Handleiding Activeringsstage ikv tender activeringstrajecten

Transcriptie

1 ikv tender ac veringstrajecten Handleiding Activeringsstage ikv tender activeringstrajecten Ac veringstrajecten zijn trajecten van maximaal 18 maanden waarin aan werkzoekenden met medische, mentale, psychische, psychiatrische of sociale problemen (MMPPS) een werkbegeleiding én een zorgbegeleiding wordt aangeboden, met als doel hen opnieuw te lanceren naar betaald werk (met of zonder ondersteuning). Deze begeleiding wordt uitgetekend door de deelnemer, samen met een casemanager werk en een casemanager zorg. De begeleiding wordt uitgevoerd door een netwerk van dienstverleners, zorg- en werkactoren. Zorgactoren zijn verantwoordelijk voor alle ac viteiten in het kader van gezondheids- of welzijnsbeleid, waaronder: hulp, dienstverlening en ondersteuning. Dit telkens in het kader van de voorbereiding op werk. De werkactoren zijn verantwoordelijk voor de begeleiding naar en op een werkvloer. Ze zoeken en reiken één of meerdere stageplaatsen aan voor een ac veringsstage. Deze stage hee een maximale duur van 6 maanden en wordt georganiseerd bij een reguliere werkgever of op een werkvloer in de sociale economie. In deze handleiding leggen we uit hoe je als werkactor een ac veringsstage registreert in Mijn Loopbaan voor partners. In deze handleiding wordt enkel uitgelegd hoe je de ac veringsstage registreert. Meer informa e over stages vind je terug in de handleiding stages, over opleidingen in de handleiding opleidingen. Registreren van presta es in de handleiding Presta es en vergoedingen. Deze handleidingen vind je terug op onze partnerwebsite: h ps://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#opleidingen. Veel succes!

2 Inhoudstafel 1 Een opleiding starten 2 2 Activeringsstage registreren Afdrukken contract ac veringsstage 12 3 Vergoedingen en prestaties tijdens de activeringsstage 13 4 Mogelijke bewerkingen in een actieve stagelijn 14 5 Het einde van een stage Een ac veringsstage beëindigen Een ac veringsstage stop ze en 16 6 Het einde van de opleiding Een opleiding stopze en Een opleiding beëindigen 20 7 De leerweg en C Begeleidingstraject terug op naam van GTB-consulent zetten 23 08/02/2019 1

3 1 Een opleiding starten Om in Mijn loopbaan voor partners een stage te kunnen registreren dien je eerst een opleiding te registreren. Stages, presta es en vergoedingen zijn immers gekoppeld aan de opleidingslijn. Voor de registra e van een ac veringsstage vertrekken we vanuit een opleidingslijn met opleidingscode Je registreert de start van een opleiding via de tab Begeleiding, subtab Stappen naar werk. Je klikt op de link Voeg een stap toe, in de keuzelijst kies je voor Opleiding en klik je vervolgens op Toevoegen. 08/02/2019 2

4 Kies voor eigen opleiding starten - beves gen. Voer de opleidingscode in bij het veld opleidingscode en klik op opvragen opleidingen. 08/02/2019 3

5 Bovenaan het scherm zie je nu 1 opleiding gevonden klik toon opleidingen. 08/02/2019 4

6 Kies de opleiding Ac veringsstage en klik op selecteer deze opleiding Het scherm waarmee je de opleiding toevoegt, wordt geopend. 08/02/2019 5

7 Je dient een aantal gegevens in te vullen: Datum van : Vul de datum in waarop de opleiding start. Datum tot : Noteer de vermoedelijke einddatum van de opleiding. Financieringsnummer : dit nummer verduidelijkt in welk project de opleiding kadert. Kies het juiste financieringsnummer uit de keuzelijst. Dit nummer staat ook op je projec iche ( h ps://partners.vdab.be/cvs/projecten.shtml ) of is op te vragen bij je projectleider. Statuut : Hier wordt de leervorm blended leren- tijdens kantooruren gekozen. Uren per week : Dit gegeven wordt overgenomen uit de opleidingsmanager (indien daar ingevuld), maar kan hier gewijzigd worden. VDAB hee gekozen om alle overeenkomsten waarvoor de 08/02/2019 6

8 werkzoekende zich vol jds dient in te ze en, op te maken met 35u/week. Indien bij een andere partner of bij VDAB een ander deel van de opleiding geregistreerd wordt, dient extra aandacht besteed te worden aan dit veld. Maak hierover duidelijke afspraken in de samenwerkingsovereenkomst met VDAB ifv de automa sche aanvraag voor vrijstelling van beschikbaarheid. Samenvatting : In dit tekstveld kan je eventuele opmerkingen en bedenkingen noteren. Contracttekst : In dit tekstveld kan je een tekst schrijven die op het opleidingscontract dient weergegeven te worden (bv. de uurregeling bij deel jdse opleidingen). Attest : Deze rubriek houdt verband met het uitkeren van de s mulanspremie en wordt dan ook enkel getoond wanneer de burger kosteloos opleiding kan volgen. Indien de burger een a est (OCMW, RVA,...: zie handleiding cursisten vergoedingen ) kan voorleggen, registreer je dit hier. Vervoer : Dit onderdeel hee te maken met de verplaatsingsvergoeding en wordt enkel getoond wanneer de burger in aanmerking komt om kosteloos een opleiding te volgen. Bij de start van de opleiding gee de burger aan of hij/zij zich naar de opleidingsinstelling wil verplaatsen met een Lijnabonnement of op een andere manier. In het eerste geval kan hij/zij een lijnabonnement bekomen. Je duidt dan aan dat de burger een lijnabonnement kiest ( handleiding Aanvragen Lijnabonnement ). In het tweede geval noteer je het aantal kilometers enkele reis van de woonplaats van de burger tot aan het opleidingscentrum. Nadat je deze gegevens hebt ingevoerd, klik je op Beves gen. Je ziet dat er een opleidingslijn is toegevoegd in Stappen naar werk. Na het toevoegen van een opleidingslijn in 'Stappen naar werk', dien je bij elke wijziging of aanpassing met de reeds ingebrachte lijn (oriënterende opleiding) verder te werken (géén nieuwe stap meer toevoegen!). 08/02/2019 7

9 Om met deze lijn verder te werken, klik je op de blauwe link in de opleidingslijn. In het detailscherm kan je vervolgens een keuzelijst met mogelijke bewerkingen aanklikken. 2 Activeringsstage registreren Om een ac veringsstage te registreren vertrek je van de opleidingslijn in Stappen naar werk Klik op de blauwe link in de opleidingslijn. Het detailscherm van de opleidingslijn wordt geopend. Om een ac veringsstage aan te vragen, kies je in de uitklaplijst Mogelijke bewerkingen voor Stage registreren en klik je op de knop Beves gen. 08/02/2019 8

10 Er opent een scherm waarmee je de stage registreert. 08/02/2019 9

11 Je duidt het correcte stagetype aan: Ac veringsstage. Ook op een stagelijn wordt een financieringsnummer geregistreerd. Standaard wordt het Financieringsnummer overgenomen van de bijhorende opleidingslijn. De gebruiker kan bij de start van de stage dit financieringsnummer aanpassen. Je noteert het bedrijfsnummer van het bedrijf waar de stage doorgaat. Dit is een nummer uit de bedrijvendatabank van de VDAB. Via de link Aanvragen bedrijfsiden fica enummer(s) op de startpagina van Mijn loopbaan voor partners ( h p://partners.vdab.be/cvs ) bekom je een formulier waarmee je één of meerdere bedrijfsiden fica enummers kan aanvragen. 08/02/

12 Het kan tot drie dagen duren vooraleer je het nummer toegestuurd krijgt. Je vraagt het dus best voldoende op voorhand aan! Als je op Beves gen klikt, wordt het volgende invulscherm geopend Via de grijze knop Wijzigen van type stage of bedrijfsnummer kan je het stagetype, het bedrijfsnummer en het financieringsnummer wijzigen. Het opleidingsfonds moet enkel opgegeven worden i.k.v. stages bij deel jds beroepsonderwijs. De volgende gegevens zijn verplicht in te vullen: Het maximum aantal dagen dat de stage duurt; de begindatum van de stage; de einddatum van de stage; de naam van de begeleider van de opleidingsinstelling; de naam van de begeleider in de stageplaats; de naam van de verantwoordelijke binnen het stagebedrijf die op het contract vermeld wordt; de jdsregeling, d.w.z. de dagen waarop de stage plaatsvindt. Opmerking : Een stage is een onderdeel van een opleiding. Dit betekent dat de stageperiode altijd binnen de periode van de opleiding valt (zie begin- en einddatum van de opleidingslijn). In het tekstvak Samenva ng kan je bijkomende informa e m.b.t. de stage noteren. Het onderdeel Vervoer hee te maken met de verplaatsingsvergoeding en wordt enkel getoond wanneer de burger in aanmerking komt om kosteloos een opleiding te volgen. Deze rubriek wordt herhaald bij de registra e van een stage omdat de stageplaats vaak niet dezelfde is als de opleidingsplaats. De burger kan dan ook voor zijn stage kiezen voor ofwel een netabonnement van De Lijn ofwel een kilometervergoeding voor het traject van zijn woonplaats tot aan het stagebedrijf en terug. 08/02/

13 Nadat je de gegevens ingevuld hebt, klik je op de knop Beves gen. Je ziet dat er een stagelijn is toegevoegd in Stappen naar werk. Merk op dat de toestand van de stagelijn staat op bezig. 2.1 Afdrukken contract activeringsstage Vanaf het moment dat de ac veringsstage start (toestand Bezig ), kan je het stagecontract afdrukken. Om het stagecontract af te drukken, klik je de stagelijn in Stappen naar werk open. Daarna kies je in de keuzelijst met mogelijke bewerkingen voor Afdrukken stage overeenkomst. Vervolgens klik je op de knop Beves gen. Het contract wordt als PDF-document geopend en kan afgedrukt worden. 08/02/

14 3 Vergoedingen en prestaties tijdens de activeringsstage Tijdens de stage hee de burger recht op de voordelen zoals die bepaald zijn in de opleidingsovereenkomst. Wanneer je geen afstand invoert bij vervoer onder de stagelijn, dan ontvangt de stagiair echter geen vergoeding voor de reiskosten naar de stageplaats! Voor burgers die in aanmerking komen om kosteloos een opleiding te volgen, dien je dus die gegevens voor vervoer in te voeren. (Je kan dit ook na invoer van de stage via de bewerking aanpassen vervoer in detailscherm van de stagelijn.) De burger kan voor zijn stage ook opnieuw kiezen voor ofwel een netabonnement van De Lijn ofwel een kilometervergoeding voor het traject van zijn woonplaats tot aan het stagebedrijf en terug. Bij invoeren van presta es dien je voor stages steeds presta etype 9 (stage-uren) te kiezen. Voor het invoeren van presta es zie Handleiding presta es en vergoedingen terug te vinden op onze partnerwebsite: h ps://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#opleidingen. Let op! Om de registra e van de presta es audit-proof te maken hee VDAB beslist dat presta es nog enkel mogen geregistreerd worden op basis van uniforme aanwezigheidslijsten. Dit geldt ook voor de presta es jdens stages. Je dient dus een aanwezigheidslijst af te drukken en aan het stagebedrijf te bezorgen. Bij elke aanwezigheid van de stagiair dient deze te tekenen (per dagdeel), de stage peter/meter ondertekend voor beves ging en bezorgt je op het einde van de week de ingevulde aanwezigheidslijst terug. Enkel op basis van deze lijst kan je presta es invoeren. Je kan na elkaar de aanwezigheidslijst van een aantal weken opslaan en die dan per mail bezorgen aan het stagebedrijf. 08/02/

15 4 Mogelijke bewerkingen in een actieve stagelijn Wanneer een stagelijn in de toestand Bezig staat, kan je de volgende bewerkingen uitvoeren: Stage terugzetten op aanvraag : Via deze bewerking kan je een geregistreerde stagelijn annuleren. Op deze manier kan je ook de begin- en einddatum, het aantal dagen en de jdsregeling wijzigen. Via deze tussenstap kan je ook het bedrijfsnummer wijzigen. Zoals je weet wordt bij het invoeren van presta es voor stages ook aangeduid bij welke stagelijn die presta es horen. Je kan dus ook geen stage meer annuleren zolang er nog presta es bestaan, die bij deze stagelijn horen. Om een stagelijn te annuleren dien je dus eerst de bijbehorende prestaties te verwijderen. Stage gegevens wijzigen : Aan de hand van deze bewerking kan je de einddatum, de stagebegeleider en de begeleider in de stageplaats wijzigen. Afdrukken stage-overeenkomst : Het is aangeraden om de stageovereenkomst in drievoud af te drukken (één voor de burger, één voor de promotor en één voor het stagebedrijf). Het is niet nodig een exemplaar in te dienen bij de uitbetalingsinstelling. Stage beëindigen : Wanneer de stage afgelopen is en de burger de stageperiode volledig afgerond hee, kies je deze mogelijkheid. Vul de juiste einddatum in en noteer of de stage met een posi ef of nega ef resultaat werd voltooid. Afdrukken aanwezigheidslijst : als je deze bewerking kiest dan krijg je een scherm waarin je, na keuze van één van de stageweken, de aanwezigheidslijst voor die week kan opslaan/afdrukken Stage stopzetten : Wanneer de burger vroeg jdig stopt met de stage, kies je voor deze op e. Vul de juiste einddatum in. Indien de burger nadien een nieuwe stageplaats hee, wordt deze nieuwe stagelijn op dezelfde manier ingevoerd als de eerste (zie stage aanvragen/starten). Aanpassen vervoer : Deze rubriek wordt enkel getoond wanneer de burger in aanmerking komt om kosteloos een opleiding te volgen. 08/02/

16 5 Het einde van een stage Er zijn er twee manieren waarop een stage kan aflopen: Beëindigen : De burger hee de stageperiode volledig afgerond. Stopzetten : De burger stopt voor jdig met de stage. Opmerking: Een stage is een onderdeel van een opleiding. De einddatum van de stage moet bijgevolg binnen de opleidingsperiode vallen. Opgelet! Éénmaal de stagelijn in de toestand Uitgevoerd of Stopgezet staat, is deze niet meer wijzigbaar! Enkel het tekstvak Samenva ng kan nog gedurende twee weken aangevuld worden. 5.1 Een activeringsstage beëindigen Klik op de blauwe link in de stagelijn. Kies in de keuzelijst Mogelijke bewerkingen voor Stage beëindigen en klik vervolgens op Beves gen. Het detailscherm wordt geopend. 08/02/

17 Vul de correcte einddatum in en noteer bij Resultaat of de stage eindigt met een posi ef of nega ef resultaat. Vul eventueel het tekstvak Samenva ng aan. Klik nadien op Beves gen. Wanneer je beves gt, is de stagelijn niet meer wijzigbaar. Alleen het tekstveld Samenva nog gedurende twee weken aangevuld worden. kijk dus goed na of je de einddatum en resultaat correct hebt ingevuld! ng kan De toestand van de stagelijn is gewijzigd in Uitgevoerd. 5.2 Een activeringsstage stop zetten Klik op de blauwe link in de stagelijn. Kies in de keuzelijst Mogelijke bewerkingen voor Stage stopze en en klik vervolgens op Beves gen. 08/02/

18 Het detailscherm wordt geopend. Vul de correcte einddatum in. Vul eventueel het tekstvak Samenva Beves gen. ng aan. Klik nadien op Wanneer je beves gt, is de stagelijn niet meer wijzigbaar. Alleen het tekstveld Samenva nog gedurende twee weken aangevuld worden. kijk dus goed na of je de einddatum correct hebt ingevuld! ng kan De toestand van de stagelijn is gewijzigd in Stopgezet. 08/02/

19 Na het beëindigen of stopze en van de ac veringsstage moet je ook de opleidingslijn oriënterende opleiding nog beëindigen of stopze en. 6 Het einde van de opleiding 6.1 Een opleiding stopzetten Met stopze en wordt het vroeg jdig a reken van een opleiding bedoeld. Er dient steeds contact opgenomen te worden met de GTB-bemiddelaar (via of telefonisch) om de stopze ng te bespreken. Als je een opleiding wil stopze en, klik je op de opleidingslijn. Bij mogelijke bewerkingen, kies je voor Stopze en. 08/02/

20 Nadat je op de knop Beves gen hebt geklikt, kom je in een detailscherm terecht. Je vult de correcte einddatum in en selecteert de reden van de stopze ng: Door de klant : De opleiding wordt stopgezet op verzoek van de burger. Wegens ongeschiktheid : De burger beschikt niet over de nodige capaciteiten of er zijn medische redenen waarom de opleiding niet verder gevolgd kan worden, zonder fou eve houding. Wegens orde en tucht : Hiermee wordt o.a. inbreuk op het huishoudelijke reglement, ongewe afwezigheid, bedoeld. gde Wegens technische reden : De opleiding kan niet meer verder gezet worden door technische problemen. Bv. defecte machine, brand, wateroverlast, 08/02/

21 Wegens tewerkstelling (tijdens opl) : In dit geval moet de informa e in verband met de tewerkstelling aan de bemiddelaar via of in de samenva ng meegedeeld worden (begindatum, firma, soort contract en func e). Wegens langdurige ziekte : Deze reden moet gestaafd worden door een medisch a est. Wanneer je nu beves gt, is de opleidingslijn niet meer wijzigbaar. Alleen het tekstveld Samenva ng kan nog gedurende twee weken aangevuld worden. Opmerkingen: De bewerking Stopze en ontbreekt wanneer er een stagelijn in toestand Bezig gekoppeld is aan de opleidingslijn. De stagelijn moet dan eerst afgewerkt worden (stopgezet of beëindigd). Indien er presta es buiten de opleidingsperiode vallen kan de stopze ng niet beves gd worden. 6.2 Een opleiding beëindigen Klik op de opleidingslijn. Bij mogelijke bewerkingen, kies je voor Opleiding beëindigen. Nadat je op Beves gen hebt geklikt, wordt een detailscherm geopend. 08/02/

22 Je noteert de einddatum en selecteert of de burger geslaagd of niet geslaagd is. Als je nu op Beves gen klikt, is de opleidingslijn niet meer wijzigbaar. Alleen het tekstveld Samenva ng kan nog gedurende twee weken aangevuld worden. De opleidingslijn staat op uitgevoerd / Geslaagd. Opmerkingen: De bewerking Opleiding beëindigen ontbreekt wanneer er een stagelijn in toestand Bezig gekoppeld is aan de opleidingslijn. De stagelijn moet dan eerst stopgezet of beëindigd worden. Indien er presta es buiten de opleidingsperiode vallen kan de wijziging niet beves gd worden. Na het beëindigen van de ac veringsstage en bijhorende opleidingslijn neem je contact op met de GTB-bemiddelaar. 08/02/

23 7 De leerweg en C91 De ac veringsstage zal verschijnen in de leerweg. Als bemiddelaar sluit je een leerweg manueel af wanneer de klant: Zijn jobdoelwit hee bereikt óf geen verdere competen eversterkende ac es meer nodig hee. óf een nieuwe leerweg start na een heroriënta e óf de periode tussen twee leerwegonderdelen groter is dan 1 maand. Als de periode langer is dan 1 maand, moet de huidige leerweg afgesloten worden en wordt met het volgende leerwegonderdeel een nieuwe leerweg opgestart. Collec eve slui ngen van opleidingscentra mogen wel overbrugd worden. Pas wanneer alle leerwegonderdelen een eindtoestand hebben bereikt, dan kan de leerweg afgesloten worden door op de knop "Sluit leerweg " te drukken. Wanneer een leerweg niet manueel wordt afgesloten én alle leerwegonderdelen bevinden zich in een eindtoestand, dan zal de leerweg na 1 maand automa sch afgesloten worden door een batch. Opleidingen en stages van minder dan 20 u. per week geven geen recht op een vrijstelling en voor deze opleidingen dient geen C91 afgedrukt te worden. Activeringsstages zijn doorgaans stages van minder dan 20 u. per week. Wanneer er gedurende 4 weken meer dan 20 u. per week gepresteerd wordt, zal er een vrijstelling gegenereerd worden en moet er in dit geval een C91 afgedrukt worden. Alle informa e rond de leerweg en C91 vind je terug op de VDAB website voor partners in de Handleiding Leerweg en de Handleiding Cursistenvergoedingen na 1/9/ /02/

24 8 Begeleidingstraject terug op naam van GTB-consulent zetten Na de registra e van de opstart van de ac veringsstage moet het klantendossier terug op naam van de GTB-consulent komen. Hoe doe je dit: Neem hiervoor contact op met de GTB-consulent. Geef door dat de klant is gestart met een stage en dat je de opleidingslijn met stagelijn hebt aangemaakt. De GTB-consulent vult het volgend google-formulier ( h ps://docs.google.com/forms/d/e/1faipqlse38mxulen7ey993p6db2rmaqtjyfvxwr-81g5 YHHrZW4v7nQ/viewform ) in met de aanvraag om het begeleidingstraject terug op haar/zijn naam te ze en. Dienst samenwerking zal het begeleidingstraject terug op naam van de GTB-consulent ze en. Op het moment dat het begeleidingstraject terug op naam van de GTB-consulent staat, kan je (als werkactor) de stagelijn nog verder afwerken en presta es registreren. 08/02/