht en wordt een communicatieplan gemaakt. Door zorgvuldig te communiceren met alle partijen (stakeholders) volgens het communicatieplan is het doel om te komen tot een gedragen plan, waardoor zienswijzen en beroep uit blijven. In welke vorm heef er voorlichting en/of communicatie plaatsgevonden over uw project? Voeg kopieën van persberichten, foto s van bouwborden e.d. toe. Communicatie met (direct) betrokkenen heeft in dit stadium vooral per , telefonisch en via persoonlijk contact plaatsgevonden. Via de Werkgroep is er aandacht in de media geweest en via persvragen hierop is er door de gemeente gereageerd (dit is in overleg tussen de gemeente en de Werkgroep zo gedaan). Zie bijgevoegde krantenartikel dat naar aanleiding hiervan is verschenen. Controleprotocol en verantwoordingsformulier De Kop Werkt! - 2 -

3 5. Duurzaamheid Gedurende het ontwerpproces wordt gezocht naar het de toepassing van duurzame materialen voor de inrichting van het plein. Bijvoorbeeld materialen met een lange levensduur of doordat de materialen gemaakt zijn met een milieuvriendelijk productieproces. Op welke wijze heeft u het aspect duurzaamheid in dit project vorm gegeven? Het motto van de Werkgroep van steen naar groen plein is letterlijk vertaald in het ontwerp. Er wordt een groot deel van de nu verharde oppervlakte weggehaald en vervangen voor groen. Er worden duurzame materialen toegepast in het ontwerp en om te borgen dat dit idd wordt toegepast worden hier directieleveranties van gemaakt in het bestek. Aan de marktpartijen die voor inschrijving worden uitgenodigd worden via de inschrijvingsleidraad ook eisen aan duurzaamheid gesteld. B. Opgave van kosten tot en met projectjaar Begroot ( ) Werkelijk ( ) Totale kosten project ,00 Ten laste van DKW! Eigen bijdrage gemeente Overige ontvangsten C. Financiële verantwoording tot en met projectjaar 1. Geef een overzicht van de werkelijke kosten van het project in vergelijking met de begrote kosten zoals opgenomen in het format jaarprogramma 2018 Afwijkingen ten opzichte van de begroting bij C2 toelichten. Bedragen en verantwoording dienen in overeenstemming te zijn met de programmarekening van de projectverantwoordelijke. Dit dient zichtbaar aangeleverd te worden in het projectdossier. Kostenpost Begroot ( ) Werkelijk ( ) 0 Totale kosten Niet van toepassing 2. Toelichting/onderbouwing bij afwijkingen van de werkelijke kosten ten opzichte van de begroting. (afwijkingen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming kunnen van invloed zijn op de bijdrage vanuit De Kop Werkt!) Controleprotocol en verantwoordingsformulier De Kop Werkt! - 3 -

4 3. Geef een overzicht van de verleende/ontvangen subsidies en bijdragen ten behoeve van dit project. Geef ook de naam van de betreffende co-financiers. Naam Bedrag ( ) vast bedrag of percentage? Al uitbetaald ( ) Totale financiering Niet van toepassing D. Benodigde middelen 2019 (indien van toepassing) 1. Geef een beschrijving van de wijziging in de activiteiten van het project in het jaar Realisatie vindt plaats in 2019, de beschikbare wordt in de periode januari april 2019 gerealiseerd. 2. Opgave projectgelden die aangevraagd worden voor het jaarprogramma (Hierbij is het mogelijk dat het bedrag van het jaarprogramma afwijkt van de oorspronkelijke planning. Dit dient toegelicht te worden. Uitgangspunt is dat de totale projectkosten niet groter mogen zijn dan in de bijlage bij de SOK is vastgesteld). Niet van toepassing. Het totale budget is reeds beschikbaar gesteld. Rapportage geschreven door: Stefan Huits, gemeente Schagen Datum: 18 juli 2018 Controleprotocol en verantwoordingsformulier De Kop Werkt! - 4 -

5 Bijlage: Artikel Schager Courant, 6 juni 2018 Controleprotocol en verantwoordingsformulier De Kop Werkt! - 5 -