Handleiding Trajectbegeleiding bij gecertificeerde Partners

Transcriptie

1 Handleiding Trajectbegeleiding bij gecertificeerde Partners Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van partners die een begeleidingstraject moeten registreren in Mijn Loopbaan voor partners in stappen naar werk. Partners die niet in het dienstverleningsmenu registreren. In deze handleiding vind je terug hoe je een begeleidingstraject aanmaakt en hierin informa e wegschrij. Veel succes!

2 INHOUDSTAFEL 1. Aanmaken begeleidingstraject Toestand van het begeleidingstraject Datum Financieringsnummer Uitvoerder Samenva ng GTB-parameters Verloop 6 2. Begeleidingstraject overzetten op een andere uitvoerder Op basis van organisa e via de keuzelijst Op basis van het OE-nummer Op basis van de OE-omschrijving Begeleiding registreren Einde van het begeleidingstraject Defini eve afslui ng van het begeleidingstraject Overdracht naar VDAB 14 Bijlage 1: Mail aan uitvoerder bij overze en begeleidingstraject 15 Bijlage 2: mail bij annulering aanvraag begeleidingstraject 16 20/08/2019 1

3 1. Aanmaken begeleidingstraject Van zodra inzage werd toegekend, kan je als trajectbegeleider een begeleidingstraject aanmaken in het dossier van de klant Open het klantendossier en ga naar de tab Begeleiding en vervolgens op de subtab Traject Klik daar op de koppeling Begeleidingstraject aanmaken Volgend scherm opent zich 20/08/2019 2

4 Volgende gegevens kunnen beheerd worden: Toestand van het begeleidingstraject Datum Financieringsnummer Uitvoerder Samenva ng 20/08/2019 3

5 1.1 Toestand van het begeleidingstraject Je kan volgende toestanden kiezen: Aangevraagd In afwach ng van de opstart/voortze ng van het begeleidingstraject duid je deze toestand aan wens je dat iemand anders die begeleiding opstart/voortzet dan moet je ook de uitvoerder aanpassen (zorg bij voortze ng voor een warme overdracht!). Intakefase en Traject opgestart Dit zijn toestanden die je niet meer hoe te gebruiken. Er worden geen trajectovereenkomsten meer opgemaakt. Trajectopvolgingsgesprek 1 tot en met 9 Telkens je in het begeleidingstraject een opvolgingsgesprek met de burger voert, duid je hier de volgende toestand aan eens je trajectopvolgingsgesprek 9 bereikt hebt, herbegin je bij trajectopvolgingsgesprek 1.! Let op Het begeleidingstraject wordt slechts als gestart beschouwd wanneer je minstens één opvolgingsgesprek met de burger registreert. Weigering klant De burger is afwezig zonder geldige reden of weigert in te gaan op het begeleidingsaanbod. Als VDAB-partner (en je bent geen GTB-medewerker) dien je de VDAB hierover te informeren. Deze zal (voor schoolverlaters en uitkeringsgerech gde werklozen) beslissen of er transmissie dient te gebeuren. In overleg met de VDAB wijzig je de toestand van de trajectlijn dan in Weigering klant. Volledig stopgezet Wanneer zowel jij als de begeleide klant vaststelt dat na enkele begeleidingsac es een verdere 20/08/2019 4

6 trajectbegeleiding niet meer zinvol of onmogelijk is, dan zet je het begeleidingstraject in deze toestand.! Let op In geval het begeleidingstraject niet ge-co-financierd wordt door de VDAB (de vierde posi e van het bijhorende Financieringsnummer is N), wordt het traject slechts afgesloten wanneer je deze toestand aanduidt. Je kan als uitvoerder van het begeleidingstraject (BGLTRA) van gelijk welke toestand naar gelijk welke andere toestand gaan. 1.2 Datum Telkens je de toestand wijzigt, wordt dit veld uitgewist. Bij elke wijziging in toestand of aanvulling van de samenva ng wijzig je de datum van het de BGLTRA. 1.3 Financieringsnummer Wanneer je als VDAB-partner of in het kader van een ESF-project begeleidingstrajecten registreert, dan dien je in dit veld het financieringsnummer van het bewuste project in te voeren. 1.4 Uitvoerder Wanneer je een begeleidingstraject aanmaakt dan worden standaard jouw gegevens in dit veld ingevoerd. Wens je dat iemand anders het traject voortzet, dan klik je op het bijhorende vergrootglaasje. Je komt dan terecht in een zoekscherm waar je eerst de organisatorische eenheid OE van de gewenste uitvoerder kan zoeken en vervolgens de uitvoerder zelf. Meer uitleg vind je in hoofdstuk Samenvatting In dit veld kan je alle relevante informa e over het begeleidingstraject invoeren. Deze gegevens moeten niet alleen jou toelaten om afspraken op te volgen; ook andere gebruikers moeten van de gegevens die in dit veld ingevoerd zijn, kunnen vaststellen hoe het begeleidingstraject verloopt, wat nog gepland is, Je kunt hier slechts de actuele gegevens van het begeleidingstraject invoeren/aanpassen wanneer jouw OE aangeduid staat als uitvoerder. Is dit niet het geval dan kan je in dit detailscherm enkel gegevens invoeren in het veld Samenva ng. Zolang het begeleidingstraject niet afgesloten is (= toestand Uitgevoerd ) kan iedere gebruiker dus commentaar toevoegen in het veld samenva ng. Uitz.: wanneer je een begeleidingstraject aangevraagd hebt, kan je die aanvraag nog wijzigen zolang het traject in toestand Aangevraagd staat. 20/08/2019 5

7 1.6 GTB-parameters Deze velden zijn enkel beschikbaar voor medewerkers van de Gespecialiseerde trajectbegeleidingsdiensten, wanneer zij het begeleidingstraject uitvoeren. 1.7 Verloop Het onderste deel van het scherm gee je een inzicht in het verloop van het begeleidingstraject. Je kan zien wanneer een bepaalde fase van het begeleidingstraject gestart is, wie als uitvoerder aangeduid stond, wie die wijziging geregistreerd hee en wanneer. 20/08/2019 6

8 2. Begeleidingstraject overzetten op een andere uitvoerder Wanneer je wenst dat een medewerker van een andere organisatorische eenheid (OE) het begeleidingstraject start/voortzet, dan wijzig je de toestand van het begeleidingstraject in Aangevraagd en dien je de uitvoerder van het begeleidingstraject aan te passen. Stap 1 Ga naar de flap begeleiding subflap traject en klik de lijn begeleidingstraject open. Stap 2 Plaats het begeleidingstraject in de toestand aangevraagd, vul de datum in en beves g. Stap 3 Open de lijn opnieuw. Om de uitvoerder aan te passen, klik je op het vergrootglas naast de OE van de uitvoerder. Je komt dan terecht in het scherm Zoek OE/Gebruiker. Je kan hier op drie manieren een andere OE en bijhorende gebruikers opzoeken. 20/08/2019 7

9 2.1 Op basis van organisatie via de keuzelijst Standaard staat de organisa e op jouw organisa e / naam Als je de keuzelijst opent, dan krijg je een lijst van de andere organisa es. Wanneer je het begeleidingstraject wenst over te ze en op de VDAB- of GTB-contactpersoon kies je voor VDAB of LWW (lokale werkwinkel) van jouw regio. Bij LKC kies je de regio van de VDAB-consulent 20/08/2019 8

10 Vervolgens klik je op de koppeling Toon consulenten. Je krijgt dan een overzicht van de consulenten die bij het aangeduide centrum horen. Klik op de loginid van de gewenste consulent. Je komt terug in het detailscherm van het begeleidingstraject en de gegevens van de aangeduide consulent zijn ingevuld. Klik nu op beves gen (rechts onderaan) en je komt terug op het scherm Traject. 20/08/2019 9

11 2.2 Op basis van het OE-nummer Als je het OE-nummer van de VDAB-contactpersoon invoert en je klikt vervolgens op de knop Zoeken ernaast, dan krijg je weergegeven hoeveel gebruikers er bij die OE horen. Klik je op Toon consulenten. Je komt terug in het overzicht van de bijbehorende consulenten. 20/08/

12 Klik op de loginid van de gewenste consulent. Je komt terug in het detailscherm van het begeleidingstraject, waar de aangeklikte gegevens ingevuld zijn. Klik nu op beves gen (rechts onderaan) en je komt terug op het scherm Traject. 2.3 Op basis van de OE-omschrijving In het vrij tekstveld voer je de naam, of een deel van de naam, van de organisa e (VDAB, BuSO school, ) in, die je zoekt en je krijgt een lijst van alle OE s waarin die naam (of een deel van) terug te vinden is. 20/08/

13 Naast de naam van de OE zie je het aantal consulenten staan. Als je op dat aantal klikt dan krijg je het overzicht van de bijbehorende consulenten. Klik op de loginid van de gewenste consulent. Je komt terug in het detailscherm van het begeleidingstraject, waar de aangeklikte gegevens ingevuld zijn. 20/08/

14 Bij beves gen van de gegevens ga je terug naar het scherm Traject. Wanneer je een medewerker aanduidt, dan wordt er automa sch een mail gestuurd naar die medewerker ( zie bijlage 2 ). Blijkt achteraf dat die vraag niet correct was, dan kan je dit nog wijzigen zolang het traject op Aangevraagd staat. Wanneer je dan de trajectbegeleider wijzigt of de toestand wijzigt in Volledig stopgezet dan wordt er opnieuw een mail gestuurd naar de eerst vermelde trajectbegeleider ( zie bijlage 3 ). 3. Begeleiding registreren Van zodra het begeleidingstraject in toestand trajectopvolgingssgesprek 1 geregistreerd staat, wordt het begeleidingstraject als opgestart beschouwd. Registra e van trajectopvolgingsgesprekken 2 t.e.m. 9 zijn faculta ef. Bij registra e van het ende trajectopvolgingsgesprek herbegin je door trajectopvolgingsgesprek 1 aan te duiden. 4. Einde van het begeleidingstraject Het einde van het begeleidingstraject kan op verschillende manieren geregistreerd worden. Om het begeleidingstraject van niet-werkende werkzoekenden defini ef te laten afsluiten dien je een signaal te geven dat dit beëindigd is. Dit signaal geef je door registra e van de toestand Volledig stopgezet. Daarmee sein je dat zowel jij als de begeleide klant vaststelt dat na enkele begeleidingsac es een verdere trajectbegeleiding niet meer zinvol of onmogelijk is. Ook met de toestand Weigering klant geef je een signaal dat het begeleidingstraject niet (meer) loopt. De werkzoekende burger is afwezig zonder geldige reden of weigert in te gaan op begeleiding. Je dient de VDAB hierover te informeren. Deze zal (voor schoolverlaters en uitkeringsgerech gde werklozen) beslissen of er transmissie dient te gebeuren. In overleg met de VDAB wijzig je de toestand van de trajectlijn in Weigering klant (of Volledig stopgezet ). Het registreren van de toestanden Volledig stopgezet en Weigering klant is geen defini eve afslui ng van het begeleidingstraject. De defini eve afslui ng gebeurt door het systeem ( zie verder 4. 1). Wanneer de werkzoekende burger na een tewerkstelling of een periode van onbeschikbaarheid zich terug als werkzoekende inschrij vóór het defini ef afsluiten van het traject en te kennen gee dat hij/zij het 20/08/

15 begeleidingstraject bij jou opnieuw wil starten, dan neem je betrokkene terug in begeleiding. Wijzig de toestand in het zoveelste trajectopvolgingsgesprek.. Hou er ook rekening mee dat de trajectlijn nooit defini ef afgesloten wordt zolang er in Stappen naar werk een lijn met trajectac e (begeleiding, opleiding) niet afgesloten is. Wanneer je het einde van het begeleidingstraject wil signaleren, moet je dus nakijken of er voor die klant nog trajectac es niet afgesloten zijn. Is dat het geval voor trajectac es waarvan je weet dat ze beëindigd zijn, dan neem je best contact op met de betrokken actor met de vraag om die ac e af te sluiten. 4.1 Definitieve afsluiting van het begeleidingstraject Maandelijks wordt volgens de bij de VDAB geldende afsluitregels bepaald welke trajecten afgesloten worden. Deze begeleidingstrajecten worden automa sch op Uitgevoerd gezet. In de Handleiding afsluiten begeleidingstrajecten wordt beschreven hoe bepaald wordt welke begeleidingstrajecten afgesloten worden. Je vindt de handleiding afsluiten begeleidingstrajecten terug op de VDAB partnerwebsite h ps://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#trajectbegeleiding. 5. Overdracht naar VDAB Wanneer de begeleiding bij jou stopt en de klant hee verdere begeleiding naar tewerkstelling nodig, neem je contact met je VDAB contactpersoon om de begeleiding over te dragen. VDAB zal de klant uitnodigen om een verdere stappen naar werk te bespreken. 20/08/

16 Bijlage 1: Mail aan uitvoerder bij overzetten begeleidingstraject Van: { adres gebruiker aanvrager} Aan: { adres gebruiker medewerker uitvoerder} BC: { adres gebruiker aanvrager} Onderwerp: aanvraag voor trajectbegeleiding van {voornaam naam wz} (VDABnr {Klantnr. Wz} ) Beste, deze mail verwi gt je ervan dat ik een aanvraag aan jou geregistreerd heb voor trajectbegeleiding van VDABnr.: {Klantnr wz} {Voornaam wz} {Naam wz} Geslacht: {geslacht wz} {adres wz} {Telefoonnr werkzoekende} Gelieve de nodige ac es te ondernemen. met vriendelijke groeten {voornaam naam gebruiker aanvrager} {telefoon gebruiker aanvrager} { gebruiker aanvrager} Opmerking: Deze informa e wordt u bezorgd in het kader van een trajectbegeleiding en mag enkel in dat kader gebruikt worden. U mag deze gegevens in geen geval doorzenden aan niet bevoegde derden. De mail werd automa sch verstuurd vanuit Mijn Loopbaan voor Partners 20/08/

17 Bijlage 2: mail bij annulering aanvraag begeleidingstraject Van: { adres gebruiker aanvrager} Aan: { adres gebruiker medewerker (eerste) uitvoerder} BC: { adres gebruiker aanvrager} Onderwerp: annulering aanvraag voor trajectbegeleiding van {voornaam naam wz} (VDABnr {Klantnr. Wz} ) Beste, deze mail verwi geannuleerd heb gt je ervan dat ik de aanvraag voor trajectbegeleiding van volgende werkzoekende VDABnr.: {Klantnr wz} {Voornaam wz} {Naam wz} Geslacht: {geslacht wz} {adres wz} {Telefoonnr werkzoekende} met vriendelijke groeten {voornaam naam gebruiker aanvrager} {telefoon gebruiker aanvrager} { gebruiker aanvrager} Opmerking: Deze informa e wordt u bezorgd in het kader van een trajectbegeleiding en mag enkel in dat kader gebruikt worden. U mag deze gegevens in geen geval doorzenden aan niet bevoegde derden. De mail werd automa sch verstuurd vanuit Mijn Loopbaan voor Partners 20/08/