titel Voorschrift Destructieadministratie code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 1 van 9

Transcriptie

1 code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 1 van 9 Versie Goedkeuring datum Wijzigingen ten opzichte van eerdere versie Toevoegen wijziging en verwijderen bijlage 1 Onderwerp Doel van dit document is het beschrijven van het proces rondom de opslag en afvoer van Non-EC producten van dierlijke oorsprong met bestemming destructie. De herkomst van deze partijen is het Veterinair Vrij Entrepot volgens RL 97/78/EG, Art.12, lid 4 en de Scheepsleverancier volgens RL 97/78/EG, Art.13, lid 1. Daar het producten betreft met een Non-EC status, zijn bij dit proces zowel de entrepothouder als eigenaar/belanghebbende, de NVWA én de Douane als verantwoordelijke toezichthouders betrokken. NB: douanetechnisch is de staat van de producten bij inslag in het entrepot voor de douane niet zo relevant als voor ons; als in feite de totale aangemelde hoeveelheid product (= conform + destructie) op het vervoersdocument (T-1) maar klopt. 2 Begrippen Destructiemateriaal: Materiaal zoals bedoeld in art 2 lid 1 c van de destructiewet bedoelde materialen: dierlijk afval, dat ingevolge verordening (EG) nr. 854/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 houdende vaststelling van specifieke voorschriften voor de organisatie van officiële controles van voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong ongeschikt is verklaard voor menselijke consumptie Het destructiemateriaal dat beschreven wordt in dit document betreft Cat. 2 materiaal, zoals omschreven in Art 9 e) i) van Vo 1069/2009. Deze regeling is geïmplementeerd in het Besluit Dierlijke Producten art 3.1 en in de Regeling Dierlijke Producten art 3.3, behorend bij de Wet Dieren. 3 Werkwijze A. Herkomst van de destructiepartijen Verpakkingen kunnen tijdens het vervoer, laden, lossen en de opslag van partijen Non-EC producten van dierlijke oorsprong onherstelbaar beschadigd raken. Deze beschadigde producten zijn hierdoor Cat. 2 materiaal geworden (vlgs. Vo(EG)1069/2009, art 9). Verpakkingen welke naar alle redelijkheid goed te herstellen zijn (alle oorspronkelijke merkingen nog volledig intact) en waarbij geen risico op bezoedeling van de inhoud van de verpakking aanwezig is (onmiddellijke verpakking niet doorbroken), zouden met toestemming van de NVWA weer bij de partij gevoegd kunnen worden. Verpakkingen

2 code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 2 van 9 echter, welke onherstelbaar beschadigd zijn geworden of waarvan de inhoud bezoedeld is geraakt, zullen tijdens de inslag-, opslag- en uitslagcontrole door de NVWA gedegradeerd worden tot Cat. 2 materiaal. Deze beslissing wordt genomen op basis van het voedselveiligheidsrisico en/of onherstelbaar beschadigde verpakkingen waardoor de producten niet meer geschikt zijn voor humane consumptie. Non-EC producten kunnen echter ook anderszins de bestemming destructie krijgen als ze door bepaalde omstandigheden niet in aanmerking kunnen komen voor de beoogde bestemming De entrepothouder moet direct melding maken aan de toezichthouders van het ontstaan van destructiemateriaal door middel van formulier melding destructiemateriaal. (niet van toepassing als het destructiemateriaal ontstaat door een besluit van de NVWA) B. Opslag van de destructiepartijen Op het bedrijf dient het Cat. 2 materiaal bewaard te worden in afsluitbare, lekvrije recipiënten die uitsluitend voor dit doeleinde worden gebruikt en herkenbaar zijn. Bij grote hoeveelheden destructiemateriaal kan dit op andere manier, goed verpakt én conform gemerkt, op een daartoe in de verleende erkenning aangegeven locatie in de VVE cel geplaatst worden, of in een aparte daartoe aangewezen (aanhoudings-)cel. De entrepothouder is als erkenninghouder verplicht een beschreven locatie voor de opslag van evt. destructiemateriaal in het entrepot te hebben. Voor kleine hoeveelheden is dit doorgaans een duidelijk geïdentificeerd, afsluitbaar en lekvrij destructievat, voor grotere hoeveelheden, die niet in een vat passen, een daartoe aangewezen locatie in één van de voorraadstellingen. Tijdens de door de NVWA wekelijks uitgevoerde Opslagcontroles in de Veterinair Vrije Entrepots, wordt er tevens een specifieke controle op het evt. in de VVE-cel aanwezige destructiemateriaal uitgevoerd. Hierbij wordt er tenminste gekeken naar de staat van het destructiemateriaal op de daartoe bestemde locaties, intacte omverpakking én identificering (Cat.2) bij de evt. grotere partijen op pallets C. Administratie en controle van destructiepartijen De administratie welke van belang is t.a.v. destructiematerialen is de volgende: - Bedrijfsadministratie Entrepothouders zijn verplicht een administratie bij te houden van al het ontstane Cat. 2 materiaal. Verplichte registratiekenmerken hiervan zijn: datum van het ontstaan van het materiaal (direct bij het ontstaan dient het materiaal als zodanig herkenbaar te zijn en in de administratie te worden verwerkt), aard én hoeveelheid product, LvO, evt.

3 code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 3 van 9 erkenning-nummer bedrijf van oorsprong en inslag-gdb nummer, datum afvoer én uitslag-gdb nummer met bestemming Rendac. - Administratie NVWA De NVWA houdt een administratie bij van het in de VVE cel opgeslagen Cat. 2 materiaal. De informatie hiervan wordt schriftelijk aangeleverd door het bedrijf en wel direct ná het ontstaan en melden van het destructiemateriaal (zie bijlage 1.). De dienstdoende NVWA medewerker tekent deze melding voor ontvangst en stopt 1 exemplaar in NVWA administratie en geeft 1 exemplaar terug aan het bedrijf. Daarnaast wordt deze melding door de NVWA medewerker verwerkt in een digitaal formulier op de T-schijf. Controle van het Cat. 2 materiaal vindt plaats tijdens opslagcontroles en tijdens inspecties ten behoeve van het erkenningenonderhoud. D. Afvoer van destructiepartijen I. Melding Formeel moet volgens Vo(EG)1069/2009, destructiemateriaal <24 uur ná het ontstaan ervan gemeld worden aan een erkend verwerkingsbedrijf; vervolgens dient het dan <24 opgehaald te worden bij het bedrijf. In afwijking van formele regelgeving kan de entrepothouder met de NVWA een afspraak maken voor wat betreft een latere melding/afvoer van in de VVE vriescel opgeslagen destructie materiaal, maar tot uiterlijk 3 maanden ná het ontstaan van dit materiaal. Grond voor deze afwijking is het feit dat het destructiemateriaal niet aan bederf is blootgesteld ofwel hetzij door constante bewaring bij minimaal C, hetzij de aard van het product (bv in blik). Voorts is er met regelmaat toezicht op deze partijen. Non-EC destructiemateriaal moet volgens Vo(EG)1069/2009, Artikel 8, worden aangemerkt als Cat. 2 materiaal. Het verwerkingsbedrijf voor dergelijke partijen in Nederland is : Rendac Nederland Kanaaldijk Noord 20-21, 5691 NM Postbus 8, 5690 AA Son, Nederland +31(0) rendacson@rendac.com II. Documentatie

4 code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 4 van 9 a) GDB Bij destructiepartijen die deelpartijen van het moeder-gdb betreffen en voor zowel de NVWA als de Douane een Non-EC status hebben, moet er door de entrepothouder voor elke (sub-)partij een uitslag-gdb met bestemming Rendac opgemaakt worden. Voor de Douane zal de uitslag tevens fiscaal aangezuiverd moeten worden. Deel 1 van het uitslag-gdb dient waar relevant, de gegevens van de moederpartij te bevatten; voorts de partij specifieke details zoals aantal kartons en gewichten. In vak 8 de naam en het adres van Rendac Nederland (zie boven). Deel 2. van het GDB wordt door de NVWA opgemaakt en hierbij zijn ook het invullen van de vakken 35 (Vernietiging) en 37 (adres Rendac) van belang. NB: uitslagen van destructiepartijen naar Rendac Nederland kunnen (nog) niet in het huidige TRACES systeem worden verwerkt. b) Fiat Vernietiging Douane Voor de Douane heeft een af te voeren destructiepartij de Douanebestemming vernietiging. Als de NVWA de beslissing destructie afgeeft voor een partij, dan wordt door de Douane eveneens toestemming tot vernietiging verleend volgens de instructies in het Handboek Douane, onderdeel Vernietiging moet plaatsvinden onder ambtelijk toezicht. De Douane is echter niet bij iedere vernietiging aanwezig; de NVWA wel. In dit kader wordt door de Douane goedgekeurd dat de aftekening die de NVWA plaatst voor de daadwerkelijke vernietiging van de goederen, ook door de Douane wordt geaccepteerd. Een kopie van de door de douane afgegeven fiat wordt gemaakt t.b.v. het partijarchief (zie bijlage 3). c) Waarschuwings- en Begeleidingsformulier (WBF) Behalve het opmaken van GDB s voor alle af te voeren (sub-)partijen vanuit het entrepot naar het bedrijf Rendac Nederland, dient er een zgn. NVWA Waarschuwings- en Begeleidings-formulier NVWA/F-BIP-039 door de entrepothouder ingediend te worden; hierop dient het voor hem relevante bovenste gedeelte ingevuld te zijn. De NVWA vult (op het bedrijf van verzending) het middelste gedeelte van het WBF in en 1) maakt een kopie hiervan voor het archief, 2) mailt een scan van het formulier naar de NVWA-ambtenaar, belast met toezicht op Rendac en 3) geeft het officieel gestempelde en ondertekende origineel retour aan het bedrijf, dit t.b.v. het vervoer van de zending naar Rendac Nederland te Son.

5 code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 5 van 9 De NVWA van het Regiokantoor Zuid belast met het toezicht bij Rendac Nederland, tekent vervolgens ná ontvangst van de verzegelde zending het onderste gedeelte van het bij de zending aanwezige formulier als bewijs van een conforme ontvangst van de partij(en). Het formulier zal vervolgens worden gescand/g d naar het op het formulier vermelde adres van de NVWA bij het bedrijf van verzending. III. O-controle en toezicht inladen / verzegelen van de partij Aan de hand van het opgemaakte (dochter) GDB wordt de partij fysiek gecontroleerd op overeenstemming van aantal, soort product en (moeder)-gdb nummer. De NVWA medewerker op de VVE-lokaties houdt geen toezicht tijdens het inladen en verzegeld van de partij. Deze taak is overgedragen aan de douane ambtenaar, die aanwezig is op het bedrijf. op de Keurpunten houdt de NVWA medewerker wel zelf toezicht E. Archivering documentatie van destructiepartijen Alle documentatie m.b.t. het verzenden van de destructiepartij(en) vanaf de VVE-lokaties dienen in de daartoe aanwezige ordner Destructie administratie bewaard te worden. Op de keurpunten worden de dossiers vastgelegd in VGC. Het betreft de volgende documenten : - Melding destructiemateriaal aan de NVWA - Kopie fiat Vernietiging Douane - Roze exemplaren GDB s - Kopie Waarschuwings- en Begeleidingsformulier (verzending) Het Waarschuwings- en Begeleidingsformulier wordt bij aankomst te Rendac Nederland door een NVWA medewerker ondertekend en per verzonden naar Team Erkenningen. Dit formulier wordt vervolgens aan het betreffende dossier toegevoegd. Daarna kan dit dossier gearchiveerd worden onder de tab afgehandeld. In afwachting van de terugmelding van de aankomst van de producten te Rendac Nederland zal het dossier eerst in de ordner Destructie administratie onder tab Rendac geplaatst worden. 4 Arbo, milieu en veiligheid Niet van toepassing. 5 Divers 5.1 Bijlagen 1. Melding destructiemateriaal aan de NVWA

6 code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 6 van 9 2. Mededeling vernietiging douanegoederen 3. Douane fiat vernietiging

7 code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 7 van 9 Bijlage 1 Melding destructiemateriaal aan de NVWA Datum ontstaan Aard product Aantal Land van oorsprong Erk. nr. GDB nr. Afgevoerd: Datum : Naam en paraaf bedrijf : Datum : Naam en paraaf NVWA :

8 titel code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum Bijlage 3 Mededeling Vernietiging douanegoederen pag. 8 van 9

9 titel code NVWA_WIEP_005 versie 2 ingangsdatum pag. 9 van 9