Elektronisch vooraanmelden pag. 2 Bijlage 1 Handmatige procedure pag. 4 Bijlage 2 Noodprocedure pag. 5

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE Elektronisch vooraanmelden pag. 2 Bijlage 1 Handmatige procedure pag. 4 Bijlage 2 Noodprocedure pag. 5 Pagina 1 van 5

2 Elektronisch vooraanmelden In het kader van de Elektronische Overheid streeft de NVWA ernaar, om in de Buitengrens Inspectieposten alle zendingen levende dieren en dierlijke producten elektronisch af te handelen. Doel daarvan is: Terugbrengen van de kosten die het onderhouden van twee verschillende registratiesystemen met zich mee brengen. Voorkomen van dubbele invoer. Er is een Europese verplichting alle partijen veterinaire goederen te melden in het Europese systeem TRACES. Daarom is er een koppeling tussen VGC en TRACES waarbij elektronische berichten voor VGC automatisch aan TRACES worden gemeld. De koppeling die er is tussen VGC en TRACES zal gebaseerd zijn op de aanvoer van een elektronisch bericht. Handmatig ingebrachte documenten zullen daarom zowel in VGC als in TRACES ingevoerd moeten worden. Eerlijke verdeling van de lasten. De extra kosten die de papieren stroom met zich meebrengt zullen doorberekend worden aan de veroorzakers van deze kosten. Vertraging op keurpunten voorkomen doordat daar nog papieren meldingen verwerkt moeten worden. Dit biedt in het kort de volgende voordelen: Ontvangst van elektronische statusberichten over uitgevoerde controles en de partijbeslissing vanuit de VGC-applicatie: GDB-nummer en de te keuren container(s) direct bekend Direct bekend of partij in de reduced checks valt Na D-conform kan reeds een afspraak bij het keurpunt worden gemaakt Direct bericht over aanhouding/inbewaringneming,weigering of vrijgave Beperken van de papierstroom, bij invoer geen keurenvelop meer. Ontvangst GDB+gewaarmerkt kopie certificaat op het keurpunt. ( voor veterinaire partijen) Ontvangst GDB per (Niet veterinaire partijen) Om elektronische GDB s te kunnen indienen dient de aanbieder een vergunning aan te vragen bij de NVWA. Een vergunning kunt u aanvragen via het elektronisch formulier op de website van de NVWA via Erkenning aanvragen of inleveren Na verwerking ontvangt u het instemmingsnummer. Pagina 2 van 5

3 Daarnaast dient men te beschikken over de juiste software en een aansluiting op de Digipoort. Bij ons bekende softwareleveranciers: Kewill ( Softpak BV ( Unitas Software ( Portbase ( (tevens mogelijkheid tot aangifte via internet, Let op: Portbase heeft nog geen mogelijkheden voor aangiftes van levende dieren). Minihouse ( ( aangifte via internet) Fiton ( (tevens mogelijkheid tot aangifte via internet) Descartes ( PFA Group ( Streamsoftware ( Riege ( Cargo Data Systems BV ( Eigen aansluiting op Digipoort: Bedrijven die weinig GDB s opmaken en de software niet zelf willen aanschaffen, kunnen ervoor kiezen de aangifte door een bestaande expediteur te laten verzorgen. Een lijst met expediteurs is te vinden op de site van fenex ( Voor meer informatie over elektronisch indienen van de veterinaire aangifte kunt u terecht bij de functioneel applicatiebeheerders van VGC, Bert Bouwsema of Willem van der Ziel, tel / tel tijdens de kantooruren van de NVWA, VGC@nvwa.nl Pagina 3 van 5

4 Bijlage 1: Handmatige procedure (voor incidentele aanmeldingen): Aanbieders die op papier een GDB willen indienen, zullen een verzoek ( ) moeten indienen, om de vooraanmelding om te laten zetten in een elektronisch document. Hierbij moet er door de aanbieder ingestemd worden met de kosten, die de omzetting met zich mee brengt. Ook moet de wijze van betaling worden aangegeven(zie bijlage3). Dit verzoek dient samen met de ingevulde vooraanmelding papieren GDB deel 1, veterinaire producten ( ), levende dieren ( ) of levensmiddelen niet veterinair ( ), volledig ingevuld en ondertekend g d te worden naar de NVWA: VWAZWBB@minlnv.nl ; t.a.v GDB invoer Op maandag en donderdag tussen 9:00 en 12:30 uur zullen deze vooraanmeldingen in VGC worden verwerkt. De vooraanmelding dient conform de regelgeving vóór aankomst van de lading ingediend te zijn. Om de gegevens correct over te kunnen nemen in VGC, is een absolute voorwaarde dat de vooraanmelding volledig wordt ingevuld. (Voor een veterinaire lading,zie de Handleiding invullen GDB ( ), voor een niet veterinaire lading zie de invulinstructie ( ) van het gdb van de Verordening 669/2009). Aanvullend hierop dient bij de aard van het product of de diersoort de juiste animocode ingevuld te worden. Een foutieve animocode kan naderhand in VGC niet meer worden gewijzigd! (Voor nietveterinaire producten is de animocode gelijk aan de gn-code, zoals genoemd in de Verordeningen 669/2009 en 1152/2009) zonder letters en spaties. De animocode kan worden opgezocht via de link voor Animocode raadplegen ( Voor het overnemen van de papieren aangifte in VGC zullen de volgende kosten aan de aanbieder worden doorbelast: Werkzaamheden op verzoek (2 kwartieren per partij). In deze kosten zijn de eventuele keurkosten niet inbegrepen. De kosten zullen vooraf door de aanbieder voldaan moeten worden. Dit kan contant op het kantoor te Zwijndrecht op maandag en donderdag tussen 9:00 en 12:30 uur, of via een overschrijving per bank. Na het insturen van de vooraanmelding ontvangt de aanbieder een bon met daarop het verschuldigde bedrag. Bij contante betaling ontvangt de aanbieder bericht, zodra de aanmelding is overgenomen in VGC. Nadat is voldaan krijgt de aanbieder het GDB nummer uit VGC en de melding M verplicht of M vrijstelling. Hierna kunnen de documenten op de gebruikelijke plaatsen worden aangeboden voor D controle, waarna de controles kunnen worden uitgevoerd. Bij een betaling per bank dient het bonnummer als referentie bij de betaling te worden vermeld. De informatie over het GDB nummer en de melding M verplicht of M vrijstelling wordt per mail bekend gemaakt zodra aan de betaling is voldaan. Hiermee kunnen de documenten op de gebruikelijke plaatsen worden aangeboden voor D controle, waarna de controles kunnen aanvangen. De financiële afdeling van de NVWA zal dagelijks de betalingen controleren. Ook is het mogelijk om het betalingsbewijs te mailen naar VWAZWBB@minlnv.nl Let op: via deze procedure kan de afhandeling van de partijen vertraging oplopen. Bij meerdere aanmeldingen per jaar wordt verzocht om over te gaan op elektronisch aanmelden via Digipoort. Pagina 4 van 5

5 Bijlage 2 Noodprocedure Hoe om te gaan met een storing?: Let op: voor de BIP Amsterdam Airport Schiphol is BIPVS_17 Noodprocedure BIP Amsterdam Airport Schiphol van kracht i.p.v. de hier beschreven werkwijze. Voor de BIP Eemshaven is BIPVS_18 Noodprocedure BIP Eemshaven van kracht. Algemeen: Bij storing en na afloop informeert de NVWA zo spoedig mogelijk de aanbieders. Bij een storing aan de kant van de aanbieder informeert deze zo spoedig mogelijk het functioneel applicatiebeheer VGC (vgc@nvwa.nl ), tel: / tijdens kantooruren), douane en de plaatselijke NVWA. Wanneer de storing niet binnen een uur na de melding opgelost is en er geen zicht is op een spoedige oplossing, kan de noodprocedure in overleg met de NVWA worden toegepast. Wanneer vanwege een storing overgestapt moet worden op een papieren afhandeling zal, behalve bij bestemming doorvoer en VVE, een kopie van het certificaat mee gaan naar het keurpunt. Het originele certificaat blijft achter op de douanepost en wordt na afloop van de storing door douane gescand en aan het elektronisch nummer gekoppeld. De overige controles worden achteraf door de NVWA op de keurpunten in VGC aangevuld. Het papieren GDB wordt bij het origineel certificaat gearchiveerd. STORING BIJ AANBIEDER / LEVERANCIER WEBAPPLICATIE Wanneer een aanbieder die normaal elektronische berichten instuurt vanwege een technische storing in eigen software of bij de leverancier van de webapplicatie tijdelijk niet in staat is elektronische berichten in te sturen, mag de aangifte op papier op de gebruikelijke plaatsen worden aangeboden voor D controle. Op de vooraanmelding dient de volgende tekst te worden vermeld: STORING, ELEKTRONISCH BERICHT VOLGT. Door de douane zal een uniek nummer aan het GDB worden gegeven. Zodra de storing is opgelost zal de aanbieder voor deze partijen alsnog een elektronisch bericht insturen waardoor de controles die op dat moment al gedaan zijn eenvoudig in VGC overgenomen kunnen worden. Aanbieder meldt het elektronisch nummer met het door de douane aan de partij toegekend uniek nummer zo spoedig mogelijk aan de douane, zodat het gescande certificaat aan het elektronisch nummer gekoppeld kan worden. Douane geeft elektronisch nummer met het door de douane aan de partij toegekend uniek GDB nummer door aan de NVWA op het keurpunt, zodat overige controles aangevuld kunnen worden. Door ook achteraf een elektronisch bericht te vragen, wordt voorkomen dat aanbieders de papieren procedure moeten volgen en kunnen de gegevens later eenvoudig aan TRACES worden gemeld. Wanneer de aanbieder niet in staat is binnen afzienbare tijd een elektronisch bericht na te sturen, zullen de gegevens alsnog in VGC worden geregistreerd en aan TRACES worden gemeld. Deze werkzaamheden zullen dan net als bij de papieren procedure via een tarief voor werkzaamheden op verzoek aan de aanbieder worden doorbelast Door de douane zal een uniek nummer aan het GDB worden gegeven. STORING BERICHTEN CLIENT (BINNEN LNV) Bij een storing in de berichtenketen waardoor meldingen niet in VGC geregistreerd kunnen worden, kan de aanbieder zo nodig alsnog een aanmelding op papier indienen. Op de aanmelding dient de tekst STORING BERICHTENKETEN te worden vermeld. Ook in dit geval zal de douane een uniek nummer aan de partij toekennen. In een enkel geval zullen we de aanbieder verzoeken een reeds ingestuurd bericht na een storing nogmaals in te sturen, daar een eerder ingestuurd bericht niet in VGC is verwerkt. Storing in het VGC systeem van de NVWA: De NVWA zal indien nodig vragen een papieren GDB in te dienen. De douane geeft een uniek nummer aan dit GDB. Na de keuring wordt een door de verantwoordelijk dierenarts getekend kopie formulier uitslag DOM controles meegegeven, of wanneer beschikbaar, een afgewerkt GDB en (kopie)certificaat. De NVWA registreert de partijen die volgens deze noodprocedure met een kopie DOM formulier zijn afgewerkt en geeft na afloop van de storing alsnog het ondertekende GDB en het kopie van het certificaat af. Pagina 5 van 5