Het Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen is op zoek naar een contractuele DOSSIERBEHEERDER SUBSIDIEAANVRAGEN (M/V)

Transcriptie

1 Het Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen is op zoek naar een contractuele DOSSIERBEHEERDER SUBSIDIEAANVRAGEN (M/V) Beleidsdomein: Cultuur, Jeugd, Sport en Media Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Afdeling VOLC Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Standplaats: Brussel DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Vlaams ministerie Cultuur, Jeugd Sport en Media van de Vlaamse Gemeenschap bestaat uit een Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding, en drie agentschappen, die instaan voor de beleidsuitvoering. De functie situeert zich in het Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen. Het Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (ASCW) heeft als missie het stimuleren van een rijk en gedifferentieerd aanbod aan sociaal culturele activiteiten die op nietcommerciële basis worden georganiseerd, ter bevordering van de algemene ontwikkeling van alle burgers kinderen, jongeren en volwassenen en ter verhoging van de maatschappelijke en culturele participatie. Het agentschap bestaat uit drie entiteiten: de afdeling Jeugd, de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid (VOLC) en de Diensten van de Administrateur generaal (DAG). De afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid (VOLC) staat in voor de ondersteuning en uitvoering van: - het lokaal cultuurbeleid - het sociaal cultureel volwassenenwerk en de amateurkunsten - het participatiebeleid De functie situeert zich binnen het domein van het Sociaal Cultureel Volwassenenwerk. Onder het sociaal cultureel volwassenenwerk ressorteren sociaal culturele verenigingen, bewegingen en vormingsinstellingen. Naast het uitkeren en het verantwoorden van subsidies ondersteunt de 1

2 afdeling de sector via een beheersovereenkomst met Socius. De FOV wordt ondersteund als belangenorganisatie voor het sociaal cultureel werk. In het kader van de amateurkunsten subsidieert de afdeling organisaties per verschillende discipline en het Forum als steunpunt voor de sector. DOEL EN SITUERING VAN DE FUNCTIE: De nieuwe medewerker wordt ingeschakeld in het team Sociaal Cultureel Volwassenenwerk van de afdeling VOLC. Daar zal hij/zij voornamelijk worden ingezet voor de verwerking van subsidieaanvragen van sociaal culturele organisaties. Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. subsidies voor sociaal culturele initiatieven teneinde omtrent deze aanvragen een voorstel van beslissing te kunnen formuleren, conform met procedures, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. JE TAKENPAKKET Resultaatgebied 1: vervolledigen en analyseren van dossiers Om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Zorgen voor het administratieve beheer van het dossier volgens de afspraken binnen de entiteit om alle relevante gegevens samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden. Voorbeelden van activiteiten: Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen Gegevens controleren, verwerken, coderen en invoeren in de computer Invullen en updaten van databanken (vb. databank Centraal Identificatie Bestand) Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, e mail, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek Checklist opmaken voor financiële gegevens Resultaatgebied 2: analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Nakijken of de aanvraag voldoet aan de reglementering nakijken op volledigheid, correctheid en wettelijkheid, of de termijnen gerespecteerd worden Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Opstellen van documenten die aan interne klanten dienen te worden overgemaakt, bvb. de minister Initiëren en opvolgen van de financiële routing van de subsidiedossiers Financieel nazicht van afrekeningen van subsidiedossiers 2

3 Resultaatgebied 3: voorstel van beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Uitwerken van een voorstel van beslissing Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen verbaal Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie Initiëren van de uitvoering van de beslissing Resultaatgebied 4: verzorgen van communicatie en contacten teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant (zowel intern als extern) en een goed afgewerkt dossier. Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Bijdragen aan antwoorden op kabinetsnota s en parlementaire vragen Verzorgen van interne en externe communicatie teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie te realiseren Rapportering aan collega s, afdelingshoofd, agentschap, kabinet, Organiseren en verslaggeving van jurybijeenkomsten Resultaatgebied 5: actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten: De nodige kennis en informatie vergaren door studie van regelgeving, procedures, richtlijnen, Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures Deelnemen aan projecten Resultaatgebied 6: opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend Plaatsbezoeken Inspectieverslagen opmaken De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen 3

4 JE PROFIEL DIPLOMA Je beschikt (op de datum van indiensttreding) over een universitair of master diploma bij voorkeur richting humane wetenschappen JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt goede administratief organisatorische vaardigheden. Je bent vlot in het gebruik van courante informaticatoepassingen binnen het MS Officepakket (Word, Excel, Outlook) en internetbeheer. Je hebt belangstelling voor de brede culturele sector Je bent bereid snel inzicht te verwerven in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheidsadministratie en meer specifiek de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Elk personeelslid dient de waardegebonden competenties van de Vlaamse Overheid te onderschrijven. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 4

5 Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau II. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie 5

6 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Assertiviteit Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen Niveau II. Komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de belangen van de entiteit en de grenzen ervan - Komt op een respectvolle wijze op voor de eigen standpunten of de belangen van de entiteit - Kiest eerder voor directe confrontatie en directe beïnvloeding dan voor manipulatieve of indirecte beïnvloedingstechnieken - Brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier - Komt uit eigen beweging met standpunten naar voren die afwijken van de standpunten van zijn gesprekspartner - Handhaaft bij de verdediging van eigen voorstellen voldoende openheid en flexibiliteit voor tegenargumenten, weerstand en kritiek HOE SOLLICITEREN? Je stuurt je CV en motivatiebrief tot en met 4 juli 2010 naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Of Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media MOD team personeel T.a.v. Ellen van de Kerkhove Arenbergstraat Brussel SELECTIEPROCEDURE - Screening op cv: 8/7 - Interview: 10 en 12/8 ONS AANBOD - Je wordt aangeworven met een vervangingscontract vanaf 1 september Het contract loopt minimum tot 30 april 2011 en is mogelijks verlengbaar. 6

7 - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 5 euro per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal A Relevante beroepservaring in de private sector of zelfs als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal ,33 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2 789,78 euro. - Je eerste maand vormt een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je en handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selectie. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Luc Goossens, directeur, team Sociaal Cultureel Volwassenenwerk Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Adres: Arenbergstraat Brussel Tel: luc.goossens@cjsm.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Els Caes, HR medewerker, MOD team personeel Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Adres: Arenbergstraat Brussel Tel: els.caes@cjsm.vlaanderen.be 7