Welsh Pony & Cob Vereniging Erkend stamboek voor de Welsh Erkend EU-paspoort uitgevende instantie opgericht in 1970 Official WPCS Daughter Society

Transcriptie

1 Welsh Pony & Cob Vereniging Erkend stamboek voor de Welsh Erkend EU-paspoort uitgevende instantie opgericht in 1970 Official WPCS Daughter Society AANVRAAG PASPOORT Goedgekeurd door bestuur WPCV, versie ; bij gebruik van deze instructie in andere media vermeld u de bron.

2 Aanvraag van een paspoort A.1 Meerdere vormen van paspoorten A.2 I&R-formulier invullen; dekbon; handtekening hengstenhouder A.3 Werkomstandigheden A.4 Paspoort tijdig aanvragen A.5 Betalingen xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A.1 Meerdere vormen van paspoorten Er kunnen bij de WPCV twee vormen van paspoorten worden aangevraagd. 1. Welsh-paspoort: het I&R-formulier voldoet aan de EU-verordening en voldoet aan het WPCV registratiereglement. 2. neutraal paspoort: het I&R-formulier voldoet aan de EU-verordening. Gebruik geen afwijkend I&R-formulieren; dit geeft vertraging. Gebruik hiervan kan leiden tot retourzending van de aanvraag en/of vertraging in de afhandeling. A.2 Invullen I&R-formulier; dekbon; handtekening hengstenhouder Het WPCV I&R-formulier kent 9 onderdelen. Daarvan zijn 4 van belang voor de aanvrager (*); de overige onderdelen worden door anderen ingevuld: A. levensnummer; dit wordt ingevuld door de WPCV B. (*) diergegevens C. (*) fokkerijgegevens D. (*) registratie bij ander stamboek E. (*) eigenaarsgegevens F. transpondergegevens G. signalement H. autorisatie I. schets/foto s Het I&R-formulier is opgenomen in bijlage 1. Bij het invullen wordt een zwarte ballpointpen gebruikt; dit omdat een zwarte ballpointpen beter zichtbaar is op de kopie en scan. De aanvrager noteert bij Diergegevens (B) de stalnaam+ eigen naam van het dier; de rest van dit onderdeel worden door anderen ingevuld. De aanvrager vult in Fokkerijgegevens (C), Registratie ander stamboek (D) en Eigenaars-gegevens (E). De aanvrager voegt de volledig ingevulde en ondertekende originele dekbon /geboortebericht toe. Dekbon/geboortbericht De dekbon/geboortebericht is een kerndocument t.b.v. rasregistratie van pony s paarden. Dit formulier moet compleet worden ingevuld en ondertekend; het origineel wordt toegevoegd aan het I&R-formulier. 1

3 Handtekening van de hengstenhouder De handtekening van de hengstenhouder op de dekbon/geboortebericht geeft aan dat deze akkoord is gegaan met de paring. Verder geeft het aan dat de paring heeft plaatsgevonden op de aangegeven datums en tussen aangegeven hengst en merrie. Als de handtekening van de hengstenhouder ontbreekt geeft dat onduidelijk over de juistheid van de gegevens. De aanvraag wordt afgerond, nadat de onduidelijkheid is opgeheven. Maken van een afspraak De aanvrager maakt een afspraak voor het plaatsen van de transponder en het invullen van het I&R-formulier met de PPC/dierenarts. Veulens De minimum leeftijd voor het chippen van een veulen is 6 weken. Een veulen wordt gechipt aan de voet van de merrie. Een veulen wordt bij voorkeur niet later gechipt dan in de 3 e maand, teneinde een paspoort met beperkingen te vermijden. A.3 Werkomstandigheden Teneinde op een vlotte manier een correcte I&R te maken zijn werkomstandigheden belangrijk. De aanvrager stelt het dier voor aan een halster en houdt het dier vast aan een touw/heeft het aangebonden, het dier staat op een harde bodem in een voldoende open ruimte en is vrij van aanhangend vuil. Er is adequate verlichting aanwezig en de werkomgeving is veilig. Indien de werkzaamheden niet voldoende zijn, wordt dit aangegeven en wordt gelegenheid geboden om deze te verbeteren. Intimidatie, belediging, chantage en/of poging tot beïnvloeding van de werkzaamheden van de PPC/dierenarts behoeven niet te worden getolereerd. Er wordt aangegeven dat dit niet prettig werken is en er wordt verzocht hiermee op te houden. Mocht dit niet tot voldoende resultaat leiden, dan kunnen de werkzaamheden worden afgebroken. De reden wordt genoteerd op het I&Rformulier. Indien de aanvrager een 2 e locatiebezoek noodzakelijk maakt, dan worden opnieuw kosten bij hem in rekening gebracht door de PPC. A.4 Paspoort tijdig aanvragen Situatie 1: I&R-formulier wordt ingevuld door PPC; deze neemt het mee Als het I&R-formulier wordt ingevuld door de PPC, dan is het de verantwoordelijkheid van de PPC dat het I&R-formulier binnen 7 dagen na het chippen wordt opgestuurd naar de WPCV. Situatie 2: I&R-formulier wordt ingevuld door PPC; deze geeft terug aan aanvrager Dit is niet meer toegestaan. Situatie 3: I&R-formulier wordt ingevuld door de dierenarts Als het I&R-formulier wordt ingevuld door de dierenarts, dan moet de aanvrager het I&R-formulier terugvragen en binnen 7 dagen na het chippen zelf opsturen naar de WPCV. Wordt dat niet gedaan, dan stuurt de dierenarts het I&R-formulier naar de KNHS en krijgt de pony een neutraal paspoort. 2

4 Niet-tijdig aanvragen heeft nare gevolgen De datum van uitgifte van het paspoort moet liggen binnen 6 maanden van de geboortedatum van het veulen. Als de 6 maanden-termijn wordt overschreden, moet een paspoort met beperkingen worden verstrekt conform EU-verordening. Een dier met een beperking in het paspoort wordt niet geaccepteerd voor de slacht tbv verwerking in producten bestemd voor menselijke consumptie. Houdt rekening met maximale doorlooptijd WPCV De maximale doorlooptijd voor de uitgifte van een paspoort bedraagt 20 werkdagen; deze begint op de eerstvolgende werkdag na de datum van ontvangst; deze wordt gerealiseerd, als: 1. I&R-formulier correct en volledig is ingevuld, 2. afstamming en gebruik van stalnaam aan de eisen voldoet, 3. dekbon en deklicentie aan de eisen voldoet, 4. schets correct en aanwezig is en klopt met 1 e pagina, 5. betaling volledig en tijdig is ontvangen. Een uitloop van de maximale doorlooptijd worden met redenen omkleed gemeld aan de aanvrager. De aanvragen worden verwerkt in de volgorde van binnenkomst van de betalingen. Paspoorten worden niet eerder verstrekt dan na ontvangst van de betaling. De WPCV is niet aansprakelijk voor de vervolgschade bij een niet-tijdige uitgifte van een paspoort. A.5 Betalingen aan de paspoortconsulent/dierenarts De aanvrager betaalt de voorrijkosten, inbrengkosten en kosten van het opstellen van de schets/maken en verwerken foto s aan de PPC/dierenarts. De hoogte van deze kosten worden bepaald door de PPC/dierenarts. Betalingen aan de WPCV De aanvrager ontvangt van de WPCV een factuur; de aanvrager betaalt per bank het paspoort + transponder aan de WPCV onder vermelding van de factuurnummer. Deze kosten kunnen niet worden betaald aan de PPC/dierenarts. De aanvrager kan ook een incassomachtiging aan de WPCV verstrekken. In dat geval wordt de aanvrager voorafgaand geïnformeerd over een afschrijving. In verband een kans op onduidelijkheden zijn betalingen van het paspoort + transponder aan de PPC niet mogelijk. Als de aanvrager dat wel vraagt, dan wordt deze verwezen naar de registratie. 3

5 WPCV C.1 Doorlooptijd C.2 Afwijkende formulieren C.3 Volgorde van uitgifte C.4 Betalingen C.5 Verlies / diefstal van een paspoort xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx C.1 Doorlooptijd De maximale doorlooptijd voor de uitgifte van een paspoort bedraagt 20 werkdagen; deze begint op de eerstvolgende werkdag na de datum van ontvangst en wordt gerealiseerd, als: 1. I&R-formulier correct en volledig is ingevuld, 2. afstamming en gebruik van stalnaam aan de eisen voldoet, 3. dekbon en deklicentie aan de eisen voldoet, 4. schets correct en aanwezig is en klopt met 1 e pagina, 5. betaling volledig en tijdig is ontvangen. Uitloop doorlooptijd Een uitloop van de maximale doorlooptijd worden met redenen omkleed gemeld aan de aanvrager. De aanvragen worden verwerkt in de volgorde van binnenkomst van de betalingen. Paspoorten worden verstrekt na ontvangst van de betaling. De WPCV is niet aansprakelijk voor de vervolgschade bij een niet-tijdige uitgifte van een paspoort. C.2 Afwijkende formulieren Gebruik van afwijkende I&R-formulieren geeft vertraging. Gebruik van afwijkende I&R-formulieren kan leiden tot retourzending van de aanvraag en/of kan leiden tot vertraging in de afhandeling daarvan. C.3 Volgorde van uitgifte De aanvragen worden verwerkt in de volgorde van binnenkomst van de betalingen. Paspoorten worden niet eerder verstrekt dan na ontvangst van de betaling. C.4 Betalingen De aanvragen ontvangt van de WPCV een factuur en betaalt per bank aan de WPCV het paspoort + transponder onder vermelding van het factuurnummer. Deze kosten kunnen niet worden betaald aan de PPC/dierenarts. In verband een kans op onduidelijkheden zijn betalingen van het paspoort + transponder aan de PPC niet mogelijk. Als de aanvrager dat wel vraagt, dan wordt deze verwezen naar de registratie. C.5 Verlies / diefstal van een paspoort Bij verlies of diefstal van het paspoort wordt contact opgenomen met de registratie. Deze geeft aan welke handelingen moeten worden uitgevoerd teneinde een duplicaat/vervangend paspoort te kunnen krijgen. 4

6 Waarom een instructie Op 1 januari 2016 is EU Verordening 262/2015 van kracht geworden. Daarom zijn de regels voor de aanvraag van een paspoort aangepast. Teneinde een vlotte afgifte van een correct paspoort mogelijk te maken is het van belang dat alle betrokkenen geïnformeerd zijn. Dit betreffen: aanvrager, paspoortconsulent/dierenarts en WPCV. Gezamenlijke belangen Een vlotte afgifte van een correct paspoort is van belang voor iedereen. Het voldoen aan de voorschriften is voor de WPCV belangrijk, omdat ze is erkend als stamboek voor de Welsh in Nederland en namens de Minister van Economische Zaken gemandateerde organisatie is voor de uitgifte van EU-paspoorten. Niet afwijken van paspoortinstructie De instructie bevat instructies waarvan niet mag worden afgeweken, tenzij voorafgaand schriftelijke toestemming van de WPCV is verkregen. De PPC/dierenarts voegt de schriftelijke toestemming toe aan het I&R-formulier; zie B.11. Brede verantwoordelijkheden Het I&R-formulier is een kerndocument tbv registratie van paarden en op basis daarvan wordt een paspoort verstrekt. Onjuist gebruik wordt door de WPCV tegengegaan door het verstrekken van instructie, aanbieden van bijscholing en controle; onjuist gebruik wordt bestraft door de NVWA. Voor de aanvrager/eigenaar/fokker is onjuist gebruik aan de orde als deze valselijke gegevens invult valselijke handtekeningen plaatst. Voor de paspoortconsulent/dierenarts is onjuist gebruik aan de orde bij autorisatie van het I&R-formulier zonder dat gegevens zijn geverifieerd en onjuiste gegevens zijn gecorrigeerd, verstrekken van transponders aan niet-bevoegden, gebruik van transponders die niet zijn verstrekt door erkend Nederlands stamboek en alle overige handelingen die in strijd zijn met regelgeving en WPCV-instructies. Regelgever/toezichthouder/tonen bevoegdheid Het Minister van Economische Zaken, c.q. de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland is regelgever mbt EU Verordening 262/2015. De NVWA houdt daarop toezicht. Op 1 e verzoek toont de paspoortconsulent zijn identificatie, zijn erkenning van de RvO/rechtsvoorgangers en de WPCV- paspoortconsulentenpas. Op 1 e verzoek toont de dierenarts zijn identificatie en bevoegdheid. Bevoegdheden Alleen de paspoortconsulent/dierenarts is bevoegd om Diergegevens, Transpondergegevens, Signalement, Autorisatie en Schets/foto s (onderdeel B, F, G, H en I van het I&R-formulier) in te vullen en te autoriseren. Indien dit wordt uitgevoerd door een persoon in opleiding, dan vinden de handelingen plaats onder direct toezicht van een paspoortconsulent / dierenarts; deze autoriseert het I&R-formulier. De WPCV is bevoegd tot uitgifte van EU-paspoorten. Afkortingen en definities PPC paspoortconsulent die erkend is door RvO/rechtsvoorganger dierenarts gekwalificeerde dierenarts conform vingerende wet- en regelgeving aanvrager eigenaar van het dier/houder van het dier; leden en niet-leden kunnen paspoort aanvragen Welshraspaspoort voldoet aan WPCV-registratiereglement en EU-voorschriften neutraal paspoort voldoet aan EU-voorschriften Bezwaren Bezwaren tegen handelingen/beslissingen van personen kunnen schriftelijk bij het bestuur worden ingediend binnen 6 weken na handeling/beslissing; bezwaren worden met redenen onderbouwd. 5

7 BIJLAGE 1: WPCV I&R-formulier

8 7

9 8

10 BIJLAGE 2: Aftekeningen + beschrijvingen 9

11 10