1 Onderwerp Wet- en regelgeving EU-Regelgeving Begrippen en definities Benodigdheden Werkwijze...

Transcriptie

1 Code K-IK-EP-W09 Versie 01 Ingangsdatum pag. 1 van 6 Versie Goedkeuring datum Wijzigingen ten opzichte van vorige versie Oude code was WIEP-004. Nieuw sjabloon, opnieuw begonnen met versienummering. Diverse tekstuele wijzigingen nav interne audits 03 wiep formulier nummers verwijderd Inhoudsopgave 1 Onderwerp Wet- en regelgeving EU-Regelgeving Begrippen en definities Benodigdheden Werkwijze De uitslag vanuit de erkenning Scheepsleverancier Controle op de VC retournering Vervolgstappen bij omissies in VC retournering Vervangend bewijs Machtiging van de officiële vertegenwoordiger van de kapitein Registratie en archivering Registratie Archivering Toelichting op Afwijken van Voorschrift (TAV) Interventies Wettelijke basis... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 8 Arbo, milieu en veiligheid Veiligheidsbeleid biologische agentia Bijlagen... 6

2 Code K-IK-EP-W09 Versie 01 Ingangsdatum pag. 2 van 6 1 Onderwerp Dit werkvoorschrift beschrijft het interventiebeleid dat zal worden toegepast, wanneer niet gehouden wordt aan een correcte en tijdige retournering van het VC. Na uitslag uit een scheepleverancier dienen de producten volgens een wettelijk geregelde termijn, (uiterlijk 30 dagen na aftekening van het VC door de OD) geleverd te zijn aan het op het VC vermelde zeevervoermiddel. Het is de verantwoording van de SL van verzending, dat het VC, afgetekend op vak 5 voor ontvangst, correct en tijdig geretourneerd wordt naar deze SL van verzending. Indien het VC niet tijdig en/of correct is geretourneerd naar de SL van verzending, wordt dit gezien als bewijs dat betreffende partij niet conform de regelgeving is geleverd aan het op het VC vermelde zeevervoermiddel. Dit werkvoorschrift is een verdere aanvulling op het Interventiebeleid en specifiek interventiebeleid IB02_SPEC12: Interventiebeleid import dieren en producten van dierlijke oorsprong. 2 Wet- en regelgeving 2.1 EU-Regelgeving Richtlijn RL97/78/EG Verordening 136/2004 Beschikking 2000/571/EG 3 Begrippen en definities Begrippen zoals genoemd in het Werkhandboek BIP en Entrepots en de procedure Entrepots (VVE, SL, SE) zijn van toepassing. Begrip CJIB IOD TBM LOD RvB SW VC SL OD AI BB Definitie Centraal Justitieel Incasso Bureau Interne Opsporing Dienst Team Bestuurlijke Maatregelen Last onder dwangsom Rapport van Bevindingen Schriftelijke Waarschuwing Veterinair Certificaat (volgens het model in de Bijlage van de Beschikking 2000/571/EG) Scheepsleverancier Officiële Dierenarts NVWA Assistent Inspecteur NVWA Bedrijvenbeheerder NVWA

3 Code K-IK-EP-W09 Versie 01 Ingangsdatum pag. 3 van 6 4 Benodigdheden n.v.t. 5 Werkwijze 5.1 De uitslag vanuit de erkenning Scheepsleverancier De uitslag van een partij staat beschreven in werkvoorschrift uitslag, K-IK-EP-W04. Het VC begeleidt altijd de partij vanuit de erkenning SL naar het zeevervoermiddel van bestemming. Na levering aan het beoogde zeevervoermiddel wordt vak 5 van het VC tijdig en correct ingevuld door de (officiële vertegenwoordiger van de) kapitein van het zeevervoermiddel, of door de officiële instantie in de haven van vertrek van het zeevervoermiddel. Maximaal 30 dagen na afgifte van het VC (ondertekening en invulling van vak 4 door de verantwoordelijke dierenarts), zal de levering van de zending aan het op het VC genoemde zeevervoermiddel gerealiseerd moeten zijn. Het bedrijf dat erkend is als SL, is verantwoordelijk voor de correcte en tijdige retournering van alle betreffende VC s. De NVWA ziet toe op deze retournering op de volgende wijze Het VC wordt vervolgens geretourneerd naar de SL van verzending. Daar worden de geretourneerde VC s gearchiveerd door de entrepothouder. 5.2 Controle op de VC retournering De AI controleert tijdens week 5 na afgifte van het VC op een correcte VC retournering. Er is sprake van een correcte VC retournering, indien: Het VC retour is gekomen binnen 30 dagen en in de fysieke administratie van de entrepothouder aanwezig is. Vak 5 correct ingevuld is door de officiële autoriteit in de haven van vertrek, of de (officiële vertegenwoordiger van de) kapitein van het zeevervoermiddel. Een correcte invulling houdt in, dat in vak 5 van het VC de handtekening, de naam en functie van de ondertekenaar en het stempel van de ondertekenende autoriteit ingevuld moeten zijn door de (officiële vertegenwoordiger van de) kapitein van het schip, of de officiële autoriteit in de haven van vertrek van het schip. De haven van vertrek en de datum dienen tevens ingevuld te zijn. Deze invulling mag uitgevoerd worden door de aanbieder van het VC (de belanghebbende bij de SL van verzending). Bij vaststelling van verschillen tussen vak 2 en vak 5 gegevens wordt het VC als niet correct geretourneerd beschouwd.

4 Code K-IK-EP-W09 Versie 01 Ingangsdatum pag. 4 van 6 De uitslag van deze controle wordt genoteerd in K-IK-EP-F31, VC registratie en controle digitaal. Omissies noteert de AI/OD tevens in de fysieke map VC controle, op het formulier K-IK-EP- F21 registratie VC controle op retournering. 5.3 Vervolgstappen bij omissies in VC retournering Indien na controle door de AI / OD blijkt dat het VC niet, dan wel met een incorrect ingevuld vak 5, is geretourneerd naar de SL van verzending, wordt de volgende werkwijze toegepast: 1 Er wordt een waarschuwingsbrief opgesteld door de AI / OD. Deze brief wordt overhandigd aan de betreffende entrepothouder. In deze brief wordt de omissie (het niet tijdig en/of correct ingevuld, geretourneerde VC) gemeld. De entrepothouder wordt middels deze brief alsnog de mogelijkheid gegeven om binnen 2 weken het VC met een correct ingevuld vak 5 te overleggen aan de NVWA. Een kopie van de waarschuwingsbrief wordt gearchiveerd door AI /OD in de fysieke map VC-controle. Indien het VC wordt geretourneerd binnen de in deze brief gestelde termijn, controleert de AI / OD of het VC correct is geretourneerd. Indien nu wel correct, vult de AI / OD dit aan op K-IK-EP-F21, registratie VC controle op retournering Indien het VC binnen deze 2 weken niet of niet correct wordt geretourneerd volgt stap 2. 2 Indien bij controle blijkt dat het VC op 2 weken na afgifte van de waarschuwingsbrief nog steeds niet (correct) is geretourneerd naar de SL van verzending, maakt de AI / OD een RvB op. Hierin wordt alle informatie vermeld aangaande het niet (correct) geretourneerde VC. De AI / OD mailt het RvB naar TBM en in cc naar de BB. 5.4 Vervangend bewijs In geval van verlies of kwijtraken (bijv. tijdens transport) van het originele VC exemplaar, kan een gewaarmerkte kopie aangevraagd worden volgens voorschrift K-IK-EP-W09 afgifte kopie veterinair certificaat. Alleen een door de NVWA gewaarmerkte kopie wordt geaccepteerd: Fotokopieën, scans of faxen van een ingevuld, origineel VC (inclusief een correct en volledig ingevuld vak 5) worden niet geaccepteerd als vervangend bewijs. De NVWA zal een retournering van deze kopie met een origineel, correct en volledig ingevuld vak 5 (dit is een met inkt ingevuld vak 5, inclusief een nat stempel), alsnog accepteren als zijnde een correcte retournering van het VC.

5 Code K-IK-EP-W09 Versie 01 Ingangsdatum pag. 5 van 6 Indien blijkt dat na afgifte van het kopie-vc aan de entrepothouder, het origineel weer wordt teruggevonden, en dit document retour komt, kan het origineel wel dienen als bewijs van aflevering. De gewaarmerkte kopie dient echter ook retour te komen. 5.5 Machtiging van de officiële vertegenwoordiger van de kapitein Het is mogelijk dat de kapitein van het schip van bestemming een vertegenwoordiger kan machtigen om vak 5 van het VC in te vullen dan wel te ondertekenen. Een correcte machtiging, afgegeven door de kapitein, bevat minimaal de volgende elementen: De namen en functies van de tekenbevoegden, Vermelding van de datum van ingang en van opheffing van de machtiging, Een machtiging is maximaal twaalf kalendermaanden geldig, te rekenen vanaf de datum van afgifte, Benoemen van de activiteit waartoe de beschreven personen gemachtigd zijn, Een beschrijving van de procedure die de gemachtigde moet uitvoeren, alvorens het vak 5 van een VC getekend wordt (m.a.w., hoe overtuigt een gemachtigde zich van het feit dat vak 5 van het VC getekend kan worden). De SL van verzending dient zelf tijdig te voorzien in vervangende machtigingen. Een machtiging dient ter beoordeling overlegd te worden door de SL van verzending aan de AI / BB. De beoordeling van de machtiging kan plaatsvinden in overleg met TBM. 6 Registratie en archivering 6.1 Registratie K-IK-EP-F21, registratie VC controle op retournering K-IK-EP-F31, VC registratie en controle digitaal 6.2 Archivering Na invullen van de formulieren worden zij bewaard op locatie of digitaal opgeslagen. 6.3 Toelichting op Afwijken van Voorschrift (TAV) Als hoofdregel geldt dat van het NVWA interventiebeleid en/of het werkvoorschrift niet wordt afgeweken. Afwijken kan alleen als de wet dat voorschrijft, het OM dat beslist of de NVWA gezien de specifieke feiten en omstandigheden daartoe genoodzaakt is Indien wordt afgeweken van het interventiebeleid en/of de voorgeschreven werkwijze in dit werkvoorschrift, wordt altijd een TAV (Toelichting op Afwijken van Voorschrift) opgemaakt.

6 Code K-IK-EP-W09 Versie 01 Ingangsdatum pag. 6 van 6 7 Interventies Het algemene en specifieke interventiebeleid (te vinden zijn op de NVWA Werkwijzer) is er op gericht duidelijkheid te geven over hoe de NVWA intervenieert als zij overtredingen constateert. De NVWA verstaat onder een interventie: elk instrument dat de NVWA gebruikt om naleving van wettelijke voorschriften te bevorderen. Specifiek Interventiebeleid import dieren en producten van dierlijke oorsprong en de werkvoorschrift Retournering veterinair certificaat bij scheepsleveranciers (NVWA_WIEP_004 ) 8 Arbo, milieu en veiligheid Zie NVWA - Werkwijzerpagina over ARBO. 8.1 Veiligheidsbeleid biologische agentia Op de pagina Veiligheidsbeleid biologische agentia is informatie en werkvoorschriften te vinden over dit onderwerp. In de rechterkolom is per specifieke doelgroep het mogelijke risico beschreven en de maatregel die moet worden genomen. 9 Bijlagen n.v.t.