Beheeradvies BasisRegistratie (BRS)

Transcriptie

1 Beheeradvies BasisRegistratie (BRS) KONDAR 1

2 VOORwoord Veel gemeenten in Nederland werken met een midofficesysteem. Lang niet altijd draait dit systeem zoals de gemeente het zou willen. Middels dit document geeft KONDAR gemeenten advies hoe met de bekendste problemen van de BasisRegistratie of Civision Makelaar Gegevens omgegaan kan worden. Inhoud Cases per thema uitgelicht Kadaster Belastingen Innen Burgerzaken Inrichting BRS VOA Vervuiling algemeen Algemeen advies Advies Heeft u vragen naar aanleiding van dit rapport? Of heeft u de behoefte dat uw BasisRegistratie of Civision Makelaar Gegevens eens onder de loep genomen wordt? Stuur dan een naar gegevensbeheer@kondar.nl of stuur een reactie via onze website 2 Kwaliteitsonderzoek Basisregistratie 2010

3 Cases per thema uitgelicht Kadaster Case: Vervuiling vanuit het Kadaster De BRS vertoont de bij veel gemeenten gebruikelijke vervuiling vanuit het Kadaster. De informatie van het Kadaster is zeer regelmatig ingelezen maar is helaas vaak niet informatie die voor een gemeente relevant is. Het Kadaster stuurt bijvoorbeeld toevoegingen van personen met een onvolledige berichtinhoud. Als voorbeeld: Achternaam persoon, voorletters, soms een geboortedatum, vaak ook niet, het AKR nummer (interne zoeksleutel Kadaster) en niet meer dan dat. Gevolg hiervan is dat dit record in de applicatie CKD wordt opgenomen en aan de BRS wordt aangeboden. Een dergelijk onvolledig gegeven leidt snel tot dubbelen in de BRS. Als deze persoon gevestigd is in de gemeente, of zich vestigt op een later tijdstip wordt de match tussen dit record en het Bevolkingsrecord niet gemaakt. Er is immers onvoldoende informatie beschikbaar om een betrouwbare match te maken. Geen BSN of A-nummer, geen voornamen etc. Er worden soms ook records toegevoegd met alleen een oppervlakte en X- en Y-coördinaten voor een maatschappelijk object, of alleen de datum van vestiging. Dit voegt niets toe voor de BRS. Kadaster is hierdoor een van de grote vervuilers in gemeenteland. Bij iedere toevoeging vanuit Kadaster dienen ontbrekende gegevens te worden aangevuld en moet bepaald worden of het gegeven wel of niet in beheer wordt gegeven aan de BRS/ Makelaar. Belastingen Case: Missen van buitengemeentelijke belastingplichtigen De gemeente kent een groot aantal buitengemeentelijke personen die een relatie hebben (gehad) met de gemeente. Het kan hier gaan om actief belastingplichtigen (eigenaren van een VBO of MO) en om niet meer actief belastingplichtigen. Actief of niet actief: deze personen staan geregistreerd in de belastingapplicatie. Echter, slechts een deel van de actief belastingplichtigen wordt gevolgd via de VOA. De belastingplichtigen die niet gevolgd worden via de VOA hebben vaak niet-actuele adresgegevens. Door het maken van een aantal queries kan een overzicht verkregen worden van de personen die een actuele belastingrelatie met de gemeente hebben maar inmiddels buiten de gemeente wonen. Bij al deze personen wordt vervolgens een afnemerindicatie geplaatst zodat een bevestigingsbericht ontvangen kan worden van de gemeente van vestiging. Deze mensen worden nu dus actief gevolgd door de gemeente zodat zij bij verhuizing niet verdwijnen. Case: Dubbel geregistreerd Personen staan dubbel geregistreerd. Dit kan veroorzaakt worden door de aanlevering van onvolledige gegevens vanuit een applicatie waardoor een nieuw voorkomen niet gematched kan worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een aanlevering van het Kadaster met de meisjesnaam van een persoon, zonder BSN of A-nummer, waarna deze dame zich vestigt en gaat trouwen. De verandering van naam en het opeens wel hebben van een BSN zorgt ervoor dat iemand niet herkenbaar als dubbele in de applicatie komt. Voor deze personen dient het authentieke gegeven bepaald te worden (het voorkomen met de meest complete gegevens) en de sleutelwaarden van het voorkomen omgezet te worden naar de primaire gegevens. Hierdoor worden deze personen weer herenigd binnen de applicaties en kan het secundaire record verwijderd worden. KONDAR 3

4 Cases per thema uitgelicht (vervolg) Case: Geen verwijsgegeven aanwezig Personen die in de belastingapplicatie geregistreerd stonden hebben geen verwijsgegeven. Zij zijn niet meer bekend binnen de bevolkingsapplicatie maar er is ook geen informatie aanwezig naar welke gemeente zij verhuisd zijn. : Deze personen dienen handmatig getraceerd te worden door de afdeling Bevolking via de landelijke voorziening GBA-V. Voor de personen die de gemeente nog wenst te volgen zal vervolgens een indicatie geplaatst dienen te worden bij de nieuwe gemeente. Wat overblijft is een groot aantal personen die nog geregistreerd staan in de Belastingapplicatie die geen actieve relatie meer hebben met de gemeente. Het gaat dan om voormalige pandeigenaren die verhuisd zijn. Deze zuiver historische gegevens kunnen in de belastingapplicatie blijven staan maar ze hebben geen toegevoegde waarde meer voor de andere geledingen van de gemeente. Deze gegevens kunnen ontkoppeld worden van de BRS. Innen De situatie binnen de applicatie voor innen is nauw verwant aan de situatie van de applicatie van belastingen. Ook hier geldt dat buitengemeentelijke personen waar de gemeente een aanslag aan wenst te sturen gevolgd moeten worden via de GBAVOA. Burgerzaken GBAVOA Case: Personen zonder BSN Er staan personen in de BRS geregistreerd zonder BSN. Het BSN (Burger Service Nummer) is voor gemeenten de primaire sleutel voor uitwisseling en hoort aanwezig te zijn. Voor personen die geen actuele binding meer hebben met de gemeente (uitsluitend voormalige inwoners zonder actieve belastingrecords) is het niet meer relevant dit gegeven te achterhalen. Echter, voor sommige personen die via de VOA gevolgd worden is het BSN wel relevant. Het lijkt erop dat dan de landelijke actie waarbij het BSN is toegevoegd met een inleesactie niet gedaan is in de gemeente. De berichtencyclus van de GBA duurt standaard 3 dagen. De mailbox wordt iedere 5 dagen geschoond door de beheersorganisatie in Den Haag. Het is dus van groot belang de berichtencyclus dagelijks te controleren op storingen of foutmeldingen. In de geschiedenis van het berichtenverkeer kan gekeken worden of dit het geval is. Conclusie t.a.v. nog bestaande vervuiling Het kan zijn dat de BRS dan nog steeds niet volledig is geschoond. Om dat te doen zou een aanzienlijke verdere inspanning geleverd moeten worden met veel handmatige en tijdrovende acties. Om toekomstige vervuiling te voorkomen volgen hierna een aantal aanbevelingen ten aanzien van gegevensbeheer. Case: Personen niet in bevolkingsapplicatie maar wel adres Mensen hebben een adres binnen de gemeente maar staan niet bekend in de bevolkingsapplicatie. Allereerst dient gecontroleerd te worden of er geen andere afnemers zijn voor deze gegevens. Is dit niet het geval, kunnen deze personen verwijderd worden uit de BRS. Als er wel afnemers zijn (belasting, innen), dienen deze personen opgezocht te worden in de GBA-V en de gegevens aangepast te worden in de applicaties die het gegeven aan de BRS levert. 4 Kwaliteitsonderzoek Basisregistratie 2010

5 Algemeen advies 1. Nauwe monitoring van de berichtencyclus zowel voor bevolkingsapplicatie als GBAVOA. 2. Dagelijks controleren van de berichten. Bij fouten reageren naar de gemeente van ontvangst/verzending om te bepalen wat de oorzaak is van de foutmelding. 3. Bij hervestiging in de gemeente de afnemerindicaties screenen op GBA A. Als dit van toepassing is de indicatie verwijderen zodat personen niet onterecht gevolgd worden. 4. Maandelijks overzicht maken van personen die uitsluitend de indicatie GBA A hebben in het distributiesysteem. Als er geen belanghebbende applicaties zijn die de informatie gebruiken is het volgen van een persoon overbodig en onjuist. 5. Maandelijks een overzicht maken van personen die zijn verhuisd uit de gemeente. Dit overzicht ter hand stellen aan de beheerders van de verschillende applicaties. Die moeten zelf bepalen of ze deze persoon nog willen volgen buiten de gemeente (openstaande vorderingen, heffingen etc.). 6. Het is de verantwoordelijkheid van iedere applicatiebeheerder om te bepalen of de cliënt nog gevolgd moet worden en hoe lang. Het plaatsen van de afnemerindicatie kan centraal (bij Burgerzaken) of decentraal (door de applicatiebeheerders) gedaan worden. De gemeente moet hierin een keuze maken. Als de indicaties decentraal geplaatst worden moet de methodiek aan de verschillende applicatiebeheerders worden uitgelegd. 7. Maandelijks de controleoverzichten draaien die in de BRS beschikbaar zijn. Consistentiecontroles, afwijkende waarden etc. Een aantal van deze overzichten is alleen beschikbaar in de BRS, niet in de opvolger CMG. 8. Maandelijks het overzicht Dubbelen draaien voor zowel personen als maatschappelijke objecten. Dubbelen verwijderen (ontdubbelen). Bij Kadastrale gegevens altijd de relevante gegevens aanvullen (BSN, A-nummer). Dit voorkomt dat er dubbelen in de registratie worden opgenomen. Bepaal ook wat wel en wat niet wordt aangeboden aan een distributiesysteem want niet alle geleverde informatie van het Kadaster is relevant voor anderen. 9. Aan alle applicatiebeheerders uitleg verstrekken over hoe een distributiesysteem van gegevens werkt. Waar moet je op letten, wie is verantwoordelijk voor welke gegevens en hoe beïnvloedt jouw gegeven het werk van anderen. 10. Actief sturen op het aanspreken van personen als gegevens niet juist beheerd worden. De bronhouder van een gegeven is verantwoordelijk voor de kwaliteit. Deze verantwoordelijkheid moet ook genomen worden. 11. Inrichten terugmeldprocedures voor alle authentieke gegevens. Hoe wordt een geven in onderzoek gezet, waarom en hoe krijgt de melder terugkoppeling over de juistheid van het gegeven. KONDAR 5

6 a. 1e Heezerlaantje 56, 3766 LW Soest t f e. 6 Kwaliteitsonderzoek Basisregistratie 2010