NIEUWSBRIEF Inleiding DE AANGIFTE PROCES. Stappen bij de schriftelijke aangifte. Aruba 21 februari 2014

Transcriptie

1 Aruba 21 februari 2014 NIEUWSBRIEF Inleiding Door het introduceren van Asycuda World bij de douane zal: De aangifte en bijbehorende stukken elektronisch aangeleverd kunnen worden. Een nieuw formaat aangifte formulier Enig Document in gebruik worden genomen. De inning van invoerrechten in Asycuda World verwerkt worden De inning van de dienstverlening via Asycuda World verlopen De deelprocessen die door het introduceren van het Asycuda World gaan veranderen zijn: Het aangifte proces; Het inning proces; Het nacontrole proces; Het dienstverlening proces. In deze nieuwsbrief wordt verstaan onder: Schriftelijke aangifte Intoetsmedewerker Elektronische aangifte De aangifte welke gedaan wordt door inlevering van het formulier Enig Document De douanemedewerker die de schriftelijke aangifte in het in het geautomatiseerde systeem van de douane inbrengt. De aangifte welke door de vergunninghouder in het geautomatiseerde systeem Vergunninghouder DE AANGIFTE PROCES van de douane wordt ingebracht. Degene die een vergunning van de Inspecteur heeft om zijn aangifte direct in het geautomatiseerde systeem van de douane in te brengen Stappen bij de schriftelijke aangifte Aanvaarding van de aangifte Voor het doen een schriftelijke aangifte levert de aangever zijn aangifte opgemaakt op het vastgestelde nieuwe formulier Enig Document met bijbehorende stukken in bij de medewerker belast met aanvaarding. Samen met het ingevulde formulier Enig Document dient de aangever ook alle bij de aangifte behorende stukken, zoals factuur, vergunningen etc. in te leveren. Voor de in te vullen vakken van het nieuwe formulier Enig Document dient de nieuwe toelichting op het Enig Document te worden geraadpleegd. De schriftelijke aangifte wordt door de aanvaardingmedewerker naar juistheid gecontroleerd. (gecontroleerd zal worden of de juiste formulieren gebruikt zijn, en dat alle bij de aangifte bijbehorende stukken erbij gevoegd zijn) Page 1 of 5

2 Een schriftelijke aangifte wordt niet aanvaard indien deze niet aan de gestelde voorwaarden zoals opgenomen in de toelichting op het Enig Document voldoet. Opvoeren van aangifte in het systeem De schriftelijke aangifte Nadat de schriftelijke aangifte door de aanvaardingsmedewerker is gecontroleerd en aanvaard wordt deze door de intoetsmedewerker in het geautomatiseerd systeem van de Douane Asycuda World getoetst. (in de toekomst zal het mogelijk zijn dat bijbehorende stukken (factuur, invoervergunningen, bill of lading, airway bill ect.) door de aangever op elektronische wijze aangeleverd worden. De elektronische aangifte Bij een elektronische aangifte brengt de vergunninghouder, zijn aangifte, vanuit zijn eigen werkplek, in het geautomatiseerde systeem van de Douane Asycuda World Hij dient zorg te dragen dat hij alle nodige stukken die bij de aangifte behoren in zijn bezit heeft alvorens hij de aangifte in het geautomatiseerde systeem van de Douane Asycuda World opvoert. Door het systeem wordt, nadat de gegevens zijn ingebracht, de aangifte op juistheid gecontroleerd. Het systeem geeft fout melding als: het kredietbedrag van de klant is overschreden; onjuiste informatie ingevoerd wordt; de aangifte onvolledig ingevoerd wordt. Foutieve aangifte Bij eventuele foutmeldingen bij de schriftelijke aangifte niet zijnde intoetsfouten van de intoetsmedewerker zal de intoetsmedewerker de aangifte aan de aangever retourneren met het verzoek de nodige correctie(s) aan te brengen. De aangever dient de nodige correcties(s) aan te brengen alvorens de intoetsmedewerker de aangifte verder kan afhandelen. De gecorrigeerde schriftelijke aangifte dient binnen 24 uur terug te worden bezorgd zodat de intoets werkzaamheden door de intoetsmedewerker voort gezet kunnen worden. Wordt de gecorrigeerde schriftelijke aangifte niet binnen 24 uur terug bezorgd, zal de intoets werkzaamheden geheel opnieuw worden gerealiseerd en wordt de aangifte geacht niet te zijn gedaan. Elke aangifte wordt door het systeem van een doorlopend registratienummer en een assessment nummer voorzien. (Het kassasysteem is geïntegreerd in Asycuda World waardoor de registratie gegevens in de inning proces gebruikt zullen worden). Controle diepgang In het Asycuda systeem wordt alvorens de aangifte definitief vast te stellen de selectieprocedure geactiveerd en wordt aan elk aangifte of artikel op de aangifte een controle diepgang toegekend. Deze controlediepgang wordt in ASYCUDA aangeduid met een selectiekleur. De navolgende selectiekleuren zijn te onderscheiden: GRROEEN directe wegvoering van de goederen; de verificatie wordt direct door het systeem beëindigd; aangifte en bij behorende stukken worden administratief afgedaan. BBLLAAUW directe wegvoering van de goederen de verificatie wordt automatisch aangehouden; aangifte en bij behorende stukken worden achteraf geverifieerd. GEEEELL geen directe wegvoering van de goederen de verificatie geschiedt aan de hand van de bij de aangifte behorende stukken. Page 2 of 5

3 RROODD geen directe wegvoering van de goederen de verificatie geschiedt aan de hand van de bij de aangifte behorende stukken. door de goederen fysiek op te nemen en indien van toepassing, scanning en registratie van bar- en batchcode. Afwijken van de controlediepgang Een uniforme werkwijze is zowel voor de Douane zelf als voor de belanghebbenden van belang. Toezicht, controle en fraudebestrijding worden op een vergelijkbare manier toegepast. Dit voorkomt ook mogelijke verlegging van handelsstromen, binnen het ambtsgebied. De verifiërende ambtenaar zal in beginsel slechts onder bijzondere omstandigheden kunnen afwijken van de vooraf vastgestelde controlemaatregelen. Bij veelvuldig afwijken van de selectieresultaten ontstaat er immers onduidelijkheid over de betrouwbaarheid van het selectiesysteem. Daarom kan de controlerende ambtenaar slechts gemotiveerd en met toestemming van de Teamleider/Aanvaardingsmedewerker van de door ASYCUDA geselecteerde controlemaatregel afwijken Wanneer van de controlemaatregel wordt afgeweken, stelt de controlerend ambtenaar betrokkene desgevraagd in kennis van de redenen voor de afwijking. De reden van de afwijking en de bevindingen bij controle dienen steeds schriftelijk gemotiveerd in het geautomatiseerde systeem van de douane te worden vastgelegd. Registratie van de aangifte Indien de selectiekleur Groen of Blauw is, wordt de aangifte door het systeem in principe direct definitief vastgesteld en wordt de aangifte voorzien van twee verschillende registratienummers: Een douane registratienummer welke bij een invoeraangifte een C nummer is en een assessment nummer de A nummer. Bij Geel of Rood geselecteerde aangifte wordt deze door het systeem slechts voorzien van een douane registratienummer. Bij een schriftelijke aangifte wordt naar gelang het geval het registratienummer(s) door de intoetsmedewerker op de aangifte formulier genoteerd. Verschuldigdheid mededeling De intoetsmedewerker print vervolgens de verschuldigdheid mededeling uit indien het een aangifte op contante betaling is. In geval van een elektronisch aangifte geschiedt het uitprinten hiervan door de vergunninghouder. Het wegvoeringdocument In geval het een aangifte is waarvoor een betalingsfaciliteit(crediet) is aangegaan, print de intoetsmedewerker respectievelijk de vergunninghouder het wegvoeringdocument uit De uitgeprinte documenten als hierboven vermeld en het aangeverexemplaar van de schriftelijke aangifte met bijbehorende stukken legt de intoetsmedewerker klaar voor de aangever. Het Informatieblad Van de aangiften met een selectie kleur Geel of Rood print de intoetsmedewerker respectievelijk de vergunninghouder het informatieblad uit. De vergunninghouder levert het informatieblad samen met de bij de aangifte behorende stukken in op het aangiftekantoor alwaar de aangifte werd gedaan. Het een en ander zolang de bijbehorende stukken (factuur, invoervergunningen, bill of lading, airway bill ect.) niet op elektronische wijze zijn aangeleverd. In alle gevallen wordt het informatieblad eventueel samen met de bij de aangifte behorende stukken, klaar gelegd voor de factuurcontrole ambtenaar. Factuurcontrole De factuurcontrole medewerker controleert de Geel en Rood geselecteerde aangifte op juistheid en volledigheid aan de hand van de ingetoetste gegevens en de informatie die voorkomen op de bijbehorende stukken. Hier kunnen zich twee scenario s voordoen: 1. Er zijn geen omissies geconstateerd 2. Er zijn omissies geconstateerd. Page 3 of 5

4 Ad 1 Ad 2 Zijn er geen omissies geconstateerd, leidt de factuurcontrole medewerker de geel geselecteerde aangifte om naar Groen In gevallen waarin wijzigingen dienen te worden aangebracht dient deze te geschieden alvorens de aangifte om te leiden. De hierboven bedoelde uitgeprinte documenten wordt samen met eventueel de schriftelijke aangifte, en bijbehorende stukken klaar voor de aangever Na de nodige wijzigingen te hebben aangebracht zal de factuurcontrole medewerker zijn bevindingen vast moeten leggen in het controlerapport. Het systeem voorziet de aangifte van een assessment nummer de A XXXX nummer Deze worden door de factuurcontrole medewerker op de schriftelijke aangifte genoteerd. De rood geselecteerde aangifte wordt in afwachting vrijmaking naar FYSIEKE CONTROLE ROOD geleidt Zie verder vrijmaking van de goederen hierna. Verschuldigdheid mededeling De factuurcontrole medewerker print vervolgens de verschuldigdheid mededeling uit indien het een aangifte op contante betaling is. De hierboven bedoelde uitgeprinte documenten wordt samen met eventueel de schriftelijke aangifte, en bijbehorende stukken klaar voor de aangever Het wegvoeringdocument In geval het een aangifte is waarvoor een betalingsfaciliteit(crediet) is aangegaan print de factuurcontrole medewerker het wegvoeringdocument uit Betalingen Met de verschuldigdheid mededeling begeeft de aangever zich naar de kassier op de aangiftepunt alwaar hij aangifte heeft gedaan om de geheven rechten te voldoen Aan de hand van de informatie op de verschuldigdheid mededeling verwerkt de kassier de betalingen in Asycuda en print hij/zij voor de verrichtte betaling een kwitantie voor betaalde rechten uit. Te gelijke tijd print de kassier het wegvoeringdocument uit. De kassier overhandigt de aangever de kwitantie van betaalde rechten en het wegvoeringdocument. Wegvoering van de goederen De aangever begeeft zich met zijn wegvoeringdocument naar de vrijmakingmedewerker alwaar de goederen zich bevinden om met de medewetend van de vrijmakingmedewerker de goederen weg te voeren. Vrijmaking van de goederen De vrijmakingmedewerker zal de Rood geselecteerde goederen aan een fysieke controle onderwerpen. Na de goederen fysiek te hebben onderzocht legt de vrijmakingmedewerker zijn/haar bevindingen vast in het controle rapport van het geautomatiseerde systeem Asycuda World en stelt hij de goederen ter beschikking van de aangever om hun bestemming te volgen. Page 4 of 5

5 Ander goederen(de groen, blauw of geel geselecteerde aangiften) worden, zonder nadere opneming, direct ter beschikking gesteld van de aangever voor wegvoering De wegvoering van de goederen dient onverwijld en zonder onnodig oponthoud plaats te vinden. Bijbetalingen Indien bij vrijmaking komt te blijken dat de rechten in minder is betaald dient het in minder betaalde op een aangifte met contante betaling, te worden voldaan alvorens de verificatie op de goederen kan worden beëindigen. Page 5 of 5