Eerste keer aan de slag met Online ledenadministratie

Transcriptie

1 Eerste keer aan de slag met Online ledenadministratie 1 Info Aanmelden Eerste keer aanmelden Gegevens afdelingssecretaresse Functie afdelingssecretaresse controleren / aanpassen Controleren Stopzetten Nieuwe afdelingssecretaresse adres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen Gegevens afdelingsverantw. ledenadm Functie afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen Controleren Stopzetten Nieuwe afdelingsverantw. ledenadm adres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen Annuleren ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

2 1 Info Deze handleiding beschrijft welke stappen je moet ondernemen de eerste keer dat je aan de slag gaat met de online ledenadministratie. Om aan te melden maak je gebruik van je persoonlijke gebruikersaccount. Meestal is de afdelingssecretaresse (AFSC) verantwoordelijke voor het uitvoeren van de ledenadministratie. Bekijk in dat geval item 2 Aanmelden, item 3 Gegevens afdelingssecretaresse en item 5 Annuleren. Item 4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm. is voor jou niet van toepassing. Soms wordt er iemand anders aangesteld als afdelingsverantwoordelijke voor de ledenadministratie (AFLD). Bekijk in dat geval alle items in deze handleiding (item 2 Aanmelden, item 3 Gegevens afdelingssecretaresse, item 4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm. en item 5 Annuleren ). In onderstaand schema krijg je een overzicht van de verschillende stappen. Is AFSC verantwoordelijk voor online ledenadministratie? nee AFLD verantwoordelijk voor online ledeanadministratie ja ja Is functie AFSC toegekend aan de juiste persoon? Is functie AFLD toegekend aan juiste persoon? ja nee nee Huidige AFSC stopzetten Huidige AFLD stopzetten Functie AFSC toekennen aan juiste persoon Functie AFLD toekennen aan juiste persoon adres AFSC controleren / aanpassen adres AFLD controleren / aanpassen De laatste versie van deze handleiding is terug te vinden op ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

3 2 Aanmelden Surf naar Klik rechtsbovenaan op Aanmelden. Volgend scherm wordt geopend: Vul de gebruikersnaam in. Vul het wachtwoord in. Denk eraan dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is. Klik vervolgens op de knop Aanmelden. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

4 2.1 Nieuwe gebruikersaccount aanmaken Wanneer je nog geen gebruikersaccount hebt, maak dan een gebruikersaccount aan. Klik rechtsbovenaan op Aanmelden. Klik op Nog geen account? Registreer je nu!. Klik dan op de knop Ik ben KVLV-lid. Vul je klantennummer in. Dit vind je op je KVLV-lidkaart. Vul de postcode van je woonplaats in. Klik op Valideer. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

5 Je krijgt nu een scherm met je gegevens: naam, voornaam, adres, telefoon, gsm, straat, huisnummer, busnummer, gemeente en land. Je kan zelf adres, telefoon en gsm aanpassen. Zijn je andere gegevens voornaam, naam, straat, huisnummer, busnummer, gemeente of land niet correct? Stuur dan een naar en vermeld welke de juiste gegevens zijn. Vul alle velden met een * in. Vul je adres in en bevestig je adres. Heb je nog geen adres? Maar dan gratis een adres aan. Lees de handleiding op Kies je gebruikersnaam. Standaard staat hier je adres, maar je kan dit zelf aanpassen en zelf een gebruikersnaam kiezen. Kies je wachtwoord en bevestig je wachtwoord. Je wachtwoord moet minimum zes tekens bevatten. Denk eraan dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is. Tip! Noteer je nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord goed zodat je deze bij de hand hebt als je de volgende keer wilt aanmelden. Klik op registreer. Je ontvangt een mail als bevestiging van je registratie met je nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord. 3 Gegevens afdelingssecretaresse Wanneer de afdelingssecretaresse niet verantwoordelijk is voor de online ledenadministratie, is het alsnog belangrijk dat haar gegevensfiche correct is ingevuld. Klik in de menubalk onder Bestuursleden op Ledenadministratie. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

6 Het scherm met de bestuursleden wordt getoond. Door te klikken op de paginanummers in de rechteronderhoek kan je doorheen de lijst met bestuursleden navigeren. In de kolom Functie worden de bijbehorende bestuursfuncties weergegeven. 3.1 Functie afdelingssecretaresse controleren / aanpassen Controleren Controleer eerst in de lijst van de bestuursleden of de functie van afdelingssecretaresse aan de juiste persoon is toegekend. Zoek in de lijst het bestuurslid waarbij in de kolom Functie de waarde Afdelingssecretaresse staat. Als deze persoon inderdaad de afdelingssecretaresse is dan moet je alleen het adres nog controleren en indien nodig aanpassen. Zie item 3.2 adres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen. Als deze persoon niet langer de functie van afdelingssecretaresse uitoefent, moet je deze stopzetten en de functie van afdelingssecretaresse aan een andere persoon toekennen. Je moet dus achtereenvolgens de stappen uitvoeren zoals die beschreven zijn in item Stopzetten en item Nieuwe afdelingssecretaresse. Nadien moet je ook nog de stappen zoals beschreven in item 3.2 adres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen uitvoeren. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

7 3.1.2 Stopzetten Navigeer naar de persoon met als functie Afdelingssecretaresse. Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat om zo de gegevensfiche te openen. Vul in het veld Tot: de datum in waarop je de bestuursfunctie van afdelingssecretaresse wilt stopzetten voor deze persoon. Als je per een bevestiging wilt van deze stopzetting, vul dan jouw eigen e- mailadres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een van afzender elena. Klik vervolgens rechtsonder op Bijwerken. Merk op dat er een vinkje verschijnt op de regel die je hebt aangepast. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten. Zolang de validatie niet gebeurd is, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog steeds mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item 5 Annuleren. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

8 3.1.3 Nieuwe afdelingssecretaresse Om de functie van afdelingssecretaresse toe te kennen aan een andere persoon, klik onderaan op Nieuw bestuurslid. Volgend scherm wordt geopend: Klik op de uitklaplijst naast het label Lid en selecteer het gewenste lid. Tip: Je kan snel zoeken door de beginletters van de familienaam in te typen. Klik naast het label Functie op de uitklaplijst en selecteer de functie Afdelingssecretaresse. Vul in het veld Vanaf de datum in vanaf wanneer de functie gestart is. Als je per een bevestiging wilt van de aangebrachte wijziging, vul dan jouw eigen adres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een van afzender elena. Klik op Bijwerken om de aanpassingen door te voeren. Merk op dat er een plusteken verschijnt op de regel die je hebt toegevoegd. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

9 Ook hier kan je, zolang de validatie in Wijgmaal niet is gebeurd, de wijzigingen annuleren. Zie item 5 Annuleren adres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen Wanneer jij als afdelingssecretaresse verantwoordelijk bent voor de online ledenadministratie, en je wenst bevestigingsberichten te ontvangen dan is het nodig om het adres in de gegevensfiche van de afdelingssecretaresse te controleren en eventueel aan te passen. Als het adres van de afdelingssecretaresse niet is ingevuld in de gegevensfiche, dan worden er bij aanpassingen in de online ledenadministratie geen bevestigingsberichten per e- mail verstuurd. Zodra dit adres is ingevuld, wordt er bij iedere wijziging die door de jou wordt aangebracht in de online ledenadministratie een bevestigingsbericht gestuurd naar dit e- mailadres met als afzender elena. Het is daarom belangrijk dat het adres van de afdelingssecretaresse correct is ingevuld. Om het adres van de afdelingssecretaresse te controleren ga je als volgt te werk. Navigeer naar de persoon met als functie Afdelingssecretaresse. Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat om zo de gegevensfiche te openen. Klik rechts onderaan op Bijwerken lid-informatie. De lidfiche wordt geopend. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

10 Ga naar het veld en vul hier het correcte adres in. Als je per een bevestiging wilt van de aangebrachte wijziging, vul dan jouw eigen adres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een van afzender elena. Klik rechts onderaan op Bijwerken. Ook hier kan je, zolang de validatie in Wijgmaal niet is uitgevoerd, de wijzigingen annuleren. Als de validatie in Wijgmaal is gebeurd, staat er voortaan onderaan in het veld Bevestiging van de registratie het adres van de afdelingssecretaresse ingevuld. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

11 4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm. Wanneer er iemand anders dan de afdelingssecretaresse verantwoordelijk is voor de online ledenadministratie, moet je controleren of voor deze persoon bij de bestuursleden de functie Afdelingsverantw. ledenadministratie is toegevoegd. Ook al is de afdelingssecretaresse niet verantwoordelijk voor de online ledenadministratie, dan is het alsnog belangrijk dat de gegevens van de afdelingssecretaresse correct zijn. Zie hiervoor item 3 Gegevens afdelingssecretaresse. Om aan de slag te gaan voor de afdelingsverantwoordelijke ledenadministratie: Klik in de menubalk onder Bestuursleden op Ledenadministratie. Het scherm met de bestuursleden wordt getoond. Door te klikken op de paginanummers in de rechteronderhoek kan je doorheen de lijst ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

12 met bestuursleden navigeren. In de kolom Functie worden de bijbehorende bestuursfuncties weergegeven. 4.1 Functie afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen Controleren Controleer in de lijst van de bestuursleden of de functie Afdelingsverantwoordelijke Ledenadministratie is toegekend aan de juiste persoon. Zoek in de lijst of er een bestuurslid is waarbij in de kolom Functie de waarde Afdelingsverantw. Ledenadministratie staat. Als deze functie nog aan geen enkel bestuurslid is toegekend, dan moet je deze functie aan de gewenste persoon toekennen. Je moet dan de stappen uitvoeren zoals beschreven in item Nieuwe afdelingsverantw. ledenadm. en het adres controleren/aanpassen zoals beschreven in item 4.2 adres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen. Als de functie Afdelingsverantw. Ledenadministratie reeds is toegekend aan de juiste persoon, dan moet je alleen het adres nog controleren en indien nodig aanpassen. Zie item 4.2 adres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen. Als de functie Afdelingsverantw. Ledenadministratie al is toegekend maar deze persoon oefent niet langer deze functie uit, voer dan achtereenvolgens de stappen uit zoals die beschreven zijn in item Stopzetten en item Nieuwe afdelingsverantw. ledenadm.. Nadien moet je ook nog de stappen uitvoeren zoals beschreven in item 4.2 adres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen Stopzetten Navigeer naar de persoon met als functie Afdelingsverantw. ledenadministratie. Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat om de gegevensfiche te openen. Vul in het veld Tot: de datum in waarop je de functie van Afdelingsverantwoordelijke ledenadministratie wilt stopzetten voor deze persoon. Als je per een bevestiging wilt van deze stopzetting, vul dan jouw eigen e- mailadres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een van afzender elena. Klik vervolgens rechts onder op Bijwerken. Merk op dat er een vinkje verschijnt op de regel die je hebt aangepast. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten. Zolang de validatie niet is gebeurd, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item 5 Annuleren. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

13 4.1.3 Nieuwe afdelingsverantw. ledenadm. Om de functie van Afdelingsverantw. Ledenadministratie toe te kennen aan een andere persoon, klik onderaan op Nieuw bestuurslid. Er wordt een nieuw scherm geopend. Klik op de uitklaplijst naast het label Lid en selecteer het gewenste lid. Tip: je kan snel zoeken door de beginletters van de familienaam in te typen. Klik naast het label Functie op de uitklaplijst en selecteer de functie Afdelingsverantw. ledenadministratie. Vul in het veld Vanaf de datum in vanaf wanneer de functie gestart is. Als je per een bevestiging wilt van de aangebrachte wijziging, vul dan jouw eigen adres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een van afzender elena. Klik vervolgens op Bijwerken om de aanpassingen door te voeren. Merk op dat er een plusteken verschijnt op de regel die je hebt toegevoegd. Ook hier kan je, zolang de validatie in Wijgmaal niet is gebeurd, de wijzigingen annuleren. Zie item 5 Annuleren. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

14 4.2 adres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen Wanneer je de functie Afdelingsverantw. Ledenadministratie hebt toegekend aan een bestuurslid en het adres van deze persoon is niet ingevuld in de gegevensfiche, dan worden bij aanpassingen in de online ledenadministratie de bevestigingsberichten gestuurd naar het adres van de afdelingssecretaresse. Als ook het adres van de secretaresse niet is ingevuld, dan worden er geen bevestigingsberichten verstuurd. Het is dus belangrijk om het juiste adres in te vullen in de gegevensfiche van het bestuurslid met de functie Afdelingsverantw. Ledenadministratie. Zodra dit adres wel is ingevuld (en gevalideerd is in Wijgmaal) dan wordt bij iedere wijziging die ingevoerd is in de online ledenadministratie een bevestigingsbericht gestuurd naar dit adres. Om het adres van de Afdelingsverantw. Ledenadministratie te controleren ga je als volgt te werk: Navigeer naar de persoon met als functie Afdelingsverantw. Ledenadministratie. Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat om zo de gegevensfiche te openen. Klik rechts onderaan op Bijwerken lid-informatie. De lidfiche wordt geopend. Ga naar het veld en vul hier het correcte adres is. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

15 Als je per een bevestiging wilt van de aangebrachte wijziging, vul dan jouw eigen adres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een van afzender elena. Klik links onderaan op Bijwerken. Ook hier kan je, zolang de validatie in Wijgmaal niet is gebeurd, de wijzigingen annuleren. Zie item 5 Annuleren. Als de validatie in Wijgmaal is gebeurd, staat er voortaan onderaan in het veld Bevestiging van de registratie. het adres van de Afdelingsverantw. Ledenadministratie ingevuld. 5 Annuleren Zoals reeds vermeld zijn de wijzigingen die door jou zijn aangebracht niet onmiddellijk geldig. Op de ledenadministratie in Wijgmaal moeten deze aanpassingen eerst gevalideerd worden. Zolang deze validatie niet is gebeurd, is het voor jou nog mogelijk om wijzigingen te annuleren. In de bestuurslijsten en ledenlijsten herken je de aanpassingen aan het vinkje of aan het plusteken dat achteraan in de rij staat. Je kan een verkorte lijst van (bestuurs)leden oproepen waarin enkel die personen staan waarvoor er wijzigingen zijn gebeurd. Vink links onderaan de optie Enkel gewijzigde bestuursleden aan. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16

16 Om weer terug te keren naar de uitgebreide lijst: Vink links onderaan de optie Enkel gewijzigde bestuursleden uit. Om een wijziging te annuleren: Navigeer naar de persoon waarvan je de wijziging wilt annuleren. Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat om zo de gegevensfiche te openen. Klik vervolgens links onderaan op Annuleer wijziging. ledenadministratie_start v2.doc 09/08/ / 16