FACILITY MANAGER (M/V)

Transcriptie

1 Het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen werft aan in contractueel dienstverband: FACILITY MANAGER (M/V) Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Cultuur, Jeugd, Sport en Media A Adjunct van de directeur Anna Bijns, Antwerpen FUNCTIECONTEXT Het Vlaamse Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media (CJSM) bestaat naast het Departement CJSM uit drie interne verzelfstandigde agentschappen (IVA), Kunsten en Erfgoed, het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) en Sociaal-cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen. Het KMSKA wordt geleid door de Administrateur-generaal. Hij is de voorzitter van het Macomu (Managementcomité KMSKA). Het Macomu bestaat, naast de voorzitter, uit de leidinggevenden van de diensten/afdelingen Kennismanagement en Risicobeheer, Collecties, Marketing, Communicatie en Educatie (MCE) en Administratieve en Logistieke diensten (Financiën, Personeel, Logistiek & Infrastructuur). Het KMSKA is eveneens een wetenschappelijke instelling. In de verzamelingen van het KMSKA bevinden zich kunstwerken : schilderijen, tekeningen en prenten, 700 beeldhouwwerken en 730 overige werken (o.m. parafernalia, mixed media). De verzamelingen bevatten hoofdzakelijk werk van Vlaamse en Belgische kunstenaars van de 14de eeuw tot het midden van de 20ste eeuw. Het KMSKA heeft als missie langs museale weg het nationale en internationale publiek in de eerste plaats een representatief overzicht te bieden van de beeldende kunst in de Zuidelijke Nederlanden van de eerste helft van de 14e tot de eerste helft van de 20ste eeuw. Bovendien doet het museum dat in een Europese context die door de aanwezigheid van een aantal topstukken wordt aangereikt. Het agentschap streeft ernaar de collectie, het historische gebouw en zijn daaraan verbonden kennis toegankelijk te maken voor een divers en ruim publiek. Het wil zo een bijdrage leveren aan de ontwikkeling en internationale culturele uitstraling van Vlaanderen. Essentieel voor alle facetten van zijn werking is dat daartoe netwerken en samenwerkingsverbanden op lokaal, regionaal, landelijk, Europees en mondiaal vlak worden uitgebouwd. DE FUNCTIEBESCHRIJVING De functie facility manager, diensthoofd, situeert zich binnen de afdeling Bedrijfsvoering. Het team van de facility manager staat in voor diverse taken gekoppeld aan de technische en bouwkundige aspecten m.b.t. het beheer, de veiligheid en de beveiliging van de gebouwen van het KMSKA.

2 De dienst infrastructuur bestaat uit een 25-tal medewerkers en is als volgt samengesteld: - interne bewakingsdienst: erfgoedbewakers en nachtwakers - gebouwenbeheerder - assistent-gebouwenbeheerder (coördinatie) - assistent-gebouwenbeheerder (technisch beheer) - ingenieur project Masterplan - administratieve en technische ondersteuning - werkploeg Doel van de functie : Op een praktische manier de dagelijkse werkzaamheden van de dienst infrastructuur organiseren, coördineren en leiden teneinde de gebouwen van het KMSKA in alle facetten optimaal te beheren met inbegrip van beveiliging en veiligheid. Context: (tussenfase): De facility manager stuurt de medewerkers van de dienst infrastructuur, waaronder de (assistent)gebouwenbeheerder(s), de planningscoördinator bewaking, de projectleider Masterplan, rechtstreeks aan op de verschillende locaties van het KMSKA en rapporteert aan de zakelijk directeur. Vanaf 2018 (heropening museumgebouw): De facility manager is de eindverantwoordelijke voor het beheer van de infrastructuur in al haar aspecten en voor de organisatie van de bewaking en beveiliging van het KMSKA-gebouw en andere locaties. De facility manager rapporteert aan de zakelijk directeur. RESULTAATGEBIEDEN 1. VOORBEREIDEN EN OPMAKEN VAN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Voorbereiden en vertalen van de doelstellingen van de afdeling Bedrijfsvoering en het zakelijk beheer van het KMSKA naar concrete operationele doelstellingen voor de dienst infrastructuur en haar medewerkers teneinde de gebouwen van het KMSKA optimaal te beheren. Voorbereiden van de opdrachten van het team o.a. op het vlak van preventief, correctief en modificatief onderhoud Opmaken van een knelpuntenanalyse Opmaken en opvolgen van een beheersplan van de gebouwen in samenspraak met de gebouwenverantwoordelijken Opstellen van beleidsdoelstellingen en doorvertalen van deze naar concrete operationele doelstellingen voor de dienst infrastructuur met de zakelijk directeur In samenspraak met de (assistent) gebouwenbeheerders en projectleider Masterplan deze operationele doelstellingen opnemen in het ondernemingsplan Opvolgen van de gemaakte en teruggekoppelde maatregelen inzake infrastructuur Aansturen van de veiligheidsdeskundige, die instaat voor de bewaking en de veiligheid Ondernemingsplan KMSKA: opvolgen van de doelstellingen voor de dienst 2. PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van het beheer van de dienst infrastructuur alsook van externen en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Bepalen van prioriteiten, planning en tijdslimieten in overleg met de zakelijk directeur Coördineren van de dagelijkse werking van de dienst

3 Opmaken van beheersplannen voor de gebouwen in samenspraak met de (assistent)gebouwenbeheerders. Contacteren, coördineren en controleren van de werkzaamheden van externe firma s Uitwerken en actualiseren van procedures en richtlijnen, o.a. Ontwikkelen calamiteitenplan en interne noodprocedures voor de verschillende locaties Opstellen, actualiseren en opvolgen van een bewakingsplan voor tentoonstellingen, evenementen en nocturnes Opstellen, actualiseren en opvolgen van een calamiteitenplan voor het museumgebouw (opening 2018) in overleg met de directeur kennismanagement en risicobeheer Bewaken, opvolgen en sturen van de calamiteitenplannen voor de huidige locaties, opgesteld door de gebouwenbeheerders in samenspraak met de risicomanager 3. COACHEN VAN & LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Opvolgen van het leerproces van de medewerkers en taken delegeren in het kader van de ontwikkeling van een medewerker De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Stimuleren van de inzet van de medewerkers en demotivatie wegwerken Zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor de medewerkers infrastructuur (Minder ervaren) collega s begeleiden door kennis en ervaring door te geven 4. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren, communiceren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen Waken over de correcte toepassing van de vastgelegde procedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, zoals de interne reglementen, de wet op de private en bijzondere veiligheid, de camerawet, politiecodex, welzijnswet, het ARAB en erover rapporteren Toezien op het naleven van de opgestelde veiligheidsvoorschriften en erop toezien dat het nodige materiaal of hulpmiddelen ter beschikking zijn Verzamelen en verwerken van gegevens (monitoring), opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Behandelen en opvolgen van klachten 5. BEHEER VAN MIDDELEN Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen het beschikbare budget Ramen van de middelen, in functie van de operationele doelstellingen Controleren van de uitgaven Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-batenanalyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, Opstellen van bestekken naar aanleiding van een offerteaanvraag, aanbesteding conform de regelgeving overheidsopdrachten

4 Controle alvorens over te gaan tot betaling Opvolgen van het energieverbruik en zo mogelijk besparingsvoorstellen doen 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Informeren en consulteren van de zakelijk directeur om adequate maatregelen te nemen in functie van de geplande doelstellingen Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst Deelnemen aan afdelingsoverleg en -indien vereist- aan het overleg van het managementcomité (expertise) Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten De dienst infrastructuur vertegenwoordigen in verschillende fora op verschillende beleidsniveaus Uitbouwen van een professioneel netwerk 7. BIJDRAGE AAN DE WERKING VAN DE DIENST Behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers Strategische taken uitvoeren Operationele taken uitvoeren indien nodig Dossier interne bewakingsdienst beheren en opvolgen Opstellen/opvolgen van incidentmeldingen Antwoorden op vragen van (interne en externe) klanten Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten en systemen Opvolgen van ontwikkelingen, tendensen en knelpunten (in het werkveld) en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Ontwikkelen en onderhouden van een programma voor efficiënte voorziening en gebruik van water, gas, energie en sanitair 8. PROJECTDEELNAME Deelnemen aan het project Masterplan teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. infrastructuur Vanuit een klare praktische kijk specifieke vakinhoudelijke input leveren voor het Masterplan (in overleg met de hiërarchische lijn) Projecten plannen, coördineren en leiden 9. ZICHZELF ONTWIKKELEN Inschatten van de eigen leer- en informatiebehoeften in een snel veranderende omgeving en het nemen van passende initiatieven teneinde de eigen inzetbaarheid en het competentieniveau voortdurend te ontwikkelen

5 (Praktische) kennis actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied en de nieuwste trends teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel vlak en afdelingsniveau te optimaliseren Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op technisch en organisatorisch vlak Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen Deel uitmaken van werkgroepen met andere overheidsinstanties Actief kennisdelen met andere overheidsinstanties Op de hoogte blijven van nieuwe methoden en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten in het vakgebied JE PROFIEL Je beschikt over een masterdiploma bij voorkeur behaald in de ingenieurswetenschappen en/of architectuur. Buitenlandse diploma's worden niet automatisch gelijkgesteld met Belgische diploma's. Voor je met je buitenlands diploma kan solliciteren voor een job bij de Vlaams overheid, moet je daarom een gelijkstellingsattest kunnen voorleggen. Dit kan aangevraagd worden bij NARIC-Vlaanderen (National Academic (and Professional) Recognition and Information Centre). Indien je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands zal je ook een attest van kennis van het Nederlands, afgeleverd door Selor ( moeten voorleggen. JE COMPETENTIES TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt minimaal 4 jaar beroepservaring binnen een van de volgende terreinen: gebouwenbeheer, beheer technische/bouwkundige installaties of technische facilitaire projecten. Je hebt 2 jaar leidinggevende ervaring. Je beschikt bij voorkeur over een attest opleiding leidinggevend personeel type A in de bewaking of bent bereid dit te behalen. Je bevindt je niet in één van de onevenredigheden zoals voorzien in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Je hebt kennis van relevante regelgeving, zoals de wet op de bijzondere en private veiligheid, bestaande reglementeringen betreffende technische/bouwkundige installaties, regelgeving overheidsopdrachten en kan deze toepassen. Ervaring in het oplossen van technische storingen, onderhoud machines, luchtbehandeling, meet en regeltechniek, en beheer van elektrische en mechanische infrastructuur is een pluspunt. Kennis van ICT en datanetwerkstructuren strekt tot aanbeveling. Het kunnen toepassen van specifieke programma s waaronder AutoCAD, Microsoft Project en Powerpoint is een pluspunt. GEDRAGSCOMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren

6 II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen III. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria II. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel). Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband II. Geeft richting op het niveau van processen en structuren. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning II. Coördineert acties, tijd en middelen. Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen II. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie I. Ziet en begrijpt evidente gevoeligheden Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen I. Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 21/04/2014. Je stuurt je CV en sollicitatiebrief naar of naar Ellen van de Kerkhove, MOD CJSM Arenbergstraat 9, 1000 Brussel

7 SELECTIEPROCEDURE - Screening van cv s en motivatiebrief (eliminerend op basis van diploma, technische competenties nl. 4 jaar relevante beroepservaring en 2 jaar leidinggevende ervaring): 24/4 - Verkennende gesprekken (eliminerend op basis van motivatie, relevante ervaring, technische competenties, beeld van de functie en inpasbaarheid in de functie): 6/5 - Externe screening (assessment) (eliminerend op basis van persoonsgebonden competenties): week 12/5 - Eindgesprek: 22/5 ONS AANBOD Het betreft een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur met de bijbehorende salarisschaal (A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je bruto maandsalaris met vier jaar anciënniteit is ongeveer 3.314,64 euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Marjolijn Barbier, Zakelijk directeur Adres : Lange Kievitstraat bus 100, 2018 Antwerpen Tel.: marjolijn.barbier@kmska.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website kun je contact opnemen met Els Caes, HR-medewerker Adres: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Tel. : els.caes@cjsm.vlaanderen.be