Kenmerk : Betreft : Offerte Contractbeheer Hulp bij het Huishouden Noord- en Midden Limburg

Transcriptie

1 Gemeente Peel en Maas T.a.v. de heer R. Genders Postbus AA Panningen Amsterdam, Kenmerk : Betreft : Offerte Contractbeheer Hulp bij het Huishouden Noord- en Midden Limburg Geachte heer Genders, Op uw verzoek stuur ik u hierbij een offerte voor het project Contractbeheer Hulp bij het Huishouden gemeenten Noord- en Midden Limburg in toe. Inleiding Op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zijn gemeenten sinds 1 januari 2007 verantwoordelijk voor de voorziening Hulp bij het Huishouden. In dit kader heeft door 18 Noord en Midden Limburgse gemeenten een gezamenlijke aanbesteding van de Hulp bij het Huishouden plaatsgevonden. Daarnaast hebben de drie overige gemeenten in Midden- Limburg (Roermond, Weert en Roerdalen) separaat een aanbesteding Hulp bij het Huishouden doorlopen. De huidige contracten met de thuiszorgaanbieders lopen per af. In 2009 is door alle gemeenten in Noord- en Midden-Limburg (vanaf door herindeling in zijn totaliteit 15 gemeenten) gezamenlijk de Hulp bij het Huishouden, voor de periode 2010 tot en met 2012, aanbesteed. Hierbij is onderscheid gemaakt in Hulp bij het huishouden 1, Hulp bij het Huishouden 2 en een servicefunctie alphahulp. Daarnaast is de opdracht in twee geografische percelen ingedeeld (Noord- en Midden-Limburg). In de aanbesteding is met een vast tarief gewerkt. Aan alle inschrijvers die aan de vereisten uit het bestek voldeden, is de opdracht gegund. In zijn totaliteit hebben 7 aanbieders op het perceel Noord- Limburg ingeschreven en 9 op het perceel Midden-Limburg. De voorbereidingen voor de nieuwe contractperiode zijn in volle gang, waarbij met name de positie van de cliënten met een alphahulp, in het kader van de wetswijziging, veel aandacht vraagt. In is door de 18 gemeenten in Noord- en Midden Limburg het contractbeheer gezamenlijk vormgegeven. Hiertoe is Maarten Thönissen van ons bureau ingehuurd om de coördinatie van het contractbeheer vorm te geven. De gemeenten in Noord- en Midden- Limburg willen voor de komende contractperiode ook het contractbeheer gezamenlijk uitvoeren en daarbij extern ondersteund worden. Namens de gemeenten is door de gemeente Helden (per gemeente Peel en Maas) aan Radar offerte gevraagd voor deze ondersteuning.

2 Analyse aanpak contractbeheer Uit een analyse van het huidige contractbeheer is naar voren gekomen dat het contractbeheer met name op het gebied van advisering, kennis-/ ervaringsuitwisseling en coördinatie van gemeente-overstijgende kwesties een meerwaarde had. Ook konden snel en efficiënt acute problematieken opgepakt worden, die de individuele gemeente overstegen. Voor het bijsturen van het contract en de uitvoering op individueel gemeentelijk of aanbiedersniveau was de meerwaarde beperkt door: - De verschillen in beleid/standpunten tussen gemeenten. - De verschillen in problematiek per aanbieder en/of gemeente. - Het ontbreken van een mandaatstructuur, c.q. gestructureerd regionaal besluitvormingsgremium. - Het gebrekkige contract waar weinig sturingsmogelijkheden in zaten. Voor de nieuwe contractperiode is rekening gehouden met bovenstaande leerpunten en is een aantal zaken beter geregeld, te weten: - Het nieuwe contract zit beter in elkaar en is duidelijker m.b.t. een aantal afspraken waarmee door de gemeenten beter te sturen is. - Alle gemeenten in Noord- en Midden Limburg doen mee. - Er is inmiddels ervaring opgedaan met HbH onder de Wmo door gemeenten en aanbieders. - Er is een heldere werkstructuur en efficiënte afstemmingstructuur mogelijk doordat er minder gemeenten zijn, waardoor per perceel een overleg georganiseerd kan worden waar alle gemeenten aan deelnemen. Hiermee is de mandaatstructuur ook beter in te vullen. Werkstructuur contractbeheer De gemeenten in Noord en Midden Limburg hebben besloten het contractbeheer van de Hulp bij het Huishouden gezamenlijk uit te voeren. De volgende werkstructuur wordt hiervoor ingericht: - Per geografisch perceel een contractbeheerteam - Eén aanspreekpunt voor de coördinatie: de coördinator contractbeheer. - Bestaand bestuurlijk overleg op Wmo-gebied. - Individueel contractbeheer per gemeente. Beleidsafstemming en bewaking van het contract vindt per geografisch perceel plaats, waarbij twee contractbeheerteams worden ingericht waarin alle gemeenten uit het betreffende perceel zitting nemen(noord-limburg: 8 gemeenten en Midden-Limburg; 7 gemeenten). De externe coördinator contractbeheer (Maarten Thönissen) organiseert het overleg, draagt zorg voor de agendering en de opvolging van de afspraken. De individuele gemeenten leveren daartoe bespreek- en agendapunten aan en voeren de implementatie van de afspraken binnen hun gemeente uit. In de contractbeheerteam(s) worden afspraken gemaakt over zaken die de individuele gemeente overstijgen. Vanuit het contractbeheerteam kunnen vervolgens bepaalde zaken (eenduidig) ter besluitvorming voorgelegd worden aan de gemeentebesturen. Voor regionaal bestuurlijk overleg wordt aangehaakt bij de overlegstructuur die in het kader van de regionale bestuurlijke Overlegtafel Zorg en Welzijnde functioneert, c.q. wordt ad hoc overleg georganiseerd. Afstemming tussen beide percelen/ contractbeheerteams vindt plaats via de coördinator contractbeheer die beide contractbeheerteams begeleidt. De gemeente Peel en Maas fungeert, namens de 15 gemeenten, als formeel opdrachtgever voor de coördinator contractbeheer.

3 Taakafbakening Van belang is dat voor alle partijen helder is wat regionaal en wat lokaal wordt opgepakt. In onderstaand schema is de taakafbakening tussen het regionaal contractbeheer en de individuele gemeenten weergegeven. Taken Contractbeheer Informatievoorziening Coördinator/regionaal contractbeheerteam - Inhoudelijk contractbeheer voor zaken, die alle gemeenten aangaan, wordt uitgevoerd door de coördinator en de beide contractbeheerteams. - Het regionale contractbeheer is vooral gericht op het volgen van de afspraken uit de punten die in het bestek en de raamovereenkomst staan. - Het betreft analyse van de totale productie, kwaliteit van dienstverlening, afspraken over gegevensuitwisseling etc.. - De coördinator verzorgt informatievoorziening rondom contractbeheer naar aanbieders en gemeenten door middel van vaststaande formats en contactmomenten. - De coördinator is centraal aanspreekpunt voor algemene opmerkingen en knelpunten. Hij verzamelt deze en legt deze, al dan niet voorzien van een advies, voor aan de contractbeheerteams. Informatie hierover wordt vervolgens verspreid onder gemeenten en aanbieders. - Aanbieders leggen per 4-wekenperiode verantwoording af aan coördinator aan de hand van een vast format (nog vast te stellen). Het betreft gecumuleerde gegevens op gemeenteniveau m.b.t. de productie. Individuele gemeenten - Gemeenten zijn als contractpartij zelf verantwoordelijk voor financiële en juridisch aspecten van het contractbeheer en het maken van afspraken daarover. - Knelpunten met betrekking tot facturering/betaling, aanlevering clientgegevens etc. worden door de individuele gemeenten rechtstreeks met de aanbieders geregeld. - Het individueel contractbeheer door gemeenten is vooral gericht op de individuele levering van diensten, financiële zaken en praktische afspraken rondom communicatie, gegevensuitwisseling etc.. - Informatie over individuele dienstverlening, individuele cliënten en contractafspraken met aanbieders vindt rechtstreeks plaats naar aanbieders en vice versa. - Verantwoording door de aanbieders vindt per 4 wekenperiode plaats door middel van de factuur en de bijlagen op cliëntniveau. Het betreft gegevens m.b.t. de productie op clientniveau (zoals in het bestek opgenomen).

4 Behandelen knelpunten - Algemene knelpunten die meerdere gemeenten aangaan worden door de coördinator voorgelegd aan de contractbeheerteams en (voorzien van een advies) teruggekoppeld naar de aanbieders en gemeenten. - Individuele bespreekpunten of knelpunten, die bestaan in de directe relatie tussen een aanbieder en een gemeente, worden bilateraal tussen gemeente en aanbieder geregeld. - Wel vindt melding plaats aan de coördinator van deze knelpunten indien deze het belang van de individuele partij te boven kunnen gaan. Werkzaamheden coördinator contractbeheer De externe coördinator contractbeheer heeft de volgende taken: - Opzetten en implementeren format managementinformatie. - Per vier-weeksperiode verzamelen managementinformatie en verspreiden onder gemeenten. - Periodiek verzamelen van informatie en knelpunten in de uitvoering bij gemeenten. - Organiseren en ondersteunen contractbeheerteams per perceel (Midden-Limburg en Noord-Limburg) waarin kennisuitwisseling,afstemming en voorbereiding besluitvorming plaatsvindt (4 maal per jaar per perceel). - Uitzetten en coördineren (gemeente en aanbieders overstijgende) vervolgacties naar gemeenten en zorgaanbieders. - Periodiek verzorgen van informatie richting gemeenten (via ). - Verzorgen van vraagbaakfunctie voor gemeenten m.b.t. algemene punten contractbeheer. - Verzorgen vraagbaakfunctie voor aanbieders m.b.t. algemene punten contractbeheer - Verzorgen van maximaal 4 algemene voorlichtingen bij bijeenkomsten van gemeenten en zorgaanbieders. Tijd- en kostenbegroting De doorlooptijd van het project is van 1 januari 2010 tot 31 december Onderstaand staan de door ons geoffreerde ureninzet en kosten van de coördinator per jaar weergegeven. Omschrijving werkzaamheden per jaar Aantal uren Tarief per uur Totaal Ontwikkelen en verzorgen managementinformatie (13 periodes) , ,00 Ondersteunen 2 contractbeheerteams Noord- en Midden-Limburg , ,00 Coördineren en uitzetten vervolgacties , ,00 Verstrekken informatie en verzorgen vraagbaakfunctie , ,00 Subtotaal ,00 7% Reiskosten - en tijd 1.680,00 Subtotaal ,00 19% BTW 4.879,20 Totaal ,20 De totale offerte voor de gehele contractperiode 2010 t/m 2012 bedraagt derhalve: ,00 excl. BTW.

5 De tijd- en kostenbegroting is gebaseerd op de beschreven werkzaamheden in deze offerte. Eventuele aanvullende werkzaamheden, zoals extra of ad hoc overleg, zullen (na overleg met de opdrachtgever) aanvullend geoffreerd worden. Voorts verwijzen wij u naar het btw-compensatiefonds, waarbij u de btw onder voorwaarden kunt terugvorderen. Meer informatie hierover vindt u op onze website onder het kopje Algemene Voorwaarden. Indien u nog vragen heeft naar aanleiding van deze offerte kunt u uiteraard contact opnemen met ondergetekende. Ter bevestiging van deze opdracht verzoek ik u bijgevoegde kopiebrief te ondertekenen en aan ons te retourneren. Met vriendelijke groet, Erik Oeloff Partner Radar Bijlage: kopiebrief Voor onze algemene voorwaarden voor dienstverlening verwijzen wij u naar onze website De voorwaarden worden u op verzoek ook per post toegezonden.