E-PROCUREMENT: FEIT OF FICTIE?

Transcriptie

1 Arjan van Weele, Nicolette Lakemond & Frederic Claessens THEMA: INTERNET IN BUSINESS Dit artikel beschrijft de resultaten van een onderzoek naar e-procurement in Nederland. Verder wordt ingegaan op de vraag waarom e- procurement oplossingen in de praktijk weinig E-PROCUREMENT: FEIT OF FICTIE? geadopteerd zijn. Ook wordt aandacht besteed aan de stand van zaken omtrent elektronisch inkopen in de Verenigde Staten. E-procurement: feit of fictie? Dat is de vraag die wij in dit artikel, enkele jaren na de aankondiging van dit fenomeen, aan de orde te stellen. Na alle onderzoek dat in het buitenland naar dit onderwerp inmiddels is verricht, werd het tijd om in Nederland de stand van zaken met betrekking tot de toepassing van e-procurement vast te stellen. Hiertoe werd in samenwerking met de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) een enquête uitgevoerd. E-PROCUREMENT EN DE TOEPASSINGEN In de jaren tachtig en negentig voorspelden veel auteurs van managementboeken dat informatietechnologie het karakter en de manier van zakendoen in het bedrijfsleven sterk zouden veranderen (zie Porter en Millar, 1985; McFarlan, 1984; Applegate et al., 1988). Alom was het geloof dat de komst van e-commerce sterke verandering zou gaan brengen in de bestaande concurrentieverhoudingen. Gerenommeerde internationale onderzoeksbureaus als Gartner en Forrester voorspelden enkele jaren geleden dat 14 MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2

2 E-PROCUREMENT: FEIT OF FICTIE? E-auctions Veilingen met behulp van internet of intranet technologieën. In de meeste gevallen houdt de koper een veiling en mogen de verkopers bieden (e-reverse auction) op de gevraagde goederen of diensten. Er zijn vele variaties mogelijk; zo kan men het aantal deelnemers variëren of de selectiecriteria bepaalde wegingsfactoren meegeven. Elektronische marktplaatsen Elektronische marktplaatsen zijn plekken op het internet waar kopers en verkopers met elkaar kunnen handelen. Er worden verschillende typen marktplaatsen onderscheiden. Zo kan men onderscheid maken tussen buy side marktplaatsen die opgezet zijn door de koper (bijvoorbeeld Covisint); sell side marktplaatsen die zijn opgezet door verkopende partijen (bijvoorbeeld: Chemdex) en neutrale marktplaatsen die ontworpen zijn voor zowel koper als verkoper. Een ander onderscheid kan men maken tussen horizontale en verticale marktplaatsen. In verticale marktplaatsen worden goederen of diensten van een bepaalde industrie of keten verhandeld; in het geval van horizontale marktplaatsen zijn de aangeboden en gevraagde producten of diensten niet ketenspecifiek (bijvoorbeeld MRO-artikelen). ECR: Efficient Consumer Response Efficient Consumer Response is een manier van werken waarbij bedrijven in de keten samenwerken om de consument beter te bedienen. Door de focus op de consument verdwijnen barrières tussen bedrijven en tussen vakgebieden en kunnen bedrijven gezamenlijk een beter resultaat bereiken. De vier werkterreinen van ECR zijn Category Management, Logistiek, Ondersteunende Technieken en Integratie.(bron: CPFR:Collaborative Planning Forecasting and Replenishment CPFR heeft betrekking op het uit (elektronisch) uitwisselen van informatie tussen leverancier en klant om hiaten tussen vraag en aanbod te verkleinen. Bij deze oplossing krijgen partijen meer inzicht in elkaars vraagprocessen om te komen tot snellere levertijden aan de uiteindelijke eindafnemer resp. -gebruiker. SRM Supplier relationship management betreft het opzetten en onderhouden van een informatiesysteem ten behoeve van het managen van de leveranciersrelaties. Te denken valt aan het structureel bijhouden van de prestaties van een leverancier, de geleverde goederen of diensten en de bijbehorende prijzen, maar ook de ontvangen offertes en bedrijfseconomische cijfers kunnen er in opgenomen worden Kader 1: Definities e-procurement oplossingen 1 elektronisch zakendoen zich tot ongekende proporties zou ontwikkelen. Voordelen zouden gelegen zijn in een snellere afwikkeling van transacties, gemakkelijker ontsluiting van markten, en een betere tracing en tracking van goederenstromen (Venkatraman, 1994). Om van de nieuwe technologie gebruik te maken zou wel een herziening van de bedrijfsprocessen nodig zijn. Zo stelt Kalakota (2001) dat e-business de nieuwe manier van bedrijfsvoeren wordt voor de 21e eeuw. Ongeacht de methoden die werkten in het verleden, stelt deze auteur dat e-business de nieuwe weg wordt. Over e-procurement, als onderdeel van e-business, is hij duidelijk: invoeren van e-procurement oplossingen leidt tot aanzienlijke besparingen op operationele kosten. Deze besparingen dragen meteen bij aan een verbetering van het bedrijfsresultaat. Daarnaast leidt e-procurement tot een vereenvoudiging van tijdrovende en papierverslindende inkoop- en bestelprocessen. Om deze reden kunnen ondernemers niet om e-procurement heen, aldus Kalakota. In het Report on ebusiness meldt Forrester (2003) dat in het laatste kwartaal van 2002 een belangrijke stijging viel te constateren in inkopen via internet. Dit steeg voor indirecte goederen maar liefst van 1,5% in het derde kwartaal tot 10,5% in het vierde kwartaal. Voor directe goederen kwamen de resultaten uit op 2,9% resp. 9,4%. De toenemende populariteit van e- procurement oplossingen valt vooral te constateren onder grote ondernemingen. Ook meldde het onderzoek een aanzienlijke stijging in het gebruik van elektronische veilingen (van 18,8% naar 27,2%). E-procurement kent verschillende verschijningsvormen. In alle gevallen richten de oplossingen zich op het elektronisch uitvoeren van (een deel van) het inkoopproces. Men kan van e- procurement spreken in enge en brede zin. In brede zin vallen onder e-procurement alle elektronische toepassingen die het inkoopproces faciliteren, variërend van EDI-toepassingen, elektronische marktplaatsen, tot elektronische veilingen en op webtechnologie gebaseerde bestel- en betaaloplossingen. E-procurement in enge zin omvat elektronische catalogus-, bestelen betaalsystemen, zoals deze onder meer door Ariba, CommerceOne en Clarus worden aangeboden. Een nadere omschrijving van de verschillende vormen van e-procurement is te vinden in kader 1. MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 15

3 BESPARINGEN Ondanks de voorspelde hausse, blijkt de snelheid waarmee e-procurement toepassingen geïmplementeerd worden, tegen te vallen. Wat is hiervan de reden? Op deze vraag wordt hier nader ingegaan. Omdat het ontbreekt aan wetenschappelijk, empirisch onderzoek bedienen we ons in deze bijdrage van enige hypothesen. Om deze te kunnen plaatsen, is begrip nodig van de verschillende typen besparingen die door toepassing van de diverse e-procurement oplossingen kunnen worden gerealiseerd. Leveranciers van e-procurement systemen claimen dat de implementatie van hun oplossingen tot drie soorten van besparingen kan leiden. De eerste vorm van besparingen houdt verband met het toepassen van leveraged buying. Bij leveraged buying gaat het om het organiseren van inkoopkracht binnen de organisatie dan wel tussen verschillende eenheden van de organisatie door het bundelen van gemeenschappelijke inkoopbehoeften. Dit wordt de laatste jaren vereenvoudigd door de toepassing van informatietechnologie. Moderne ERP-pakketten stellen inkopers in staat gemeenschappelijke leveranciers en inkoopbehoeften per werkmaatschappij snel te traceren en te aggregeren. Bundeling van inkoopbehoeften leidt in het algemeen tot betere condities bij leveranciers. Het in de markt zetten van grotere volumes maakt het aantrekkelijk global sourcing toe te passen al dan niet in combinatie met elektronische veilingmethoden ( eauctions ). Aanzienlijke besparingen zijn hiervan het gevolg. De tweede vorm van besparingen houdt verband met de reductie van maverick buying (inkopen buiten een bestaand contract om). In veel grote, internationale ondernemingen is het niet zo, dat wanneer op concernniveau een contract met een leverancier is afgesloten, dit contract ook automatisch door de werkmaatschappijen wordt gevolgd. Contract compliance is in de praktijk niet eenvoudig. De moderne e-procurement oplossingen stellen inkoopmanagers (en financiële managers) veel beter in staat order- en contractstromen te volgen. Hierdoor kan men veel gemakkelijker overtreders tijdig in kaart brengen en monitoren. Gevolg: aanzienlijke besparingen door gebruik maken van bestaande contracten. Het beeld rond de toepassing van elektronische marktplaatsen is teleurstellend De derde vorm van inkoopbesparingen wordt behaald met e-procurement oplossingen, gericht op vereenvoudiging van de omvangrijke transactiestromen die met inkoop zijn gemoeid. Elektronische bestelsystemen besparen veel tijd en papierwerk, vergemakkelijken het Hoog 1 Leveraged buying 2 Maverick buying 3 Transactiekosten Investeringen in IT Investeringen in IT 10-40% Laag 5-10% 1-3% Besparingen Figuur 1: Investeringen in e-procurement en daarmee te behalen besparingen. Tijd 16 MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2

4 E-PROCUREMENT: FEIT OF FICTIE? werk en leiden tot kortere afhandelingstijden: aanzienlijke reducties van transactiekosten zijn het gevolg (vaak van bedragen van 100 euro per inkooporder tot enkele tientallen euro s per order). HYPOTHESEN Het probleem is dat de verschillende soorten besparingen zich in de praktijk afhankelijk van de e-procurement oplossing die men kiest lastig laten realiseren. Wij illustreren dit aan de hand van een vijftal hypothesen: Hypothese 1: Bij investeren in e-procurement oplossingen is er sprake van de wet van de afnemende meeropbrengsten. Figuur 1 illustreert het veronderstelde verband tussen de drie soorten inkoopbesparingen en de mogelijk in te zetten e-procurement oplossingen. Figuur 1 maakt duidelijk dat de grootste besparingen te behalen zijn door leveraged buying toe te passen. Het meest geschikte instrument dat men hiervoor kan inzetten zijn elektronische veilingen ( e-auctions ). Het gericht toepassen van e-auctions leidt in de praktijk tot besparingen van 10 tot 40%. De investeringen die hiermee zijn gemoeid zijn zeer beperkt: het uitvoeren van een e-auction vergt heden ten dage niet meer dan Euro. Voor omvangrijke inkoopsegmenten (in het inkoopjargon ook wel aangeduid met spend categories ) is er sprake van een hoog rendement op het te investeren bedrag. Het terugdringen van maverick buying leidt tot besparingen van 5 tot 10%. De investeringen in systemen die contract compliance kunnen registreren zijn echter hoog: standaard beschikken de meeste ERP-systemen niet over dit soort functionaliteit. Specifieke applicaties dienen te worden ontwikkeld. Hierbij zijn echter al meer investeringen nodig in IT-systemen en opleiding om ze te kunnen realiseren. Figuur 1 geeft vervolgens aan dat om transactiekosten te kunnen verlagen, e-procurement applicaties als Ariba, CommerceOne, Clarus moeten worden aangeschaft. Essentieel is dat deze kunnen worden gekoppeld aan de ERPsystemen van de eigen organisatie. Echter, om het besparingspotentieel ten volle te benutten, dienen ook leveranciers naadloos aan deze applicaties te worden aangesloten. Dit verklaart de zeer hoge investeringen die met deze e-procurement oplossingen zijn gemoeid (vaak vele miljoenen euro s). De opbrengsten zijn echter gering als deze worden uitgedrukt in een percentage van de inkoopwaarde! Besparingen op orderkosten van 100 euro per order tot 10 à 20 euro mogen aanzienlijk zijn, maar deze bedragen uitgedrukt als percentage van de totale inkoopuitgaven niet meer dan 1 à 3%! Hypothese 2 Het absorberend vermogen van organisaties om e-procurement technologie in hun werkprocessen te integreren is gering en kost veel tijd! E-procurement oplossingen kunnen, afhankelijk van de mate waarin zij in huidige werkprocessen ingrijpen, forse weerstand oproepen. Dit leidt er toe dat de absorptiekosten fors oplopen Een en ander wordt geïllustreerd door Figuur 2. De transparantie binnen de organisatie rond inkoopuitgaven en -handelingen neemt toe. Niet iedereen in de organisatie is hier even blij mee. Voorts leiden de meeste e-procurement oplossingen tot een andere taakverdeling tussen gebruikers en inkoopfunctionarissen. De operationele taken gaan richting gebruiker, terwijl de inkoopafdeling meer tijd kan besteden aan tactische en strategische inkoop. Een en ander behoeft zowel van de zijde van de gebruiker als van de zijde van de betrokken inkoopfunctionarissen gewenning. Hypothese 3: De thans beschikbare e-procurement oplossingen zijn nog niet uitgekristalliseerd. Nieuwe versies volgen elkaar in rap tempo op. Dit maakt gebruikers kopschuw voor het doen van al te forse investeringen. De systemen die providers aanbieden worden steeds verder door ontwikkeld. Door de technologische ontwikkeling volgen nieuwe versies (releases) van e-procurement applicaties MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 17

5 1 Leveraged buying 2 Maverick buying 3 Transactiekosten Hoog Absorptiekosten Investeringen in IT/ Absorptiekosten Investeringen in IT Laag Tijd Figuur 2: De investeringen in IT-systemen en de absorptiekosten uitgezet tegen de tijd. elkaar snel op. De functionaliteit van de systemen groeit met het aantal versies of releases. De vraag is dus: wanneer moet men instappen? De toenemende functionaliteit van applicaties, gepaard aan de sterk dalende prijzen en tarieven, kan er mede de oorzaak van zijn dat organisaties nog even wachten met de invoering ervan. Hypothese 4: Invoering van e-procurement oplossingen loopt vertraging op door het ontbreken van geïntegreerde oplossingen; dit betekent dat de opdrachtgever zichzelf voor deze taak gesteld ziet! Besparingen door e-procurement oplossingen laten zich vooral realiseren als de verschillende partijen in de keten aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Systeemcompatibiliteit blijkt in de praktijk een belangrijk obstakel. Daarnaast dienen de e-procurement oplossingen met de vigerende systemen binnen de eigen organisatie aangesloten te kunnen worden. Ook dit verloopt als wij op de berichten van ons bekende ondernemingen moeten afgaan verre van eenvoudig! Hypothese 5: Leveranciers zitten niet te wachten op generieke e-procurement oplossingen en zijn in het algemeen weigerachtig om hieraan medewerking te verlenen. Een vijfde hypothese is dat leveranciers weinig welwillend tegenover e-procurement oplossingen staan. Zij vrezen hun klanten te veel gevoelige informatie te moeten geven en daarmee de inkopers de mogelijkheid te bieden hen makkelijker tegen elkaar uit te spelen. Ook kan het feit dat ook zij zullen moeten investeren in de benodigde ICT-faciliteiten en de daarbij behorende opleiding van gebruikers terwijl de opbrengsten ervan misschien niet direct zichtbaar zijn weerstand oproepen bij leveranciers ( wat levert ons die investering op? ). Het voorgaande overziend concluderen wij dat er diverse redenen zijn voor de sterk achterblijvende adoptie van e-procurement oplossingen in de praktijk. Echter, onze redenering is gebaseerd op een aantal hypothesen. Laten we eens kijken hoe het met de praktijk is gesteld. E-PROCUREMENT IN DE VERENIGDE STATEN Het Amerikaanse vaktijdschrift Purchasing voerde vorig jaar een onderzoek uit naar het gebruik van elektronische oplossingen in inkoop en vergeleek de resultaten met die van een on- 18 MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2

6 E-PROCUREMENT: FEIT OF FICTIE? derzoek dat twee jaar eerder werd uitgevoerd. Dat gaf opvallende resultaten. Wij vatten de belangrijkste resultaten kort samen (zie ook tabel 1). Onder respondenten blijkt het gebruik van EDI (Electronic Data Interchange) gestegen te zijn van 32% in 2000 naar 38% in Het gebruik van elektronische RFQ s (e-rfq s) 2 nam toe van 30% naar 34%. Wat betreft e-auctions valt er een beperkte stijging waar te nemen: het aantal gebruikers van zogenaamde real time auctions steeg van 9% naar 11%. De stijging in het gebruik van de zogenaamde reverse e-auctions (koper controleert) is opmerkelijk: dit cijfer ging van 6% naar 15%. Hetzelfde geldt voor elektronische samenwerking tussen koper en leverancier. Dit cijfer steeg van 10% naar 21%. E-auctions zullen hun intree doen in het Nederlandse bedrijfsleven De door Purchasing geënquêteerde inkopers gaven aan iets beter te zijn toegerust om de elektronische toepassingen te gebruiken ten behoeve van het inkoopproces. In 2000 gaf 42% van de ondervraagden aan voldoende getraind te zijn; in 2002 is dat 57%: een aanmerkelijke stijging, maar onzes inziens niet voldoende om volledig te profiteren van elektronische mogelijkheden. In 2000 gaf 22% aan dat de werkgever voldoende middelen ter beschikking stelde voor training en opleiding; in 2002 was dat 23%. Deze bevindingen lijken enigszins met elkaar in tegenspraak. Immers, het is niet goed voor te stellen dat een aanzienlijke stijging in de mate van training met een dergelijke marginale stijging van de opleidingsbudgetten werd verkregen... Het gebruik van verticale marktplaatsen nam in de betrokken periode slechts met één procent toe van 16% naar 17%. De conclusie die uit dit onderzoek kan worden getrokken is dat e-procurement in het Amerikaanse bedrijfsleven nog zeker geen gemeengoed is. Het lijkt erop dat de implementatie van e-procurement oplossingen sterk achterblijft bij de verwachtingen zoals deze eind jaren negentig werden uitgesproken. Op grond van deze cijfers lijkt er in de populariteit van e-procurement Tools for supply base/strategic sourcing research 60% 66% Supplier directories/databases 74% 73% Commerce-enabled extranets with select suppliers 23% 25% Demand aggregation with other companies 9% 6% E-RFQs 34% 30% EDI 38% 32% E-matching (nasdaq-style) 8% 4% E-auction (reverse, buyer controls) 15% 6% E-auction (forward, seller controls) 8% 6% E-auction (real time) 11% 9% E-auction (not real time) 6% 4% E-collaboration with suppliers 21% 10% Supplier-hosted Web storefronts 57% 56% Tabel 1: Het gebuik van e-procurement oplossingen in de VS, 2002 vs (bron: Purchasing, 20 juni 2002) oplossingen eerder sprake van een evolutie dan van een revolutie. Nu een beeld verkregen is omtrent het gebruik van elektronische hulpmiddelen voor de inkoopfunctie in de Verenigde Staten, is het interessant om te zien hoe de zaken er in Nederland voorstaan. E-PROCUREMENT IN ZUID NEDERLAND In september 2002 is een enquête gehouden onder de leden van de NEVI kring Zuid over het gebruik van en e-procurement oplossingen. Doel van het onderzoek was enerzijds na te gaan in hoeverre bedrijven in Zuid Nederland gebruik maken van e-procurement oplossingen en anderzijds tot welke resultaten deze oplossingen hebben geleid. In totaal zijn er 953 bedrijven aangeschreven waarvan er uiteindelijk 86 een ingevuld exemplaar terugstuurden. De respons is hiermee 9%. Ingedeeld naar soort bedrijven ziet de samenstelling eruit als in tabel 2 weergegeven. Het grootste deel van de respondenten blijkt MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 19

7 Branche Industrie 61.6% Groothandel 5.8% Dienstverlening 8.1% Overheidssector 8.1% Overig 16.3% Tabel 2: De respondenten ingedeeld naar branche Aantal medewerkers minder dan % tussen % tussen % tussen % tussen % meer dan % Tabel 3: De respondenten ingedeeld naar bedrijfsgrootte werkzaam in de industriële sector (62%). Een indeling van de respondenten naar bedrijfsgrootte leert dat meer dan de helft van de respondenten afkomstig is uit grote organisaties (zie tabel 3). Gezien de oververtegenwoordiging van grote organisaties en de industriële sector zijn de resultaten niet generaliseerbaar voor het Nederlandse bedrijfsleven. E-AUCTIONS Een van de eerste vragen betrof de ervaring met verschillende typen elektronische inkoopoplossingen. Uit tabel 4 blijkt dat weinig respondenten ervaringen hebben met dit soort oplossingen. Ja Enigszins Neen Ervaring e-auctions 9,3% 8,1% 86,2% Ervaring e-procurement systemen 15,1% 25,6% 59,3% Ervaring marktplaatsen 5,8% 20,9% 73,3% Ervaring met indiv. lev. oploss. 19,8% 19,8% 60,5% Ervaring met CPFR 4,7% 5,8% 89,5% Ervaring met SRM 7,0% 14,0% 79,0% Tabel 4: Ervaringen met verschillende e-procurement oplossingen Uit onze analyse is gebleken dat vooral de grotere ondernemingen bekend zijn met de toepassing van e-auctions. Vervolgens kregen de respondenten die aangegeven hadden ervaring te hebben met e-auctions, de volgende stelling voorgelegd: Binnen onze organisatie zijn we overwegend positief over de volgende resultaten die met e-auctions werden behaald. Hiermee was niemand het helemaal eens. Op een schaal van 1 (geheel mee oneens) tot 6 (geheel mee eens) was de gemiddelde score op de uitspraak dat er belangrijke besparingen waren behaald 3,6. De idee dat het gebruik van e- auctions bijdraagt aan erkenning van het topmanagement scoorde eveneens 3,6. Daarentegen gaf men als gemiddelde score 2,5 op de uitspraak dat de relatie met de leverancier was verbeterd. Aan de respondenten die aangaven geen ervaring te hebben opgedaan met e-auctions werd gevraagd naar de redenen. Belangrijkste antwoord was dat men van mening was dat de eigen organisatie er nog niet klaar voor is. In een aantal gevallen vond men dat de inkoopafdeling er nog niet aan toe was. Ook menen enkelen dat de kosten niet opwegen tegen de baten. Tot slot was men van mening dat leveranciers nog onvoldoende geëquipeerd zijn om deel te nemen aan e-auctions, en in een enkel geval dat de markt er zich niet voor leende. Andere redenen waren onder andere: prioriteitstelling, geen aandacht voor het onderwerp en te weinig vertrouwen in de toepassing. E-PROCUREMENT SYSTEMEN Een volgend onderwerp dat in het onderzoek aan de orde kwam betrof de toepassing inzake e-procurement systemen. Op de vraag of men een e-procurement systeem operationeel had, was het meest voorkomende antwoord dat men niet of nauwelijks elektronisch bestelde. Veruit de meeste positieve antwoorden waren afkomstig van grote ondernemingen. Van de 41 grotere ondernemingen (meer dan 500 medewerkers) rapporteerden er veertien een e-procurement systeem operationeel te hebben. Vijf van deze ondernemingen meldden dit systeem voor 20 MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2

8 E-PROCUREMENT: FEIT OF FICTIE? het gehele inkoopvolume in te zetten; negen ondernemingen gaven aan dat zij een deel van het inkoopvolume via een e-procurement applicatie afhandelden. Deze veertien ondernemingen werd ook gevraagd naar de functionaliteit ervan. Tabel 5 geeft een overzicht van de antwoorden. E-procurement systemen zorgen er voor dat orders rechtstreeks bij leveranciers geplaatst kunnen worden. Voor het feitelijk bestellen van producten of diensten is de tussenkomst van de inkoopafdeling dan niet meer nodig. Vandaar dat de vraag gesteld werd welk percentage van het totale inkoopvolume op dit moment direct, dat wil zeggen zonder tussenkomst van een inkoopafdeling, bij leveranciers werd geplaatst. Uit de analyses blijkt dat bij meer dan de helft van de respondenten met een e-procurement systeem minder dan 10% van het inkoopvolume rechtstreeks bij de leverancier besteld wordt; 18,6% van de respondenten, die over een e-procurement oplossing beschikten, gaf aan dat gebruikers meer dan 50% van de orders direct bij de leverancier plaatsen. Aan respondenten, die aangaven nog geen e- procurement systeem operationeel te hebben, werd gevraagd naar de redenen daarvoor. Het feit dat de eigen organisatie er nog niet klaar voor is, bleek ook hier de meest opgegeven reden te zijn. De respondenten zien de houding van het topmanagement niet als belemmerend voor het invoeren van een e-procurement systeem. Andere redenen, die werden opgeven, waren naast het niet klaar zijn van de desbetreffende leveranciers, de markt of de branche, onder andere: teveel sprake van klantspecifieke producten die zich niet elektronisch laten bestellen, te weinig kennis binnen de eigen organisatie over de mogelijkheden van e-procurement, twijfel aan toepasbaarheid en gebrek aan vertouwen in de werking ervan. MARKTPLAATSEN Score Functionaliteit (1-6 schaal) Bestelaanvragen kunnen rechtstreeks door gebruiker worden vervaardigd 4,5 Bestelaanvragen worden elektronisch geaccordeerd door naast hogere manager 3,4 Orders worden elektronisch naar de leveranciers verzonden 4,4 Leveringsdocumenten worden elektronisch verwerkt 3,0 Facturen worden elektronisch gematched 3,9 Gebruikers kunnen bestellen via een Purchasing Card (P-Card) 1,5 Inkoopuitgaven kunnen worden geordend per inkoopuitgavencategorie 4,4 Inkoopuitgaven kunnen worden geordend per leverancier 4,8 Tabel 5: Functionaliteit van operationele e-procurement oplossingen In het onderzoek werd ook gevraagd naar het gebruik van elektronische marktplaatsen. Slechts 10 van de 86 respondenten gaven aan in de periode aangesloten te zijn geweest bij een marktplaats. Op de vraag welke marktplaatsen dat waren kregen wij de volgende antwoorden: Transora, World WideRetail Exchange, Chemunity, Hong Kong Inventory, Innotime, Ugen,Houtbeurs.nl, CPGMarket.com en IBX (Zweden) Op de vraag naar de redenen van de aansluiting bij een marktplaats, antwoordden de betreffende respondenten niet eenduidig. Ook in VS is e-procurement nog geen gemeengoed Uit tabel 6 is af te lezen dat concurrentieoverwegingen en elektronisch betalen geen belangrijke overwegingen zijn om een aansluiting bij een marktplaats te realiseren. Naast deze redenen gaven de betreffende respondenten als aanvullende overwegingen op: total cost benadering, functionaliteit testen, ervaring opdoen en kijken hoe en of een en ander werkt. TOEKOMST EN BEVINDINGEN Naast de feitelijke toepassing van e-procurement oplossingen waren wij geïnteresseerd in de toekomstverwachtingen van respondenten. MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 21

9 Score Reden (1-6 schaal) Gebruik kunnen maken van e-auction faciliteiten 3,3 Terugdringen Maverick Buying 3,4 Reduceren transactie gebonden kosten 4,3 Tracing and tracking van goederenstromen 3,6 Elektronisch betalen 2,7 Concurrenten deden het... 2,0 Tabel 6: Redenen voor aansluiting bij een marktplaats De geënquêteerden werd enerzijds gevraagd naar hun algemene beeld van de resultaten die met e-procurement oplossingen kunnen worden behaald; anderzijds werden zij gevraagd naar hun verwachtingen van dit soort toepassingen in de nabije toekomst. Met de stelling dat de invoering van e-procurement oplossingen in de organisatie in het algemeen tegengevallen is, was het merendeel het oneens. Degenen die het met deze stelling wel eens waren, noemden vooral het gebrek aan technische standaarden als belangrijkste reden voor hun negatieve ervaringen. De beschikbare e-procurement systemen zijn nog niet uitgekristalliseerd Score Technologie (1-6 schaal) E-auctions 2.9 E-procurement systemen 4.2 Elektronische marktplaatsen 3.1 CPFR 2.8 SRM 3.3 Tabel 7: Toekomstverwachtingen Welke oplossingen zullen de komende jaren een grote vlucht nemen binnen organisaties? Blijkens de antwoorden (zie tabel 7) wordt van e-procurement systemen het meest verwacht, zijn de verwachtingen ten aanzien van e-auctions minder hoog gespannen, en zijn de meningen over het gebruik van elektronische marktplaatsen redelijk verdeeld. CONCLUSIES Hoewel e-procurement zich in een grote belangstelling mag verheugen, valt het gebruik in de praktijk tegen. Dat is een van de belangrijkste conclusies die naar aanleiding van dit artikel mag worden getrokken. Ondanks de vele voordelen die aan e-procurement oplossingen zijn verbonden, laten deze zich in de praktijk niet eenvoudig realiseren. Dit verklaart, naar ons gevoel, de beperkte toepassing in de praktijk. Ondanks de verschillen in (business) cultuur, lijken de verschillen tussen de VS en Nederland gering. Echter, de laatste ontwikkelingen in de VS wijzen erop dat de pioniersfase aldaar achter de rug is. Opschaling van e-procurement initiatieven lijkt er nu aan de orde. In Nederland is het nog niet zo ver. Grofweg is 1 op de 7 grotere ondernemingen aan het experimenteren met elektronische veilingen. Wanneer men dit doet zijn de ervaringen gematigd positief. Het effectief inzetten van e-auctions vergt veel voorbereiding die niet in alle gevallen met significante inkoopbesparingen wordt gehonoreerd. Op grond van de onderzoeksbevindingen verwachten wij dat e-auctions, zij het geleidelijk, hun intree zullen doen in het Nederlandse bedrijfsleven. Uitsluitend grote ondernemingen blijken op dit moment geëquipeerd voor de invoering van grote, bedrijfsomvattende e-procurement systemen. Enerzijds denken wij dat dit verband houdt met de investeringen; anderzijds houdt dit verband met de kennis waarover bedrijven moeten beschikken. Op grond van de enquêteresultaten is het aantal succesvolle implementaties nog beperkt. Desalniettemin wordt er nog steeds veel van e-procurement toepassingen verwacht. Op grond van een sterke verbetering van de prijs/prestatieverhouding van dit soort oplossingen, zullen deze sterk aan populariteit winnen, zo is onze verwachting. Het beeld rond de toepassing van elektronische marktplaatsen is teleurstellend. Slechts en- 22 MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2

10 E-PROCUREMENT: FEIT OF FICTIE? kele (wederom de grotere) ondernemingen hebben hiermee ervaring opgedaan. Toepassing is niet wijdverbreid. De magere respons op de enquête laat niet toe uitspraken te doen over de toekomstmogelijkheden van dit soort oplossingen. Evenmin kunnen we harde uitspraken doen gericht op de bevestiging dan wel de weerlegging van de hypothesen die werden geformuleerd. Verder onderzoek is nodig naar de redenen van de trage adoptie van e-procurement. Onze hypothesen kunnen hierbij als uitgangspunt dienen. Samengevat zullen e-procurement oplossingen het inkooplandschap veranderen. Echter, dit zal gezien de huidige stand van zaken niet in het tempo geschieden dat consultants en onderzoekers ons hebben doen geloven. Inkoopmanagers in Zuid Nederland staan met beide benen op de grond. Het beeld is dat men afwacht, wellicht onder het motto beter een fast follower dan een bad pioneer!. Op deze wijze zal e-procurement geleidelijk aan evolueren van fictie naar feit! Dr. Nicolette Lakemond is universitair docent Inkoopmanagement aan de Faculteit Technologie Management van de TU Eindhoven. Frederic Claessens is doctoraal student aan de Eindhovense Faculteit Technologie Management. Noten 1. Zie ook Van Weele en Veth (2001). 2. RFQ staat voor Request for Quotation, hetgeen in Nederland wordt vertaald met offerte-aanvraag. Literatuur Applegate, L.M., Cash, J.I., Mills, D.Q. (1988), Information Technology and Tomorrow s Managers, Harvard Business Review, November-December, p Forrester Research (2003), Report on ebusiness, January Kalakota, R. and Robinson, M (2001); E-Business: a roadmap for success, Addison Wesley, Massachussetts, McFarlan, F.W. (1984), Information Technology Changes the Way You Compete, Harvard Business Review, May-June, p Porter, M.E., Millar, V.E. (1985), How Information gives you Competitive Advantage, Harvard Business Review, July-August, p Purchasing, (2002) e-procurement adoptions progress slowly and steadily, 20 June. Venkatraman, N., IT-Enabled Business Transformation: From Automation to Business Scope Redefinition. Sloan Management Review, Winter, Weele, van, A.J.(2002), Purchasing and supply chain management: analysis, planning and practice, Thomson Learning International, 3rd edition, London Van Weele, A.J. en Veth, T., (2001), Concurrentiekracht door e- Procurement: nu of nooit?, Holland Management Review, Maart-April 2001, Nummer 25, pp Over de auteurs Prof. dr. Arjan van Weele is NEVI-Hoogleraar Inkoopmanagement aan de Faculteit Technologie Management van de TU Eindhoven. MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 23