INTEGRAAL VERGUNNINGEN- EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN

Transcriptie

1 INTEGRAAL VERGUNNINGEN- EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN

2 COLOFON Opdrachtgever : Gemeente Alphen aan den Rijn Project : Integraal vergunningen- en handhavingsbeleidsplan Projectnummer : V Datum : 31 juli 2007 Status : definitief (revisie) Auteur(s) : Gonda Neddermeijer en Reza de Haan Bijdrage : Hans van Gurchom, Bart Oortwijn (Syncera), Jeroen Vinckers (Syncera), Gerrit de Zoeten (Syncera) Autorisatie inhoud : Hajé van Egmond V / GN / RdH / JM 31 juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

3 INHOUDSOPGAVE pagina 1. INLEIDING Doel Vergunningverlening- en handhavingsbeleidsplan: professioneler werken AANPAK VAN HET BELEIDSPLAN Afweging van risico s ANALYSE HUIDIGE SITUATIE Organisatiestructuur Taken van de Afdeling Ruimtebeheer Hoofdprocessen Relaties met andere afdelingen Takenuitwsseling SCA Afdeling Ruimtebeheer Inspectieonderzoek VROM Inspectie Capaciteitsverdeling Conclusies huidige situatie Bestuurlijke beleidsuitgangspunten DEEL A: VERGUNNINGEN IN DE TOEKOMST: VERGUNNINGENBELEIDSPLAN Ontwikkelingen Professionalisering van de uitvoeringsorganisatie Prioritering van de vergunningverlenings- en handhavingstaken Aansluiting bij een milieudienst Vereenvoudiging van regelgeving en afschaffing van onnodige regels Inspelen op de ontwikkelingen in de wet- en regelgeving Organisatie en beleidsuitgangspunten Beleidsvoorstellen voor vergunningverlening Vooroverleg en principeverzoeken Programmering vergunningverlening Vergunningverlening grijze kleurspoor Vergunningverlening rode kleurspoor Vergunningverlening groene en paarse kleurspoor Samenvatting DEEL B: HANDHAVING IN DE TOEKOMST: HANDHAVINGSBELEIDSPLAN Perspectief op handhaven Beleidsvoorstellen voor handhaving Gebruikte methode Prioritering Programmering Juridische opvolging: de sanctie- en gedoogstrategie VERANDERPLAN NAWOORD V / GN / RdH / JM 31 juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

4 BIJLAGE 1: TAKEN AFDELING RUIMTEBEHEER BIJLAGE 2: HOOFDPROCESSEN RUIMTEBEHEER BIJLAGE 3: RELATIES MET ANDERE AFDELINGEN BIJLAGE 4: AANTAL VERRICHTE TAKEN IN BIJLAGE 5: METHODIEK VAN HET AFWEGINGSMODEL EN AFWEGINGSCRITERIA BIJLAGE 6: RESULTATEN AFWEGINGSMODEL / PROGRAMMERING BIJLAGE 7: HANDHAVINGSTAKEN PER KLEURSPOOR BIJLAGE 8: INRICHTINGENBELEIDSPLAN BIJLAGE 9: GEÏNTERVIEWDE PERSONEN BIJLAGE 10: PRIORITERING HANDHAVINGSTAKEN V / GN / RdH / JM 31 juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

5 1. INLEIDING 1.1 Doel De Afdeling Ruimtebeheer staat voor de opgave transparant te maken wat de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling zijn, welke capaciteit beschikbaar is en welke keuzen gemaakt dienen te worden bij het uitvoeren van de taken binnen de beschikbare capaciteit en (beleids)kaders. De totstandkoming van die keuzes vindt plaats binnen de context van interne en externe ontwikkelingen die op de afdeling afkomen, zoals de uitwisseling van taken met het Service Centrum Alphen (SCA), het lopende traject professionalisering van de milieuhandhaving en de invoering van de Omgevingsvergunning per 1 januari Om de taken van de afdeling in een goed perspectief te plaatsen zijn deze ontwikkelingen ook in dit beleidsplan beschreven. Het stellen van prioriteiten met voldoende bestuurlijk draagvlak is de basis waarin deze opgave verder kan worden uitgewerkt. Vervolgens kan op basis van deze prioritering een verdere kwaliteitsbevordering plaatsvinden door (onder andere) het in kaart brengen en verbeteren van de werkprocessen. Dit resulteert uiteindelijk in een beleidsplan voor de Afdeling Ruimtebeheer waarin de keuzes op het gebied van vergunningen en handhaving zijn vastgelegd. Dit beleidsplan is tot stand gekomen onder begeleiding van PRC divisie Bouwcentrum. De Afdeling Ruimtebeheer heeft als doel haar wettelijke taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving op een professionele, transparante en eenduidige wijze vorm te geven. Een middel om dit te bereiken is het realiseren van een vergunningen- en handhavingsbeleidsplan. Met de ontwikkeling van dit plan wil de gemeente onder meer: draagvlak creëren binnen en buiten de Afdeling Ruimtebeheer voor het gewenste beleid; eenduidigheid in toetsniveaus voor bouwen en milieu ontwikkelen; de beschikbare capaciteit zo effectief mogelijk benutten (o.a. invoeren risicoafwegingsmethodiek); het bestaande inrichtingenbeleidsplan (milieu) actualiseren en programmeren; invoeren van een beleidscyclus (plan, do, check en act) en daarmee tegemoetkomen aan de eisen van de VROM Inspectie om zowel het beleid, de programmering als de uitvoering op adequaat niveau te organiseren; inspelen op de komst van de nieuwe Woningwet, de Omgevingsvergunning, het Gebruiksbesluit, de nieuwe Wet ruimtelijke ordening, de professionalisering van de handhaving en het Activiteiten AmvB. 1.2 Vergunningverlening- en handhavingsbeleidsplan: professioneler werken Het voorliggende beleidsplan is een integraal vergunningen- en handhavingsbeleidsplan. Dit plan betreft de werkzaamheden in het kader van vergunningverlening en handhaving van de units Vergunningen, Inspectie en Beleid en Advies van de Afdeling Ruimtebeheer: de vergunningverlening en handhaving op het gebied van bouwen en milieu. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

6 Het beleidsplan biedt het antwoord op de volgende vragen: Voor welke taken ziet de afdeling zich gesteld en met behulp van welke werkprocessen worden die taken gerealiseerd? Welke knelpunten doen zich voor binnen de werkprocessen en hoe kunnen die worden opgelost? Op welke wijze kan een prioriteitstelling worden gemaakt voor de taken van de afdeling, zodanig dat tevens bestuurlijk draagvlak aanwezig is? Hoeveel capaciteit is nodig om de taken uit te voeren en hoeveel capaciteit is daarvoor beschikbaar? Op welke wijze worden de administratieve organisatie en de ondersteunende systemen (ICT) vormgegeven? Met welke ontwikkelingen moet rekening worden gehouden? analyse procesverbetering prioriteitstelling(en) programmering middelen referentiekader Door het beantwoorden van deze vragen kan inzichtelijk worden gemaakt op welke wijze de Afdeling Ruimtebeheer functioneert en waar zich knelpunten in de uitvoering voordoen. Tevens wordt duidelijk hoe door adequaat anticiperen op interne en externe ontwikkelingen een verbeterproces voor de afdeling kan worden ingezet. Uiteindelijk zal dit verbeterproces uitmonden in een afdeling die helder en transparant functioneert, die duidelijke keuzes in beleid en uitvoering heeft gemaakt en die goed uitgerust is om kwalitatief goede producten af te leveren aan burgers en bedrijven. Het vergunningverlening- en handhavingsbeleidsplan is een middel om deze professionalisering ter hand te nemen. Succes van de Afdeling Ruimtebeheer is niet alleen afhankelijk van het eigen interne functioneren, maar ook van de omgeving waarin zij zich bevindt en werkzaam is. Deze omgeving is daarom ook betrokken bij het onderzoek. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

7 2. AANPAK VAN HET BELEIDSPLAN Voor het opstellen van een beleidsplan is een aanpak gebruikt, die schematisch is weergegeven in onderstaande figuur. De stappen in de figuur worden daarna toegelicht. Huidige situatie Gewenste situatie Veranderplan intern Situatieschets & Vraagstelling Analyse extern Opties Afweging en en keuze Implementatie Interviews Documentonderzoek Knelpuntenonderzoek Tussenrapportage Workshop Verwerken feedback Eindrapportage Evaluatie Afbeelding 1: Model aanpak beleidsplan Stap 1: analyse taken en werkprocessen Om de bestaande situatie in kaart te brengen zijn reeds bestaande documenten geanalyseerd en zijn verschillende medewerkers van de Afdeling Ruimtebeheer, het management en andere afdelingen waar directe relaties mee bestaan geïnterviewd. Dit levert een beeld op van de werkprocessen binnen de afdeling, de wijze waarop die al dan niet zijn vastgelegd, waar knelpunten en verbeterpunten aanwezig zijn. Stap 2: veranderopties Vervolgens is een aantal workshops georganiseerd. Tijdens deze workshops zijn de verbeteropties voor de gewenste situatie in beeld gebracht, ten opzichte van elkaar gewogen en is een keuze gemaakt voor één of meerdere van de opties. Op basis van de analyse en de workshops is een set met verbeterpunten beschreven. Aan de hand van deze verbeterpunten is de toekomstige wenselijke situatie beschreven. Stap 3: opstellen Beleidsplan Daarna is het beleidsplan opgesteld waarin de gewenste werksituatie, de prioritering van de taken op het gebied van vergunningen en handhaving en de bijbehorende capaciteitsbehoefte staan beschreven en worden aanbevelingen gedaan in een veranderplan om te komen van de huidige situatie naar de gewenste situatie. Op basis van het veranderplan kan gestart worden met de implementatie van de beoogde veranderingen. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

8 2.1 Afweging van risico s Centraal in het maken van beleidskeuzes voor de toekomst staat het maken van een risicoafweging. Met een risico-afweging wordt inzichtelijk gemaakt waar de objectieve risico s binnen het uitvoeren van wettelijke taken aanwezig zijn. Daar waar de risico s hoog zijn, zal onderbouwd voldoende capaciteit (moeten) worden geprogrammeerd. Voor taken met een laag risicoprofiel zal de noodzaak om veel tijd te investeren minder zijn. Risicoafweging in 3 fasen Voor het maken van een risico-afweging voor handhavingstaken wordt een instrument gebruikt die beschikbaar is gesteld door het Ministerie van Justitie (Handhaven op Niveau). Dit instrument ( DBC Risico ) is gebaseerd op het Moerdijks Afwegingsmodel en is ontwikkeld door PRC Divisie Bouwcentrum. In onderstaande figuur is aangegeven welke fasen met dit model - idealiter - worden doorlopen. Afbeelding 2: Stappenplan Afwegingsmodel Bij het toepassen van de afwegingsmethodiek worden drie fasen doorlopen. Fase 1: het bepalen van prioriteiten: de afweging (stap 1 tot en met 4a in de figuur) In deze fase worden de prioriteiten bepaald en vergunningverlenings- en handhavingstaken ten opzichte van elkaar gewogen. In deze afweging wordt bepaald wat echt belangrijk is en wat minder. Dit bepaalt in belangrijke mate de inzet van middelen in de toekomst. Fase 2: het plannen (stap 5 en 5a) In deze fase worden via strategieën en stappenplannen kengetallen gekoppeld aan de diverse taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Zo kan de benodigde tijdsinzet bepaald worden. Daarnaast wordt de inzet voor taken die niet direct V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

9 uit wettelijke verplichtingen voortvloeien geprogrammeerd. Deze inzet omvat bijvoorbeeld het geven van informatie, het voeren van overleg, etc. Fase 3: het schrijven van het vergunningen- en handhavingsbeleid (stap 6) Alle verzamelde en opgestelde informatie (beleidsuitgangspunten, de afweging, strategieën, stappenplannen etc.) wordt strategisch aan elkaar geschreven zodat een goed leesbaar en praktisch beleidsplan ontstaat voor alle vergunningverlenings- en handhavingstaken van de units Vergunningen, Inspectie en Beleid en Advies. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

10 3. ANALYSE HUIDIGE SITUATIE Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie is een analyse uitgevoerd. In dit hoofdstuk staan de resultaten van deze analyse beschreven. 3.1 Organisatiestructuur De gemeentelijke organisatie is verdeeld in drie directies. De directie Grondgebied houdt zich bezig met de stedelijke ontwikkeling en de inrichting en beheer van het openbaar gebied. De Afdeling Ruimtebeheer is een van de 4 afdelingen binnen deze directie. Afbeelding 3: Organigram Directie Grondzaken De Afdeling Ruimtebeheer bestaat uit drie units: - De unit Vergunningen houdt zich bezig met alle aspecten van de bouw-, sloop-, milieu en reclamevergunning. Daarnaast worden daar waar nodig ruimtelijke procedures begeleid. - De unit Inspectie houdt toezicht op de naleving van bouwverordening, bestemmingsplan, bouw-, gebruiks-, sloop-, milieu 1 - en reclamevergunning en de wetgeving die op die vergunningen van toepassing is. - De unit Beleid en advies adviseert inhoudelijk op alle aspecten van de Woningwet en Wet Milieubeheer en de daaruit volgende taken. Deze advisering kan beleidsmatig, juridisch of technisch zijn. De missie van de Afdeling Ruimtebeheer is: De afdeling Ruimtebeheer zorgt voor een leefbare, duurzame en veilige leef-, woon- en werkomgeving in Alphen aan den Rijn. De afdeling doet dit op een samenwerkingsgerichte, open, servicegerichte en eenduidige manier aan de hand van wettelijke kaders en gemeentelijke ambities. De afdeling doet dit door middel van vergunningverlening, handhaving en advisering. 1 Inclusief milieumeldingen. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

11 De beoogde maatschappelijke effecten 2 van de verschillende onderdelen van de afdeling zijn: Programma Deelprogramma Beoogd maatschappelijk effect Democratisch functioneren Bestuurlijke vernieuwing Deelname burgerij aan beleidsprocessen Duurzaamheid Milieubeheer Verbeteren milieugedrag Alphense burger en Alphense bedrijven Verminderen milieuschade door Alphense burger en Alphense bedrijven Grond- en hulpstoffen Hergebruik van grond- en hulpstoffen Ecologische systemen Schadelijke stoffen Biodiversiteit Gezondheid Stadshygiëne Voorkomen vervuiling Maatschappelijke participatie Cultuur Behoud monumenten 3 Veiligheid Criminaliteit Criminaliteit gericht op objecten Brandveiligheid en rampenbestrijding Brandveiligheid en rampen Werkgelegenheid Bedrijvigheid Economische groei Wonen en woonomgeving Wonen Woningaanbod Ruimtelijke ontwikkeling Openbaar gebied Management Integraal management Verbeteren bedrijfsvoering De afdeling heeft per 1 juli 2007 een formatie van 31,99 fte (waarvan 5,91 fte vacature), verdeeld over: - een afdelingshoofd; - een groep Staf met Planning en Control medewerkers (waarvan één ingehuurd), een medewerker voor administratieve ondersteuning en een medewerker Interne afstemming; - drie unitleiders; - een groep vergunningverleners die zich bezig houden met het verlenen van bouw- en milieugerelateerde vergunningen; - een groep handhavers en inspecteurs, die zich bezig houden met het toezicht op de vergunningen en de handhaving van overtredingen op de bouw- en milieuregelgeving; - een groep juristen die zich bezig houdt met de juridisch opvolging (bestuursdwang/dwangsommen) van handhavingszaken. Daarnaast adviseren zij inzake vrijstellingsprocedure WRO (art. 19 procedures) en vergunningverlening (bouwen en milieu). - Een beleidsmedewerker voor klimaat. - Drie adviseurs voor geluid, constructies en bodem. Per 1 juli 2007 bestaan er enkele vacatures op de afdeling (in totaal 5,91 fte). Per 1 april 2007 is de vacature voor unitleider Vergunningen ingevuld. Er zijn in brandweermedewerkers gedetacheerd (ca uur per jaar) bij de Afdeling Ruimtebeheer voor de handhaving van de gebruiksvergunningen en adviseren in het 2 Bron: Productverslag 2006 Afdeling Ruimtebeheer. 3 De werkzaamheden betreffen uitvoeringszaken. Het monumentenbeleid is ondergebracht bij de afdeling ROV. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

12 kader van de brandveiligheidsaspecten van verleende bouwvergunningen. Deze fte zijn niet meegerekend in de berekening van de totale hoeveelheid fte in de huidige situatie. Voor de gewenste situatie wordt deze capaciteit ook niet meegerekend. De afgifte van de gebruiksvergunningen wordt door de brandweer zelf verricht. In onderstaand figuur is een organigram weergegeven met daarbij de verdeling van de capaciteit van de Afdeling Ruimtebeheer per 1 juli Afbeelding 4: Organigram Afdeling Ruimtebeheer 3.2 Taken van de Afdeling Ruimtebeheer De afdeling Ruimtebeheer heeft een divers pakket en taken. De afdeling Ruimtebeheer is met name belast met vergunningverlenings- en handhavingstaken in het rode (bouwen), grijze (milieu), paarse (openbare orde) en groene (monumenten) kleurspoor. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

13 Hieronder is een overzicht weergegeven van de vergunningverlenings- en handhavingstaken op hoofdlijnen. Een meer gedetailleerdere beschrijving van het takenpakket van de afdeling Ruimtebeheer vindt u in bijlage 1. De belangrijkste vergunningverlenings- en handhavingstaken zijn Algemeen bedrijfsvoering Geven van informatie aan interne en externe klanten Behandelen van principeverzoeken Behandelen van vergunningaanvragen (incl. wijzigingsvergunningen, meldingen, etc.) Gebruiks- en bestemmingsvrijstellingen Handhaving van vergunningen en illegale activiteiten (toezicht en controle) Juridische opvolging van handhavingsacties Actueel houden bouwverordening / legesverordening bouwen Welstandscommissie Monumentencommissie (ambtelijke ondersteuning) Bijzondere projecten, bijvoorbeeld door het Ministerie van VROM geïnitieerde projecten (bijvoorbeeld platte daken). Er is onderzocht in welke mate taken uitgewisseld kunnen worden tussen de SCA en de Afdeling Ruimtebeheer. Deze takenuitwisseling wordt in paragraaf 3.5 uitgebreid beschreven. 3.3 Hoofdprocessen Binnen de Afdeling Ruimtebeheer kunnen met betrekking tot de taakvelden bouwen en milieu (de twee hoofdstromen van de werkzaamheden) de volgende hoofdprocessen worden onderscheiden: innemen, toetsen en beschikken van vergunningaanvragen en meldingen op het gebied van bouwen en milieu; toezicht en controle inclusief opsporen van illegale activiteiten / illegaal gebruik. In bijlage 2 staat een procesbeschrijving op hoofdlijnen van de werkprocessen. De analyse van de processen heeft plaatsgevonden door middel van interviews. Om deze reden is volstaan met het weergeven van het proces op hoofdlijnen. De Afdeling Ruimtebeheer heeft voor een groot aantal taken werkprocessen beschreven: Bouwvergunning 4 Ontvankelijkheid 4 Afstemming 4 Verdaging 4 Weigering 4 Vrijstelling artikelen 15, 17, 19 lid1, 19 lid 2, 19 lid 3 WRO 4 Sloopvergunning 4 Reclamevergunning 4 Monumentenvergunning 4 4 Procesbeschrijvingen Vergunningen Afdeling Ruimtebeheer (juni 2005). V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

14 Milieuvergunning- en melding 4,5 Handhaving en juridische opvolging milieuhandhaving 4,5 Advisering vergunningen andere overheden ( ) Procedure behandelen inkomende poststukken (bouwvergunningen), datum onbekend Daarnaast beschikt de gemeente over een regeling: Aan- en bijgebouwenregeling bebouwde kom Alphen aan den Rijn 2006 De volgende afspraken zijn schriftelijk vastgelegd: Afspraken plantoetsers-juristen m.b.t. milieu (d.d ) Vastgestelde opzet I-schijf (2006) Telefooncirkels Afdeling Ruimtebeheer ( ) Vragen van raadsleden (februari 2005) Procedurekast en voortgangslijst ( ) De mandaten van het hoofd Ruimtebeheer en de drie unitleiders zijn vastgelegd in het Mandaatbesluit Relaties met andere afdelingen Afbeelding 5 toont de in- en output relatie van de Afdeling Ruimtebeheer met de andere afdelingen en directies. Voor het goed verlopen van de bedrijfsprocessen van Ruimtebeheer is het van belang om goede, heldere afspraken te maken met andere afdelingen over wat, wanneer en waarom moet worden aangeleverd. In bijlage 3 treft u een beschrijving aan van enkele belangrijke relaties van de Afdeling Ruimtebeheer met andere afdelingen binnen de gemeente Alphen aan den Rijn, zoals de brandweer en Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting (R.O.V.). 5 Procedures Vergunningverlening en Handhaving van de gemeente Alphen aan den Rijn, Denkbeeld BV (2002) en Werkinstructies ARV003b ( ), ARV005 ( ), ARV006 ( ), ARV009 ( ). V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

15 Afbeelding 5: Input-output relaties 3.5 Takenuitwsseling SCA Afdeling Ruimtebeheer In het stadhuis van de gemeente Alphen aan den Rijn bevindt zich het SCA. Naast de gemeentelijke balies vindt de klant hier talrijke andere dienstverleners zoals het Centrum Werk en Inkomen, het postkantoor en de politie. Het SCA fungeert als de front-office voor de Afdeling Ruimtebeheer. De gemeente Alphen aan den Rijn is voornemens om een taakuitwisseling uit te voeren tussen de Afdeling Ruimtebeheer en het SCA (loket wonen/bouwen). De aanleiding hiervoor is, naast een aantal interne reorganisaties, de bestuurlijke wens om te komen tot vereenvoudiging van regels, efficiëntere dienstverlening en een snellere afhandeling van procedures. Een goede en snelle dienstverlening aan de klant is het uiteindelijke doel. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

16 De huidige verdeling van taken wordt weergegeven in onderstaande tabel. SCA-Wonen Intake alle vergunningaanvragen op het gebied van bouwen en wonen. Uitzetten adviesaanvragen brandweer, milieu, interne ronde, welstand, etc. ten behoeve van bouwaanvragen. Publicaties in verband met vrijstellingsprocedures van het bestemmingsplan. Informatieverstrekking over bouwzaken, bestemmingsplannen en de hiermee verband houdende procedures. Afhandeling principeverzoeken. Ruimtebeheer Toetsen bouw-, sloop- en reclameaanvragen en vergunningverlening. Vrijstellingsprocedures bestemmingsplan. Alle werkzaamheden in het kader van milieutaken. Bezwaar- en beroepsprocedures alle vergunningen. De nieuwe taakverdeling wordt weergegeven in onderstaande tabel. SCA Informerende taken in het kader van bouwzaken, milieuzaken, bestemmingsplannen en de daarmee verband houdende procedures. (Makelaars)vragen over bodemgesteldheid. Behandeling lichte bouwvergunning. Vrijstellingsprocedures bestemmingsplan artikel 19.3 die passen binnen het vrijstellingenbeleid. Behandeling reclamevergunningen. Behandeling 8.40 Wm meldingen 6. Ruimtebeheer Behandeling principeverzoeken. Behandeling reguliere bouwvergunningen. Behandeling sloopvergunningen. Behandeling milieuvergunningen. Vrijstellingsprocedures ten behoeve van reguliere bouwvergunningen. Vrijstellingsprocedures ten behoeve van lichte bouwvergunningen in geval het bouwplan niet past binnen het vrijstellingenbeleid. Bezwaar- en beroepsprocedures bouwvergunningen, sloop-, reclame- en milieuvergunningen. De twee afdelingen hebben de taakoverdracht tussen de twee organisatieonderdelen nader uitgewerkt. Deze uitwerking betreft: communicatie, informatieoverdracht en overlegvormen; taken, activiteiten en verantwoordelijkheden medewerkers; opstellen nieuwe functieprofielen; personele en financiële consequenties; afspraken c.q. service level agreements; 6 Beoordelen van en het administratief verwerken van meldingsformulieren die binnenkomen van bedrijven die vallen onder artikel 8.40 Wm. De administratieve afhandeling betreft het sturen van een brief aan de melder met de mededeling dat de melding is geaccepteerd en dat de gemeente een controle zal uitvoeren om de juistheid van de melding te verifiëren. Het verzenden van de brief zorgt ervoor dat de controle door het back-office wordt ingepland. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

17 servicenormen en kwaliteit producten / formats; dossiervorming en -overdracht / plaats dossier; onderzoek mogelijkheid baliebouwvergunning. Vanuit efficiencyoverwegingen wordt met de uitwisseling van taken gewacht tot de invoering van de Omgevingsvergunning per 1 januari Inspectieonderzoek VROM Inspectie De VROM Inspectie heeft in september 2005 de resultaten van haar onderzoek bij de gemeente Alphen aan den Rijn gerapporteerd. Dit onderzoek is halverwege 2004 uitgevoerd en viel midden in een periode van reorganisatie. In 2003 is de vergunningverlening en de handhaving op het gebied van Bouwen en Milieu organisatorisch gescheiden. Per april 2005 zijn de afdelingen Bouwen en Wonen, en Milieu samengevoegd. De resultaten van het onderzoek in 2004 geven dan ook een beeld van een organisatie in verandering, met de diverse tekortkomingen van dien. De VROM Inspectie heeft de resultaten en verbeterpunten van het onderzoek met de gemeente besproken, en heeft deze meegenomen in de toen lopende verbeteracties. Terwijl de rapportage van de VROM Inspectie doorgaans de start van een verbeteringsproces vormt, was hier - naar mening van de VROM Inspectie - sprake van een rapportage waarbij de bevindingen uit het onderzoek voor het merendeel reeds zijn opgepakt en de gewenste verbeteringen zijn gerealiseerd. Hiertoe heeft de gemeente in juni 2005 een plan van aanpak geschreven dat als basis diende voor de uitvoering van de aanbevelingen uit de rapportage van de VROM Inspectie. Het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan gaat in op de algemene bevindingen van de VROM Inspectie. Deze zijn: De VROM-taken worden, indachtig de ontwikkelingen die sinds het onderzoek van de VROM Inspectie hebben plaatsgevonden, voor het merendeel adequaat uitgevoerd. Bij ruimtelijke ordening en milieu is er sprake van een goede samenhang tussen beleid, programmering en uitvoering. Indien het bouwbeleidsplan is vastgesteld en gebruik wordt gemaakt van het toetsingsprotocol vanuit het CKB is die samenhang ook op het onderdeel bouwen gerealiseerd. Er blijven aandachtspunten bestaan als het opstellen van een vrijstellingenbeleid ruimtelijke ordening en - wat betreft het onderdeel milieu - de kwaliteit van het inrichtingenbestand en de onderbouwing van de controlestrategie met behulp van een risicoanalyse. In welke mate de nieuwe organisatie met gebruikmaking van het beschikbare beleid en programma op het onderdeel uitvoering adequaat handelt, is het belangrijkste aandachtspunt van het nazorg-onderzoek door de VROM Inspectie. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

18 De belangrijkste resultaten van het nazorgonderzoek door de VROM Inspectie, dat gehouden is in februari 2007, zijn: Voor het taakveld bouwen zijn duidelijke verbeteringen gerealiseerd met betrekking tot de administratieve organisatie, het zich op de hoogte te laten stellen van de start van de bouw en het actualiseren van de bouwverordening. De inhaalslag van de gebruiksvergunningen is nog niet voltooid, gestreefd wordt om deze in 2007 af te ronden. De gemeente geeft aan dat er voor lopende handhavingszaken voldoende capaciteit is, maar dat oude handhavingszaken blijven liggen. Voor het taakveld ruimtelijke ordening heeft de gemeente kwalitatief goede producten vastgesteld. De actualisering van bestemmingsplannen wordt voortvarend ter hand genomen. Toezicht en handhaving op het gebied van de ruimtelijke ordening laat echter te wensen over. Voor de versterking / uitbreiding van de juridische capaciteit zijn geen gelden gereserveerd. Voor het taakveld milieu zijn enkele verbeterpunten gerealiseerd, zoals het bodembeheersplan en gemeentelijk beleid voor de toepassing van het Bouwstoffenbeleid. Er is echter een groot aantal aanbevelingen niet of deels gerealiseerd, zoals vaststellen van beleid voor de ontwikkelde toezichts- en handhavingstrategie. Ook de uitvoeringsprogramma s 2006 en 2007 voldoen niet aan de procedurele eisen van de Wet milieubeheer. De gemeente beschikt niet over een actueel en goed werkend milieu-informatiesysteem. Voor het onderdeel professionalisering van de handhaving zijn door de provincie dermate ernstige tekortkomingen geconstateerd dat met de provincie inmiddels afspraken zijn gemaakt om deze tekortkomingen eind 2007 te hebben opgeheven. Bij zowel het taakveld bouwen als ruimtelijke ordening schiet de uitoefening van toezicht en handhaving tekort. Bij het onderdeel milieu zijn de meest ernstige tekortkomingen geconstateerd op het gebied van de uitoefening van de vergunningverlening en de uitoefening van toezicht en handhaving van de vergunningen op grond van de Wet milieubeheer. 3.7 Capaciteitsverdeling De beschikbare capaciteit van de afdeling bedraagt per januari ,63 fte, inclusief vacatureruimte. Deze capaciteit is verdeeld over bedrijfsvoering en de units Vergunningen, Inspectie en Beleid en Advies. Voor de analyse van de capaciteit van de Afdeling Ruimtebeheer wordt uitgegaan van 1828 uren die totaal per fte per jaar beschikbaar zijn. Van die 1828 uur zijn uur productief (ca. 75%). Dit zijn de uitgangspunten die door de afdeling zelf gehanteerd worden (bron: werkplan 2007). Uit de taakstelling (werkplan) van 2006 blijkt dat van de geplande uren een deel indirect productief en een deel direct productief zijn. Daarnaast blijkt dat de niet geplande uren V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

19 verdeeld kunnen worden in een deel improductief en een deel indirect productief. Hieruit volgt dat een deel van de indirect productieve taken niet gepland zijn 7. niet geplande uren geplande uren improductief indirect productief direct productief Afbeelding 6: Verdeling geplande uren In onderstaande tabel wordt de - in deze analyse gebruikte - verdeling van improductieve en indirect productieve taken weergegeven. improductief Buitengewoon verlof Verlof Vorming en opleiding Ziekte Zwangerschapsverlof indirect productief Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Werkoverleg Onbekend In het werkplan 2006 is een urenverdeling gegeven voor de geplande (indirecte en directe) productieve taken. Voor 2006 waren ca uren voor indirect en direct productieve taken gepland, zoals weergegeven wordt in de tabel op de volgende pagina. 7 Vanaf 2007 zijn deze taken in het werkplan wel gepland. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

20 Type Indirect productief Omschrijving Gepland aantal uren Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie 400 Totaal Direct productief Totaal Advies constructies Advisering andere afdeling 335 Advisering bodem 60 Advisering bouw Advisering extern 60 Advisering geluid 240 Advisering milieu Bezwaar en beroep Controles bouw Controles milieu Klachten en meldingen 375 Meldingen/handhaving BSB 350 Monumenten 300 Overleg Initiatiefberaad 100 Projecten (divers) Sociale huur 100 Ter Aar 0 Toezicht bouw Vergunningverlening Bouw Vergunningverlening Milieu Vergunningverlening Reclame 240 Vergunningverlening Sloop 300 Welstand 300 Wettelijke taken BOOT en Wbb 0 Totaal De in het werkplan genoemde productieve uren zijn ingedeeld in 14 taakgroepen: Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Advisering Bezwaar en beroep Initiatiefberaad Klachten en meldingen Monumenten Overig Projecten Toezicht en controles V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

21 Vergunningverlening Welstand In Afbeelding 7 is de verdeling van de geplande indirecte en directe productieve uren in de 14 taakgroepen weergegeven. Verdeling geplande (indirecte en directe) productieve uren % 4% 17% 10% 23% 11% 1% Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Advisering Bezwaar en beroep Initiatiefberaad Klachten en meldingen Monumenten Overig Projecten Toezicht en controles Vergunningverlening Welstand 19% 7% 0% 1% 1% 0% 5% Afbeelding 7: Verdeling geplande uren in 2006 De gemeente Alphen aan den Rijn werkt met het urenregistratie-programma Sagitta. Uit de gegevens voor de jaren 2006 die voor alle medewerkers beschikbaar zijn gesteld, is daadwerkelijke urenbesteding voor 2006 berekend. Enkele medewerkers zijn gedurende 2006 in dienst gekomen of uit dienst gegaan. Voor enkele medewerkers is daarnaast het part-time percentage (gedeelte van fte) geschat uit de tijdschrijfgegevens. In de berekeningen is rekening gehouden met deze aanpassingen. Dit betekent dat de afdeling in 2006 over ca. 28,0 fte beschikte, en daarmee in totaal over ca uren beschikte. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

22 Onderstaande tabel geeft een overzicht van de werkelijke urenbesteding in Hierbij is onderscheid gemaakt tussen improductieve uren, indirect productieve uren en direct productieve uren. Type improductief indirect productief Omschrijving Werkelijk aantal uren Buitengewoon verlof 691 Verlof Vorming en opleiding Ziekte 965 Zwangerschapsverlof 462 Totaal Automatisering 640 Beleid Management Marketing en communicatie 336 Onbekend 168 Werkoverleg 961 Totaal productief Advies constructies Advisering andere afdeling 603 Advisering bodem 311 Advisering bouw Advisering extern 312 Advisering geluid 961 Advisering milieu Bezwaar en beroep Controles bouw Controles milieu Flexibiliteit Klachten en meldingen 103 Meldingen/handhaving BSB 11 Monumenten 181 Overleg Initiatiefberaad 140 Projecten (divers) Sociale huur 76 Ter Aar Toezicht bouw Vergunningverlening Bouw Vergunningverlening Milieu Vergunningverlening Reclame 271 Vergunningverlening Sloop 312 Welstand 268 Wettelijke taken BOOT en Wbb 2 Totaal Totaal V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

23 Uit dit overzicht blijkt dat ca. 17% van de totaal beschikbare uren improductief waren. Van de productieve uren was ca. 28% indirect productief en ca. 72% direct productief. De werkelijk bestede indirect en direct productieve uren zijn ingedeeld in 17 groepen, namelijk de 14 hierboven beschreven taakgroepen, alsmede: Werkoverleg Flexibiliteit Onbekend In Afbeelding 8 is de verdeling van de werkelijke bestede indirecte en directe productieve uren in de 17 taakgroepen weergegeven. Verdeling werkelijke (indirecte en directe) productieve uren % 1% 6% 16% 17% 1% 0% 19% 2% 17% 4% Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Onbekend Werkoverleg Advisering Bezwaar en beroep Flexibiliteit Initiatiefberaad Klachten en meldingen Monumenten Overig Projecten Toezicht en controles Vergunningverlening Welstand 3% 0% 0% 8% 3% Afbeelding 8: Werkelijke verdeling uren in 2006 V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

24 Er kan voor de indirect en direct productieve uren een vergelijking gemaakt worden tussen de taakstelling en de werkelijk bestede uren voor 2006.De vergelijking in uren wordt weergegeven in onderstaande tabel. Taakgroep Gepland aantal uren Werkelijk aantal uren Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Onbekend Werkoverleg Advisering Bezwaar en beroep Flexibiliteit Initiatiefberaad Klachten en meldingen Monumenten Overig Projecten Toezicht en controles Vergunningverlening Welstand Totaal In percentages is dit: Taakgroep Gepland aantal uren Werkelijk aantal uren Automatisering 4% 1% Beleid 10% 6% Management 11% 17% Marketing en communicatie 1% 1% Onbekend 0% 0% Werkoverleg 0% 2% Advisering 18% 17% Bezwaar en beroep 5% 3% Flexibiliteit 0% 8% Initiatiefberaad 0% 0% Klachten en meldingen 1% 0% Monumenten 1% 0% Overig 0% 3% Projecten 7% 4% Toezicht en controles 22% 19% Vergunningverlening 17% 16% Welstand 1% 1% Totaal 100% 100% Een vaak gebruikte richtlijn is dat 80% beschikbaar wordt gesteld voor vergunningtoetsing, handhaving en overige directe taken en dat 20% van de tijd beschikbaar blijft voor bedrijfsvoering (indirecte productieve taken) zoals aansturing, beleidsvorming, automatisering en informatievoorziening. Daarbij wordt aangeraden te streven naar een evenwichtige V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

25 verdeling tussen vergunningtoetsing en handhaving. Immers de controle of gebouwd wordt conform de vergunning is voor de veiligheid minstens zo belangrijk als de toetsing van de vergunning zelf. De taakstelling en de werkelijk bestede uren geeft een iets scheve verhouding weer tussen de wettelijke taken van de afdeling en de overige activiteiten van de sectie BWT; circa 26% tot 27% van de beschikbare tijd wordt gepland of besteed aan indirect productieve uren. Er wordt ca. 8% van de beschikbare uren in 2006 besteed aan flexibiliteit. Het betreft hier onder andere tijd die besteed is aan het beantwoorden van vragen vanuit het college. Vanaf 2007 is het niet meer mogelijk om op flexibiliteit te boeken, daar de betreffende uren altijd op een product geboekt kunnen worden. Wanneer de taakgroep flexibiliteit weggelaten wordt, wordt de vergelijking tussen de taakstelling en de werkelijk bestede uren voor 2006 als volgt: Taakgroep Gepland aantal uren Werkelijk aantal uren Automatisering 4% 2% Beleid 10% 7% Management 11% 18% Marketing en communicatie 1% 1% Onbekend 0% 0% Werkoverleg 0% 2% Advisering 18% 19% Bezwaar en beroep 5% 3% Initiatiefberaad 0% 0% Klachten en meldingen 1% 0% Monumenten 1% 0% Overig 0% 3% Projecten 7% 4% Toezicht en controles 22% 21% Vergunningverlening 17% 18% Welstand 1% 1% Totaal 100% 100% Het werkplan geeft aan dat in 2006 circa 41% van de beschikbare (niet improductieve) tijd van de sectie besteed dient te worden aan vergunningverlening inclusief welstand en monumenten (20%) en handhaving (21%). Daarnaast dient 18% besteed te worden aan advisering en 5% aan bezwaar en beroep. De werkelijke tijdbesteding volgt in grote lijnen de geplande tijdbesteding. Zichtbaar is in werkelijke tijdbesteding voor 2006 dat circa 40% van de beschikbare tijd van de sectie wordt besteed aan vergunningtoetsing (19%) en handhaving (21%). Circa 19% wordt besteed aan advisering en 3% aan bezwaar en beroep. De Afdeling Ruimtebeheer besteedt op dit moment ongeveer evenveel tijd aan advisering als aan vergunningverlening en handhavingstaken. De advisering kan gesplitst worden in de advisering ten behoeve van de vergunningverlening en handhavingstaken en in de advisering aan interne en externe partijen. Voor de taak Informatie verstrekken zijn geen uren in Sagitta teruggevonden. Het vermoeden bestaat dat deze uren veelal onder vergunningtoetsing of advisering wordt weggeschreven. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

26 Ervaring leert dat vaak tijd bespaard kan worden door het efficiënter regelen van de informatieverstrekking. Om dit te kunnen monitoren verdient het aanbeveling om vanaf 2007 de informatieverstrekking gescheiden te registreren. Voor de verrichte vergunningverlenings- en toezichtstaken zijn relatief weinig gegevens beschikbaar. In Bijlage 4 wordt een overzicht gegeven van het aantal verrichte taken in Op basis van de tijdschrijfgegevens kan de bestede tijd per vergunning berekend worden voor bouw-, reclame en sloopvergunningen: Onderdeel Aantal Tijd per vergunning Vergunningverlening Bouw 534 8,2 uur Toezicht bouw 534 4,2 uur Vergunningverlening Reclame 38 7,1 uur Vergunningverlening Sloop 67 4,7 uur Vergeleken met gegevens uit andere gemeenten is de bestede tijd per vergunning gemiddeld te noemen. De bestede tijd per milieu- en monumentenvergunning is vanwege het gebrek aan transparantie en eenduidigheid in de beschikbare gegevens niet berekend. 3.8 Conclusies huidige situatie Naar aanleiding van de analyse in dit hoofdstuk kunnen de volgende conclusies worden getrokken. Er wordt onderscheid gemaakt naar zaken die goed gaan en zaken die beter kunnen. Deze conclusies vormen het startpunt voor het verbeterplan. Wat gaat goed? De Afdeling Ruimtebeheer heeft zeer veel informatie vastgelegd in documenten. In de geanalyseerde documenten zitten veel goede componenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor het handhavingsbeleidsplan van 2005 en De onderlinge sfeer en de samenwerkingsbereidheid binnen de afdeling is goed. Dit uit zich bijvoorbeeld in de positieve opmerkingen over activiteiten buiten het werk zoals het afdelingsuitje. Er zijn op dit moment voldoende systemen aanwezig om er voor te zorgen dat de afdeling goed gemanaged kan worden. Het ontbreekt op dit moment echter aan inzicht om de relevante informatie uit deze systemen te genereren. Er is een scheiding van rollen en taken tussen vergunningverlening en handhaving, zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau. Daarnaast wordt een vergunning vaak getoetst door een collega (collegiale toetsing, 4-ogen principe). De samenwerking met de interne medewerkers van de brandweer wordt op dit moment als goed ervaren. Er worden steeds meer zaken integraal opgepakt. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

27 De taken op het gebied van monumentenzorg zijn goed geregeld. Ditzelfde geldt voor de taken op het gebied van welstand. Voor de welstand inventariseert men op dit moment de mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren (evaluatie welstandsnota e.d.). De samenwerking met andere afdelingen gaat volgens de medewerkers op dit moment goed. Voor deze samenwerking geldt dat als men elkaar nodig heeft, men elkaar weet te vinden. Niet alle afspraken met andere afdelingen zijn geformaliseerd. Een voorbeeld waarbij de samenwerking formeel is vastgelegd, is de samenwerking op juridisch gebied met de afdeling R.O.V.. De taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk beschreven en de managers van beide afdelingen geven aan dat de samenwerking goed verloopt. Er worden weinig vergunningen van rechtswege verleend. Wat kan beter? De bevindingen worden verdeeld over de punten beleid, programmering, uitvoering en communicatie. Beleid Uit de interviews met de portefeuillehouders blijkt dat de bestuurlijke kaders voor het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan nog niet vastgesteld zijn. Het beleidsplan dient bestuurlijk vastgelegd te worden; de bestuurlijke kaders dienen als vertrekpunt voor dit beleidsplan. Het gevoel leeft dat men niet betrokken wordt bij het vervaardigen van het beleid, en alleen het definitieve stuk over de schutting toegeworpen krijgt. Bij het opstellen en vaststellen van het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan zal er veel aandacht moeten zijn voor het draagvlak binnen de Afdeling Ruimtebeheer. Het creëren van draagvlak is een belangrijke succesfactor voor de realisatie van het verbeterplan, in beide hoofdstromen ( bouwen en milieu ). Er kan door een gebrek aan managementinformatie en werkplannen niet of nauwelijks worden gestuurd op het primaire proces. Zowel de leidinggevenden als de medewerkers geven aan dit niet prettig te vinden. Het is belangrijk dat op korte termijn een manier wordt gevonden om informatie uit de systemen (Sagitta, Gmis, BWT4all, etc.) te ontsluiten. De informatie geldt tevens als belangrijke input voor het bouw- en handhavingsbeleidsplan. Daarnaast verdient het de aanbeveling om spoedig (individuele) werkplannen alsmede een planning voor beoordelings- en ontwikkelingsgesprekken op te stellen. Met het bouwplanberaad is een extra overleg in het bouwvergunningproces geïntroduceerd, hetgeen gevolgen heeft voor de doorlooptijd van de behandeling van bouwvergunningsaanvragen. De meerwaarde van het bouwplanberaad in het vergunningproces staat ter discussie. Met de beoogde takenuitwisseling tussen het SCA en de afdeling Ruimtebeheer zou het bouwplanberaad overigens vervallen. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

28 De ontvankelijkheidstoets in het bouwvergunningproces vindt plaats ná de interne ronde, waarin de adviezen worden aangevraagd. Dit is een zeer onlogische volgorde in het bouwvergunningproces: de adviezen worden mogelijk gebaseerd op onvolledige of onjuiste aanvragen. Een adequate juridische opvolging is essentieel voor een effectieve handhaving. Bestuurlijk wordt hier ook veel waarde aan gehecht. De taakverdeling tussen de buiteninspecteurs en de juristen (moment van overdracht) is nog niet voldoende helder bij de betrokken medewerkers. Om goed te kunnen handhaven moet dit op orde worden gebracht. De relaties tussen de Afdeling Ruimtebeheer en andere organisatieonderdelen moeten helder beschreven worden, waarbij informele afspraken vastgelegd dienen te worden. Met een aantal afdelingen kunnen effectievere, taakstellende, schriftelijke afspraken gemaakt worden. Het gaat dan onder andere om het beperken van de termijnen voor advisering. Er bestaat behoefte aan een actueel en bruikbaar beleidsdocument voor de inspectie van gebruiksvergunningen. Er leven tevens vragen met betrekking tot waar de vergunningverlenings- en handhavingstaken van de brandweer ondergebracht moeten zijn (afdeling Ruimtebeheer en / of brandweer Alphen aan den Rijn). Programmering Er ontbreekt inzicht in de benodigde tijd met betrekking tot vergunningverlening en handhaving. Er is daarnaast onduidelijkheid over de compleetheid van het inrichtingenbestand. Het programmatisch werken bij vergunningverlening kan worden verbeterd, door een koppeling tussen het aantal vergunningen, het kwaliteitsniveau van de toetsing en de benodigde capaciteit aan te brengen. Dit verhoogt het inzicht in de risico s die de afdeling loopt en verlaagt de kwetsbaarheid. De kwaliteit van de toetsing van vergunningaanvragen is niet eenduidig vastgelegd. Er wordt geen gebruik gemaakt van checklists. Er dient inzichtelijk te worden gemaakt welk kwaliteitsniveau met de huidige formatie gerealiseerd kan worden. Tevens kan aangegeven worden welke formatie nodig is om een wenselijk kwaliteitsniveau te bereiken. Handhaving geschiedt veelal op project- of ad-hoc basis (op basis van signalen, piepsysteem of klachten). Er bestaat een handhavingsbeleidsplan, waar echter weinig gebruik van gemaakt wordt, wegens gebrek aan een werkbaar uitvoeringsprogramma en sturing hierop. Er dient een duidelijke prioritering en programmering plaats te vinden, waarbinnen ruimte wordt gecreëerd voor geplande en niet-geplande taken voor toezicht en handhaving. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

29 Uitvoering De toewijzing van taken aan vergunningverleners en handhavers, zoals binnengekomen vergunningaanvragen, geschiedt veelal op gevoel door het management. Nieuwe werkzaamheden worden door de unitleiders verdeeld, zonder dat de werkvoorraad per medewerker scherp in beeld is. Deze toewijzing wordt weinig tot niet ondersteund door gegevens uit bijvoorbeeld BWT4all. De ondersteunende ICT-pakketten voldoen niet aan de verwachtingen van de medewerkers (bijvoorbeeld Gmis). Er wordt relatief weinig gebruik gemaakt van de beschreven werkprocessen. Er wordt hier ook weinig op gestuurd. Dit resulteert onder andere in het feit dat medewerkers een verschillende werkwijze hanteren, hetgeen risico s met zich mee kan brengen. Er zal op korte termijn moeten worden gekeken naar de huidige werkprocessen en indien nodig zullen deze moeten worden aangepast. Om het gebruik van de beschreven werkprocessen te waarborgen zal er een duidelijk en gedragen document gerealiseerd dienen te worden. Er worden veel negatieve opmerkingen gemaakt over het fenomeen werkgroep. Projecten lijken tevens erg lang te duren. Voorbeelden hiervan zijn de projecten Gmis, uitwisseling SCA / Ruimtebeheer, brieven schrijven. De werkomstandigheden worden als negatief ervaren (kantoortuin, ventilatiesysteem, schoonmaak, kastruimte, flexwerken). In de interviews geven veel medewerkers van de Afdeling Ruimtebeheer aan een hoge werkdruk te ervaren. Door gebrek aan managementinformatie en sturing hierop is onduidelijk of deze werkdruk reëel of gevoeld wordt. Meerdere geïnterviewden hebben aangegeven dat er issues op de Afdeling Ruimtebeheer aangepakt zouden moeten worden. Tijdens de interviews is aan deze medewerkers gevraagd om welke reden er niets verandert of waarom er geen initiatief genomen wordt om iets te veranderen. Het blijkt dat men redelijk berustend is: er is nu eenmaal hiervoor gekozen. Men gaat uit van een trage en statische organisatie, die van boven opgelegd wordt. De medewerkers van de Afdeling Ruimtebeheer voelen en nemen weinig verantwoordelijkheid voor het adresseren van taakoverstijgende aandachtspunten. Communicatie Met betrekking tot de communicatie zijn de volgende dingen geconstateerd: Er bestaat op dit moment een verschil van inzicht in de manier waarop de informatievoorziening wordt vormgegeven. Er is behoefte aan meer en eenduidige manier van informatieverstrekking door het management. Medewerkers geven aan te weinig te horen, waardoor draagvlak en betrokkenheid in gevaar komt. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

30 Er wordt door een gedeelte van de medewerkers van de afdeling getwijfeld aan betrokkenheid en bereikbaarheid van het management. De vergunningverleners en handhavers milieu hebben de indruk dat de focus vanuit het management op de bouwproducten ligt. In het algemeen geldt dat de medewerkers het gevoel willen hebben dat het management begrip heeft en voor hen staat / opkomt. Bij issues (positief of negatief) die gemeld worden aan de afdelingshoofd, wordt verwacht dat de medewerkers eigen initiatief vertonen bij de oplossing ervan. Het management ervaart hierbij passiviteit en een overschatting van de benodigde inzet aan de kant van de medewerkers. De medewerkers ervaren de situatie als terugkaatsen van de bal. De wederzijdse verwachtingen tussen management en medewerkers komen niet overeen. Dit is uitermate zorgwekkend. Het is van belang dat de wederzijdse verwachtingen tussen management en medewerkers, alsmede tussen medewerkers onderling, uitgesproken en gemanaged worden. Dit is een primaire voorwaarde voor een succesvolle implementatie van het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan. 3.9 Bestuurlijke beleidsuitgangspunten Bij de ontwikkeling van het beleidsplan wordt rekening gehouden met de volgende bestuurlijke uitgangspunten 8 : Duurzaamheid Bij de bouw van nieuwe woningen, de herstructurering van woonwijken, het ontwikkelen van of herstructureren van bestaande bedrijfsterreinen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met duurzaamheid, natuur en milieu. De gemeente voert het Gemeentelijk Milieubeleidsplan 3 uit en blijft investeren in de handhaving van de (landelijke) milieuwetgeving. De regionale samenwerking wordt verder ontwikkeld en uitgebreid. Veiligheid Veiligheid blijft ook de komende jaren speerpunt van beleid. De gemeente hecht belang aan een regelmatige controle van vergunningen. Uitgangspunt is onder meer een jaarlijkse controle van de gebruiksvergunningen. Dienstverlening De gemeente hecht veel waarde aan een vraaggerichte dienstverlening, zowel voor bewoners als voor ondernemers. Hierbij wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij maatregelen van de rijksoverheid, zoals het project Andere overheid. De gemeente wil de doorlooptijden terugdringen. Daarom worden in de dienstverlening aan de burgers de procedures zoveel mogelijk gestroomlijnd, mede door de efficiency van de gemeentelijke procedures kritisch te bekijken en te verbeteren. Uit gesprekken met de betrokken portefeuillehouders blijken verder de volgende aandachtspunten: De gemeente moet de vrijheid nemen om binnen de geldende wet- en regelgeving zelf afwegingen te kunnen maken. Een voorbeeld hiervan is het kiezen tussen juridisch afhandelen van handhavingszaken en mediation. 8 Bron: Samenleven in de complete stad. Collegeprogramma , Gemeente Alphen aan den Rijn. V / GN / RdH / JM juli 2007 / Versie: definitief (revisie)