Programma van Eisen m.b.t. Payroll Dienstverlening en ZZP-contractbeheer

Transcriptie

1 Bijlage 2 Programma van Eisen m.b.t. Payroll Dienstverlening en ZZP-contractbeheer Nr. Eis 1. De uitvoering van de dienstverlening dient volledig in de Nederlandse taal plaats te vinden en bijbehorende documenten dienen in het Nederlands te worden opgesteld. 2. De Opdrachtnemer zet op payrollbasis medewerkers in volgens wettelijke verplichtingen en is tevens verplicht aan te geven voor welke periode de payroll-medewerker nog maximaal inzetbaar is (bijvoorbeeld volgens de Wet Flexibiliteit en Zekerheid, de Wet Werk en Zekerheid en/of de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties). Op basis van wettelijke regelgeving kunnen payroll-medewerkers maar voor een bepaalde maximumtermijn worden ingehuurd. De Opdrachtnemer dient deze (restant-)termijn tijdig en correct door te geven, zodat de Opdrachtgever hiermee bij de te verrichten werkzaamheden rekening kan houden. 3. De inlenersbeloning van de payroll-medewerker wordt vastgesteld op basis van de arbeidsvoorwaardenregeling van de Opdrachtgever. Al dan niet toekenning van allerlei andere looncomponenten (te denken valt aan diverse toeslagen ook op basis van de ABU cao zoals de eindejaarsuitkering en de levensloopbijdrage) wordt in gezamenlijk overleg tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer bepaald op individueel payroll-medewerkersniveau. De kosten hiervan kunnen separaat in rekening worden gebracht. Voor de overige arbeidsvoorwaarden van de payroll-medewerker geldt de ABU cao. Uitzondering hierop is, dat de Opdrachtnemer in staat moet zijn om een payroll-medewerker op wens van de Opdrachtgever onder te brengen bij het ambtenarenpensioenfonds ABP. 4. Reiskosten voor (in opdracht te maken) dienstreizen en voor woon-werkverkeer worden al dan niet vergoed op basis van de betreffende regeling bij de Opdrachtgever. De vergoeding wordt in zijn geheel uitbetaald aan de payroll-medewerker zonder dat de Opdrachtnemer hiervoor aanvullende/ extra kosten in rekening brengt. De Opdrachtnemer dient de te vergoeden reiskosten (zowel voor dienstreizen als voor woonwerkverkeer) één-op-één door te betalen aan de payroll-medewerker. 5. De Opdrachtnemer brengt uitsluitend de daadwerkelijk voor de Opdrachtgever gewerkte uren van de payroll-medewerker in rekening. Ziekte-, vakantie-, of feestdagen of uren die bijvoorbeeld zijn ingezet voor het voeren van een functioneringsgesprek tussen de payrollmedewerker en de Opdrachtnemer worden niet in rekening gebracht. Alle overige verplichtingen en lasten van de tewerkgestelde payroll-medewerker zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. Uitgangspunt is dat alleen gewerkte uren in rekening kunnen worden gebracht. Alleen indien sprake is van een contract op basis van vaste uren en een vaste looptijd, dan kunnen

2 bijvoorbeeld feest- of vakantiedagen wel in rekening worden gebracht. Uren van ziekteverzuim kunnen echter nooit worden doorberekend. 6. Indien een payroll-medewerker zich om enige reden schuldig maakt aan plichtsverzuim in de terminologie van de arbeidsvoorwaardenregeling van de Opdrachtgever, kan dit reden zijn voor onmiddellijke opzegging van de ingeleende payroll-medewerker. Het gaat hier om plichtsverzuim zoals dat is gedefinieerd bij de Opdrachtgever. De Opdrachtgever behandelt de payroll-medewerker hierbij op dezelfde manier als de eigen medewerkers. Hiervan wordt niet afgeweken gedurende de looptijd van het contract van de payroll-medewerker, ongeacht in welke fase van inlenen hij zich bevindt. 7. De Opdrachtnemer dient op alle werkdagen tijdens kantooruren van 8.30 uur tot uur telefonisch bereikbaar te zijn voor de Opdrachtgever. 8. De Opdrachtnemer wijst één medewerker aan als accountmanager voor de Opdrachtgever. Deze is verantwoordelijk voor de naleving en verdere invulling van de Overeenkomst en fungeert als aanspreekpunt voor de Opdrachtgever. Eisen ten aanzien van facturatie 9. De Opdrachtnemer factureert digitaal per afdeling / team / eenheid. Op de factuur dient de samenhang en het verband zichtbaar te zijn met de urendeclaratie. Op de factuur is de volgende informatie opgenomen: Kostenplaats organisatorische eenheid naam budgethouder en indien bekend opdrachtnummer naam payroll-medewerker periode waarover wordt gefactureerd aantal gefactureerde uren uurtarief kosten totaal (exclusief en inclusief BTW) facturering achteraf op maand- of 4-weken basis. De Opdrachtnemer splitst zijn factuur op een dusdanige manier, dat 25% van het factuurbedrag inclusief BTW kan worden overgemaakt naar de G-rekening van de Opdrachtnemer. Ter voorkoming van extra administratieve belasting houdt de Opdrachtgever vast aan de factuurtermijnen (achteraf) van 4 weken of een maand. Termijnen van bijvoorbeeld 1 week of 14 dagen worden niet geaccepteerd. 10. De Opdrachtgever beschikt over een eigen website (BanenpleinLimburg.nl) voor e-recruitment en inhuur van tijdelijk personeel via een marktplaatsconstructie. Op verzoek van de Opdrachtgever verzorgt de Opdrachtnemer de noodzakelijke controles en verdere administratieve afhandeling voor de via deze website in te lenen ZZP-ers, zodat tenminste

3 voldaan wordt aan de betreffende wet- en regelgeving. Na gunningverlening door de Opdrachtgever houdt dit onder andere in: Controle op alle voor ZZP-ers noodzakelijke documenten Controle op beroeps- en aansprakelijkheidsverzekeringen Opstellen, aangaan en beheren van de juiste, goedgekeurde en geregistreerde overeenkomsten met ZZP-ers in verband met de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA) Overname arbeidsrechtelijke risico s Overname fiscale risico s op het gebied van aansprakelijkheid Factuuradministratie inrichten, zoals (digitale) urencontrole voor de Opdrachtgever, (gebundelde) facturatie aan de Opdrachtgever, betalingen aan ZZP-ers, e.d.) Monitoren van contracten (looptijd, aantal uren, andere afspraken, e.d.) Aanleveren van managementinformatie. De Opdrachtnemer kan voor deze werkzaamheden 3,00 voor ieder daadwerkelijk door de ZZP-er gewerkt uur rekenen. De Opdrachtgever is niet verplicht om deze (extra) service af te nemen. Van geval tot geval kan de Opdrachtgever hiertoe besluiten. Door de Wet DBA is de VAR (Verklaring Arbeidsrelaties) vervallen en liggen de risico s van loonheffing- en premieafdracht niet meer alleen bij de ZZP-er. De Opdrachtnemer regelt op verzoek van de Opdrachtgever de noodzakelijke volledige administratieve afhandeling, zodanig, dat er in ieder geval fiscaal gezien geen risico s meer bestaan voor de Opdrachtgever. Om dit te kunnen bewerkstelligen, krijgt Opdrachtnemer toegang tot de webbased software applicatie. Om een indruk te krijgen in de mogelijke omvang, verwijzen wij u graag naar de site Eisen ten aanzien van managementinformatie 11. De Opdrachtnemer rapporteert, in digitale vorm, kosteloos per kwartaal en per kalenderjaar aan de Opdrachtgever en aan de Stuurgroep BanenpleinLimburg. Deze rapportages dienen binnen een maand na afloop van de gerapporteerde periode beschikbaar te worden gesteld. Op aanvraag rapporteert de Opdrachtnemer ook kosteloos tussentijds. De rapportage (op basis van de overeengekomen definities) omvat minimaal: het aantal ingezette Payroll-medewerkers, verbijzonderd per gemeente de namen van de ingezette Payroll-medewerkers de functienaam, schaal, periodiek en het tarief per Payroll-medewerker het aantal gewerkte uren per Payroll-medewerker het totale aantal weken dienstverband van de Payroll-medewerker bij de Opdrachtgever de totale kosten, ook gesplitst per Payroll-medewerker. De Opdrachtnemer levert in overleg aanvullende informatie. 12. De Opdrachtnemer dient in staat te zijn op verzoek verzamelfacturen te genereren en tevens

4 variabele kenmerken uit de database bij het verzoek te versturen. Eisen ten aanzien van organisatie, implementatie en overdracht 13. De Opdrachtnemer gaat er mee akkoord dat op 1 januari 2017 nog bestaande individuele overeenkomsten bij de huidige contractpartner van kracht blijven. Vanaf 1 januari 2017 zullen alle nieuwe payroll-medewerkers bij de Opdrachtnemer worden uitgezet. Bestaande contracten via de huidige leverancier ook al lopen deze langer door dan tot 1 januari 2017 blijven tot de in die overeenkomst opgenomen einddatum bij de huidige leverancier doorlopen. 14. Aan het eind van de looptijd van de raamovereenkomst wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat hij bereidwillig en kosteloos (voor wat betreft door de Opdrachtnemer zelf te maken of gemaakte kosten) meewerkt aan de eventuele overdracht van kennis en ervaring aan de volgende contractpartner van de Opdrachtgever. Uiteraard geldt deze bepaling zoveel mogelijk binnen de beperkingen die door wet- en regelgeving worden gesteld. Denk aan privacywetgeving. 15. Gedurende de contractperiode vindt per kwartaal een evaluatief overleg plaats tussen de Opdrachtgever, vertegenwoordigd door de Stuurgroep BanenpleinLimburg, en de Opdrachtnemer. Tijdens het overleg komen de volgende punten aan de orde: tevredenheid interne Opdrachtgevers (gebaseerd op klantgerichtheid, bereikbaarheid, probleemoplossend vermogen, flexibiliteit, zakelijkheid, kundigheid en initiatief in communicatie) evaluatie en beoordeling van de contractuele afspraken managementrapportages en toelichting klachtenregistratie en behandeling kwaliteit van de geleverde informatie (o.a. duidelijkheid rapportages, voldoende maatwerk, tijdigheid en dergelijke). Indien de Opdrachtgever dan wel de Opdrachtnemer daar aanleiding toe ziet kan deze het initiatief nemen tussentijds extra te evalueren. 16. Tot een omzet van ,-- dient de Opdrachtnemer 1% af te dragen aan de Stuurgroep BanenpleinLimburg Vanaf ,-- omzet dient de Opdrachtnemer 2% af te dragen aan de Stuurgroep o.a. voor op te zetten mobiliteitsbevorderende initiatieven in de regio en andere HRM-gerelateerde activiteiten. Denk aan netwerkbijeenkomsten, workshops en kennisbevorderende activiteiten. Het is aan BPL om de besteding van deze gelden te bepalen. Dit bedrag wordt zo spoedig mogelijk na afloop van een kalenderjaar vastgesteld. Na ieder kwartaal wordt bij wijze van voorschot al 1% van de in dat kwartaal gerealiseerde omzet afgedragen. De Opdrachtnemer levert steeds aan de Stuurgroep BanenpleinLimburg een omzetspecificatie per deelnemer.

5 Er wordt een jaaromzet gegenereerd van 3 miljoen euro. Over het 1 e miljoen wordt 1% afgedragen, zijnde euro. Over het 2 e en 3 e miljoen wordt 2% afgedragen zijnde euro. Totaal dus euro. Eisen ten aanzien van omrekenfactoren 17. Prijsstelling van de verschillende onderdelen dient conform het format volgens bijlage 5a en 5b ingediend te worden. 18. De opgegeven omrekenfactoren liggen vast voor de looptijd van het contract, inclusief eventuele verlengingen. De omrekenfactoren kunnen alleen worden gewijzigd indien er sprake is van wijzigingen in of ten gevolge van wet- en regelgeving, waaronder begrepen wijzigingen in of ten gevolge van de sociale en fiscale wet- en regelgeving of enig verbindend voorschrift, in welke gevallen hiervan door de Opdrachtnemer tijdig een gespecificeerd kostenoverzicht wordt verstrekt. Uitgangspunt is dat de omrekenfactoren ongewijzigd blijven. Wijziging kan slechts indien (landelijke) wet- of regelgeving, waaronder de ABU cao, dit vordert. Wijziging van alleen bij de Opdrachtnemer bestaande afspraken (zoals bureaumarge) vallen hier niet onder. 19. Alle verplichtingen en lasten met betrekking tot loon, arbeidsvoorwaarden en sociale en fiscale afdrachten van de tewerkgestelde payroll-medewerkers voortvloeiende uit cao of wetgeving zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. Opdrachtgever zal daartoe Opdrachtnemer tijdig en juist informeren. 20. Wanneer de Opdrachtnemer geschorst is of wordt uitgeschreven uit het Register van de Stichting Normering Arbeid (SNA), dan maakt de Opdrachtnemer hiervan zo spoedig mogelijk melding bij de Opdrachtgever. Dit kan reden zijn voor de Opdrachtgever om de overeenkomst per direct te beëindigen en/of betaling van openstaande facturen op te schorten. 21. Indien een verklaring omtrent gedrag (VOG) wordt geëist, worden uitsluitend de werkelijke kosten hiervan doorberekend aan de Opdrachtgever, conform regelgeving Opdrachtgever. Of en wanneer een VOG wordt gevraagd is aan iedere individuele Opdrachtgever om te bepalen. Dit is maatwerk, maar als hierom gevraagd wordt is dit wel een harde eis. De feitelijke kosten van een VOG worden een-op-een (terug-)betaald door de Opdrachtgever.