Programma van Eisen m.b.t. Inhuur (flexibele) arbeid

Transcriptie

1 Bijlage 2 Programma van Eisen m.b.t. Inhuur (flexibele) arbeid Nr Eis 1. De uitvoering van de dienstverlening dient volledig in de Nederlandse taal plaats te vinden en bijhorende documenten dienen in het Nederlands te worden opgesteld. 2. De Opdrachtnemer is bereid en in staat om flex-medewerkers (zijnde tijdelijk in te huren medewerkers volgens bij de Opdrachtgever geldende salarisschalen 1 t/m 8) in te zetten volgens wettelijke verplichtingen en is tevens verplicht om aan te geven voor welke periode de flex-medewerker nog maximaal inzetbaar is (bijvoorbeeld volgens de Wet Flexibiliteit en Zekerheid en/of de Wet Werk en Zekerheid). Op basis van wettelijke regelgeving kunnen flex-medewerkers maar voor een bepaalde maximumtermijn worden ingehuurd. De Opdrachtnemer dient deze (restant-)termijn tijdig en correct door te geven, zodat de Opdrachtgever hiermee bij de te verrichten werkzaamheden rekening kan houden. 3. De Opdrachtnemer is in staat om binnen een termijn van 2 werkdagen (48 uur) minimaal 2 CV s voor flex-medewerkers aan te bieden die voldoen aan de minimale eisen zoals gesteld door de Opdrachtgever. De Opdrachtgever bepaalt of de aangeboden flexmedewerkers aan de gevraagde eisen voldoen en ingezet kunnen worden. Het is aan de Opdrachtnemer om te zorgen dat er kwalitatief juiste CV s worden aangeboden. De Opdrachtgever vervolgens bepaalt eenzijdig of die aangeboden CV s inderdaad ook aan de door hem gestelde eisen voldoen. 4. Indien de Opdrachtnemer na afloop van de onder punt 3 gestelde termijn niet in staat is gebleken de aldaar gevraagde CV s aan te bieden, dan is niet aan de opdracht voldaan en heeft de Opdrachtgever het recht om de opdracht elders te plaatsen. De Opdrachtnemer kan uiteraard na het verstrijken van de 2 werkdagen blijven zoeken naar geschikte flex-medewerkers, maar de Opdrachtgever kan tegelijkertijd andere bureaus inschakelen om geschikte flex-medewerkers te vinden. 5. Het staat de Opdrachtnemer vrij te allen tijde een onderaannemer in te schakelen ter vervulling van aanvragen, Opdrachtnemer blijft echter verantwoordelijk en aansprakelijk. Indien de onderaannemer de aanvraag kan vervullen dienen alle contacten (inclusief facturatie) met de Opdrachtgever te verlopen via de Opdrachtnemer. Bij vervulling van de opdracht door een onderaannemer betaalt de Opdrachtgever nooit meer dan de omrekenfactor van de Opdrachtnemer. Eventuele meerkosten die inschakeling van een onderaannemer met zich mee brengt zijn volledig voor rekening van de Opdrachtnemer. 6. De Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd rechtstreeks een eigen dienstverband of een payroll-constructie aan te gaan met de flex-medewerker. De payroll-constructie zal worden aangegaan met de payroll dienstverlener van opdrachtgever. Hiervoor zullen

2 geen kosten in rekening worden gebracht indien de termijn van ter beschikkingstelling van de flex-medewerker hieraan voorafgaand minimaal 6 maanden heeft geduurd. De Opdrachtgever werkt niet met een minimaal aantal gewerkte uren o.i.d., maar hanteert een termijn van 6 maanden. Fulltimers en parttimers worden dan op dezelfde manier behandeld. 7. De inlenersbeloning van de flex-medewerker wordt vastgesteld op basis van de arbeidsvoorwaardenregeling van de Opdrachtgever. Al dan niet toekenning van allerlei andere looncomponenten (te denken valt aan diverse toeslagen ook op basis van de ABU cao zoals de eindejaarsuitkering en de levensloopbijdrage) wordt in gezamenlijk overleg tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer bepaald op individueel flexmedewerkersniveau. De kosten hiervan kunnen separaat in rekening worden gebracht. Voor de overige arbeidsvoorwaarden van de flex-medewerker geldt de ABU cao. Uitzondering hierop is, dat de Opdrachtnemer in staat moet zijn om een flex-medewerker op wens van de Opdrachtgever onder te brengen bij het ambtenarenpensioenfonds ABP. 8. Voor elke uitzending of detachering geldt een proeftijd van 2 werkdagen. Indien de Opdrachtgever van mening is dat de geleverde flex-medewerker niet voldoet aan de functie-eisen, dan meldt de Opdrachtgever dit binnen de proefperiode aan de Opdrachtnemer. In dat geval worden de gewerkte uren niet in rekening gebracht. Indien het bovenstaande van toepassing is zal de Opdrachtnemer alsnog gevraagd worden om binnen 2 werkdagen een geschikte kandidaat te leveren, echter dan is de Opdrachtgever ook vrij om andere bureaus te benaderen voor het leveren van een geschikte flex-medewerker. De Opdrachtgever is geen werkgever, hij sluit geen arbeidsovereenkomst met de flexmedewerker, maar een Nadere Overeenkomst tot inlening van een flex-medewerker met de Opdrachtnemer. 9. Indien een flex-medewerker zich om enige reden schuldig maakt aan plichtsverzuim in de terminologie van de arbeidsvoorwaardenregeling van de Opdrachtgever, kan dit reden zijn voor onmiddellijke opzegging van de ingeleende flex-medewerker. Het gaat hier om plichtsverzuim zoals dat is gedefinieerd bij de Opdrachtgever. De Opdrachtgever wenst de flex-medewerker hierbij op dezelfde manier te behandelen als de eigen medewerkers. Hiervan wordt niet afgeweken gedurende de looptijd van het contract van de flex-medewerker, ongeacht in welke fase van inlenen hij zich bevindt. Eisen ten aanzien van de omrekenfactoren 10. Prijsstelling van de verschillende onderdelen dient conform het format volgens bijlage 5a en 5b ingediend te worden.

3 11. De opgegeven omrekenfactoren liggen vast voor de looptijd van het contract, inclusief eventuele verlengingen. De omrekenfactoren kunnen alleen worden gewijzigd indien er sprake is van wijzigingen in of ten gevolge van wet- en regelgeving, waaronder begrepen wijzigingen in of ten gevolge van de sociale en fiscale wet- en regelgeving of enig verbindend voorschrift, in welke gevallen hiervan door de Opdrachtnemer tijdig (ten minste één boekingsperiode) een gespecificeerd kostenoverzicht aan Opdrachtgever ter goedkeuring wordt voorgelegd. Uitgangspunt is dat de omrekenfactoren ongewijzigd blijven. Wijziging kan slechts indien (landelijke) wet- of regelgeving, waaronder de ABU cao, dit vordert. Wijziging van alleen bij de Opdrachtnemer bestaande afspraken (zoals bureaumarge) vallen hier niet onder. 12. De Opdrachtnemer brengt uitsluitend in rekening de daadwerkelijk voor de Opdrachtgever gewerkte uren van de flex-medewerker op basis van uitzenden of detacheren. Ziekte-, vakantie- of feestdagen of uren die bijvoorbeeld zijn ingezet voor het voeren van een functioneringsgesprek tussen de flex-medewerker en de Opdrachtnemer worden niet in rekening gebracht. Alle overige verplichtingen en lasten van de tewerkgestelde flex-medewerker zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. Uitgangspunt is dat alleen gewerkte uren in rekening kunnen worden gebracht. Alleen indien sprake is van een detacheringscontract op basis van vaste uren en een vaste looptijd, dan kunnen bijvoorbeeld feest- of vakantiedagen wel in rekening worden gebracht, indien overeengekomen. Uren van ziekteverzuim kunnen echter nooit worden doorberekend. 13. Indien de Opdrachtgever een uitzendkracht als flex-medewerker wenst in te lenen dan staat het de Opdrachtnemer vrij om hiervoor een detacheringskracht uit te lenen in plaats van de gevraagde uitzendkracht. De Opdrachtnemer brengt echter de daadwerkelijk gewerkte uren van deze flex-medewerker in rekening tegen het reguliere uitzendtarief. 14. Alle verplichtingen en lasten met betrekking tot loon, arbeidsvoorwaarden en sociale en fiscale afdrachten van tewerkgestelde flex-medewerkers voortvloeiende uit CAO of wetgeving zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. 15. Reiskosten voor (in opdracht te maken) dienstreizen en voor woon-werkverkeer worden al dan niet vergoed op basis van de betreffende regeling bij de Opdrachtgever. De vergoeding wordt in zijn geheel uitbetaald aan de flex-medewerker zonder dat de Opdrachtnemer hiervoor aanvullende/ extra kosten in rekening brengt. De Opdrachtnemer dient de te vergoeden reiskosten (zowel voor dienstreizen als voor woon-werkverkeer) één-op-één door te betalen aan de flex-medewerker. 16. Indien een verklaring omtrent gedrag (VOG) wordt geëist, worden uitsluitend de werkelijke kosten hiervan doorberekend aan de Opdrachtgever, conform regelgeving Opdrachtgever.

4 Of en wanneer een VOG wordt gevraagd is aan iedere individuele Opdrachtgever om te bepalen. Dit is maatwerk, maar als hierom gevraagd wordt is dit wel een eis. De feitelijke kosten van een VOG worden een-op-een (terug-)betaald door de Opdrachtgever. Eisen ten aanzien van facturatie 17. De Opdrachtnemer factureert digitaal per afdeling / team / eenheid. Op de factuur dient de samenhang en het verband zichtbaar te zijn met de urendeclaratie. Op de factuur is de volgende informatie opgenomen: kostenplaats organisatorische eenheid naam budgethouder en indien bekend opdrachtnummer naam flex-medewerker periode waarover wordt gefactureerd aantal gefactureerde uren uurtarief kosten totaal (exclusief en inclusief BTW) facturering achteraf op maand- of 4-weken basis. De Opdrachtnemer splitst zijn factuur op een dusdanige manier, dat 25% van het factuurbedrag inclusief BTW kan worden overgemaakt naar de G-rekening van de Opdrachtnemer. Ter voorkoming van extra administratieve belasting houdt de Opdrachtgever vast aan de factuurtermijnen (achteraf) van 4 weken of een maand. Termijnen van bijvoorbeeld 1 week of 14 dagen worden niet geaccepteerd. 18. Opdrachtnemer dient in het bezit te zijn van een G-rekening. Uitsluitend een goedkeurende verklaring van de belastingdienst is onvoldoende. 19. Tussentijdse organisatieaanpassingen en/of wijzigingen bij de Opdrachtgever dienen zonder kosten in de factureringsmethodiek te worden verwerkt. Eisen ten aanzien van managementinformatie 20. De Opdrachtnemer rapporteert, in digitale vorm, kosteloos per kwartaal en per kalenderjaar aan de Opdrachtgever en aan de Stuurgroep BanenpleinLimburg. Deze rapportages dienen binnen een maand na afloop van de gerapporteerde periode beschikbaar te worden gesteld. Op aanvraag rapporteert de Opdrachtnemer ook kosteloos tussentijds. 21. De managementinformatie uit eis 21 omvat minimaal: 1. een algemeen overzicht met daarin opgenomen: het aantal ingezette flex-medewerkers per afdeling het totaal gefactureerde bedrag voor flex-medewerkers per afdeling uitgesplitst naar categorie uitzenden of detacheren.

5 2. een overzicht met informatie over de flex-medewerkers met daarin per flexmedewerker opgenomen: de naam de categorie flex-medewerker (uitzenden, detachering) de functie het aantal uren dienstverband de afdeling / het team waarbinnen de flex-medewerker werkzaam is of is geweest de inschaling (schaal en periodiek) het bijhorende uurtarief de begin- en einddatum van de opdracht het aantal gefactureerde weken het totaal aantal gefactureerde uren de totale gefactureerde kosten. 3. een overzicht met prestatie-informatie: Het aantal en de aard (functie, functienaam en schaalniveau) van de ontvangen aanvragen per afdeling / team van de Opdrachtgever Het aantal geslaagde plaatsingen tot stand gekomen ten opzichte van het aantal aanvragen Het aantal niet-vervulde aanvragen gespecificeerd naar functie. Per aanvraag dient de reden van niet-vervulling te worden aangegeven Een overzicht van de klachten die zijn binnengekomen per organisatieonderdeel van de Opdrachtgever. Eisen ten aanzien van organisatie en communicatie 22. De Opdrachtnemer wijst één medewerker aan als accountmanager voor de Opdrachtgever. De accountmanager is met name op beleidsmatig strategisch niveau het aanspraakpunt voor de Opdrachtgever. Bij afwezigheid van de accountmanager wordt deze adequaat vervangen. 23. Opdrachtgever eist een vaste contactpersoon. De contactpersoon is het aanspreekpunt voor de Opdrachtgever op operationeel niveau en draagt zorg voor het hele inhuurproces. Bij afwezigheid van de contactpersoon wordt deze adequaat vervangen. 24. De Opdrachtnemer is op alle werkdagen tijdens kantooruren vanaf 8.30 uur tot uur telefonisch bereikbaar voor de Opdrachtgever. 25. De Opdrachtnemer verstuurt voor iedere ingehuurde flex-medewerker een opdrachtbevestiging aan de Opdrachtgever. Deze opdrachtbevestiging bevat minimaal de volgende gegevens: het kenmerk van de opdracht (omschrijving functie of taak) de naam van de aanvrager de betreffende periode en het aantal uren per week

6 de naam van de flex-medewerker de salarisschaal, de periodiek en het bruto uurloon het uurtarief. 26. De Opdrachtnemer informeert de flex-medewerker voor aanvang van de werkzaamheden bij de Opdrachtgever over de aard van de werkzaamheden, de vereiste (beroeps)kwalificaties, mogelijke aanwezige veiligheidsrisico s en hoe daarmee om te gaan. 27. De Opdrachtnemer zorgt ervoor dat de flex-medewerker zich ziek meldt bij de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer, verzorgt de begeleiding en voert de relevante sociale wetgeving uit. De Opdrachtnemer neemt het initiatief richting de Opdrachtgever of en zo ja, op welke termijn vervanging gewenst is. 28. Wanneer de Opdrachtnemer geschorst is of wordt uitgeschreven uit het Register van de Stichting Normering Arbeid(SNA), dan maakt de Opdrachtnemer hiervan zo spoedig mogelijk melding bij de Opdrachtgever. Dit kan reden zijn voor de Opdrachtgever om de overeenkomst per direct te beëindigen en/of betaling van openstaande facturen op te schorten. Eisen ten aanzien van evaluatie en prestaties 29. Gedurende de contractperiode vindt per kwartaal een evaluatief overleg plaats tussen de Opdrachtgever, vertegenwoordigd door de Stuurgroep BanenpleinLimburg, en de Opdrachtnemer. Tijdens het overleg komen de volgende punten aan de orde: tevredenheid interne Opdrachtgevers (gebaseerd op klantgerichtheid, bereikbaarheid, probleemoplossend vermogen, flexibiliteit, zakelijkheid, kundigheid en initiatief in communicatie) evaluatie en beoordeling van de contractuele afspraken managementrapportages en toelichting klachtenregistratie en behandeling kwaliteit van de geleverde informatie (o.a. duidelijkheid rapportages, voldoende maatwerk, tijdigheid en dergelijke). Indien de Opdrachtgever dan wel de Opdrachtnemer daar aanleiding toe ziet kan deze het initiatief nemen tussentijds extra te evalueren. 30. Tot een omzet van ,-- dient de Opdrachtnemer 1% af te dragen aan de Stuurgroep BanenpleinLimburg Vanaf ,-- omzet dient de Opdrachtnemer 2% af te dragen aan de Stuurgroep o.a. voor op te zetten mobiliteitsbevorderende initiatieven in de regio en andere HRM-gerelateerde activiteiten. Denk aan netwerkbijeenkomsten, workshops en kennisbevorderende activiteiten. Het is aan BPL om de besteding van deze gelden te bepalen. Dit bedrag wordt zo spoedig mogelijk na afloop van een kalenderjaar vastgesteld. Na ieder kwartaal wordt bij wijze van voorschot al 1% van de in dat kwartaal gerealiseerde omzet afgedragen. De Opdrachtnemer levert steeds aan de Stuurgroep

7 BanenpleinLimburg een omzetspecificatie per deelnemer. Er wordt een jaaromzet gegenereerd van 3 miljoen euro. Over het 1 e miljoen wordt 1% afgedragen, zijnde euro. Over het 2 e en 3 e miljoen wordt 2% afgedragen zijnde euro. Totaal dus euro. Eisen ten aanzien van implementatie en overdracht 31. De Opdrachtnemer gaat ermee akkoord dat eventuele op de ingangsdatum van de overeenkomst lopende afspraken met flex-medewerkers, mogen worden afgemaakt bij de desbetreffende leverancier. Indien een flex-medewerker nu ook al werkzaam is voor de Opdrachtnemer dan gelden vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst de nieuwe voorwaarden. Bestaande contracten via de huidige leverancier ook al lopen deze langer door dan tot 1 januari 2017 blijven tot de in die overeenkomst opgenomen einddatum bij de huidige leverancier doorlopen. Wordt de huidige leverancier ook deze nieuwe aanbesteding gegund, dan verandert er qua leverancier niets. Wel worden dan per 1 januari 2017 de bestaande contractvoorwaarden aangepast aan de nieuwe voorwaarden (o.a. omrekenfactor). 32. Aan het einde van de looptijd van de raamovereenkomst wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat hij bereidwillig en kosteloos (voor wat betreft door de Opdrachtnemer zelf te maken of gemaakte kosten) meewerkt aan de eventuele overdracht van kennis en ervaring aan de volgende contractpartner van de Opdrachtgever. Uiteraard geldt deze bepaling zoveel mogelijk binnen de beperkingen die door wet- en regelgeving worden gesteld. Denk aan privacywetgeving.